À l’attention des surveillants-présidents:

La Société est heureuse de collaborer avec les aînés des congrégations. Pour nous permettre de vous aider plus efficacement, nous vous demandons particulièrement votre collaboration dans le domaine de la correspondance.

Lorsque vous écrivez à la Société pour quelque motif que ce soit, n’omettez jamais d’indiquer vos nom et prénom, votre adresse complète et le nom de la congrégation. L’un ou l’autre de ces points est fréquemment omis dans les lettres que nous recevons et cela nous occasionne chaque fois des recherches. Il arrive très souvent que nous n’arrivons pas à identifier certaines commandes ou des rapports mensuels parce qu’ils comportent uniquement une signature illisible, sans l’indication de la congrégation.

Si vous recommandez des aînés ou des serviteurs ministériels au collège central, veuillez indiquer leurs noms et prénoms, leur âge, la date de leur baptême et mentionner s’ils se déclarent membres oints ou “autres brebis”. Toute recommandation doit être signée par les trois membres du comité, même s’il s’agit de surveillants remplaçants (voir or, page 61, §§ 2, 3). Si la formation d’une nouvelle congrégation est envisagée, ne manquez pas de demander à la Société les formulaires correspondants.

Enfin, nous rappelons qu’une résolution d’exclusion doit être signée par les trois membres du comité judiciaire. Il y a lieu également d’indiquer la date de l’exclusion et le motif, et de faire un résumé bref mais précis des faits (voir or, page 170).

Nous vous remercions à l’avance de l’attention que vous porterez à ces détails, afin de faciliter notre tâche.