Fragekasten

● Wie lange sollten Unterlagen in der Versammlungsablage aufbewahrt werden?

Aufzeichnungen, die mit Geldangelegenheiten zu tun haben, sollten mindestens sieben Jahre oder länger aufbewahrt werden, so, wie es in den „Anweisungen zur Führung der Versammlungskonten“ (S-27-X) in Absatz 15 gezeigt wird.

Darunter fallen auch Aufzeichnungen, die mit dem Zeitschriften- und mit dem Literaturkonto zusammenhängen. Aufzeichnungen über den Bau eines Königreichssaales, über wichtige Reparaturen oder andere Angelegenheiten werden vielleicht länger als sieben Jahre benötigt, und es mag nützlich sein, sie dauernd aufzubewahren.

Kopien von Abonnementszetteln, Literatur-, Handzettel- und Zeitschriftenbestellungen sowie Bewerbungen um den Pionierdienst auf Zeit und ähnliche Formulare können nach einem Jahr vernichtet werden.

Verkündigerdienstkarten sollten wenigstens so lange aufbewahrt werden, daß die Tätigkeit jedes Verkündigers während der letzten acht Jahre ersichtlich ist. Ältere Karten können vernichtet werden. Monatliche Predigtdienstberichtszettel müssen nicht aufbewahrt werden, nachdem die Ergebnisse zusammengezählt und auf die Verkündigerdienstkarten übertragen worden sind. Die monatlichen Berichte über den Predigtdienst der Versammlung und die Berichte über Anwesendenzahlen werden acht Jahre lang oder, falls gewünscht, auch länger aufbewahrt.

Briefe des Kreisaufsehers, mit denen die Versammlung über Kreiskongresse unterrichtet wurde oder über den Besuch des Kreisaufsehers in der Versammlung usw., können vernichtet werden, sobald der Anlaß, den sie betrafen, vorüber ist. Berichte des Kreisaufsehers über seinen Besuch in der Versammlung und damit zusammenhängende Korrespondenz werden wenigstens acht Jahre lang aufbewahrt.

Unterlagen, die die Ernennung von Ältesten, Dienstamtgehilfen und allgemeinen Pionieren betreffen, werden dauernd aufbewahrt.

Gedruckte oder abgezogene Briefe der Gesellschaft, die Sonderausgaben der Zeitschriften, Reisen zu internationalen Kongressen usw. behandeln, können vernichtet werden, wenn die besondere Tätigkeit oder der betreffende Kongreß vorbei ist. Es wäre gut, Briefe, die Anweisungen enthalten, dauernd aufzubewahren, wie z. B.: „Das richtige Erledigen der Abonnements“ (S-11-X), „Anweisungen zur Führung der Versammlungskonten“ (S-27-X), „Vortragsthemen für die Zusammenkünfte für die Öffentlichkeit“ (S-99-X), „Wie eine Gebietsänderung beantragt wird“ (S-6-X), „Versammlungs-Gebietszuteilung“ (S-54-X) und Briefe mit Anweisungen bezüglich des Pionierdienstes, ebenfalls die neuesten Dispositionen für öffentliche Vorträge, Beerdigungsansprachen und Gedächtnismahlansprachen.

Angelegenheiten des Rechtskomitees: Vertrauliche Korrespondenz, die mit schwerwiegenden Angelegenheiten des Rechtskomitees zu tun hat, sollte so aufbewahrt werden, daß nur Älteste darüber verfügen können. Sie sollte wenigstens fünf Jahre aufbewahrt werden, von der Zeit an gerechnet, da der betreffende Fall vollständig abgeschlossen ist, zum Beispiel 5 Jahre nach einer Wiederaufnahme, oder in bestimmten Fällen auch länger, falls es die Ältesten als ratsam erachten.

Wir wissen, daß die obigen Hinweise nicht jede Unterlage oder jedes Schriftstück einschließen, doch diese allgemeinen Richtlinien werden den Ältesten, die sich der Ablage anzunehmen haben, eine Hilfe sein.