Oletko sinä ajan herra vai sen orja?
”MIKSI olet myöhässä?” kyseli opettaja kun Albert käveli luokkahuoneeseen. ”Koska juoksin kouluun koko matkan pyörän kanssa”, Albert vastasi hengästyneenä.
”Miksi et polkenut pyörälläsi?” kysyi opettaja uteliaana. ”Koska olin niin paljon myöhässä, etten ehtinyt pysähtyä ja nousta pyörän satulaan”, selitti Albert.
Tämä liioiteltu, koominen kertomus valaisee tilannetta, jonka me monet kohtaamme päivittäin. Kiireissämme monien suoritettavien tehtävien kanssa, ja kun aika loppuu niiden tekemiseksi, meistä saattaa tuntua siltä, että kiidämme yhdestä asiasta seuraavaan. Mutta kuten Albert mekin hidastamme joskus vauhtiamme päättelemällä, että meillä ei ole aikaa edes tehokkuuden vuoksi pysähtyä ja järjestää asioita uudelleen.
Voimme kuitenkin säästää aikaa, saada aikaan enemmän pitkällä aikavälillä ja vähentää stressiä, jos seisahdumme miettimään parantaaksemme kykyjämme ajan käyttämiseksi tehokkaasti. Silloin sen sijaan että näkisimme ajan säälimättömänä isäntänä, siitä voi tulla hyödyllinen palvelija.
Miten voit päästä siihen, että käytät aikasi tehokkaammin? Seuraavaksi on muutamia ehdotuksia. Kun luet niitä, valitse ne, jotka sopivat sinun tarpeisiisi, ja sovella ne olosuhteisiisi.
Suunnittele päiväsi
Kuvittele, että päiväsi on juuri alkanut. Edessäsi on loputtomalta näyttävä määrä tehtäviä. Ajatus kaikista näistä velvollisuuksista saa sinut ehkä pelkäämään päivää. Mistä sinun pitäisi alkaa? Päiväsi suunnittelusta.
Monet aloittavat kirjoittamalla luettelon hoidettavista asioista. Eräs mies, jolla on monia vastuita isossa järjestössä, mainitsee, kuinka hän pysyy aikataulussa. Hän sanoo: ”Kirjoitan luettelon asioista, jotka on tehtävä. Kun uusia asioita ilmaantuu tai tulee mieleeni, lisään ne luetteloon. Sitten kun tehtävä on suoritettu, pyyhin sen yli.”
Voisiko samanlainen kirjoitettu suunnitelma auttaa sinua järjestämään päivittäiset toimesi? Ehkä vastaat: ’Se saattaisi auttaa minua pääsemään alkuun, mutta en koskaan saisi kaikkia luettelossani olevia asioita valmiiksi!’ Ja olet luultavasti oikeassa. Siksi seuraava neuvo on hyödyllinen:
Aseta asiat tärkeysjärjestykseen
Voit asettaa asiat tärkeysjärjestykseen numeroimalla jokaisen kohdan luettelossasi sen tärkeyden mukaan. Sitten, siinä määrin kuin se on mahdollista, käsittele jokainen asia tässä järjestyksessä. Tulee luonnollisesti aikoja, jolloin haluat tehdä poikkeuksen etkä hoida jotakin asiaa tiukasti tärkeysjärjestyksessä, vaan olosuhteittesi ja mieltymystesi mukaan. Pysy siksi joustavana. Tarkoituksesi on hallita itsesi niin, että se mitä saat aikaan kunakin päivänä tapahtuu harkitusti eikä sattumanvaraisesti.
Älä ryntäile työstä toiseen tai ole huolissasi siitä, ehditkö tehdä kaikki luettelossasi olevat asiat. Ajankäytön konsultti Alan Lakein painottaa: ”Harvoin päästään viimeiseen kohtaan hoidettavien asioiden luettelossa. Kaikkien luettelossa olevien asioiden suorittamisella ei sinänsä ole merkitystä, vaan sillä että käytät parhaimmalla tavalla aikasi.”
Tämä tavoite on saavutettu, jos olet käyttänyt suurimman osan ajastasi todella tärkeitten asioitten hoitamiseen. Mitä tulee käsittelemättömiin asioihin, katso voitaisiinko ne uskoa toisten tehtäväksi tai siirtää huomiseen luetteloon. Tiukka katsaus vähemmän tärkeisiin kohtiin paljastaa joskus, että niitä ei tarvitse ollenkaan tehdä. Toisaalta asia, joka on tänään luettelon viimeisenä, saattaa olla huomenna tärkeämmällä sijalla.
Mutta miten ryhdyt ratkaisemaan sitä, mitkä asiat ovat luettelossasi tärkeysjärjestyksessä ensimmäisinä? Loppujen lopuksi kun katsoo pitkää velvollisuuksien luetteloa, monet asiat saattavat näyttää olevan yhtä tärkeitä. Asettaaksesi asiat tehokkaasti tärkeysjärjestykseen ...
Tee ero ”kiireellisen” ja ”tärkeän” välillä
Raamatullisina aikoina elänyt viisas kuningas sanoi, että ihmisen pitäisi ’nauttia hyvää kaiken vaivannäkönsä ohessa’. (Saarnaaja 3:13) Jotkut tehtävät antavat parempia tuloksia kuin toiset. Niinpä kun käyt läpi velvollisuuksien luetteloa, harkitse niitä tuloksia, joita kukin asia tuottaa. Tuottaako tehtävän valmiiksi saaminen merkittävää hyötyä? ’Nautitko hyvää vaivannäöstäsi’? Jos et, niin kyseinen tehtävä ei ehkä ole kovin korkealla tärkeysjärjestyksessä.
Ensisilmäyksellä tosin kaikki luettelon asiat saattavat tuntua kiireellisiltä. Mutta ovatko kiireelliset asiat aina tärkeitä, niin että niihin kannattaa käyttää paljon aikaa. New Orleansin yliopiston ajanhallinnan professori Michael LeBoeuf tekee seuraavan havainnon: ”Tärkeät asiat ovat harvoin kiireellisiä ja kiireelliset asiat ovat harvoin tärkeitä. Kun olet myöhässä sovitusta tapaamisesta, on paljon kiireellisempää vaihtaa puhjennut autonrengas kuin muistaa maksaa autosi vakuutusmaksu, mutta sen [renkaan] tärkeys on useimmissa tapauksissa suhteellisen pieni.”
Sitten hän valittaa: ”Valitettavasti meistä monet käyttävät elämänsä alistuen kiireen hirmuvaltaan. Tulos on se, että me jätämme huomioon ottamatta vähemmän kiireellisiä mutta tärkeämpiä asioita elämässä. Tällainen on suuri tehokkuuden tappaja.”
Kun siis asetat asioita tärkeysjärjestykseen, kysy itseltäsi, mitkä niistä ovat todella tärkeitä. Yritä sitten käyttää suurin osa ajastasi niiden hoitamiseen. Jokin kiireellinen asia ei ehkä tarvitse välitöntä huolehtimista. Ja onko järkevää käyttää siihen paljon aikaa? Voitko käsitellä sen nopeasti ja siirtyä toimintaan, joka johtaa suurempiin tuloksiin? Vielä parempi on, jos se voidaan uskoa jonkun muun tehtäväksi.
Olet epäilemättä samaa mieltä siitä, että on palkitsevampaa työskennellä sellaisen asian parissa, joka tuottaa tärkeitä tuloksia, kuin vain tarttua kiinni mihin tahansa sellaisiin tehtäviin, jotka sattuvat olemaan käsillä. Yritä suunnata niin monet ponnistuksesi kuin mahdollista toimintoihin, jotka johtavat todellisiin aikaansaannoksiin.
80/20 sääntö
Jos sovelletaan tähän saakka käsiteltyjä periaatteita, niin kuinka suuren osan päivittäisistä toimistasi arvioisit luokiteltavan tärkeysjärjestyksen kärkeen. Tietysti se riippuu sinun erityisistä vastuistasi. Mutta muutamat ajankäytön asiantuntijat ovat sitä mieltä, että monissa tapauksissa voit rajoittaa tärkeysjärjestyksen kärjessä olevat asiat noin 20 prosenttiin. He viittaavat ohjeeksi sopivaan 80/20 sääntöön.
Tämän periaatteen laati sanamuotoon 1800-luvulla elänyt italialainen taloustieteilijä Vilfredo Pareto. Se ilmaisee, että vain noin 20 prosenttia aiheista tuottaa noin 80 prosenttia tuloksista. Jos olet valpas, saatat havaita, että jokapäiväisessä elämässä on muutamia tilanteita, joihin Pareton periaate soveltuu. Mutta kuinka 80/20 sääntöä voidaan soveltaa ajankäyttöösi?
Erittele hoidettavien asioiden luettelosi kaikki kohdat. Sinä voit ehkä olla 80-prosenttisen tehokas toteuttamalla kaksi kymmenestä luetteloidusta kohdasta. Jos niin on, niin ne ovat kaksi tärkeintä kohtaa luettelossasi. Lisäksi erittele urakka ennen kuin ryhdyt siihen. Kuinka paljon siitä on todella tärkeää sinun kannaltasi? Mikä osa työstä tuottaa merkittävimmät tulokset? Tämä osa tehtävästä on etusijalla.
Käsiteltyään Pareton periaatetta ajankäytön konsultti Dru Scott selittää, kuinka sen voi saada työskentelemään puolestasi. Hän sanoo: ”Tunnista ne tärkeät ainekset, jotka ovat välttämättömiä toteuttaaksesi tarkoituksesi. Tee nämä asiat ensin. Näin saat eniten tuloksia lyhyimmässä ajassa.”
Nauti hyödyistä
Tässä vaiheessa voit ehkä paremmin ymmärtää sen, että ajan herrana oleminen ei merkitse sitä, että olet aina työssä haaskaamatta koskaan hetkeäkään tai että ryntäilet kriisistä toiseen. Ajan tehokas käyttö merkitsee pikemminkin sitä, että valitsee tarkoituksenmukaisen tehtävän juuri tälle hetkelle. Se merkitsee sitä, että huomaat, mitkä toiminnot antavat parhaat tulokset, ja että käytät aikasi näihin aina kun se on mahdollista.
Ei ole olemassa mitään kiinteitä sääntöjä oman aikasi järjestämisestä. Jotta hyötyisit tässä kirjoituksessa esitetyistä ehdotuksista, ole joustava. Kokeile. Sovella. Havaitse, mitkä hyödyttävät eniten sinua. Lue tämän sivun luettelon ehdotukset ja katso, mitkä niistä auttavat sinua muuttamaan säälimättömän isännän hyödylliseksi palvelijaksi.
Saadessasi ajan paremmin valvontaasi millainen aikaansaamisen tunne sinulla onkaan kunkin päivän päättyessä! Vaikka todennäköisesti enemmän velvollisuuksia jää huomiseksi, tunnet tyydytystä tietäessäsi, että olet suunnannut ponnistuksesi tärkeimpiin asioihin. Sinä ’nautit hyvää vaivannäöstäsi’.
Saatat jopa huomata, että sinulla on – vihdoinkin – riittävästi aikaa asioille, jotka ovat todella tärkeitä. Silloin et ole olosuhteiden kiireinen uhri, vaan olet aikasi herra. Se ei ainoastaan tuo lisää tehokkuutta työhösi, vaan todennäköisesti myös enemmän iloa.
[Tekstiruutu s. 27]
AJANSÄÄSTÖTAPOJA
1. Selkiinnytä arvomaailmasi ja aseta itsellesi selvät päämäärät elämässäsi. Se on se avain, jolla pystyt asettamaan hoidettavat asiasi joka päivä tärkeysjärjestykseen.
2. Työskentele tehtävissä, jotka vaativat keskittymistä, kun olet virkeimmilläsi.
3. Soita puhelimella silloin, kun todennäköisimmin tavoitat haluamasi henkilön.
4. Siirrä töitäsi jonkun muun tehtäväksi aina, kun se on mahdollista. Se vapauttaa sinut aikaansaamaan enemmän ja antaa muille kokemusta.
5. Kun teet paperitöitä, yritä käsitellä kukin paperi kerralla pois päiväjärjestyksestä, sen sijaan että antaisit sille väliaikaisen ’parkkipaikan’.
6. Ollessasi kokouksissa toisten kanssa pitäydy esityslistalla olevissa asioissa. Sovi selvät alkamis- ja lopettamisajat.
7. Järjestä työpaikkasi niin, että tarpeelliset työkalut ovat käden ulottuvilla.
8. Älä tunne olevasi pakotettu hyväksymään jokaista seuraelämän kutsua, joka tulee eteesi. Opi sanomaan ei tahdikkaasti.
9. Tee pysyvät ostos- ja pakkauslistat niin pitkälle kuin se on mahdollista, sen sijaan että kirjoittaisit toistuvasti uudet.
10. Lepää ja rentoudu riittävästi niin, että voit työskennellä tehokkaasti.
11. Aseta määräajat.
12. Älä vitkastele.
13. Pura suuret tehtävät pienempiin osiin.
14. Älä ole täydellisyyden tavoittelija. Keskity siihen, mikä on todella tärkeätä.
15. Käytä odotusajat hyvin hyödyksi. Kirjoita kirje, lue tai suorita jokin muu tärkeä tehtävä.
16. Tiedä, että tulee tilanteita, jolloin joudut käyttämään aikaasi sellaisiin asioihin, joihin et haluaisi sitä käyttää. Älä tuhlaa aikaa sen harmittelemiseen. Sen sijaan tartu työhön saadaksesi sen tehdyksi.
[Kuva s. 25]
Monien mielestä on hyödyllistä kirjoittaa hoidettavat asiat paperille tärkeysjärjestykseen
[Kuvat s. 26]
Hyvä järjestys ja asioitten asettaminen tärkeysjärjestykseen voivat muuttaa tilannetta valtavasti