Kysymyspalsta

● Miten kauan papereita tulisi säilyttää seurakunnan arkistossa?

Nykyisen lain mukaan tilipapereita on säilytettävä vähintään kymmenen vuotta ja tositteita raha-asioista seitsemän vuotta. Näihin kuuluvat lehti- ja kirjallisuustileihin liittyvät tositteet. Valtakunnansalin rakentamiseen tai suurempiin korjauksiin liittyviä papereita, joita voidaan tarvita tai joista saattaisi olla hyötyä seitsemän vuoden jälkeenkin, voidaan säilyttää pidemmän aikaa.

Jäljennökset tilauslipukkeista, kirjallisuuden, jakeluilmoituksien ja lehtien tilauksista, anomukset tilapäiseen tienraivaukseen ja muut samanlaiset paperit voidaan hävittää vuoden kuluttua.

Julistajankortit tulisi säilyttää niin, että jokaisen julistajan viimeisten kahdeksan vuoden palvelus on nähtävissä. Vanhemmat kortit voidaan hävittää. Kenttäpalveluksesta kuukausittain jätettäviä raporttilipukkeita ei tarvitse säilyttää enää sen jälkeen, kun ne on laskettu ja merkinnät tehty julistajankortteihin. Merkinnät seurakunnan kenttäpalveluksesta ja kokouksissakävijöistä tulisi säilyttää kahdeksan vuotta, tai jos halutaan, pidempäänkin.

Kierrosvalvojalta saadut kirjeet, joissa on tietoja kierroskonventeista, hänen vierailustaan tms., voidaan poistaa sen jälkeen, kun tilaisuus, josta kirjeessä on tiedotettu, on mennyt ohitse. Kierrosvalvojan raportit ja niihin liittyvä kirjeenvaihto tulisi säilyttää ainakin kahdeksan vuotta.

Vanhinten, avustavien palvelijoiden tai vakituisina tienraivaajina palvelevien nimityksiä koskeva aineisto tulee säilyttää pysyvästi.

Seuralta tulleet painetut kirjeet, jotka koskevat lehtien erikoisnumeroita, matkoja kansainväliseen konventtiin jne., voidaan hävittää sen jälkeen, kun kyseinen toiminta tai konventti on ohitse. Olisi hyvä säilyttää pysyvästi kirjeet, joissa on ohjeita, kuten: Tilausten asianmukainen käsittely (S-11), Ohjeita seurakunnan tilienpidosta (S-27), Esitelmien aiheet (S-99), Aluemuutoksen pyytäminen (S-6), Seurakunnan aluemääräys (S-54) ja ohjeita tienraivauksesta käsittelevät kirjeet, myös ajankohtaiset esitelmien, hautajaispuheen ja muistonviettopuheen jäsennykset.

Tuominta-asiat: Luottamuksellinen kirjeenvaihto, joka koskee vakavia komitean tuominta-asioita, tulisi säilyttää turvallisessa paikassa, johon ainoastaan vanhimmilla on pääsy. Nämä paperit tulisi säilyttää vähintään viisi vuotta siitä eteenpäin, kun tapaus on käsitelty loppuun, tai pidempäänkin, jos vanhimmat katsovat sen viisaaksi joissakin tapauksissa.

Ymmärrämme, ettei edellä oleva käsittele jokaista lipuketta tai kirjettä, mutta yleiset suuntaviivat ovat avuksi vanhimmille arkistojen pitämisessä.