Le temps — Maître ou esclave?

“POURQUOI es-​tu en retard?” demande l’instituteur à Albert qui entre dans la classe. “Parce que j’ai couru à côté de ma bicyclette tout le long du trajet”, répond Albert, hors d’haleine.

“Pourquoi n’es-​tu pas monté sur ta bicyclette?” s’étonne le maître. “Parce que, explique Albert, j’étais tellement en retard que je n’avais pas le temps de m’arrêter pour monter sur ma bicyclette.”

Cette histoire drôle est certes exagérée, mais elle illustre bien une situation que nombre d’entre nous rencontrent quotidiennement. Menant une vie trépidante parce que nous avons beaucoup à faire et des horaires précis à respecter, nous pouvons avoir l’impression de courir d’une chose à l’autre. Mais, comme Albert, nous perdons parfois du temps en estimant que nous ne pouvons pas nous arrêter et nous réorganiser en vue d’être plus efficaces.

Néanmoins, nous pouvons gagner du temps, réaliser en fin de compte davantage de choses et être moins stressés si nous savons nous arrêter pour déterminer un emploi du temps qui nous permettra d’utiliser au mieux nos capacités. Alors, au lieu d’être pour nous un maître impitoyable, le temps deviendra un esclave utile.

Comment mieux gérer votre temps? En lisant les suggestions suivantes, déterminez celles qui correspondent à vos besoins et adaptez-​les à votre situation.

Établir un emploi du temps

Imaginez que la journée commence. Vous avez tant à faire que le simple fait d’y penser vous effraie. Par quoi allez-​vous commencer? Par établir votre emploi du temps.

Nombreux sont ceux qui commencent par dresser une liste de choses à faire. Un homme qui assume de lourdes responsabilités au sein d’une importante société explique comment il s’y prend pour respecter son programme: “Je dresse par écrit la liste des choses que je dois faire. J’y ajoute de nouvelles tâches à mesure qu’elles se présentent ou me viennent à l’esprit. Ensuite, je biffe celles que j’ai effectuées.”

Pourriez-​vous dresser par écrit une telle liste pour organiser vos activités quotidiennes? ‘Cela m’aidera peut-être à commencer la journée, mais je ne ferai jamais tout ce qui figurera sur cette liste!’ pourrez-​vous répondre. Et vous aurez probablement raison. C’est pourquoi il est utile de...

Se fixer des priorités

Vous pouvez vous fixer des priorités en classant chaque point de votre liste par ordre d’importance. Puis, autant que possible, entreprenez chaque activité en suivant cet ordre. Naturellement, il vous arrivera de faire des exceptions et de ne pas respecter strictement l’ordre de priorité à cause de certaines circonstances ou de vos préférences. Soyez donc souple. Votre objectif est de rester maître de votre temps; ainsi, ce que vous aurez effectué dans la journée sera le fait d’un choix, non du hasard.

Ne vous précipitez pas d’une activité à l’autre, et ne cherchez pas à faire tout ce que vous avez prévu. Alan Lakein, conseiller en matière d’organisation, précise: “On atteint rarement le bas de sa liste de choses à faire. Ce qui prime, c’est d’utiliser son temps au mieux.”

Vous y parviendrez si vous employez la majeure partie de votre temps à ce qui est réellement important. Quant aux tâches que vous n’aurez pas effectuées, voyez s’il est possible de les confier à d’autres personnes, ou bien transférez-​les sur la liste des activités du lendemain. En considérant d’un œil critique les tâches les moins urgentes, vous vous rendrez compte qu’elles ne sont pas toujours absolument indispensables. Par contre, une activité qui se trouve aujourd’hui en bas de la liste peut devenir prioritaire demain.

Mais comment allez-​vous décider quelles activités sont les plus urgentes? Après tout, parmi toutes les tâches à accomplir, beaucoup peuvent sembler aussi importantes les unes que les autres. Aussi, pour se fixer de bonnes priorités, il faut...

Distinguer ce qui est “urgent” de ce qui est “important”

Un sage roi des temps bibliques déclara qu’un homme devrait ‘voir le bien pour tout son dur travail’. (Ecclésiaste 3:13.) Certaines tâches sont plus productives que d’autres. Aussi, en parcourant votre liste de choses à faire, considérez les résultats qu’apportera la réalisation de chaque tâche. Vous procurera-​t-​elle d’importants bienfaits? ‘Verrez-​vous le bien’ pour votre dur travail? Si vous répondez par la négative, c’est que cette tâche n’est probablement pas prioritaire.

Certes, à première vue, toutes les tâches énumérées sur votre liste semblent urgentes. Mais ce qui est urgent est-​il toujours important? Ces activités méritent-​elles que l’on y consacre tant de temps? Michael LeBoeuf, professeur en organisation du travail à l’université de La Nouvelle-Orléans, fait cette remarque: “Les choses importantes sont rarement urgentes, et les choses urgentes sont rarement importantes. Lorsqu’on est en retard pour un rendez-vous, il est plus urgent de réparer un pneu que de penser à payer sa prime d’assurance-automobile, bien que cette réparation soit, dans la plupart des cas, relativement peu importante.”

Puis il exprime ce regret: “Malheureusement, nombre d’entre nous passons souvent notre vie à nous débattre sous la pression tyrannique de l’urgence. En conséquence, nous négligeons les choses moins urgentes, mais plus importantes. Cette attitude est l’ennemie jurée de l’efficacité.”

Ainsi, pour fixer vos priorités, demandez-​vous quelles activités sont vraiment importantes. Puis efforcez-​vous d’employer la majeure partie de votre temps à les accomplir. Peut-être une question urgente ne nécessite-​t-​elle pas que vous vous en préoccupiez immédiatement. Serait-​il justifié d’y consacrer beaucoup de temps? Pouvez-​vous la régler rapidement et passer ensuite à une autre tâche qui sera plus rentable? Mieux encore, pouvez-​vous en charger quelqu’un d’autre?

Sans aucun doute, vous serez d’accord pour dire qu’il est plus rentable de se livrer à une activité productive que d’être simplement occupé aux différentes tâches qui se présentent. Efforcez-​vous donc autant que possible de consacrer vos efforts à des activités réellement productives.

La règle des 80/20

En appliquant ces principes, quel pourcentage des activités quotidiennes devrait-​on considérer comme véritablement prioritaires? Bien sûr, tout dépend des responsabilités que vous assumez. Mais nombre d’experts en matière d’organisation estiment que, dans la majorité des cas, on peut diminuer d’environ 80 % la liste des activités les plus urgentes. Ils se réfèrent pour cela à la règle des 80/20.

C’est Vilfredo Pareto, un économiste italien du XIX^e siècle, qui a énoncé ce principe. Il a expliqué que seulement près de 20 % des causes produisent environ 80 % des effets. Si vous y prêtez attention, vous vous rendrez compte que le principe de Pareto s’applique dans beaucoup de situations de la vie courante. Mais comment s’applique-​t-​il à l’usage de votre temps?

Examinez les activités inscrites sur votre liste. Peut-être pouvez-​vous être efficace à 80 % en accomplissant deux tâches sur dix énumérées. Si c’est le cas, il s’agit alors des deux plus importantes tâches de votre liste. Réfléchissez également avant de vous mettre à l’ouvrage. Dans quelle mesure cette tâche vous permettra-​t-​elle d’atteindre vos objectifs? Quelle portion de travail se révélera la plus productive? C’est celle-là qui est prioritaire.

Après avoir parlé du principe de Pareto, Dru Scott, conseillère en matière d’organisation, explique comment l’appliquer. Elle déclare: “Déterminez les tâches qu’il vous faut impérativement accomplir pour atteindre vos objectifs et commencez par celles-là. Vous obtiendrez un maximum de résultats en un minimum de temps.”

Des bienfaits agréables

Arrivé à ce stade de l’article, vous vous rendez peut-être mieux compte qu’être maître de son temps ne signifie pas se soucier des minutes perdues, ou courir d’un problème urgent à l’autre. Au contraire, pour bien employer son temps, il faut sélectionner la tâche qu’il est approprié d’accomplir sur-le-champ. Il est donc nécessaire de discerner les activités les plus productives et, autant que possible, s’y consacrer.

Il n’existe pas de règles immuables pour établir son emploi du temps. Afin de tirer profit des suggestions proposées dans cet article, soyez souple. Essayez de les appliquer. Adaptez-​les à votre cas. Découvrez celles qui vous conviennent le mieux. Consultez le tableau ci-contre, et voyez quels points vous aideront à transformer le maître impitoyable qu’est le temps en un esclave utile.

En maîtrisant mieux votre temps, vous aurez chaque soir le sentiment d’avoir atteint votre objectif. Il vous restera probablement beaucoup à faire le lendemain, mais vous aurez la satisfaction de vous être employé à des tâches primordiales. Vous ‘verrez le bien’ pour votre dur travail.

Vous finirez peut-être même par réaliser que vous disposez de suffisamment de temps pour les activités vraiment importantes. Alors, au lieu d’être victime de la vie trépidante, vous serez maître de votre temps. Non seulement vous serez plus efficace, mais votre joie augmentera.

[Encadré, page 27]

COMMENT GAGNER DU TEMPS

1. Ayez une échelle des valeurs et des buts précis. C’est la clé qui permet de se fixer des priorités dans la vie courante.

2. Accomplissez les tâches qui nécessitent un effort de concentration au moment de la journée où vous êtes le plus en forme.

3. Appelez les personnes que vous voulez joindre au téléphone lorsqu’elles sont le plus susceptibles d’être disponibles.

4. Quand c’est possible, déchargez-​vous sur d’autres d’une partie de votre travail. Cela vous permettra de faire davantage, et d’autres personnes pourront ainsi acquérir de l’expérience.

5. Quand vous faites des écritures, essayez de traiter chaque papier en une seule fois, au lieu de le mettre ‘en attente’.

6. Tenez-​vous à votre programme de rendez-vous. Fixez une heure pour le début et la fin de chaque entretien.

7. Organisez votre plan de travail en disposant les outils nécessaires à portée de main.

8. Ne vous sentez pas obligé d’accepter toutes les invitations. Sachez dire non avec tact.

9. Établissez une liste type pour ce qui est des courses et des bagages, afin d’éviter de recommencer à chaque fois.

10. Reposez-​vous et relaxez-​vous suffisamment pour pouvoir fournir un travail efficace.

11. Fixez-​vous des échéances.

12. Ne remettez pas tout au lendemain.

13. Divisez les lourdes tâches en plusieurs étapes.

14. Ne soyez pas perfectionniste. Concentrez vos efforts sur ce qui est réellement important.

15. Utilisez à bon escient le temps passé à attendre. Écrivez une lettre, lisez, ou accomplissez une autre tâche indispensable.

16. Sachez que vous devrez parfois passer du temps à des activités que vous n’aurez pas choisies. Au lieu de vous tourmenter et ainsi de perdre du temps, travaillez pour achever ce que vous avez à faire.

[Illustration, page 25]

Beaucoup trouvent utile d’établir une liste des tâches prioritaires.

[Illustrations, page 26]

Être organisé et se fixer des priorités peut faire toute la différence.