Miten voisit käyttää aikasi parhaalla tavalla?
ALUSTAAN lähtien ihminen on sijoittanut tapahtumat ajan kehyksiin. Vaikka kukaan ei tarkalleen tiedäkään, mitä aika on, sitä pidetään yhtenä kallisarvoisimmista asioista, jotka ihminen tuntee. Kulunutta ajan osaa ei voi koskaan saada takaisin.
Kaikilla on sama määrä aikaa käytettävissään joka päivä. Aika on arvokasta kuitenkin vain, jos se käytetään hyvään tarkoitukseen. Monet antavat kallisarvoisten tuntien ja päivien luisua ohi saaden aikaan vähän tai ei mitään. Toiset yrittävät kiihkeästi työskennellä joka hetki vain päätyäkseen hermoraunioiksi.
Entä sinä? Tuntuuko sinusta, että aika livahtaa ohi helposti? Pystytkö suorittamaan välttämättömät työt määräajassa? Voisitko käyttää aikasi paremmin?
Ajan tuhlauksen ongelman ratkaiseminen
Jos sinun pitäisi kirjoittaa ylös tunti tunnilta, mitä teet tyypillisenä päivänä, todennäköisesti yllättyisit siitä, kuinka paljon aikaa kuluu hukkaan. Monet huudahtavat: ”En yksinkertaisesti tiedä, mihin aika kuluu.” Mikä voi auttaa ihmisiä ratkaisemaan ajan tuhlauksen ongelman? Liikkeenjohdon konsultti R. Alec Mackenzie vastaa:
”Itsekuri. Ennen kuin voi hallita aikaa, on ensin hallittava itsensä. Ja palkka tekee siitä erityisen kannattavan.”
Voisiko sinun ongelmasi olla se, että aikaa kuluu aloittamiseen? Monet tuhlaavat kalliita minuutteja vitkastellen aamulla sängyssä tai aamiaispöydässä. Sitten kun he saapuvat työhön, he saattavat seurustella tai hoitaa monia henkilökohtaisia asioita ennen työn aloittamista. Teetkö sinä näin? Miksi et yrittäisi nousta viisitoista minuuttia aikaisemmin joka päivä, laittaa vaatteesi ja salkkusi valmiiksi edellisenä iltana tai päästä käsiksi työhön heti, kun saavut työpaikallesi? Tällä pienellä vaivannäöllä saattaa olla hyödyllinen vaikutus koko päivääsi.
Keskeytykset puheluitten tai odottamattomien vieraitten muodossa voivat helposti pilata hyvät suunnitelmat tuottoisasta päivätyöstä. Käykö sinulle näin säännöllisesti? Jos käy, älä pidä epäkohteliaana kertoa ihmisille, että sinulla on kiire. Kun mainitset täsmällisesti, milloin voit antaa heille enemmän aikaasi, he vakuuttuvat kiinnostuksestasi puhua heille, ja jonkin ajan kuluttua tuttavasi tulevat tuntemaan ajankohdat, joina et voi keskustella.
Väsymys on suuri ajan rosvoaja. Mitä voit tehdä sen suhteen? Ehkä kaikki, mitä tarvitaan, on tahdin muutos, vaihtaminen henkisestä työstä ruumiilliseen työhön tai päinvastoin. Pidä mielessäsi, että sinulla on joitakin energian huippuja joka päivä. Vaikka nämä vaihtelevat eri ihmisillä, niin monista tuntuu, että heidän tuottoisin ajankohtansa on aamupäivällä tai kohta keskipäivän jälkeen. Mitä teet energian huippujesi aikana?
Vapaa-ajan liiallinen korostaminen saattaa riistää kallista aikaa. Mutta myös kunnianhimoiset saattavat tuhlata aikaa. Kuinka niin? Jotkut yrittävät selviytyä kaikesta yhdellä kertaa. Sen sijaan, että he työskentelisivät järjestelmällisesti päättäen yhden vaiheen ennen toisen aloittamista, he syöksähtelevät hermostuneesti edestakaisin asioissa, jotka eivät liity toisiinsa. Tämä johtaa pettymykseen ja paineeseen, eikä paljoakaan saada aikaan.
Joillakuilla ihmisillä on tapana ottaa enemmän vastuita kuin he järkevästi voivat kantaa. Kuulutko sinä niihin, jotka valittavat, että ”he vain eivät osaa sanoa ei”, kun heitä pyydetään tekemään jotakin? Kuinka epäviisasta olla sellainen! Varmasti et voi käyttää aikaasi parhaiten hermostumalla valtavaan työtaakkaan, jota et koskaan saa tehdyksi.
Älä koskaan pelkää antaa toisten auttaa. Esimerkiksi perheenäidit voivat antaa lukemattomia pieniä askareita lastensa tehtäväksi. Jopa pienet taaperot voivat oppia korjaamaan vaatteensa pois, panemaan likaiset astiat pesualtaaseen, siistimään huoneensa ja käymään asioilla. Tulet myös huomaamaan, että lapset ovat onnellisempia, kun heillä on tehtävää, kun taas pitkät toimettomuuden ajat aiheuttavat varmasti turhautumista.
Tavoitteet säästävät aikaa
Oletko huomannut, että monet ihmiset tuhlaavat vuosia elämästään oleskelemalla kapakoissa, kadunkulmissa ja syventymällä vapaa-ajan harrastuksiin? Mitä näiden ihmisten elämästä puuttuu? Arvokkaat tavoitteet. Sen tietäminen, mitä haluat tehdä ja asettamiesi tavoitteiden saavuttamisen etukäteen suunnitteleminen auttaa sinua käyttämään aikasi paremmin.
Mitkä ovat sinun tavoitteesi elämässäsi? Oletko ajatellut paljon tätä asiaa? Kun ajattelet, muista Raamatun viisas neuvo Saarnaajan 5:9:ssä: ”Joka rakastaa rahaa, ei saa rahaa kylläksensä, eikä voittoa se, joka rakastaa tavaran paljoutta. Sekin on turhuutta.” Sananlaskujen 16:16 korostaa hengellisten tavoitteiden arvoa aineellisiin verrattuna sanoen: ”Parempi kultaa on hankkia viisautta, kalliimpi hopeata hankkia ymmärrystä.” Aikasi käyttäminen parhaalla tavalla vaatii sen vuoksi ’sopivan ajan ostamista’ Raamatun tutkimista varten, mikä on ainoa jumalisen viisauden ja ymmärryksen lähde. – Ef. 5:16.
Kun olet ensiksi päättänyt, mitkä ovat tärkeimmät tavoitteesi, kirjoita muistiin ne edistyvät askeleet, jotka johtavat kuhunkin näistä ja myös se viimeinen askel, jonka aiot ottaa lähitulevaisuudessa. Sitten lue läpi mitä kirjoitit. Tarkista, onko mitään vaiheita, joiden yli voisi hypätä. Kun poistat ne etukäteen, voit ohjata aikasi sellaisiin asioihin, jotka todella tarvitsee tehdä.
Käytä samaa toimintatapaa välittömämmissä tavoitteissasi työssä tai perheessä. Sanokaamme esimerkiksi, että haluat maalata talosi sisältä. Kokonaisuudessaan tämä saattaa näyttää liian suurelta työltä. Mutta kun jaat sen toinen toistaan seuraaviin vaiheisiin, esimerkiksi yksi huone kerrallaan, se näyttää paljon helpommalta. Jokainen valmis vaihe kannustaa jatkamaan, kunnes työ on valmis.
Ilmeisesti jotkin tavoitteistasi ovat tärkeämpiä kuin toiset. Työskentele ensin tärkeämpien asioitten hyväksi, ja noudata julkaisun How to Organize Your Time (Miten järjestää aikasi) neuvoa: ”Voit tehdä vain yhden tehtävän kerrallaan. Jos yrität tehdä yhtä tehtävää, ja silti olet huolissasi muista töistä . . . tekeillä oleva työ vie enemmän aikaa ja tilanne käy aina vain pahemmaksi.”
Määräajat voivat olla hyödyllisiä
Professori C. Northcote Parkinson huomautti: ”Työ laajenee niin, että se täyttää sen suorittamiseen käytettävissä olevan ajan.” Olet varmaan huomannut, että jos sinulla on koko päivä aikaa tehdä jotakin, sinä todennäköisimmin käytät siihen koko päivän, kun taas paineen alaisena saattaisit saada saman työn valmiiksi muutamassa tunnissa. Monet ovat tulleet siihen tulokseen, että voidakseen käyttää aikansa paremmin heidän täytyy asettaa järkeviä määräaikoja itselleen. Joseph D. Cooper kirjoittaa kirjassaan How to Get More Done in Less Time (Miten tehdä enemmän vähemmässä ajassa):
”Paineen alaisena oleminen lisää suorituskykyä. Päästään työvauhtiin, jolloin toisarvoisia toimintoja ja keskeytyksiä esiintyy vähemmän . . . Nopeus ja päättäväisyys lisääntyvät. Ripeä ponnistelusi tarttuu toisiin. Se estää heitä keskeyttämästä sinua tai muuten sotkemasta etenemisnopeuttasi.”
Jotkut ehkä pelkäävät, että he eivät voisi työskennellä määräajan aiheuttaman paineen alaisina. Mutta järkevien aikarajojen asettaminen suunnitelman jokaiselle toimenpiteelle saattaa todellisuudessa vähentää loppuvaiheen paineen voimakkuutta, koska se tasoittuu koko työn kestäväksi. Henkilö, joka tekee näin, haastaa itsensä pysymään aika-arvionsa rajoissa. Mikä helpotus, kun ei tarvitse kohdata hurjaa loppukiriä viime minuutilla!
Kun asetat määräaikoja, vältä kuitenkin olemasta liian joustamaton. Muuta ne, jos ne osoittautuvat saavuttamattomiksi. Äläkä unohda jättää vähän aikaa odottamattomille vastoinkäymisille ja keskeytyksille. Liikkeenjohdon konsultti Mackenzie, jota lainattiin aikaisemmin, suosittelee, että 20 prosenttia päivästä tulisi jättää suunnittelematta ”vain voidakseen selviytyä ennalta-aavistamattomista tapahtumista”.
Muista myös, että ajan paras käyttäminen ei merkitse jonkin parissa työskentelemistä joka minuutti. Eric Johnston, johtajien neuvonantaja, kirjoitti: ”Jokaisen ihmisen tulisi johonkin aikaan päivästä varata hetkinen, jolloin hän ei tee yhtään mitään. Aivan oikein – ei mitään.” Rentoutumisen ajat ovat välttämättömiä. Ne virkistävät sekä ruumista että mieltä ja auttavat tarttumaan jälleen työhön mielenkiinto ja päättäväisyys terästyneinä.
Jotkin aikavarat jäävät usein huomaamatta
Ihmiset, jotka haluavat käyttää aikansa parhaalla tavalla, tekevät hyvin harkitessaan niitä aikavaroja, joita usein ei huomata. Mietihän joitakin näistä: Monilla ihmisillä teollistuneessa maailmassa on noin 40 minuuttia aikaa siitä, kun he nousevat ylös, siihen kun he lähtevät työhön. Kun he saapuvat työstä kotiin, saattaa kulua jälleen neljä tai viisi tuntia ennen nukkumaan menoa. Tämä on yli 20 tuntia viikossa. Kaksipäiväiset viikonloput tarjoavat noin kolme kuukautta vapaa-aikaa vuodessa.
Tietenkin suuri osa tästä ajasta kuluu pukeutumiseen, syömiseen, nukkumiseen tai perheen toimintoihin. Mutta eikö jotakin siitä voitaisi suunnata välttämättömään lukemiseen, ruohon leikkaamiseen tai muihin pikkuasioihin, jotka vaativat huomiota?
Aika, joka käytetään odottamiseen, helposti myös unohdetaan. Joka päivä tuhannet ihmiset odottavat jonoissa, odotushuoneissa tai toisten tulemista tapaamisille. Kirjoituksessa, jonka nimi oli ”Parhaan hyödyn saaminen joutohetkistäsi”, kirjailija huomauttaa:
”Kukaan meistä ei ajattelisi heittävänsä pois viiden ja kymmenen ja kahdenkymmenenviiden sentin kolikoita, joita kertyy taskuihimme. Mutta melkein kaikki meistä heittävät pois ajan rahtusia – viisiminuuttisia sinne, neljännestunteja tänne – jotka kerääntyvät tavallisena päivänä. Luulen heittäneeni mahdollisesti pois kokonaisen työpäivän hammaslääkärin vastaanottohuoneessa viime vuonna selaillen mitään näkemättä vanhoja aikakauslehtiä.”
Yllä mainitun kirjoituksen kirjoittajasta tuli ”ajan vahti” ja hän käytti odotusaikansa kirjeitten kirjoittamiseen ja muusta kirjeenvaihdosta huolehtimiseen. Hän oli ilahtunut tuloksista.
Miten sinä voit käyttää aikasi parhaalla tavalla? Aseta kannattavat tavoitteet ja työskentele niiden hyväksi askel askeleelta. Pane itsesi vauhtiin aloittamalla ajoissa ja asettamalla järkeviä määräaikoja työsi jokaiselle vaiheelle. Itsekuri ja hyvä järjestely auttavat sinua käyttämään tuottoisimmat tuntisi viisaasti. Äläkä jätä kurkistamatta joutohetkiesi varastoon, joka ehkä muuten tuhlautuisi.