Wodurch zeichnet sich eine gute Sekretärin aus?
Stirbt dieser Beruf aus?
Besteht ein Engpaß?
Ist es wirklich eine erniedrigende Arbeit?
„AUF einmal wieder zuwenig Sekretärinnen“, so hieß es in der Zeitschrift Business Week vom 8. August 1977. Der Kommentar über den relativen Mangel an Frauen, die diesen Beruf ausüben können, lautete: „Überall betonen leitende Angestellte, daß die Schwierigkeiten in der Sekretärinnenbranche nicht nur durch einen Personalengpaß, sondern auch durch einen Mangel an Fähigkeiten — Kurzschrift, Maschineschreiben und Sprachgebrauch — entstehen. ... Gute Maschinenschreib- und Kurzschriftfertigkeiten sind rar geworden.“
Zu dem Engpaß an Sekretärinnen tragen feministische Ansichten und die Forderung nach „Chancengleichheit“ bei, die die Regierung an die Firmen stellt. Die Bezeichnung „Sekretärin“ ist für einige Frauen ein „schmutziges Wort“ geworden. Vor kurzem hieß es in der Zeitschrift Mademoiselle, daß Sekretärinnen, die wie die Vertreterinnen der Frauenbefreiungsbewegung alles lieber tun würden als zuzugeben, daß sie Sekretärinnen sind, gemäß einer Umfrage der National Secretaries Association diesem Beruf einen schlechten Ruf einbringen.
Was macht eine Sekretärin zu einer wirklich wertvollen Arbeitskraft? Dazu gehört mehr als nur Maschineschreiben und Kurzschrift, was natürlich auch wichtig ist. Es sind viele Fähigkeiten erforderlich, die man für jede Arbeit oder Aufgabe mitbringen muß.
Verschwiegenheit
Einer Sekretärin muß man geheime Informationen anvertrauen können. Das Wort Sekretär[in] leitet sich von einem lateinischen Wort her, das „abgesondert, geheim“ bedeutet, und eine der ursprünglichen Bedeutungen des Wortes Sekretär ist „Geheimschreiber“. Die Sekretärin muß sich als fähig erweisen, mit Geheimnissen betraut zu werden, und das Arbeitsverhältnis zwischen einem leitenden Angestellten und einer Sekretärin kann für sie eine berufliche Erfüllung sein. Als der Leiter einer führenden amerikanischen Firma, die sich darauf spezialisiert hat, Leute für Managementstellungen zu finden, gefragt wurde, welche Eigenschaft für eine Frau wesentlich sei, die als Chefsekretärin arbeite, antwortete er: „Sie muß vertrauenswürdig sein. Sie trägt viele Firmengeheimnisse, und wenn sie nicht achtsam ist, kann sie etwas preisgeben, ohne es zu wissen — es gibt immer einige im Büro, die versuchen, ihr Geheimnisse zu entlocken.“
In dem Empfehlungsschreiben, das der Chef einer Firma seiner Sekretärin, die gekündigt hatte, mitgab, hieß es: „Das sind einige der vielen Vorzüge, die [diese Frau] zu einer hervorragenden Sekretärin machen. Ich war jedoch vor allem von einer Eigenschaft beeindruckt, die ich als die wichtigste von allen betrachte. Sie schwatzte oder sprach nie über Geschäftsangelegenheiten. Allein dadurch unterschied sie sich erheblich von einer Durchschnittssekretärin.“
Hilfsbereit, willig und pünktlich
Die Sekretärin ist auch eine Art helfende Hand. In der Zeitschrift McCall’s vom März 1976 konnte man lesen: „Der Beruf der Sekretärin ist hauptsächlich ein Hilfsberuf: eher die Rolle einer Nebendarstellerin als einer Hauptdarstellerin ... Zeit und Energie des Chefs wird gespart, indem sie mechanische und auch Einzelaufgaben abnimmt und verhindert, daß er gestört wird, und dadurch seine Produktivität auf einer schöpferischeren Ebene fördert.“ Die Einstellung der Sekretärin zu ihrer Rolle als Helferin — indem sie erkennt, daß sie durch das Erledigen der kleinen Arbeiten und Details zur Produktivität ihres Vorgesetzten beitragen kann — macht diese kleineren und manchmal ziemlich langweiligen Aufgaben ihres Berufs bedeutungsvoller.
Wenn sie bei der Durchführung von Detailarbeiten Willigkeit und Geschick zeigt, erweist sie sich für größere Verantwortung fähig. Zum Beispiel darf so manche Chefsekretärin, sobald sie einmal die Denkweise ihres Vorgesetzten kennengelernt hat, Briefe und Memos aufsetzen, und in vielen Firmen werden den Sekretärinnen Spezialaufgaben zur selbständigen Erledigung übertragen.
Die geschickte Sekretärin sollte gern arbeiten, ja, ohne sich zu beschweren, und sollte zu Überstunden bereit sein, wenn es die Situation erfordert. Es sollte normalerweise selbstverständlich sein, daß sie pünktlich ist, die Mittagspause nicht überzieht, sauber und adrett ist und unnötige Abwesenheit vermeidet. Heutzutage sind diese Eigenschaften selten und werden sehr geschätzt.
Anerkennung für gute Arbeit
Jeder von uns möchte für gute Arbeit Anerkennung haben. Doch auf einem Seminar für Chefsekretärinnen und Verwaltungsassistenten klagten die Teilnehmer unter anderem sehr viel darüber, daß man ihre Arbeit nicht genügend schätzt und anerkennt.
In dieser Richtung scheint sich jedoch ein allmählicher Wechsel zu vollziehen. In der Zeitschrift U.S. News & World Report vom 27. Juni 1977 konnte man lesen: „Die meisten Sekretärinnen würden trotz ihrer Klagen versichern, daß sie ihren Beruf lieben und ihre Arbeit für wichtig — sogar schwierig — halten.“ In diesem Artikel wurden die Worte einer Sekretärin zitiert, die im Jahr 15 000 Dollar verdient und „sich neuen Bekannten nicht mehr ,nur als Sekretärin‘ vorstellt. ,Meine Meinung hat sich geändert‘, sagt sie, ,wenn ich daran denke, daß sie es sehr schwer hätten, den Betrieb hier aufrechtzuerhalten, wenn sie keine Sekretärinnen mehr hätten.‘“
Anerkennung und Belohnung für gute Arbeit kommt in dem Trend zum Tragen, für Sekretärinnen höhere Löhne zu zahlen. Die amerikanische Regierung stellte anhand einer Studie über die Gehälter in der Privatwirtschaft fest, daß die bestbezahlten Sekretärinnen im Jahr durchschnittlich 12 342 Dollar verdienen — etwas weniger als das Anfangsgehalt eines Chemikers — und daß sich das bis zu einem Jahresgehalt von 20 000 Dollar steigern kann. Oft finanziert die Firma noch zusätzliche Vorteile wie den Besuch von Kursen und Seminaren während der Arbeitszeit, und zwar nicht nur in der Sekretärinnenbranche, sondern auch in Arbeitsplanung, Menschenführung usw.
Bei einem dieser (zuvor erwähnten) Seminare lenkte die Beraterin die Aufmerksamkeit der Zuhörer auf einen interessanten Gesichtspunkt des Lobes oder der Anerkennung. Nachdem sie sie gebeten hatte, eine Liste darüber aufzustellen, wie oft sie innerhalb der vergangenen Monate für ihre Arbeit eine Anerkennung bekamen, bat sie sie, in einer anderen Liste aufzuführen, wie oft sie ihren Vorgesetzten ein Lob gegeben hatten. Es herrschte eine ziemlich verblüffende Stille. „Ihr Vorgesetzter befindet sich in einer Position, wo er von wenigen Leuten Kritik — oder Lob — hört. Sie als Gehilfin können ihm für seine besten Bemühungen und Leistungen die aufrichtige Anerkennung geben, die er so dringend braucht.“
Christliche Eigenschaften und Moral
Eine wahre Christin hat als Sekretärin besondere Eigenschaften zu bieten, Eigenschaften, die viel bedeuten: Geduld, Ehrlichkeit, Wahrheitsliebe, Demut, Fleiß, Friedfertigkeit, Freundlichkeit, Selbstbeherrschung (Eph. 4:25; Kol. 3:23; Gal. 5:22, 23; Hebr. 13:18; 1. Petr. 5:5, 6). Die christlichen Eigenschaften werden es ihr erleichtern, mit all den vielen Leuten auszukommen, mit denen sie zu tun hat, sowie sich den Anforderungen ihres Vorgesetzten anzupassen und seine Geschäftsinteressen ihren eigenen Interessen voranzustellen.
Eine echte Christin wird jedoch in dem Verhältnis zu ihrem Vorgesetzten achtsam sein. In der Zeitschrift U.S. News & World Report wurde berichtet, daß sich Sekretärinnen „über die sexuellen Annäherungsversuche ihrer Vorgesetzten beklagen“. Obwohl das auf viele Vorgesetzte nicht zutreffen mag, muß man in jedem Verhältnis Vorsicht walten lassen, bei dem beide in Achtung und Vertrauen eng zusammenarbeiten (wie das bei einem idealen Arbeitsverhältnis zwischen einem Vorgesetzten und der Sekretärin der Fall sein sollte), denn die christlichen Grundsätze der Moral müssen immer befolgt werden. Wenn sich die Sekretärin in jeder Lage in Übereinstimmung mit Gottes biblischen Richtlinien verhält, wird sich schon allein dadurch der Vorgesetzte davor hüten, auch nur an solche Annäherungsversuche zu denken.
Die geschickte Sekretärin hat also einen Beruf, der ihr Befriedigung verschafft, und auch einen sicheren Arbeitsplatz, und gleichzeitig leistet sie einen guten Beitrag zum Geschäftsleben.
[Kasten auf Seite 24]
ALS Zeichen der zunehmenden Wertschätzung für die Arbeit der Sekretärin gilt die in den USA staatlich anerkannte „Secretaries Week“ vom 23. bis 29. April. Dadurch soll für die wichtige Rolle der Sekretärin in Handel und Industrie sowie im Bildungs- und im Regierungswesen Anerkennung zum Ausdruck gebracht werden.