Odugovlačenje — kradljivac vremena

“Odugovlačenje je kradljivac vremena” (Edward Young, oko 1742).

STANITE! Ne odlažite ovaj članak! Znate što bi se moglo dogoditi. Mogli biste ga odložiti i reći: “Ovo je zanimljiv naslov, ali nemam sad vremena da ga pročitam. Vratit ću se na njega kasnije.” No to kasnije možda nikada neće doći.

Nemojte odugovlačiti s čitanjem članka o odugovlačenju! Izmjerite vrijeme. Vjerojatno ćete ovaj članak pročitati za otprilike pet minuta. Tako ćete pročitati 10 posto cijelog ovog časopisa! Pogledajte na sat i počnite mjeriti vrijeme. (Već ste pročitali 5 posto!)

Je li to odugovlačenje?

Ako ono što možete, ili biste trebali, učiniti sada ostavite za kasnije, tada odugovlačite. Drugim riječima, ostavljate za sutra ono što možete učiniti danas, sada. Odugovlačiti znači odgađati radnju onda kada ju je potrebno izvršiti.

Šef traži od namještenika da podnese izvještaj; roditelji traže od djeteta da pospremi svoju sobu; žena traži od muža da popravi slavinu. “Imao sam previše posla”, ili “Zaboravio sam”, ili “Nisam imao vremena”, izgovori su kojima objašnjavamo zašto se nismo latili posla. U stvarnosti, malo nas voli podnašati izvještaje, pospremati sobu ili popravljati slavinu kad postoje daleko ugodnije aktivnosti kojima se možemo baviti. Stoga ih odgađamo, otežemo s njihovim izvršavanjem.

Međutim, znate li da se ponekad, kad nešto ostavimo za kasnije, ne radi o odugovlačenju? Kad joj se dogodi da primi neki zahtjev s kojim ne zna što bi učinila, jedna poslovna žena odloži isti u kutiju s naljepnicom “stvari koje čekaju”, koju drži na svom radnom stolu. Kad nakon nekoliko tjedana pregleda te zahtjeve, često otkrije da polovina njih ne zahtijeva nikakvu akciju. Sami su se riješili ili ih se više ne potražuje. Ukoliko ste nesigurni da li neki posao odgoditi ili izvršiti, pokušajte procijeniti što bi se dogodilo ukoliko nikada ne biste učinili ono što odgađate za kasnije. Hoće li ishod, ako to izvršite, vjerojatno biti bolji ili gori?

Ukoliko možemo i trebamo sada krenuti u akciju te ukoliko bi odgađanje potrebne akcije moglo kasnije dovesti do još većih problema, tada se radi o odugovlačenju. Naprimjer, suđe koje je neko vrijeme stajalo neoprano teže je oribati. Odugovlačenje s održavanjem automobila može kasnije rezultirati skupim popravcima. Kašnjenje s plaćanjima računa može rezultirati dodatnim troškovima ili gubitkom usluga. Jedna je žena izračunala da je prometne kazne koje nije na vrijeme platila te prekasno vraćene videokasete i knjige iz knjižnice koštaju ukupno 46 dolara! I to samo u jednom mjesecu!

Uhvatiti lopova

Analizirajte zašto odugovlačite. Razmotrite sljedeće razloge i promislite možete li prepoznati onaj koji se uklapa u zadatak koji morate obaviti a koji još niste započeli ili pak završili:

Navika:

Ako čekam do posljednjeg trenutka, bit ću više motiviran da završim posao.

Uživam u uzbuđenju koje proživljavam kad stvari radim u zadnji čas.

Čekat ću dok me šef nekoliko puta ne podsjeti, onda ću znati da stvarno želi da to uradim.

Imam toliko posla da pažnju obraćam samo kritičnim stvarima.

Stav:

Nemam ni volje ni želje da se latim posla.

Uhvatim se posla samo onda kad imam volju za to.

Volio bih raditi nešto drugo.

Nedostaje mi samodiscipline.

Strah:

Nisam siguran da to mogu uraditi.

Nemam dovoljno vremena za to.

To je prevelik posao. Potrebna mi je pomoć.

Što ako ne uspijem izvršiti ili završiti zadatak?

Trebam nabaviti materijale kako bih završio posao.

Bojim se da će me kritizirati ili da ću se dovesti u neugodan položaj.

Različiti ljudi odugovlače u različitim fazama. Neki odugovlače sa započinjanjem posla jer smatraju da je pred njima prevelik zadatak. Drugi započnu a onda im na pola puta splasne oduševljenje te odugovlače s privođenjem posla kraju. Treći pak dođu pred sam kraj posla, ali onda započnu drugi posao, a prvi ostave nedovršenim. (Usput rečeno, dobro vam ide. Već ste pročitali pola članka.)

Vaši razlozi zbog kojih niste započeli ili završili neki posao možda spadaju u sve tri kategorije. U knjizi The Now Habit, Neil Fiore je pisao: “Tri glavna uzroka koji leže iza mnogih problema s odugovlačenjem jesu: osjećaj bivanja žrtvom, osjećaj preopterećenosti i strah od neuspjeha.” Bez obzira na razloge, bit ćete bliže rješenju ako ustanovite uzroke problema.

Ukoliko niste sigurni zašto odugovlačite, načinite listu aktivnosti u polusatnim intervalima. Ustanovite kako trošite svoje vrijeme. Kad shvatimo koliko mnogo vremena trošimo na relativno nevažne stvari između važnih zadataka, to nam stvarno može otvoriti oči. A što onda?

Razmislite o posljedicama

Očekivanje da će se nešto obaviti, a da mi u to ne uložimo svoj trud, može stvoriti osjećaj mučnine. Kako se približavamo očekivanom roku, počinjemo osjećati pritisak i tjeskobu. Nakupljanjem ovih osjećaja, može se umanjiti naša stvaralačka sposobnost. Nismo toliko skloni odmjeravati ili procjenjivati različite načine ostvarivanja cilja, već nas samo zanima da obavimo ono što moramo.

Naprimjer: Dobili ste zadatak da iznesete jednu prezentaciju. Večer prije toga, sjednete kako biste stavili par riječi na papir. Niste si uzeli dovoljno vremena da istražite svoju temu, pa ćete jednostavno govoriti ‘iz glave’. Da ste se samo malo više potrudili, mogli ste uključiti iskustva, informacije koje podupiru vašu temu ili grafičke prikaze kojima biste svojim slušateljima pomogli da si predoče ono o čemu govorite.

Još jedna posljedica koja se javlja kad kasnimo s poslom jest nemogućnost da se u slobodno vrijeme opustimo. To je zbog toga što nas neprestano muči osjećaj (ili nas pak netko stalno gnjavi) kako nismo završili posao.

Što mogu učiniti?

Načinite popis. Učinite to prethodne večeri. Stavite na papir stvari koje želite obaviti sljedeći dan. Na taj način neće vam se dogoditi da nešto zaboravite, a vidjet ćete svoj napredak dok budete križali stvari koje ste obavili. S desne strane pokraj svake stavke zapišite koliko će vam po vašoj procjeni trebati vremena za obavljanje zadatka. Ako radite listu stvari koje morate uraditi u danu, upišite minute. Ako radite popis planiranih poslova, upišite sate. Načinite taj popis večer ranije. Uzmite si nekoliko minuta da napravite popis za sljedeći dan. Imajte pri ruci kalendar. Kad dogovarate sastanke ili preuzimate zadatke, zapišite ih.

Kad pregledavate što sve morate učiniti sljedećeg dana, upišite si prioritetnost stavki s vašeg kalendara, označavajući svaku stavku koju morate ispuniti sa A, B, C, i tako dalje. Nekim ljudima više odgovaraju jutarnji sati a nekima poslijepodnevni ili večernji. Najvažnije poslove planirajte za vrijeme koje vam najviše odgovara. Poslove u kojima manje uživate stavite prije onih u kojima više uživate.

Odredite vrijeme. Ako uvijek trčite, i to doslovno trčite zbog toga što kasnite, naučite odrediti vrijeme, to jest, odredite točno koliko će vam vremena trebati za neki posao. Dodajte tome nekoliko minuta za slučaj da se dogodi “katastrofa”. Ne zaboravite si ostaviti vremena između dva dogovora. Morate dodati i vrijeme koje ćete potrošiti na put. Ne možete završiti jedan sastanak u 10.00 i stići na drugi zakazan za 10.00, pa čak i ako je u susjednoj sobi, da ne govorimo ako su na suprotnim krajevima grada. Ostavite si dovoljno vremena između dogovora.

Delegirajte posao. Često bismo sve željeli sami obaviti, premda uvijek ne postoji potreba za tim. Ako znamo da netko ide na poštu, možda nam može predati paket.

Raspodijelite posao. Katkad nam se dogodi da ne započnemo neki posao zbog njegove obimnosti. Zašto ne bismo raspodijelili veliki zadatak na više manjih? Kako budemo završavali manje zadatke, vidjet ćemo svoj napredak te ćemo biti ohrabreni prijeći na sljedeći korak.

Planirajte eventualne prekide. Tokom radnog dana uvijek može doći do prekida — telefonskih poziva, posjetilaca, problema, pošte. Mi želimo biti djelotvorni u radu, a to uključuje rad s drugim ljudima koji također imaju rokove. Ako smo u svom poslu zaokupljeni samo efikasnošću, uzrujat ćemo se kad se drugi nađu na putu našim aktivnostima. Prema tome, planirajte eventualne prekide. Svakodnevno si ostavite vremena za neplanirane događaje. Kad se odigraju, moći ćete se pozabaviti njima, znajući da ste si ostavili nešto vremena za to.

Nagradite se. Kad radite svoj plan, trebali biste planirati otprilike 90 minuta intenzivnog ili koncentriranog rada. Ne zaboravite planirati vrijeme za pripremu posla. Nakon što ste započeli s poslom i tako radili otprilike sat i pol, možda će vam trebati kratki predah. Ako radite u uredu, pauzirajte, protegnite se i razmislite. Ako radite na otvorenom, osvježite se. Nagradite se za obavljeni posao (Propovjednik 3:13).

Zamislite samo, pročitali ste ovaj članak u roku od pet minuta otkad ste vidjeli naslov. Možda ste na dobrom putu da se popravite!