કાગળ રહિત ઑફિસ—શું એ શક્ય છે?

આ લેખની છેલ્લી રૂપરેખા ૧૧ પાનામાં પ્રિન્ટ કરવામાં આવી—એટલે કે સામાન્ય કાગળમાં પ્રિન્ટ કરી.a સંપાદનની પક્રિયા ચાલતી હતી એ દરમિયાન, સામગ્રીને લગભગ ૨૦ વખત ફરીથી પ્રિન્ટ કરવામાં આવી. આખરે, જગત ફરતે લગભગ ૮૦ ભાષાંતર ટીમને મોકલવામાં આવી, પછી દરેક ટીમે એની છ પ્રતો કાઢી. પછી, પ્રિન્ટીંગ પ્રેસમાં જતાં પહેલા આ લેખ માટે ૫,૦૦૦ કરતાં વધારે કાગળ વપરાયા!

કૉમ્પ્યુટરોની શરૂઆત થઈ ત્યારે કેટલાકે એવો અંદાજ કાઢ્યો કે—“કાગળ રહિત ઑફિસ” થશે. એલ્વીન ટોફલરે પોતાના પુસ્તક ધ થર્ડ વેવમાં ભાવિ વિષે જાહેર કર્યું કે ‘કૉમ્પ્યુટરોની સરખામણીમાં કાગળનો ઉપયોગ કરવો એ પ્રાચીન ઢબ છે.’ રસપ્રદ વાત છે કે ઇન્ટરનૅશનલ બિઝનૅસ મશીન્સ કૉર્પોરેશને ૧૯૮૧માં કૉમ્પ્યુટર બનાવ્યું ત્યારે, એની ઇચ્છા પ્રિન્ટર પૂરું પાડવાની ન હતી. કેટલાકે એવો દાવો કર્યો કે આ કંપની વિચારતી હતી કે કૉમ્પ્યુટરનો ઉપયોગ કરનારાઓને સીધે સીધું કૉમ્પ્યુટરના મોનિટર પરથી માહિતી વાંચવામાં આનંદ આવી શકે. ગમે તેમ પણ કેટલાકે એવું વિચાર્યું કે “કાગળ વિનાની દુનિયા”—અને જલદી જ કાગળનો ઉપયોગ બંધ થઈ જશે અને એ ફક્ત મ્યુઝિયમમાં જોવા મળશે.

કાગળ વિનાના વચન વિરુદ્ધની હકીકત

તેમ છતાં, હકીકતમાં કાગળ રહિત ઑફિસ માટે બનાવેલું સાધન એ કાગળ વિના વાપરવાનું હતું પરંતુ કાગળનો ઉપયોગ વધારે પ્રમાણમાં થાય છે. અમુકે અંદાજ લગાવ્યો કે એકંદરે તાજેતરના વર્ષોમાં કાગળો વધારે વપરાયા છે. આંતરરાષ્ટ્રીય ડેટા કૉર્પોરેશનમાં પૃથક્કરણ કરનાર સ્કૉટ મૅકરેડી કહે છે: “આપણે આપણી ઑફિસમાં જે આપમેળે ચાલતું મશીન મૂક્યું એણે વર્ષમાં ૨૫ ટકા કરતાં વધારે કાગળનો ઉપયોગ કરવાની ક્ષમતા વધારી છે.” વ્યક્તિગત કૉમ્પ્યુટર, પ્રિન્ટરો, ઈ-મેલ, કૉપીઅર્સ, અને ઇંટરનેટ આ બધા સાધનો ઘણા લોકો જે દરરોજ કામ કરે છે અને છાપે છે—એમાં વધારે માહિતી આપે છે. જગત ફરતે ૧૯૯૮માં, સીએપી વેન્ચયુઅર કંપની પ્રમાણે ૨૧.૮ કરોડ પ્રિન્ટરો, ૬.૯ કરોડ ફૅક્સ મશીન, ૨.૨ કરોડ મલ્ટી ફંક્શન મશીન (પ્રિન્ટર, સ્કેનર, અને કૉપીઅર્સ), ૧.૬ કરોડ સ્કેનર, અને ૧.૨ કરોડ કૉપીઅર્સ હતા.

ટોફલરે ૧૯૯૦માં પોતાના પુસ્તક, પાવરસિફ્ટમાં અંદાજ લગાવ્યો કે યુનાઈટેડ સ્ટેટ્‌સમાં વર્ષમાં ૧૩ અબજ ડૉક્યુમેન્ટ બનાવવામાં આવે છે—જે વિશાળ કેન્યાન પાર્કને ૧૦૭ વખત આવરી લે એટલો હોય શકે! અહેવાલ પ્રમાણે આંકડાઓ વધતા જાય છે. એક ઉદ્‍ભવ પ્રમાણે યુનાઈટેડ સ્ટેટ્‌સમાં ૧૯૯૫ સુધીમાં દર વર્ષે ૪૦ અબજ ડૉક્યુમેન્ટ બનાવવામાં આવ્યા હતા—જે દરેક દિવસે ૨૭૦ કિ.મી. લાંબા ફાઈલ ડ્રોઅરમાં ભરાય એટલા હતા. બે હજારની સાલ નજીક આવે છે તેમ, લાગતું નથી કે કાગળનો ઉપયોગ ઓછો થઈ રહ્યો છે; એના બદલે આજે પણ ઘણી બધી માહિતી કાગળ પર કરવામાં આવે છે.

શા માટે કાગળ ટકે છે

કાગળના બદલે ઇલેક્ટ્રોનિક્સ કામ કરશે એવા દાવાનું શું થયું? આંતરરાષ્ટ્રીય કાગળ કંપનીએ અનુમાન કરી કહ્યું: “લોકોને હાથવગું માહિતી નથી જોઈતી. પરંતુ તેમને પોતાના હાથમાં જોઈએ છે. તેઓ ઇચ્છે છે કે માહિતી નજર સામે હોય જેથી તેઓ એને ફૅક્સ કરી શકે, અડકી શકે, એની પ્રત બનાવી શકે, એને જોઈ શકે. અને એ ઉપરાંત તેઓને પ્રિન્ટ—જલદી, ભૂલ વિનાની, અને રંગીન જોઈએ છે.”

આ કાર્યો એ કબૂલે છે કે કાગળ ચોક્કસ લાભદાયી છે. કાગળને ગમે ત્યાં લઈ જવાય, એ સસ્તુ, સ્થાયી, અને એનો ફરીથી ઉપયોગ પણ થઈ શકે. એને સહેલાઈથી બીજી જગ્યાઓએ પણ લઈ જવાય છે—તમે કયા પાના પર છો એ જોઈ શકો છો અને કેટલા પાના તમે છોડ્યા એ પણ જોઈ શકો. ઑફિસનો પુરવઠો વેચે છે એ કંપનીના પ્રતિનિધિ ડાન કૉક્સ કહે છે કે “લોકોને કાગળ ગમે છે. તેઓ કાગળને પોતાના હાથમાં રાખવા ઇચ્છે છે.” એરીઝોના ડિપાર્ટમેન્ટ ઑફ લાઇબ્રેરીમાં પૃથક્કરણ કરનાર જેરી માલૉરી કહે છે કે “આપણે જોયું કે લોકોએ કાગળ રહિત ઑફિસ પ્રાપ્ત કરવાનો પ્રયત્ન કર્યો. પરંતુ આપણે હજારો કૉમ્પ્યુટરોમાં એક વસ્તુ સામાન્ય જોઈ: એઓ બધા જ ઓછામાં ઓછા એક પ્રિન્ટર સાથે જોડાયેલા હોય છે.”

તેમ છતાં જૂની આદતો જશે નહિ. આજે ધંધાકીય લોકો શીખવે છે કે છાપેલા પાન કઈ રીતે વાંચવા. માઉસ વડે ફક્ત એક વાર ક્લીક કરવાથી ડૉક્યુમેન્ટ અથવા ઈ-મેલ પ્રિન્ટ થાય છે અને પછી વ્યક્તિ પોતાના અનુકૂળ સમયે કોઈ પણ જગ્યાએ વાંચે. છાપેલી સામગ્રી આપણે કોઈ પણ જગ્યાએ લઈ જઈ શકીએ છીએ જ્યારે કૉમ્પ્યુટરને લઈ જઈ શકતા નથી—છાપેલી સામગ્રીને પથારીથી માંડીને બાથરૂમ સુધી અને દરિયા સુધી પણ લઈ જવાય!

બીજું પાસુ: કૉમ્પ્યુટરે લોકો માટે ડૉક્યુમેન્ટ બનાવવાનું એકદમ સહેલું કર્યું કે જે અગાઉ ફક્ત વ્યવસાયી પ્રિન્ટરો જ પ્રિન્ટ કરી શકતા હતા. રંગીન પ્રતો, આકૃતિ, અને ઉદાહરણો રજૂ કરવાના અહેવાલો, ચાર્ટ, ગ્રાફ, ધંધાકીય કાર્ડ, અને પોસ્ટકાર્ડ ઓછા પ્રયત્નોમાં થઈ શકે છે. આ બાબતો વ્યક્તિને અખતરા કરવા પ્રેરે છે. આથી કૉમ્પ્યુટરનો ઉપયોગ કરનારાઓ ડૉક્યુમેન્ટને પ્રિન્ટ કરે છે પછી તેઓ અક્ષરો અને આકૃતિ બદલવાનો પ્રયાસ કરે છે અને ફરીથી પ્રિન્ટ કરે છે. આમ વારંવાર પ્રિન્ટ કરવામાં આવે છે, અને વધારે કાગળોનો વપરાશ થાય છે.

ઇંટરનેટ પણ લોકોને વધારે માહિતી આપવામાં ફાળો આપે છે.b એનું પરિણામ એ છે કે વધારે કાગળ વપરાય છે, ઇંટરનેટનો ઉપયોગ કરનારાઓ ઘણી વાર પોતાનું સંશોધન કરેલું વાંચવા એ પ્રતની પ્રિન્ટ કાઢે છે.

કૉમ્પ્યુટર સોફ્ટવેર અને એના સાધનનો ઉપયોગ કરવા જે પુસ્તક બહાર પડે છે એ માટે પણ કાગળની જરૂર પડે છે. કૉમ્પ્યુટરોનો બહોળા પ્રમાણમાં ઉપયોગ કરવા માટે પણ અમુક સામયિકો બનાવવામાં આવ્યા છે.

એ પણ કબૂલવામાં આવે છે કે મોનિટર પરથી સીધેસીધું વાંચવાથી—ખાસ કરીને જુના મોનિટરોથી—પણ ગેરલાભ થઈ શકે. અમુક લોકો આંખો દુખવાની ફરિયાદ પણ કરે છે. કંઈ પણ હોય પરંતુ એવો અંદાજ કાઢવામાં આવ્યો છે કે જૂના મોનિટર પર જોવા માટે એની ગુણવત્તામાં દસ ગણો સુધારો કરવાની જરૂર છે.

વધુમાં, અમુક લોકો માટે કાગળનો ટુકડો—વધારે પ્રત્યક્ષ અને અસરકારક—મોનિટર પર જોવા કરતા અતિ મહત્ત્વનો હોય છે. વાસ્તવિકતા બતાવે છે કે પ્રિન્ટ કરેલો ડૉક્યુમેન્ટ એ વ્યક્તિના કામ અને પ્રયત્નનો પુરાવો આપે છે. ઇલેક્ટ્રોનિક સંદેશા કરતાં પ્રિન્ટ કરેલો ડૉક્યુમેન્ટ નિરીક્ષક અથવા ઘરાકના હાથમાં આપવાથી તેઓ વધારે ધ્યાન આપી શકે અને વધારે પ્રત્યાઘાત પાડી શકે છે.

આખરે, ઘણા લોકો માહિતી ગુમાવવાથી પણ બીવે છે. અને અમુક હદે બીક વાજબી પણ છે. બેકઅપ ફાઈલ રાખવામાં આવે છે છતાં, વીજળી જવાને કારણે, ડીસ્કમાં નુકસાન થવાને કારણે જેના પર આપણે કામ કરીએ છીએ એ મૂલ્યવાન માહિતી જતી રહે છે. એથી મોટા ભાગના લોકોને કાગળ પર કામ કરવામાં સલામતી લાગે છે. રસપ્રદપણે, અમુક નિષ્ણાંતોએ દાવો કર્યો કે ઇલેક્ટ્રોનિક માહિતી ફક્ત અમુક સમય સુધી જ રહે છે જ્યારે કાગળમાં ૨૦૦-૩૦૦ વર્ષો સુધી રહે છે. સાચું, ઇલેક્ટ્રોનિક માહિતી ધીરે ધીરે નષ્ટ થાય છે. પરંતુ જલદી જ ટેક્નોલૉજી વિકસે છે. અને કૉમ્પ્યુટરોમાંથી જૂના રેકૉડ વાંચવા વધારે મુશ્કેલભર્યા હોવાથી હાર્ડવેર અને સોફ્ટવેર નકામા છે.

કાગળ રહિત ઑફિસનું સપનું સાકાર થશે કે નહિ એ સમય જ બતાવશે. એ સમય દરમિયાન માર્ક ટ્‍વીનનું કથન કાગળનો વપરાશ બંધ થઈ જશે એ અતિશયોક્તિ હોય શકે.

શું આપણે બધા વૃક્ષોનો નાશ કરીશું?

સામાન્ય ઝાડમાંથી કેટલી કાગળ શીટ બની શકે? તેમાં ઘણા પાસાંઓનો સમાવેશ થાય છે—જેમ કે વૃક્ષનું કદ અને પ્રકાર, કાગળના પ્રકાર અને વજન—અંદાજે એક પલ્પવુડ ઝાડમાંથી લખવા માટે અથવા પ્રિન્ટ કરવા માટે લગભગ ૧૨,૦૦૦ શીટ બને છે. હાલમાં કાગળનો વધારે પ્રમાણમાં વપરાશ થવાથી આપણી જમીન સૂકી થઈ જવાનો ભય રહેલો છે. શું આપણે વાતાવરણનો નાશ કરવા તરફ વળી રહ્યાં છીએ?

આ બાબત વિરુદ્ધ કાગળના ઉત્પાદકો ચેતવણી આપે છે. તેઓએ કહ્યું કે મોટા પ્રમાણમાં કાગળ—અમુક દેશોમાં ૫૦ ટકા—લાકડા કાપવા માટેની કંપનીના બિનઉપયોગી લાકડાના ટુકડાઓમાંથી બનાવવામાં આવે છે, આ રીતે ન બનાવે તો એ આપણી જમીન પર પથરાય જાય. ફક્ત એટલું જ નહિ લાકડું સડી જાય તો એમાંથી મિથેન બહાર નીકળે છે, એવો ગ્રીનહાઉસ ગૅસ કે જે ગોળાવ્યાપી ગરમી સાથે સંકળાયેલો છે. એથી કાગળના ઉત્પાદકો આ ટુકડાઓનો સારો ઉપયોગ કરે છે. તેમ છતાં, વાતાવરણ અને ઉપભોક્તાનું જુથ કાગળની કંપની પર એવું તહોમત મૂકે છે કે તેઓ પ્રદૂષણ કરે છે અને જંગલોનો વિનાશ કરે છે. તેઓએ દલીલ કરી કે જે બળતણનો ઉપયોગ કાગળના ઉત્પાદનમાં થાય છે એ ગ્રીનહાઉસ ગૅસ ઉત્પન્‍ન કરે છે! તેઓએ એ પણ નોંધ લીધી કે રદ્દી કાગળો એ જમીનનું ગૌરવ ઓછું કરે છે, વધુમાં ગ્રીનહાઉસ ગૅસ ઉત્પન્‍ન કરે છે.

તથાપિ, વર્લ્ડ બીઝનેસ કાઉન્સિલ ફૉર નૅચરલ રિસૉર્સ ડેવલૉપમેન્ટનો અભ્યાસ એ નિર્ણય પર આવ્યો કે પૃથ્વીની કુદરતી સાધનસંપત્તિને ખાલી કર્યા વગર જરૂરી પ્રમાણમાં કાગળ બનાવવા શક્ય છે. એક બાબત છે કે વૃક્ષો ફરીથી ઊગી શકે છે, અને કાગળને ફરીથી વાપરી શકાય છે. એથી, અભ્યાસે ભાર મૂક્યો કે “ઔદ્યોગિક પદ્ધતિઓમાં કાગળ બનાવવાનાં દરેક તબક્કામાં વધારે બદલાણ કરવાની જરૂર છે—જેમ કે જંગલ વહીવટ, પલ્પ અને કાગળ ઉત્પાદન, કાગળનો ઉપયોગ, પુન: ઉપયોગ, અને છેલ્લે નિકાલ.” વાતાવરણને નુકશાન ન થાય અને પલ્પ માટે આર્થિક રીતે વધારે ચૂકવવું ન પડે માટે કાગળની કંપનીઓ ઘઉંના ફોતરામાંથી, જલદી વધતા વૃક્ષોમાંથી, મકાઈમાંથી, અને ગાંજામાંથી પલ્પ બનાવવાનું વિચારે છે. હવે કેટલી હદ સુધી આ પદ્ધતિઓ લાગુ પડશે—અને  કેટલું અસરકારક પુરવાર થશે—એ જોવાનું રહે છે.

✔ બની શકે તો ઓછું પ્રિન્ટ કરો. મોનિટર પર જ ડૉક્યુમેન્ટ જુઓ અને સુધારા વધારા કરો. કાગળની પ્રતોનો ઓછો ઉપયોગ કરો.

✔ મોટા ડૉક્યુમેન્ટ માટે, તમને વંચાય તેવા નાના અક્ષરોનો ઉપયોગ કરો.

✔ તમારું પ્રિન્ટર ચકાસણી માટે કાગળનો ઉપયોગ કરતું હોય તો, તમે ડૉક્યુમેન્ટમાં આ ફીચરને બંધ રાખો.

✔ નકામા કાગળનો ફરીથી ઉપયોગ કરો.

✔ કાગળની એક બાજુ પ્રિન્ટ થયું હોય તો, બીજી બાજુ પણ પ્રિન્ટ કરવા કાગળને ફરીથી ઉપયોગમાં લો.

✔ બની શકે તો, કાગળની બંને બાજુ પ્રિન્ટ કરો.

✔ ઑફિસની અંદર બધાએ એક જ ડૉક્યુમેન્ટનો ઉપયોગ કરવો, દરેક વ્યક્તિ માટે અલગ પ્રતો કાઢ્યા વગર એક જ પ્રત બધા આગળથી પસાર કરવાનો પ્રયત્ન કરો.

✔ કાગળનો ઉપયોગ ઓછો કરવા તમારે ફૅક્સ કૉમ્પ્યુટરમાંથી સીધે સીધો મોકલવો જોઈએ. તમે કાગળનો ઉપયોગ કરો ત્યારે, કવર શીટનો ઉપયોગ ન કરી કાગળને બચાવો.

✔ બિનજરૂરી ઈ-મેલ સંદેશાઓ પ્રિન્ટ ન કરો.

અમુક એવી દલીલ કરે છે કે કાગળ રહિત ઑફિસ માટે બનાવેલું સાધન એ કાગળ વિના વાપરવાનું હતું પરંતુ કાગળનો ઉપયોગ વધારે પ્રમાણમાં થાય છે