Nemoguće je zamisliti ured bez papira

Zadnja verzija ovog članka bila je ispisana na 11 stranica vidljivog ispisa — to jest na standardnim listovima papira.a Dok se taj materijal uređivao za tisak, ponovno je ispisan oko 20 puta. Na koncu je poslan u oko 80 prevodilačkih timova diljem svijeta, nakon čega je svaki tim ispisao oko šest primjeraka prijevoda. Sve u svemu, na ovaj se članak potrošilo više od 5 000 listova papira prije nego što je uopće došao do tiskarskog stroja!

TE SU činjenice u oštroj suprotnosti s predviđanjima koja su imali neki na početku kompjuterske ere — naime, da je “ured bez papira” neminovan. Futurist Alvin Toffler u svojoj je knjizi The Third Wave išao toliko daleko da je rekao da ‘sve kopije na papiru predstavljaju primitivno korištenje elektronskog procesora riječi i narušavaju samu svrhu njegovog postojanja’. Zanimljivo je da se poduzeće International Business Machines, kada je 1981. javnosti predstavilo svoje prvo osobno računalo, nije odlučilo i za ponudu pisača. Neki tvrde da je ta kompanija mislila da će korisnici rado čitati informacije s kompjuterskih monitora. U svakom slučaju, neki su zamislili “raj bez papira” — to da će papir uskoro postati dio muzeja i prašnjavih arhiva.

Obećanja o uredu bez papira nasuprot stvarnosti

No, u stvarnosti nas je sama oprema koja je trebala uvesti ured bez papira zatrpala još većim hrpama papira. Ustvari, neki procjenjuju da se zadnjih godina povećala ukupna potrošnja papira. Scott McCready, analitičar u Međunarodnoj korporaciji za obradu podataka, kaže: “Automatizacijom naših ureda povećali smo broj ispisanih stranica za više od 25 posto godišnje, a ta se brojka i dalje povećava.” Osobna računala, pisači, telefaksi, elektronska pošta, fotokopirni aparati i Internet drastično su povećali količinu informacija s kojom mnogi ljudi barataju — i koju ispisuju — svakog dana. Prema poduzeću CAP Ventures, Inc., diljem svijeta je 1998. bilo 218 milijuna pisača, 69 milijuna telefaksa, 22 milijuna višenamjenskih uređaja (pisač, skener i fotokopirni aparat u jednom uređaju), 16 milijuna skenera i 12 milijuna fotokopirnih aparata.

Toffler je u svojoj knjizi Powershift iz 1990. procijenio da su Sjedinjene Države u jednoj godini proizvele 1,3 bilijuna dokumenata — dovoljno da se njima 107 puta oblijepe padine Grand Canyona! Izvještaji pokazuju da te brojke i dalje rastu. Prema jednom izvoru Sjedinjene Države su do 1995. proizvodile blizu 600 milijuna dokumenata dnevno — dovoljno da se spisima popuni ladica duga 270 kilometara. I dok se bliži 2000. nema puno naznaka da će se taj trend promijeniti; većina informacija još se uvijek prenosi papirom.

Zašto se papir ne predaje

Što je pošlo naopako s predviđanjima da će elektronika zamijeniti papir? Međunarodna kompanija za proizvodnju papira iznosi jednu pretpostavku ovim riječima: “Ljudi ne žele samo informacije do kojih mogu doći pritiskom neke tipke. Oni ih žele imati u rukama. Oni ih žele opipati, presavijati, savijati im uglove; slati ih telefaksom, fotokopirati i gledati; škrabati na marginama ili ih ponosno staviti na vrata frižidera. A iznad svega, žele ih ispisivati — brzo, besprijekorno i u jarkim bojama.”

Mora se priznati da papir ima određene prednosti. Može ga se nositi, jeftin je, dugotrajan, lako se arhivira i da se reciklirati. Osim toga, s njim se vrlo lako snalazite — možete vidjeti na kojoj ste stranici i koliko vam ih je još ostalo. “Ljudi su ludi za papirom. Žele ga osjetiti u svojim rukama”, kaže Dan Cox, predstavnik kompanije koja prodaje uredski materijal. “Vidjeli smo ljude koji su pokušali stvoriti ured bez papira”, kaže Jerry Mallory, analitičar spisa pri arizonskom Odjelu biblioteka, arhiva i javnih registara. “No sve tisuće kompjutera koje smo vidjeli imaju nešto zajedničko: Sve su priključene na barem jedan pisač.”

Osim toga, stare se navike teško iskorjenjuju. Današnji poslovni ljudi naučili su čitati s ispisane stranice. Dokument ili elektronska pošta mogu se ispisati jednim običnim klikom mišem i zatim ih korisnik može čitati tamo gdje mu je najudobnije, bez obzira na to gdje se on ili ona nalazi u tom trenutku. Ispisani materijal može se odnijeti na mnoga mjesta na kojima se većina kompjutera ne može adekvatno koristiti — bilo gdje od kreveta do kade ili na plaži!

Još jedan faktor: Kompjuteri su ljudima olakšali stvaranje one vrste dokumenata koju su donedavno mogli ispisati samo profesionalni pisači. Sve, od četverobojnih kopija, koncepata i izvještaja pa do ilustriranih prezentacija, tabela, grafičkih prikaza, posjetnica i razglednica, može se proizvesti bez velikog truda. Te mogućnosti mame na eksperimentiranje. Stoga se korisnik, nakon što ispiše neki dokument, može naći u iskušenju da promijeni font slova i oblik dokumenta te da ga ispiše još jednom. Poslije toga mogu uslijediti nove promjene i, kao što pogađate, više ispisa!

I Internet je doprinio toj situaciji time što je ljudima omogućio pristup gotovo beskrajnoj količini podataka.b To neminovno vodi do velike potrošnje papira budući da korisnici Interneta često ispisuju svoja istraživačka otkrića.

Ne treba previdjeti ni činjenicu da trenutna poplava kompjuterskih softvera i opreme zahtijeva sve više knjiga koje govore kako sve to upotrebljavati. Korištenje kompjutera koje uzima maha stvorilo je hrpe takvih priručnika i kompjuterskih časopisa.

Mora se priznati i to da čitanje s digitalnog displeja — naročito na starijim monitorima — može imati svojih nedostataka. Neki se korisnici još uvijek žale na astenopiju. U svakom slučaju, procijenjeno je da bi se rezolucija na jedinicama starijih videodispleja morala deseterostruko poboljšati da bi se postigla izvrsna vizualna kvaliteta.

Osim toga, nekima list papira može izgledati puno kritičnije i važnije — daleko izravnije i upečatljivije — od nečega što vidite na ekranu. Izgleda da ispisani dokument djeluje kao dokaz nečijeg rada i truda, budući da ga se daje u opipljivom obliku. Materijalni dokument koji uzme u ruke nečiji poslodavac ili klijent može čak privući veću pažnju i izazvati bolju reakciju od neke elektronske poruke.

Na koncu, mnogi se ljudi boje da će izgubiti podatke. Taj je strah često i opravdan. Usprkos svim sofisticiranim sistemima za izradu rezervnih kopija koji sada postoje, dragocjene riječi koje predstavljaju sate rada još uvijek mogu biti u milosti prekida napajanja kompjutera, kvara na disketi ili pritiskanja pogrešne tipke. Iz tog razloga većina ljudi smatra da je papir sigurniji. Zanimljivo je da neki stručnjaci tvrde da će se elektronski zapisi moći čitati samo kratko vrijeme u odnosu na očekivani životni vijek papira u čijem sastavu nema kiseline, a koji iznosi 200 do 300 godina. Istina je da se elektronske informacije troše jako sporo. No tehnologija se razvija munjevitom brzinom. I budući da se zastarjeli hardver i softver odbacuju, čitanje starijih kompjuterskih zapisa moglo bi postati sve teže.

Tek će se u budućnosti vidjeti hoće li san o uredu bez papira postati stvarnost. U međuvremenu, poslužimo li se riječima Marka Twaina, možemo reći da je jasno da su predviđanja o smrti papira možda poprilično preuveličana.

Hoćemo li uništiti sva stabla?

Koliko se listova papira može napraviti od jednog jedinog stabla? Iako su u to uključeni različiti faktori — kao što je veličina i vrsta stabla te vrsta i težina papira — procijenjeno je da se od jednog celuloznog drva obrađenog za tržište napravi oko 12 000 listova standardnog papira za pisanje ili ispisivanje. Usprkos tome, ogromne količine papira koje se sada troše još uvijek stvaraju utvaru o opustošenim, ogoljelim šumama. Da li zaista srljamo u ekološku krizu?

Proizvođači papira upozoravaju da ne treba paničariti po tom pitanju. Spremni su brzo istaknuti da je velika količina papira — čak 50 posto u nekim zemljama — napravljena od iverja, otpadnih tvari drvne industrije koje bi inače završile na smetlištima. Ne samo to već iverje tokom razgradnje emitira metan, staklenički plin povezan s globalnim zagrijavanjem. Dakle, industrija papira to iverje dobro iskorištava. Međutim, grupe za zaštitu okoliša i potrošača odgovaraju optužujući industriju papira za zagađenje i zloupotrebu šuma. Oni tvrde da i goriva koja se koriste u proizvodnji papira proizvode stakleničke plinove! Isto tako, ističu to da se dodatni staklenički plinovi stvaraju na smetlištima tijekom razgradnje papirnog otpada.

Usprkos tome, jedna studija Svjetskog poslovnog savjeta za umjereni razvoj zaključila je da je moguće proizvesti potrebne količine papira, a da se ne iscrpe resursi Zemlje. Jedan razlog je taj što se stabla obnavljaju, a papir reciklira. Pa ipak, studija ističe da će se “morati učiniti daljnje promjene u industrijskom načinu rada unutar svake faze ciklusa proizvodnje papira — vođenja poslova u šumi, proizvodnje celuloze i papira, upotrebe papira, recikliranja, obnavljanja energije i konačno uništavanja onoga što je ostalo”. Da bi se proizvelo celulozu koja neće naškoditi okolišu i koja je ekonomski isplativa, industrija papira također traži alternativne sirovine kao što su pšenična slama, stabla koja brzo rastu, kukuruz i konoplja. U kolikoj će se mjeri ti koraci primijeniti — i pokazati uspješnima — vidjet će se tek u budućnosti.

[Bilješke]

[Okvir na stranici 27]

Kako smanjiti potrošnju papira u uredima

✔ Ispisujte što manje. Dokumente pregledavajte i ispravljajte na ekranu. Smanjite broj ispisa i koncepata.

✔ Za veće dokumente koristite manji font slova koji je još uvijek čitljiv.

✔ Ako vaš pisač, kad god je uključen ili kad ispisuje neki dokument, ispisuje testne stranice ili stranicu s imenom korisnika, isključite tu opciju.

✔ Reciklirajte stari papir.

✔ Prije recikliranja papira koji je ispisan samo s jedne strane, ostavite ga za kasniju upotrebu, za ispisivanje koncepata ili kao papir za poruke.

✔ Kad god možete ispisujte ili fotokopirajte s obje strane.

✔ Kada za cijeli ured postoji jedan dokument, pokušajte ga slati od jednog do drugog umjesto da za svaku osobu pravite poseban primjerak.

✔ Telefakse šaljite direktno sa svog kompjutera, pa nećete morati praviti ispise. Ako morate nešto poslati telefaksom koristeći ispise, štedite papir tako da ne šaljete uvodnu stranicu.

✔ Izbjegavajte bespotrebno ispisivanje poruka koje stižu elektronskom poštom.

[Slika na stranici 24]

Neki tvrde da nas je sama oprema koja je trebala uvesti ured bez papira zatrpala još većim hrpama papira

[Slika na stranici 26]

Ponekad je lakše koristiti ispisanu stranicu nego kompjuterski displej