Πρακτικός Οδηγός για τη Λογιστική του Σπιτιού

ΑΠΟΡΗΣΑΤΕ ποτέ πού πήγε το χρήμα σας, αφού εδαπανήσατε το εβδομαδιαίο ή μηνιαίο εισόδημά σας; Μήπως δαπανάτε περισσότερα σε ωρισμένα είδη από όσα πράγματι χρειάζεσθε; Μήπως δαπανάτε περισσότερα για το ίδιο είδος τώρα παρά προηγουμένως, και μήπως αυτό συμβαίνει λόγω πληθωρισμού ή κάποιας άλλης αιτίας; Για να λάβετε τις απαντήσεις θα το βρήτε πολύ βοηθητικό να έχετε κάποιο είδος λογιστικής του σπιτιού.

Πολλά άτομα τρέμουν με τη σκέψι του να κρατούν σημειώσεις. Δυνατόν να νομίζουν ότι αυτό θα τους πάρη πολύ χρόνο ή ότι είναι πολύ δύσκολο. Αλλά δεν χρειάζεται να συμβή αυτό. Επί πλέον, η λογιστική του σπιτιού δεν απαιτεί τήρησι λογαριασμού για την κάθε πεντάρα που δαπανάτε.

Πράγματι υπάρχουν διάφορα συστήματα για να κρατή κανείς λογαριασμό των δαπανών. Και μπορείτε να εκλέξετε το σύστημα που σας ταιριάζει καλύτερα. Οποιοδήποτε σύστημα χρησιμοποιηθή, υπάρχουν τρία κύρια βήματα για να το αρχίσετε: (1) Ταξινόμησις των δαπανών σας κάτω από κυρίους τίτλους· (2) αναγραφή των δαπανών κάτω από αυτούς τους τίτλους και (3) ανακεφαλαίωσις των δαπανών κάθε μήνα.

Ταξινόμησις

Πρώτον, βρήτε ποιες είναι οι κύριες περιοχές των δαπανών. Κατόπιν ταξινομήστε τα διάφορα είδη δαπανών κάτω από ολίγους κυρίους τίτλους, ως τρόφιμα, στέγασις, λειτουργία νοικοκυριού, ιματισμός, μεταφορικά, προσωπικές επιχορηγήσεις, φόρος εισοδήματος, αποταμιεύσεως, και ούτω καθεξής.

Ο τίτλος «προσωπικές επιχορηγήσεις» περιλαμβάνει επιχορηγήσεις σε μέλη της οικογενείας, δώρα και συνεισφορές, υγεία, προσωπική περιποίησι και μικρά προσωπικά είδη. Καμμια λεπτομερειακή αναγραφή δεν τηρείται για έξοδα κάτω από αυτόν τον τίτλο.

Τι θα πούμε για τις «αποταμιεύσεις;» Υπάρχουν δύο τύποι αποταμιεύσεων, ο ένας για ανάγκες που δυνατόν να παρουσιασθούν στο εγγύς μέλλον και ο άλλος για σκοπούς μακράς προθεσμίας. Οι οικονομίες βραχείας προθεσμίας αποβλέπουν σε έκτακτες ανάγκες που θα μπορούσαν να παρουσιασθούν, έξοδα που δεν μπορούν να προβλεφθούν, όπως ένας ξαφνικός ιατρικός λογαριασμός. Οικονομίες για σκοπούς μακράς προθεσμίας θα μπορούσαν να είναι για μια ανεργία, για ταξίδι σε μια συνέλευσι, για νέα έπιπλα ή για κάποιο είδος πολυτελείας.

Το Σύστημα των Φακέλλων

Υπάρχουν διάφοροι μέθοδοι τηρήσεως εγγραφών εξόδων. Μερικά είναι απλούστερα από άλλα. Μια απλή μέθοδος είναι το σύστημα «των φακέλλων.» Κάθε φάκελλος σημειώνεται για τον τύπο εξόδων που αντιπροσωπεύει, ως τρόφιμα, στέγασις, ιματισμός και ούτω καθεξής. Σε κάθε ημέρα πληρωμών το εισόδημα μεταμορφώνεται σε χαρτονομίσματα και κέρματα. Κατόπιν διανέμεται μεταξύ των φακέλλων και το ποσόν που προσδιορίζεται σε κάθε τύπο δαπάνης σημειώνεται στον φάκελλο.

Όταν έλθη ο καιρός για την πληρωμή αυτών των εξόδων, αποσύρονται τα χρήματα από τους σχετικούς φακέλλους. Όταν κανείς εξοδεύη, καμμιά αναγραφή δεν γίνεται. Όταν ένας φάκελλος εξαντληθή, το ποσόν που σημειώνεται επάνω του έχει δαπανηθή. Υποθέστε τώρα ότι χρειάζονται να δαπανηθούν περισσότερα για ένα είδος, και ο φάκελλος γι’ αυτό είναι άδειος. Σε μια τέτοια περίπτωσι, αν ένας άλλος φάκελλος έχει πλεόνασμα μετρητών, μερικά από τα χρήματά του μπορούν να μεταβιβασθούν στον φάκελλο που έχει εξαντληθή. Κάμετε μια σημείωσι της μεταβιβάσεως και στους δύο φακέλλους. Τον καιρό της επομένης ημέρας πληρωμής, τα μετρητά που απομένουν σε οποιονδήποτε φάκελλο μεταβιβάζονται στον φάκελλο των «αποταμιεύσεων.» (Μπορείτε να κάμετε λίγες εξαιρέσεις· επί παραδείγματι, μπορεί να θέλετε να συγκεντρώσετε κεφάλαια στον φάκελλο του «ιματισμού» για μελλοντικές αγορές). Σημειώσεις γίνονται στους φακέλλους για οποιεσδήποτε μεταβιβάσεις.

Για να δώσωμε παράδειγμα: Αν κερδίζετε εβδομαδιαίως ποσόν εκατό δολλαρίων, κατά την ημέρα της πληρωμής τα χρήματα μετατρέπονται σε μικρότερα χαρτονομίσματα και τίθενται στους φακέλλους όπως, τρόφιμα, $30· στέγασις, $20· λειτουργία νοικοκυριού, $10· προσωπική επιχορήγησις, $20· αποταμιεύσεις, $5, και ούτω καθεξής. Αν ο φάκελλος των τροφίμων εξαντληθή προ της επομένης ημέρας πληρωμών, μπορεί να γίνη μεταβίβασις από έναν άλλον φάκελλο που έχει ακόμη χρήματα. Αν αυτός είναι, ο φάκελλος της προσωπικής επιχορηγήσεως, τότε μπορείτε να μεταβιβάσετε $3 στον φάκελλο των τροφίμων και κάμετε μια σημείωσι και στους δυο φακέλλους.

Αν με την επομένη ημέρα πληρωμών, ο φάκελλος των τροφίμων έχει $1, ο φάκελλος του προσωπικού επιδόματος $2 και ο φάκελλος αποταμιεύσεων $5 και οι άλλοι φάκελλοι έχουν εξαντληθή, τότε το $1 και τα $2 μεταβιβάζονται στον φάκελλο των αποταμιεύσεων.

Έπειτα γίνεται αναγραφή των εξόδων σας για την εβδομάδα. Τρόφιμα $32 ($30 πλέον $3 μείον $1)· στέγασις $20· λειτουργία νοικοκυριού $10· προσωπικόν επίδομα $15 ($20 μείον $3 μείον $2) και αποταμιεύσεις $8 ($5 πλέον $1 πλέον $2). Από καιρό σε καιρό μπορούν οι αποταμιεύσεις να κατατίθενται στην τράπεζα για να κερδίζεται τόκος.

Το Σύστημα των «Καρφιών»

Μια άλλη απλή μέθοδος είναι το σύστημα των «καρφιών.» Τα καρφιά γίνονται για τόσες κατηγορίες εξόδων όσες χρειάζεσθε. Αυτά τα καρφιά μπορούν να κατασκευασθούν από χαλύβδινο σύρμα.

Καθόσον πληρώνετε χρήματα για τα διάφορα έξοδα κρατείτε τους λογαριασμούς και τις αποδείξεις και τις περνάτε στο κατάλληλο καρφί σύμφωνα με την κατηγορία των δαπανών. Όταν δεν δίδεται καμμιά απόδειξις ή λογαριασμός, κάμετε μια σημείωσι σ’ ένα κομμάτι χαρτί για ό,τι ξοδέψατε και βάλτε το χαρτί στο καρφί.

Στο τέλος της ωρισμένης περιόδου, τα ποσά των λογαριασμών, αποδείξεων και σημειώσεων προστίθενται για το καθένα καρφί. Έτσι η ολική δαπάνη μπορεί να προσδιορισθή για κάθε κατηγορία δαπανών.

Πληρωμή με Επιταγές

Υπάρχει ένα άλλο απλοποιημένο σύστημα, αλλά μπορεί να χρησιμοποιήται μόνον από εκείνους που έχουν έναν ελεγχόμενο λογαριασμό στην τράπεζα. Το σύστημα είναι να καταθέτη κανείς το μηνιαίο εισόδημά του στην τράπεζα και να χρησιμοποιή επιταγές για να πληρώνη όλες τις σπουδαίες δαπάνες.

Οι δαπάνες για μικρά είδη μπορούν να πληρώνωνται από καιρό σε καιρό με το ν’ αποσύρη κανείς από την τράπεζα μετρητά. Κατόπιν μπορείτε να φροντίστε για τις δαπάνες με αυτά τα μετρητά με ένα από τα δυο συστήματα που ήδη αναφέρθηκαν.

Στο τέλος του μηνός, οι ακυρωμένες επιταγές, εκτός από εκείνες που έγιναν για ανάληψι μετρητών, κατατάσσονται στους διαφόρους τύπους δαπανών, και προσδιορίζεται το σύνολον εκάστης κατηγορίας. Τότε τα σύνολα των κατηγοριών των μετρητών προστίθενται στα ολικά των αντιστοίχων κατηγοριών για τις ακυρωμένες επιταγές ώστε να προσδιορίζεται η δαπάνη για τον μήνα κάτω από κάθε τίτλο.

Βιβλία Λογαριασμών ‘ή Έντυπα

Για εκείνους που θέλουν να τηρούν λεπτομερείς αναγραφές, χρησιμοποιείται το σύστημα της αναγραφής δαπανών σε φύλλα χάρτου ή σ’ ένα βιβλίο λογαριασμών. Τα βιβλία λογαριασμών είναι διαθέσιμα σε πολλά καταστήματα. Μερικά, όμως, από αυτά προβλέπουν για περισσότερες εγγραφές από όσες χρειάζονται, και γι’ αυτό πολλά άτομα το βρήκαν καλύτερο να συμπληρώσουν τα δικά τους φύλλα λογαριασμών.

Μια απλή μορφή φύλλου λογαριασμών θα δείχνη τον τύπο της δαπάνης στο επάνω μέρος του φύλλου, με τρεις στήλες για τη σημείωσι πληροφοριών σχετικά με την ημερομηνία, την περιγραφή του είδους και το ποσό που δαπανήθηκε.

Οποτεδήποτε πληρώνετε χρήματα, κάμετε την αναγραφή της δαπάνης στο κατάλληλο φύλλο. Στο τέλος της περιόδου, σε κάθε φύλλο γίνεται άθροισις κι’ έτσι η δαπάνη προσδιορίζεται κάτω από κάθε κατηγορία δαπανών.

Πλεονεκτήματα και Μειονεκτήματα

Το καθένα από τα τέσσερα συστήματα έχει ωρισμένα πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Επί παραδείγματι, μολονότι το σύστημα των φακέλλων είναι απλό, για να έχη αυτό πραγματικά επιτυχία πρέπει εσείς να είσθε έντιμος με τον εαυτό σας. Μπορείτε να πάρετε από ένα φάκελλο $5 για να δαπανήσετε για ωρισμένη κατηγορία δαπανών. Στην πραγματικότητα μπορεί να δαπανήσετε μόνον $3.50. Αν πρέπει να ληφθούν στο τέλος σωστά συμπεράσματα, τότε τα $1.50 που έμειναν πρέπει είτε να επιστραφούν στον φάκελλο, ή αν δαπανήθηκαν σε κάποιαν άλλη κατηγορία, να γίνη σημείωσις για τη μεταβίβασι από τον ένα φάκελλο στον άλλον.

Επίσης, μπορεί να πάρετε χρήματα από δυο φακέλλους και να έχετε ρέστα και από τις δύο κατηγορίες δαπανών. Τα ρέστα μπορεί ν’ ανακατωθούν και έπειτα μπορεί να μη γνωρίζετε τι ποσόν ανήκει σε κάθε κατηγορία. Σ’ αυτή την περίπτωσι θα βρήτε ότι το να τηρήτε τους λογαριασμούς σας θα σας βοηθήση να βρήτε το ποσόν που δαπανήθηκε από κάθε κατηγορία δαπανών.

Όσο για το σύστημα των «καρφιών,» δεν παίρνετε πάντοτε αποδείξεις για πληρωμές. Τη στιγμή της πληρωμής δυνατόν να μη έχετε χαρτί και στυλό για να κάμετε τη σημείωσι, και το έξοδο δυνατόν να λησμονηθή. Σε τέτοιες περιπτώσεις, ένα σημειωματάριο της τσέπης μπορεί να υπάρχη ώστε να τηρούνται τέτοιες πληροφορίες.

Το σύστημα λογαριασμών με επιταγές είναι καλό, αλλά οι τράπεζες δυνατόν να κάνουν μια επιβάρυνσι εξυπηρετήσεως για τις συναλλαγές. Αυτό θα μπορούσε ν’ αποβή δαπανηρό, αν πρέπει κάθε μήνα να γίνωνται πολλές επιταγές.

Η τήρησις λεπτομερών αναγραφών θα έχη επιτυχία μόνον αν είσθε άγρυπνος να κρατήτε σημειώσεις. Το έργο που περιλαμβάνεται δεν είναι πραγματικά δύσκολο, αλλά για να επιτύχετε, χρειάζεται ν’ αναπτύξετε την καλή συνήθεια να καταγράφετε αμέσως τις δαπάνες. Αν περάσουν λίγες ημέρες προτού καταγράψετε την πληροφορία, δυνατόν να προσπαθήσετε να θυμηθήτε τι συνέβη και να διαπιστώσετε ότι στηρίζεσθε σε εικασίες.

Έτσι, αυτά τα συστήματα έχουν τα υπέρ και τα κατά τους. Εκλέξτε εκείνο που ταιριάζει στην ιδιοσυγκρασία σας και τις περιστάσεις. Αναπτύξτε καλές συνήθειες τηρήσεως εγγραφών.

Ανασκόπησις των Μηνιαίων Δαπανών

Αφού έχετε καταγράψει τις δαπάνες σας για τον μήνα κάτω από τους κυρίους τίτλους, το επόμενον βήμα είναι ν’ ανακεφαλαιώσετε αυτές τις δαπάνες στο τέλος του μηνός. Ο σκοπός στο να κάμετε αυτή τη μηνιαία ανακεφαλαίωσι είναι για την ανασκόπησι της τάσεως των δαπανών σας. Αυτό θα σας βοηθήση να κάμετε οποιεσδήποτε διορθώσεις, αν παρατηρήτε οποιεσδήποτε ανεπιθύμητες τάσεις που διολισθαίνουν, θα σας βοηθήση να σχεδιάσετε πώς να δαπανάτε το εισόδημα κι’ έτσι να κερδίσετε την αρίστη χρήσι των χρημάτων σας.

Δεν παρακολουθείτε, λοιπόν, τις δαπάνες σας μόνον για απλή καταγραφή. Η καταγραφή δαπανών μόνη δεν σημαίνει τίποτε. Για να είναι πραγματικής αξίας, τα αποτελέσματα πρέπει να χρησιμοποιούνται για να συγκρίνετε τις δαπάνες άλλων περιόδων. Τότε μπορείτε να προσδιορίζετε τις τάσεις και να κάνετε προσαρμογές όπως δικαιολογούν οι περιστάσεις. Ή τα αποτελέσματα μπορεί να χρησιμοποιηθούν σε συνδυασμό μ’ έναν προϋπολογισμό ή ένα πρόγραμμα όταν συγκριθούν το ένα με το άλλο. Αν ενεργήτε για να διορθώνετε τα ζητήματα οποτεδήποτε αρχίζουν να φαίνωνται ανεπιθύμητες τάσεις, τότε αυτό θα σας βοηθήση να ζήτε περισσότερο σε αρμονία με τους σκοπούς της ζωής σας.