Vajalike toimetuste edasilükkamine on ajaröövel

„Vajalike toimetuste edasilükkamine on ajaröövel.” — Edward Young, arvatavasti a. 1742.

STOPP! Ära pane seda artiklit käest! Sa tead küll, mis võib juhtuda. Sa võid selle käest ära panna ning lausuda: „Pealkiri on küll huvitav, aga mul pole praegu aega seda lugeda. Teen seda hiljem.” Kuid see „hiljem” ei tule võib-olla kunagi.

Ära lükka edasi artikli lugemist, mis käsitleb vajalike toimetuste edasilükkamist! Tee kindlaks, kui kaua sa seda artiklit loed. Arvatavasti suudad sa selle läbi lugeda umbes viie minutiga. Siis on sul sellest ajakirjast loetud juba tervelt 10 protsenti! Vaata kella ja hakka nüüd aega võtma. (Sul on juba 5 protsenti sellest artiklist loetud!)

Kas see on vajalike toimetuste edasilükkamine?

Kui sa venitad ja viivitad sellega, mida sa võiksid või peaksid tegema praegu, siis lükkad sa oma toimetusi edasi. Teiste sõnadega, sa viskad tänased toimetused homse varna. Vajalike toimetuste edasilükkaja viivitab, kui vaja oleks tegutseda.

Ülevaataja palub töötajal aruande esitada; vanemad paluvad lapsel oma toa koristada; naine palub oma abikaasal kraani ära parandada. „Mul oli väga kiire” või „Unustasin ära” või „Mul polnud aega” tuuakse vabanduseks, kui tööga pole ikka veel alustatud. Asi on aga hoopis selles, et väga vähestele meie hulgast meeldib koostada aruannet, koristada tube või parandada veetorustikku, kui on teha midagi palju meeldivamat. Niisiis me venitame ja viivitame vajaliku tegemisega.

Aga kas sa tead, et mõningatel puhkudel, kui me tegutsemisega viivitame, polegi tegemist vajalike toimetuste edasilükkamisega? Üks ärinaine toimib nõnda: kui ta on saanud mingi tellimuse ning ei tea, mida ette võtta, paneb ta selle oma laual olevasse kasti sildiga „Ootab”. Mõne nädala pärast vaatab ta kõik need tellimused uuesti üle ning leiab, et pooltega neist polegi vaja midagi ette võtta. Probleemid on kas iseenesest lahenduse leidnud või on tellimused tühistatud. Kui sa oled kahevahel ning ei tea, kas antud asjaga viivitada või mitte, siis mõtle järele, mis saab siis, kui sa edasilükatud toimetusega üleüldse ei alustagi. Kas on tõenäoline, et lõpptulemus on parem, kui asi saab tehtud, või hoopiski halvem?

Aga kui saaksime koheselt tegutseda ja peaksimegi seda tegema ning kui vajaliku tegutsemisega viivitamine võib hiljem probleeme põhjustada, siis on tegemist toimetuste edasilükkamisega. Näiteks, kui me hakkame nõusid pesema alles siis, kui need on mõnda aega mustana seisnud, on neid üsna raske puhtaks küürida. Autohooldusega viivitamise tagajärjeks võib hiljem olla kulukas remont. Kui me jääme arve maksmisega hiljaks, võib see tähendada suuremaid rahalisi kulutusi või teenustest ilmajäämist. Üks naine arvutas välja, et liikluseeskirjade rikkumise eest saadud trahvikviitungite maksetähtaja ületamise ning videokassettide ja raamatukoguraamatute hilinenud tagastamise viivis oli ühtekokku 46 dollarit! Ning seda vaid ühes kuus!

Röövli tabamine

Proovi mõista, mispärast sa vajalikke toimetusi edasi lükkad. Vaatle järgnevaid põhjusi ning ürita ära tunda, milline nendest käib toimingu kohta, mida sa pole antud hetkel alustanud või lõpule viinud:

Harjumus:

Kui ma ootan viimase minutini, siis on mul selle lõpuleviimiseks tugevam motivatsioon.

Ma naudin erutust, mis mind valdab, kui teen seda viimasel minutil.

Ootan senikaua, kui ülemus mulle seda paar korda meelde tuletab, sest siis ma tean, et tal on seda tõesti vaja.

Mul on nii palju tegemist, et suudan pöörata tähelepanu vaid äärmiselt pakilistele toimetustele.

Suhtumine:

Mul pole mingit tahtmist ega ajendit seda ülesannet täita.

Hakkan tegutsema siis, kui mul selleks tuju tuleb.

Tahan teha midagi muud.

Mul pole piisavalt enesevalitsemist.

Kartus:

Ma pole kindel, et ma sellega hakkama saan.

Mul pole selle jaoks piisavalt aega.

See on liialt raske toiming. Ma vajan abi.

Aga mis siis, kui ma ülesandega hakkama ei saa või seda ära ei lõpeta?

Mul on vaja toimingu lõpuleviimiseks materjali hankida.

Kardan, et mind kas kritiseeritakse või satun piinlikku olukorda.

Inimesed lükkavad vajalikke toimetusi edasi nende eri staadiumides. Mõningad lükkavad asja edasi juba enne sellega alustamist, sest neile tundub ülesanne liiga mahukas olevat. Teised küll alustavad, kuid jõudnud poole peale, kaob entusiasm ja nad venitavad lõpuleviimisega. Kolmandad jälle jõuavad juba lõppjärku, kuid võtavad siis uue asja käsile ja jätavad eelmise pooleli. (Muide, sul läheb väga hästi. Oled juba pool artiklit läbi lugenud.)

Põhjused, miks sa pole teatud toiminguga pihta hakanud või seda lõpule viinud, võib jagada kolme kategooriasse. Raamatus The Now Habit (Harjumus koheselt tegutseda) kirjutab Neil Fiore järgmist: „Vajalike toimetuste edasilükkamisega seotud probleemidel on tavaliselt kolm põhjust: tuntakse end ohvrina, ollakse ülekoormatud ning kardetakse ebaõnnestumist.” Olgu asi milles tahes, kui sulle põhjused selgeks saavad, oled sa lahendusele lähemale liikunud.

Kui sa ei mõista vajalike toimetuste edasilükkamise põhjust, siis märgi oma tegevus kogu nädala jooksul poole tunni kaupa üles. Jõua selgusele, kuidas sa oma aega kasutad. See võib olla tõeline üllatus, kui näeme, kuivõrd palju aega me kulutame oluliste ettevõtmiste kõrval suhteliselt tühistele asjadele. Jah, aga mis saab edasi?

Mõtle tagajärgedele

Kui ootame, et mingi asi saab ilma pingutusteta tehtud, võime hoopis kogeda ebameeldivustunnet. Määratud tähtajale lähemale jõudes tunned, kuidas pinge ja mure kasvab. Nende tunnete võimendumine võib halvata sinu loomisvõime. Sul pole enam erilist tahtmist eesmärgile jõudmiseks kaaluda ehk valida eri võimalusi, vaid sa tahad ülesandega lihtsalt ühele poole saada.

Näiteks: sulle on antud ülesandeks teha ettekanne. Sellele eelneval õhtul proovid paar rida paberile panna. Kuna sa pole aga oma teema uurimiseks just eriti palju aega kasutanud, siis sa kombineerid kiiruga midagi kokku. Arvatavasti oleksid vaid vähesed lisapingutused võimaldanud sul lisada sinna kogemusi, toetavat informatsiooni või tabeleid, et aidata kuulajatel antud teemat paremini mõista.

Veel üheks toimingutega viivitamise tagajärjeks on suutmatus vabal ajal lõõgastuda. Põhjuseks on näriv tunne (või keegi, kes meile pidevalt etteheiteid tehes meelde tuletab), et oleme jätnud töö tegemata.

Mida ma võiksin teha?

Koosta nimekiri. Tee seda eelmisel õhtul. Pane kirja kõik, mida sa järgmisel päeval tahad teha. Niimoodi toimides ei unusta sa midagi ära, ning kui sa teed lõpetatud tööde taha märgi, näed sa edenemist lausa oma silmaga. Igast punktist paremale kirjuta, kui palju aega sa arvad kuluvat antud ülesande täitmiseks. Kui sa koostad päevaplaani, siis kirjuta üles, mitu minutit sa iga asja jaoks arvad kuluvat. Koostades suuremate ettevõtmiste plaani, kirjuta üles, mitu tundi sul toimingutele arvatavasti kulub. Tee plaan valmis eelmisel õhtul. Varu mõni minut järgmise päeva plaani koostamiseks. Hoia kalendermärkmik käepärast. Pane sinna kirja kõik vastuvõetud ülesanded ja kokkulepitud kohtumised.

Kui sa vaatad üle järgmise päeva tegemised, sea need kõik oma kalendris tähtsusjärjekorda, kirjutades iga punkti kõrvale vastavalt täitmise järjekorrale A, B, C ja nii edasi. Mõningate inimeste töövõime on parem hommikul, teistel pärastlõunal või õhtul. Planeeri oma kõige tähtsamad toimingud ajale, mil sinu töövõime on parim. Sea vähemmeeldivad tegemised meeldivamatest ettepoole.

Planeeri oma aega. Kui sa alati sõna otseses mõttes viimasel minutil tormad, sest oled hiljaks jäänud, siis õpi aega planeerima. See tähendab, määra täpselt kindlaks, kui palju aega sul konkreetse ülesande täitmiseks vaja läheb. Liida ettenägematuteks asjaoludeks mõni lisaminut juurde. Ära unusta kokkulepete vahele ajavaru jätta. Sa pead lisama sõiduaja. Sa ei saa lõpetada ühte koosolekut kell 10.00 ning olla teisel kohal kell 10.00, isegi juhul, kui see toimub kõrvalruumis, rääkimata veel sellest, kui need on teine teises linna otsas. Jäta piisav ajavaru.

Jaga ülesandeid. Tihti proovime kõik ise ära teha, isegi kui see pole vajalik. Kui me teame, et keegi läheb postkontorisse, võib ta meiegi paki ära saata.

Jaota osadeks. Mõnikord me ei alusta uut toimingut sellepärast, et see on nii töömahukas. Miks mitte suur ülesanne osadeks jaotada? Kui oleme väiksemad ülesanded täitnud, näeme oma edenemist ning see innustab meid järgmist etappi lõpule viima.

Arvesta katkestustega. Sinu tööpäeva jooksul tuleb alati ette katkestusi — telefonikõned, külalised, probleemid, post. Me soovime efektiivselt tööd teha, mis tähendab ka koostööd teiste inimestega, kellel on samamoodi tähtajad. Kui oleme aga huvitatud ainuüksi efektiivsest tööst, ärritab meid see, kui teised meie toimetustele vahele segavad. Seepärast arvesta katkestustega. Varu iga päev aega ettekavatsemata seikadeks. Kui neid kerkib, ei häiri need sind, kuna sa oled nende jaoks teatud ajavaru jätnud.

Premeeri ennast. Oma ajakava koostades peaksid sa intensiivse ning keskendunud tegevuse jaoks ühtejärge planeerima keskeltläbi 90 minutit. Ära unusta ajakava koostades aega töö ettevalmistuse jaoks. Kui sa oled juba tööd alustanud ning ligikaudu poolteist tundi töötanud, vajad ehk väikest vaheaega. Kui sa töötad kabinetis, tee paus, siruta ennast ja heida pilk tagasi. Kui töötad väljas, virguta ennast. Premeeri ennast oma töö eest. — Koguja 3:13.

Mõtle vaid, pärast pealkirja lugemist oled sa kogu artikli vaid viie minutiga läbi lugenud. See võib tähendada, et oled teel paranemise poole!