Ποια τα Προσόντα μιας Καλής Γραμματέως;
Μήπως είναι ένα επάγγελμα που φθίνει;
Ή υπάρχει έλλειψις;
Είναι πράγματι υποτιμητικό;
«ΞΑΦΝΙΚΑ, μια νέα Έλλειψις Γραμματέων»—έτσι έγραφε το Μπίζνες Γουήκ της 8ης Αυγούστου 1977. Σχολιάζοντας τη δυσκολία του να βρη κανείς γυναίκες για ένα τέτοιο επάγγελμα, αυτό το περιοδικό προσθέτει: «Οι διευθυνταί παντού τονίζουν ότι η έλλειψις τέτοιων προσόντων—στενογραφίας, δακτυλογραφίας, και απλώς καλής χρήσεως της γλώσσης—συμβαδίζει με την έλλειψι διαθεσίμων οργανώσεων κι έτσι δημιουργείται η έλλειψις γραμματέων . . . Η καλή δακτυλογραφία και η στενογραφία έχουν γίνει σπάνιες ικανότητες.»
Στην έλλειψι γυναικών γραμματέων συνετέλεσαν και οι φεμινιστικές απόψεις και οι κυβερνητικές πιέσεις στις Εταιρίες να δίδουν «ίσα δικαιώματα.» Ο όρος «γραμματεύς» έχει καταντήσει «κακόηχη» λέξις για μερικές γυναίκες. Προσφάτως, το περιοδικό Μαντεμουαζέλ έγραψε ότι ‘οι γραμματείς οι οποίες θα έκαναν το παν για ν’ αποκρύψουν την ιδιότητα τους ως γραμματέων, μαζί με τα μέλη του «Απελευθερωτικού Κινήματος Γυναικών,» δίνουν, σύμφωνα με μια έρευνα του Εθνικού Συνδέσμου Γραμματέων, κακή φήμη στο επάγγελμα.’
Τι είναι εκείνο που κάνει πραγματικά πολύτιμη μια γραμματέα; Είναι κάτι πολύ πιο σπουδαίο από τις ικανότητες δακτυλογραφίας και στενογραφίας. Πολλές από τις ιδιότητες που απαιτούνται είναι εκείνες που εφαρμόζονται σε κάθε εργασία ή ευθύνη στη ζωή.
Διαφύλαξις Εμπιστευτικών Πληροφοριών
Παραδείγματος χάριν, η γραμματεύς πρέπει να είναι άτομο στο οποίο να μπορή κανείς να εμπιστευθή σπουδαίες πληροφορίες. Η λέξις «γραμματεύς» (secretary στην Αγγλική) προέρχεται από μια Λατινική λέξι που σημαίνει «έμπιστος» και μια από τις αρχικές σημασίες της Αγγλικής λέξεως είναι «εκείνος στον οποίο ο προϊστάμενος εμπιστεύεται μυστικά ή εμπιστευτικά πράγματα.» Η γραμματεύς πρέπει ν’ αποδείξη ότι είναι άξια να της εμπιστεύωνται τέτοια μυστικά, και αυτό το είδος της σχέσεως μεταξύ γραμματέως και διευθυντού μπορεί να κάνη πολύ ικανοποιητική την εργασία της.
Ο διευθυντής κάποιου μεγάλου εμπορικού οίκου στις Ηνωμένες Πολιτείες, ειδικός στο να τοποθετή ανθρώπους σε θέσεις διαχειρίσεως, όταν ρωτήθηκε ποια ιδιότης είναι ζωτική σε μια γυναίκα που εργάζεται ως ιδιαιτέρα γραμματεύς, απήντησε: «Πρέπει να είναι έμπιστη. Γνωρίζει πολλά από τα μυστικά της Εταιρίας, και αν δεν είναι προσεκτική, χωρίς να το θέλη μπορεί να της ξεφύγη κάτι—υπάρχουν μερικοί στα γραφεία οι οποίοι εκ προθέσεως προσπαθούν να ‘εκμαιεύσουν’ αυτά τα πράγματα.»
Επίσης, μια συστατική επιστολή γραμμένη από τον πρόεδρο μιας εταιρίας για την πρώην γραμματέα του, έλεγε: «Αυτά είναι λίγα από τα πολλά χαρακτηριστικά που κάνουν [αυτή τη γυναίκα] εξαιρετική. Ωστόσο, εντυπωσιάσθηκα ιδιαίτερα από κάτι άλλο το οποίο θεώρησα ως το πιο σπουδαίο απ’ όλα· ποτέ δεν κουτσομπόλεψε, ποτέ δεν συζήτησε για τις δραστηριότητες της εταιρίας. Αυτό την κάνει να προεξέχη αρκετά από τη μέση γραμματέα.»
Υποβοηθητική, Πρόθυμη και Τακτική
Επί πλέον, ο ρόλος της γραμματέως είναι να παρέχη κάποιο είδος βοηθείας. Το περιοδικό ΜακΚώλ’ς, του Μαρτίου 1976, έγραψε: «Το επάγγελμα της γραμματέως εν πρώτοις είναι ένα επάγγελμα που προσφέρει βοήθεια: έχει βοηθητικό ρόλο μάλλον παρά πρωταγωνιστικό . . . δηλαδή να εξοικονομή τον χρόνο και τις δυνάμεις του προϊσταμένου της, απαλλάσσοντας τον από μηχανικά καθήκοντα και λεπτομέρειες και προστατεύοντας τον από διακοπές—και μ’ αυτό τον τρόπο αυξάνει την παραγωγικότητα του σε πιο δημιουργικά επίπεδα.» Ο τρόπος με τον οποίον η γραμματεύς αντιμετωπίζει έναν τέτοιο «βοηθητικό ρόλο—κατανοώντας ότι το να χειρίζεται αυτή τα μικρά ζητήματα και τις λεπτομέρειες μπορεί να συντελέση στη μεγαλύτερη απόδοσι του διευθυντού της—κάνει αυτά τα μικρά και, μερικές φορές, μάλλον μονότονα πράγματα της εργασίας της, να έχουν περισσότερη σημασία.
Δείχνοντας προθυμία και ικανότητα να χειρίζεται επουσιώδεις εργασίες, η γραμματεύς αποδεικνύει ότι είναι ικανή ν’ αναλαμβάνη μεγαλύτερες ευθύνες. Παραδείγματος χάριν, μια ιδιαιτέρα γραμματεύς μπορεί να συντάσση επιστολές και υπομνήματα για τον διευθυντή της αν γνωρίζη τον τρόπο που εκείνος σκέπτεται και, σε πολλές εταιρίες, ειδικές εργασίες ανατίθενται στις γραμματείς για να τις χειρίζωνται μόνες τους.
Η ικανή γραμματεύς πρέπει να δείχνη προθυμία στην εργασία, ακόμη και να εργάζεται υπερωρίες χωρίς παράπονα όταν το απαιτούν οι περιστάσεις. Το να είναι τακτική, και να μην παίρνη πολύ χρόνο στις ώρες φαγητού, να είναι καθαρή και εύτακτη, και ν’ αποφεύγη άσκοπες απουσίες, θα έπρεπε κανονικά να θεωρούνται ως δεδομένα, αλλά σήμερα αυτά τα προσόντα είναι δύσκολο να βρεθούν γι’ αυτό και αμείβονται πάρα πολύ.
Αναγνώρισις της Καλής Εργασίας
Σε όλους μας αρέσει ν’ αναγνωρίζουν την καλή μας εργασία. Σ’ ένα σεμινάριο Ιδιαιτέρων Γραμματέων—Βοηθών Διευθυντού, ένα από τα μεγαλύτερα παράπονα αυτών που παρευρέθησαν ήταν ότι δεν υπήρχε αρκετή εκτίμησις και αναγνώρισις της εργασίας τους.
Εν τούτοις, φαίνεται να γίνεται μια βαθμιαία πρόοδος σχετικά μ’ αυτή την έλλειψι. Το περιοδικό Νέα και Παγκόσμια Ανταπόκρισις Η.Π. της 27ης Ιουνίου 1977 έγραφε: «Παρ’ όλο που έχουν παράπονα, οι περισσότερες γραμματείς λέγουν ότι τους αρέσει η εργασία τους και πιστεύουν ότι η εργασία τους είναι σπουδαία—ναι, ζωτική.» Μια γραμματεύς που αμείβετο με 15.000 δολλάρια τον χρόνο, την οποία ανέφερε αυτό το άρθρο, «δεν συστήνεται πλέον ‘απλώς ως γραμματεύς’ στις καινούργιες γνωριμίες. ‘Η γνώμη μου άλλαξε,’ λέγει, ‘όταν κατάλαβα ότι αν έλειπαν όλες οι γραμματείς από τα γραφεία μιας εταιρίας, δύσκολα θα μπορούσε να λειτουργήση αυτή η εταιρία.’»
Η αναγνώρισις και η αμοιβή για την καλή εργασία φαίνεται από την τάσι που υπάρχει για υψηλότερους μισθούς για τις γραμματείς. Μια έρευνα της Ομοσπονδιακής Κυβερνήσεως για μισθούς ιδιωτικών επιχειρήσεων έδειξε ότι οι μεγάλης αποδόσεως γραμματείς κερδίζουν κατά μέσον όρο 12.342 δολλάρια ετησίως—ελάχιστα λιγώτερο απ’ αυτά που παίρνει ένας χημικός στα πρώτα βήματα της σταδιοδρομίας του—και αυτοί οι μισθοί μπορεί να φθάσουν τις 20.000 δολλάρια ετησίως. Συχνά μια άλλη ωφέλεια είναι ότι η εταιρία διαθέτει χρήματα και χρόνο για να παρακολουθήσουν τα μέλη της σχολές και σεμινάρια, όχι μόνο στον τομέα των γραμματέων, αλλά και στη διαχείρισι, στη λήψι αποφάσεων, στον προσανατολισμό των ανθρώπων, κλπ.
Σ’ ένα απ’ αυτά τα σεμινάρια (που αναφέρθηκαν προηγουμένως) η σύμβουλος επέστησε την προσοχή εκείνων που παρευρίσκοντο στο ακροατήριο σε μια ενδιαφέρουσα πλευρά επαίνου ή αναγνωρίσεως. Αφού τους εζητήθη να γράψουν κάθε αναγνώρισι που είχαν λάβει τον προηγούμενο μήνα, κατόπιν τους εζητήθη να γράψουν τις φορές που επήνεσαν εκείνες τους διευθυντάς των. Επεκράτησε κάποια σιγή αμηχανίας. «Ο διευθυντής σας βρίσκεται σε μια θέσι που λίγοι μόνο άνθρωποι θα μπορούσαν να τον επικρίνουν—ή να τον επαινέσουν. Σεις, ως βοηθός του, μπορείτε να του προσφέρετε την ποθητή, ειλικρινή αναγνώρισι των καλυτέρων προσπαθειών και επιτεύξεων του.»
Χριστιανικές ιδιότητες και Ηθική
Εκείνος που είναι αληθινός Χριστιανός έχει ιδιαίτερες ιδιότητες να προσφέρη ως γραμματεύς, ιδιότητες που σημαίνουν πολλά: υπομονή, εντιμότητα, φιλαλήθεια, ταπεινοφροσύνη, επιμέλεια, ειρήνη, καλωσύνη, εγκράτεια. (Εφεσ. 4:25· Κολ. 3:23· Γαλ. 5:22, 23· Εβρ. 13:18· 1 Πέτρ. 5:5, 6) Αυτές οι Χριστιανικές ιδιότητες μπορεί να βοηθήσουν τη γραμματέα να γνωρίζη πώς να αντιμετωπίζη τους ανθρώπους με τους οποίους έρχεται σ’ επαφή, καθώς επίσης και να προσαρμόζεται στις ανάγκες του διευθυντού της και να θέτη τα συμφέροντα της επιχειρήσεως πριν από τα δικά της.
Μια Χριστιανή γυναίκα, ωστόσο, θα ήθελε να είναι προσεκτική στις σχέσεις της με τον διευθυντή της. Το περιοδικό Νέα και Παγκόσμια Ανταπόκρισις Η.Π, έγραψε ότι οι γραμματείς «Παραπονούνται . . . ότι υποφέρουν από τις ανήθικες προτάσεις των προϊσταμένων τους.» Αν και πολλοί διευθυνταί μπορεί να μην ανήκουν σ’ αυτή την κατηγορία, σε κάθε σχέσι «την οποία συνεργάζονται στενά δύο άτομα με σεβασμό και εμπιστοσύνη ο ένας για τον άλλο (όπως είναι η ιδεώδης θέσις μεταξύ ιδιαιτέρας γραμματέως και διευθυντού), πρέπει να ασκήται φροντίδα ώστε ν’ ακολουθούνται πάντοτε οι Χριστιανικές αρχές της ηθικής. Στην πραγματικότητα, αν όλη η διαγωγή της γραμματέως καθοδηγήται από τον Λόγο του Θεού, συνήθως προλαμβάνει τον διευθυντή ακόμη και από το να σκεφθή προς αυτή την κατεύθυνσι.
Ώστε, λοιπόν η ικανή γραμματεύς έχει ένα επάγγελμα που μπορεί να της δώση ικανοποίησι και μια εργασία που είναι σταθερή και ασφαλής, και ταυτόχρονα συμβάλλει πραγματικά στον κόσμο των επιχειρήσεων.
[Πλαίσιο στη σελίδα 24]
ΜΙΑ ΕΝΔΕΙΞΙΣ της αυξανομένης εκτιμήσεως για τον ρόλο της γραμματέως είναι ότι η Εβδομάς των Γραμματέων από 23-29 Απριλίου, αναγνωρίσθηκε επισήμως από τις Ομοσπονδιακές, Κρατικές και Δημοτικές αρχές της Αμερικής. Σκοπό είχε να κάνη γνωστό τον ζωτικό ρόλο που παίζουν οι γραμματείς στις επιχειρήσεις, στη βιομηχανία, στην εκπαίδευσι, στην κυβέρνησι και στα ελεύθερα επαγγέλματα.