Χρόνος—Είστε Αφέντης του ή Δούλος Του;
-ΓΙΑΤΙ άργησες; ρώτησε ο δάσκαλος τον Άλμπερτ, την ώρα που έμπαινε στην τάξη. Γιατί από το σπίτι μου μέχρι το σχολείο ήρθα τρέχοντας δίπλα στο ποδήλατό μου, απάντησε λαχανιασμένος ο Άλμπερτ.
—Και καλά, γιατί δεν ανέβαινες στο ποδήλατό σου; τον ρώτησε παραξενεμένος ο δάσκαλος. Γιατί είχα αργήσει τόσο πολύ που δεν προλάβαινα να σταματήσω και να ανεβώ στο ποδήλατο.
Αυτή η υπερβολική, κωμική ιστορία δείχνει παραστατικά μια κατάσταση που πολλοί από μας αντιμετωπίζουν καθημερινά. Απανωτές δουλειές πρέπει να γίνουν, πρέπει να τελειώσουν σε ορισμένα χρονικά όρια και εμείς τρέχουμε από το ένα πράγμα στο άλλο λες και παίρνουμε μέρος σε κούρσα ταχύτητας. Αλλά, σαν τον Άλμπερτ, μερικές φορές καθυστερούμε εμείς οι ίδιοι τον εαυτό μας, γιατί νομίζουμε ότι δεν μας παίρνει ο χρόνος να σταματήσουμε και να αναδιοργανωθούμε έτσι ώστε να είμαστε αποδοτικοί.
Εντούτοις, θα μπορούσαμε να κερδίσουμε χρόνο, να πετύχουμε μακροπρόθεσμα περισσότερα πράγματα και να μειώσουμε το άγχος αν σταματούσαμε για λίγο προκειμένου να μάθουμε να χρησιμοποιούμε πιο σωστά το χρόνο μας. Τότε, αντί να βλέπουμε τον χρόνο σαν ανήλεο αφέντη, θα μπορούσαμε να τον μεταχειριζόμαστε σαν χρήσιμο υπηρέτη.
Πώς μπορείτε να καταφέρετε να χρησιμοποιείτε πιο αποδοτικά το χρόνο σας; Ακολουθούν μερικές υποδείξεις. Καθώς τις διαβάζετε, να διαλέγετε εκείνες που ταιριάζουν στις ανάγκες σας και να τις προσαρμόζετε στις περιστάσεις σας.
Να Προγραμματίζετε την Ημέρα σας
Φανταστείτε ότι η μέρα σας μόλις άρχισε. Μπροστά σας απλώνονται τα πράγματα που έχετε να κάνετε, τόσα που φαίνεται να ’ναι ατέλειωτα. Και μόνο η σκέψη όλων αυτών μπορεί να σας κάνει να αντικρίζετε τρέμοντας τη μέρα που σας περιμένει. Από πού να αρχίσετε; Πρέπει να προγραμματίσετε την ημέρα σας.
Πολλά άτομα αρχίζουν γράφοντας έναν κατάλογο που τον λένε ‘Τι Έχω Να Κάνω’. Κάποιος που έχει πολλές ευθύνες σε έναν μεγάλο οργανισμό σχολιάζει πώς τα καταφέρνει να ακολουθεί το χρονοδιάγραμμά του. Αναφέρει τα εξής: «Κρατάω έναν γραπτό κατάλογο των πραγμάτων που έχω να κάνω. Όταν κάποια καινούρια δουλειά προκύπτει ή μου έρχεται στο νου, το γράφω κι αυτό στον κατάλογο. Όταν τελειώνω κάτι, το διαγράφω από τον κατάλογο».
Μήπως κάποιο παρόμοιο γραπτό πρόγραμμα θα σας βοηθούσε να οργανώσετε τις καθημερινές σας ασχολίες; Μπορεί να απαντήσετε: ‘Ίσως αυτό με βοηθούσε να αρχίσω, αλλά ποτέ δεν θα κατάφερνα να τελειώσω όλα αυτά που θα είχε ο κατάλογος!’ Και πιθανόν να έχετε δίκιο. Να γιατί είναι χρήσιμο . . .
Να Θέτετε Προτεραιότητες
Για να θέσετε προτεραιότητες, αριθμήστε κατά σπουδαιότητα το καθετί που έχετε γράψει στον κατάλογό σας. Έπειτα, στο βαθμό που αυτό είναι δυνατόν, ακολουθήστε αυτήν τη σειρά στη διεκπεραίωση της κάθε δραστηριότητας. Φυσικά, θα υπάρξουν φορές που, ανάλογα με τις περιστάσεις σας και τις προτιμήσεις σας, θα αποφασίσετε να κάνετε κάποια εξαίρεση και να μη χειριστείτε κάποιο ζήτημα με αυστηρή σειρά προτεραιότητας. Γι’ αυτό να είστε ευπροσάρμοστοι. Ο αντικειμενικός σας στόχος είναι να έχετε τον έλεγχο της κατάστασης ώστε να διαλέγετε εσείς τι θα φέρετε σε πέρας κάθε μέρα αντί να κάνετε πράγματα στην τύχη.
Μην τρέχετε να κάνετε τη μια δουλειά μετά την άλλη, ούτε να είναι η κύρια έγνοια σας πώς θα κάνετε όλα όσα έχετε γράψει στον κατάλογό σας. Ο σύμβουλος για τη σωστή χρήση του χρόνου Άλαν Λακέιν τονίζει: «Σπάνια κάνει κανείς όλα όσα έχει ο κατάλογος ‘Τι Έχω Να Κάνω’. Αυτό που μετράει δεν είναι να τελειώσετε τον κατάλογο, αλλά να χρησιμοποιήσετε όσο καλύτερα γίνεται το χρόνο σας».
Αυτό θα το πετύχετε αν αφιερώνετε το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου σας για ό,τι είναι πραγματικά σημαντικό. Όσο για τα πράγματα που δεν τελειώσατε, δείτε αν μπορείτε να τα αναθέσετε σε κάποιον άλλον ή να τα μεταφέρετε στον αυριανό κατάλογο. Και αν εξετάζετε αυστηρά τα πράγματα που είναι χαμηλά στη σειρά προτεραιότητας, θα διαπιστώνετε μερικές φορές ότι είναι πράγματα που δεν χρειάζεται να γίνουν καν. Από την άλλη πάλι, κάτι που είναι χαμηλά στον σημερινό κατάλογο μπορεί να έχει μεγαλύτερη προτεραιότητα στον αυριανό.
Τι θα κάνετε όμως, για να αποφασίσετε ποιες ασχολίες του καταλόγου σας, έχουν μεγάλη προτεραιότητα; Στο κάτω-κάτω, όταν έχεις μπροστά σου έναν μακροσκελή κατάλογο καθηκόντων, πολλά πράγματα μπορεί να σου φαίνονται τόσο σημαντικά όσο και κάποια άλλα. Για να θέσετε λοιπόν προτεραιότητες αποτελεσματικά, πρέπει . . .
Να Κάνετε Διάκριση Μεταξύ του «Επείγοντος» και του «Σημαντικού»
Ένας σοφός βασιλιάς των Βιβλικών χρόνων είπε ότι ο άνθρωπος πρέπει «να απολαμβάνη καλόν εκ παντός του μόχθου αυτού». (Εκκλησιαστής 3:13) Μερικές εργασίες αποφέρουν καλύτερα αποτελέσματα από άλλες. Όταν λοιπόν εξετάζετε τον κατάλογο καθηκόντων, να σκέφτεστε τα αποτελέσματα που θα φέρει το καθένα. Θα φέρει η διεκπεραίωση αυτής της δουλειάς αξιόλογα οφέλη; Θα ‘απολαύσετε καλό’ από το μόχθο σας; Αν όχι, τότε ίσως αυτή η δουλειά δεν είναι από εκείνες που πρέπει να έχουν το προβάδισμα.
Είναι αλήθεια πως με την πρώτη ματιά μπορεί όλα όσα είναι στον κατάλογο να φαίνονται επείγοντα. Αλλά είναι πάντοτε τα επείγοντα ζητήματα σημαντικά, ώστε να αξίζει να επενδύσετε σ’ αυτά πολύ χρόνο; Ο Μάικλ Λε Μποφ, που διδάσκει σωστή χρήση χρόνου στο Πανεπιστήμιο της Νέας Ορλεάνης, έχει να παρατηρήσει τα εξής: «Σπάνια τα σημαντικά πράγματα είναι επείγοντα και τα επείγοντα σπάνια είναι σημαντικά. Είναι πολύ πιο επείγον να φτιάξετε το σκασμένο λάστιχο όταν έχετε αργήσει στο ραντεβού σας απ’ ό,τι να θυμηθείτε να πληρώσετε την ασφάλεια του αυτοκινήτου, αλλά [το λάστιχο], στις περισσότερες περιπτώσεις, έχει σχετικά μικρή σημασία».
Στη συνέχεια θρηνεί: «Δυστυχώς, πολλοί από μας περνάνε τη ζωή τους κάτω από την τυραννία του επείγοντος. Το αποτέλεσμα είναι ότι αγνοούμε τα λιγότερο επείγοντα μα πιο σημαντικά πράγματα στη ζωή. Αυτό κυριολεκτικά σκοτώνει την αποδοτικότητα».
Έτσι λοιπόν, όταν θέτετε προτεραιότητες, να ρωτάτε τον εαυτό σας ποιες απ’ όλες τις ασχολίες είναι στ’ αλήθεια σημαντικές. Μετά, να προσπαθείτε να διαθέσετε το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου σας σ’ αυτές. Ίσως δεν χρειάζεται να επιληφθείτε αμέσως ενός επείγοντος ζητήματος. Δικαιολογείται να επενδύσετε πολύ χρόνο σ’ αυτό το ζήτημα; Μήπως μπορείτε να καταπιαστείτε στα γρήγορα μ’ αυτό και ύστερα να ασχοληθείτε με μια δραστηριότητα που θα έχει μεγαλύτερα αποτελέσματα; Ή, ακόμα καλύτερα, μήπως μπορείτε να το αναθέσετε σε κάποιον άλλον;
Θα συμφωνήσετε αναμφίβολα ότι είναι πιο ανταμειφτικό να εργάζεστε για κάτι που φέρνει σημαντικά αποτελέσματα παρά απλώς και μόνο να απασχολείστε με ό,τι τύχει να πέσει στα χέρια σας. Προσπαθήστε ώστε όσο το δυνατόν περισσότερες προσπάθειές σας να διοχετεύονται σε ασχολίες που καταλήγουν σε αληθινή ικανοποίηση.
Ο Κανόνας 80/20
Αν εφαρμόσετε τις αρχές που συζητήθηκαν ως εδώ, πόσο τοις εκατό των ασχολιών της ημέρας αναμένετε να κατατάξετε στις άμεσες προτεραιότητες; Εξυπακούεται ότι αυτό θα εξαρτηθεί από τις συγκεκριμένες ευθύνες που έχετε. Αλλά ορισμένοι ειδικοί στη σωστή χρήση του χρόνου πιστεύουν ότι, σε πολλές περιπτώσεις, μπορείτε να περικόψετε τα πράγματα άμεσης προτεραιότητας στο 20 τοις εκατό περίπου. Παραθέτουν ως οδηγό τον κανόνα 80/20.
Η αρχή αυτή διατυπώθηκε από τον Ιταλό οικονομολόγο του 19ου αιώνα Βιλφρέντο Παρέτο. Λέει ότι αρκεί το 20 τοις εκατό περίπου των αιτιών για να παραχθεί το 80 τοις εκατό περίπου των αποτελεσμάτων. Αν είστε παρατηρητικοί, μπορεί να ανακαλύψετε ότι η αρχή του Παρέτο εφαρμόζεται σε αρκετές καταστάσεις της καθημερινής ζωής. Αλλά πώς εφαρμόζεται ο κανόνας 80/20 στον τρόπο που χρησιμοποιείτε το χρόνο σας;
Αναλύστε αυτά που έχετε γράψει στον κατάλογο ‘Τι Έχω Να Κάνω’. Ίσως είναι δυνατόν να είστε κατά 80 τοις εκατό αποδοτικοί διεκπεραιώνοντας δύο από τα δέκα πράγματα του καταλόγου. Αν έτσι έχουν τα πράγματα, αυτά είναι τα δυο πιο σημαντικά πράγματα του καταλόγου σας. Επίσης, αναλύστε όλα τα στάδια μιας εργασίας πριν καταπιαστείτε μ’ αυτήν. Πόση απ’ αυτή την εργασία είναι όντως σημαντική για την επίτευξη του αντικειμενικού σας στόχου; Ποιο μέρος αυτής της δουλειάς θα αποφέρει τα πιο αξιόλογα αποτελέσματα; Αυτό το μέρος της εργασίας έχει προτεραιότητα.
Η σύμβουλος για τη σωστή χρήση του χρόνου Ντρου Σκοτ, αφού συζητά για την αρχή του Παρέτο, εξηγεί πώς μπορείτε να την εφαρμόσετε πρακτικά. Λέει: «Προσδιορίστε τα ζωτικά εκείνα στοιχεία που είναι απαραίτητα για την επίτευξη του αντικειμενικού σας στόχου. Κάντε πρώτα-πρώτα αυτά τα πράγματα. Θα έχετε τα περισσότερα αποτελέσματα στο λιγότερο δυνατό χρόνο».
Χαρείτε τα Οφέλη
Ίσως τώρα είστε σε θέση να εκτιμήσετε καλύτερα ότι το να είστε αφέντες του χρόνου σας δεν σημαίνει να είστε συνέχεια απασχολημένοι, χωρίς να χάνετε ούτε λεπτό ή να τρέχετε από τη μια κρίση στην άλλη. Αντίθετα, αποτελεσματική χρήση του χρόνου σημαίνει να επιλέγετε ποιες εργασίες είναι κατάλληλο να γίνουν τώρα. Σημαίνει να διακρίνετε ποιες ασχολίες αποφέρουν τα καλύτερα αποτελέσματα και να διαθέτετε το χρόνο σας σ’ αυτές, όποτε κάτι τέτοιο είναι δυνατόν.
Δεν υπάρχουν προκαθορισμένοι κανόνες αναφορικά με το πώς να οργανώσετε το χρόνο σας. Για να ωφεληθείτε από τις υποδείξεις του άρθρου, να είστε ευπροσάρμοστοι. Να κάνετε δοκιμές. Να τις προσαρμόζετε ανάλογα. Να βρείτε ποιο πράγμα φέρνει αποτελέσματα στην περίπτωσή σας. Διαβάστε τις ιδέες που περιέχει το πλαίσιο αυτής της σελίδας και δείτε ποιες απ’ αυτές θα σας βοηθήσουν να μεταβάλετε έναν ανήλεο αφέντη σε χρήσιμο υπηρέτη.
Όταν ρυθμίζετε καλύτερα το χρόνο σας, τι αίσθημα πληρότητας θα νιώθετε στο τέλος κάθε μέρας! Αν και πιθανόν να έχετε αφήσει για αύριο πολλά ακόμα καθήκοντα, θα νιώθετε ικανοποίηση ξέροντας ότι οι προσπάθειές σας διοχετεύτηκαν στα πιο σημαντικά πράγματα. Θα ‘απολαμβάνετε καλό’ από το μόχθο σας.
Μπορεί να αντιληφθείτε κιόλας ότι—επιτέλους—έχετε το χρόνο που χρειάζεται για τα πράγματα που στ’ αλήθεια αξίζουν. Τότε, δεν θα είστε θύμα των πιεστικών καταστάσεων, αλλά αφέντες του χρόνου σας. Αυτό, όχι μόνο θα κάνει ακόμη πιο αποδοτική την εργασία σας, αλλά πιθανόν και να κάνει ακόμη πιο μεγάλη τη χαρά σας.
[Πλαίσιο στη σελίδα 27]
ΠΩΣ ΝΑ ΚΕΡΔΙΖΕΤΕ ΧΡΟΝΟ
1. Να έχετε ξεκαθαρισμένες αξίες και στόχους στη ζωή. Αυτό είναι το κλειδί για να θέτετε τις καθημερινές προτεραιότητες.
2. Να ασχολείστε με τις εργασίες που απαιτούν συγκέντρωση, όταν έχετε τη μεγαλύτερη διαύγεια πνεύματος.
3. Να κάνετε τα τηλεφωνήματά σας την ώρα που υπάρχουν περισσότερες πιθανότητες να μιλήσετε μ’ αυτούς στους οποίους τηλεφωνείτε.
4. Να αναθέτετε σε άλλους δουλειές, όποτε αυτό είναι δυνατόν. Έτσι εσείς έχετε την ευκαιρία να φέρετε σε πέρας περισσότερα πράγματα, και οι άλλοι αποκτούν πείρα.
5. Όταν κάνετε γραφική εργασία, να προσπαθείτε να διεκπεραιώνετε ένα-ένα τα έγγραφα, αντί να τα βάζετε κάπου πρόχειρα.
6. Να προκαθορίζετε τι θα συζητήσετε στις συναντήσεις σας και να ακολουθείτε αυτό το πρόγραμμα. Να καθορίζετε πότε ακριβώς θα αρχίσετε και θα τελειώσετε.
7. Να οργανώνετε το χώρο της εργασίας σας έχοντας τα απαραίτητα σύνεργα πρόχειρα.
8. Δεν πρέπει να νομίζετε ότι είστε υποχρεωμένοι να δέχεστε κάθε κοινωνική πρόσκληση που τυχαίνει να σας κάνουν. Να μάθετε να λέτε ευγενικά όχι.
9. Να φτιάξετε, στο βαθμό που αυτό είναι δυνατόν, μόνιμους καταλόγους για το τι θα ψωνίσετε και το πού θα βάλετε τα ψώνια, αντί να γράφετε ξανά και ξανά καινούριους.
10. Να έχετε επαρκή ανάπαυση και χαλάρωση ώστε να είστε σε θέση να εργάζεστε αποδοτικά.
11. Να θέτετε χρονικά όρια για το πότε πρέπει να έχει τελειώσει η κάθε εργασία.
12. Να μην είστε αναβλητικοί.
13. Να καταμερίζετε τις μεγάλες εργασίες σε μικρότερα στάδια.
14. Να μη ζητάτε το τέλειο. Να συγκεντρώνετε την προσοχή σας σε ό,τι είναι όντως σημαντικό.
15. Να χρησιμοποιείτε αξιόλογα το χρόνο αναμονής. Γράψτε κάποιο γράμμα, διαβάστε ή αποτελειώστε κάποια άλλη απαραίτητη εργασία.
16. Να ξέρετε ότι θα υπάρξουν περιπτώσεις που θα χρειαστεί να διαθέσετε χρόνο σε ασχολίες που δεν θα τις έχετε διαλέξει εσείς. Μη χάνετε χρόνο δυσανασχετώντας γι’ αυτό. Αντίθετα, εργαστείτε να τις τελειώσετε.
[Εικόνα στη σελίδα 25]
Πολλοί διαπιστώνουν πως είναι πρακτικό να γράφουν τα πράγματα που έχουν να κάνουν σε έναν κατάλογο με σειρά προτεραιότητας
[Εικόνες στη σελίδα 26]
Είναι δυνατόν να αλλάξουν εντελώς τα πράγματα, αν οργανωθείτε και θέσετε προτεραιότητες