Waktu—Apakah Anda Tuannya atau Budaknya?

”MENGAPA anda terlambat?” tanya guru sewaktu Albert berjalan memasuki kelas. ”Karena saya lari di samping sepeda saya sepanjang jalan ke sekolah,” jawab Albert, hampir kehabisan nafas.

”Mengapa engkau tidak menaiki sepedamu?” tanya guru dengan rasa ingin tahu. ”Karena,” jawab Albert, ”saya telah begitu terlambat sehingga tidak ada waktu untuk berhenti dan menaiki sepeda itu.”

Cerita komik yang dilebihkan itu menjelaskan keadaan yang umum kita hadapi setiap hari. Terburu-buru, dengan banyak tugas yang harus dilakukan dan dengan batas waktu yang harus dipenuhi, kita mungkin merasa dikejar-kejar dari satu hal ke lain hal. Tetapi, seperti Albert, kita kadang-kadang memperlambat diri sendiri dengan menyimpulkan bahwa kita tidak punya waktu untuk berhenti dan mengatur kembali keefektifan waktu kita.

Walaupun demikian, kita dapat menghemat waktu, mencapai lebih banyak hal dalam jangka panjang, serta mengurangi ketegangan jika kita berhenti untuk meningkatkan kesanggupan kita dalam mengatur waktu. Lalu, daripada memandang waktu sebagai tuan yang tidak berbelas kasihan, waktu dapat menjadi budak yang berguna.

Bagaimana anda dapat lebih efektif dalam mengatur waktu anda? Berikut ini ada beberapa saran. Seraya anda membacanya, pilihlah hal-hal yang cocok bagi kebutuhan anda dan sesuaikanlah dengan keadaan anda.

Rencanakan Hari Anda

Bayangkan bahwa hari anda baru saja mulai. Di hadapan anda ada sejumlah tugas yang tampak tidak ada habisnya. Memikirkan semua tugas ini mungkin membuat anda takut menghadapi hari itu. Dari mana anda harus mulai? Dengan merencanakan hari anda.

Banyak yang mulai dengan menulis apa yang dikenal sebagai Catatan Hal-Hal yang Harus Dikerjakan. Seseorang dengan banyak kewajiban dalam sebuah organisasi yang besar menyatakan bagaimana ia berpegang pada rencana. Ia menyatakan, ”Saya menyimpan catatan tertulis mengenai hal-hal yang harus dikerjakan. Seraya tugas baru muncul atau teringat, saya menambahkannya pada daftar itu. Kemudian saya mencoret setiap hal yang telah diselesaikan.”

Mungkinkah rencana tertulis yang serupa membantu anda untuk mengatur kegiatan anda sehari-hari? Anda mungkin menjawab, ’Itu mungkin perubahan yang baik bagi saya, tetapi saya tidak akan pernah dapat menyelesaikan segala sesuatu dalam daftar saya!’ Dan anda mungkin benar. Itulah sebabnya sangat membantu untuk . . .

Menetapkan Prioritas

Anda dapat menetapkan prioritas dengan memberi nomor pada setiap hal dalam catatan anda sesuai urutan pentingnya. Lalu, sejauh hal itu memungkinkan, tangani setiap kegiatan menurut urutan itu. Pasti, akan ada waktu manakala anda mungkin memilih untuk membuat perkecualian dan tidak menangani suatu perkara sesuai urutannya, menurut keadaan dan pilihan anda. Maka berlakulah lentuk. Tujuan anda adalah untuk tetap memegang kendali sehingga apa yang anda capai setiap hari memang anda rencanakan dan bukan secara kebetulan saja.

Jangan terburu-buru dari satu pekerjaan ke lain pekerjaan atau kuatir untuk melakukan semua yang telah anda catat. Penasihat pengatur waktu Alan Lakein menekankan, ”Seseorang jarang sampai pada bagian paling bawah dari Catatan Hal-Hal yang Harus Dikerjakan. Bukan menyelesaikan catatan itu yang perlu, tetapi menggunakan waktu anda dengan sebaik-baiknya.”

Anda akan dapat mencapai ini jika sebagian besar dari waktu anda dipusatkan pada hal-hal yang benar-benar penting. Tentang hal-hal yang belum selesai, coba lihat apakah itu dapat didelegasikan kepada orang lain atau dipindahkan pada catatan besok. Pemikiran yang sungguh-sungguh akan hal-hal yang kurang prioritas kadang-kadang menyingkapkan bahwa itu sebenarnya tidak perlu dilakukan. Sebaliknya, hal yang hari ini dicatat di bawah mungkin besok menjadi hal yang paling penting.

Tetapi bagaimana anda menentukan kegiatan apa pada catatan anda berada dalam prioritas utama? Bagaimanapun juga, sewaktu melihat catatan tugas anda yang panjang, banyak perkara yang mungkin tampak sama pentingnya. Maka untuk menetapkan prioritas secara efektif, anda harus . . .

Membedakan antara ”Mendesak” dan ”Penting”

Seorang raja yang bijaksana dalam zaman Alkitab mengatakan bahwa seseorang harus ”menikmati kesenangan dalam segala jerih payahnya”. (Pengkhotbah 3:13) Beberapa tugas dapat lebih membawa hasil dari yang lain. Maka sewaktu meneliti catatan tugas, pertimbangkan hasil dari masing-masing tugas. Apakah menyelesaikan tugas itu menghasilkan manfaat yang berarti? Apakah anda akan ”menikmati” jerih payah anda? Jika tidak, hal itu mungkin bukan tugas yang sangat prioritas.

Memang, sekilas pandang segala sesuatu dalam daftar anda mungkin tampak mendesak. Tetapi apakah hal yang mendesak selalu penting, patut diberikan banyak waktu? Michael LeBoeuf, seorang profesor dalam pengaturan waktu di Universitas New Orleans, membuat pengamatan ini, ”Hal-hal yang penting jarang mendesak dan hal-hal yang mendesak jarang penting. Mendesaknya menambal ban yang pecah sewaktu anda terlambat untuk sebuah janji lebih penting daripada mengingat untuk membayar asuransi premium kendaraan anda, tetapi pentingnya [ban] itu, pada umumnya, sangat kecil.”

Kemudian ia mengeluh, ”Sayangnya, kebanyakan kita menghabiskan kehidupan kita berjuang keras melawan kekuasaan dari hal yang mendesak. Hasilnya adalah bahwa kita mengabaikan hal yang kurang mendesak tetapi lebih penting dalam kehidupan. Itu pembunuh keefektifan yang terbesar.”

Maka sewaktu menetapkan prioritas, tanyakan diri anda apa yang benar-benar penting. Kemudian berupayalah untuk membaktikan kebanyakan waktu anda pada hal-hal ini. Mungkin perkara yang mendesak tidak perlu segera mendapat perhatian. Apakah hal itu patut diberikan banyak waktu? Dapatkah anda menanganinya dengan cepat dan beralih kepada kegiatan yang akan membawa hasil yang lebih besar? Terlebih lagi, dapatkah hal itu diserahkan kepada orang lain?

Pasti anda setuju bahwa lebih menguntungkan bekerja pada sesuatu yang membawa hasil penting daripada hanya sibuk pada kegiatan apapun yang kebetulan ada. Sedapat mungkin cobalah memusatkan kebanyakan upaya anda pada kegiatan yang menghasilkan kepuasan yang sejati.

Peraturan 80/20

Dengan menerapkan prinsip yang dibahas sejauh ini, berapa persen dari kegiatan anda sehari-hari yang anda akan kategorikan sebagai prioritas utama? Tentu, itu akan bergantung pada berbagai tanggung jawab anda sendiri. Tetapi sejumlah ahli pengatur waktu merasa bahwa, dalam banyak hal, anda dapat membatasi hal-hal yang mendapat prioritas utama sampai kira-kira 20 persen. Mereka menyebutnya, sebagai suatu pedoman, peraturan 80/20.

Prinsip ini dirumuskan oleh ahli ekonomi Italia abad ke-19 Vilfredo Pareto. Dikatakan bahwa hanya kira-kira 20 persen dari segala sesuatu membawa hasil kira-kira 80 persen. Jika sadar, anda mungkin menemukan bahwa prinsip Pareto berlaku pada sejumlah keadaan dalam kehidupan sehari-hari. Tetapi bagaimana peraturan 80/20 dapat berlaku dalam penggunaan waktu anda?

Analisa hal-hal dalam Catatan Hal-Hal yang Harus Dikerjakan. Mungkin anda dapat menjadi 80 persen efektif dengan menyelesaikan dua dari sepuluh hal yang dicatat. Jika demikian, keduanya adalah hal yang paling penting dalam catatan anda. Juga, analisa suatu proyek sebelum terjun dalamnya. Seberapa banyak dari hal itu benar-benar penting bagi tujuan anda? Bagian apa dari tugas itu akan memberikan hasil yang paling berarti? Bagian ini termasuk prioritas.

Penasihat pengatur waktu Dru Scott, setelah membahas prinsip Pareto, menjelaskan bagaimana membuat hal itu berhasil bagi anda. Ia mengatakan, ”Kenali unsur-unsur paling penting yang perlu untuk mencapai tujuan anda. Lakukan hal-hal ini pertama. Anda akan memperoleh hasil terbanyak dalam waktu yang paling sedikit.”

Menikmati Manfaat

Mungkin pada tahap ini anda dapat lebih melihat bahwa menjadi tuan dari waktu anda bukan berarti terus sibuk tanpa pernah menyia-nyiakan waktu atau diburu-buru dari satu kemelut ke lain kemelut. Tapi, pengaturan waktu yang efektif berarti memilih tugas yang cocok untuk sekarang ini. Itu berarti melihat kegiatan mana yang membawa hasil terbaik dan luangkan waktu anda untuk hal-hal ini bilamana mungkin.

Tidak ada peraturan yang kaku untuk pengaturan waktu anda sendiri. Untuk memperoleh manfaat dari saran-saran dalam artikel ini, berlakulah lentuk. Cobalah. Buatlah penyesuaian. Temukan apa yang paling baik bagi anda. Baca gagasan-gagasan dalam kotak pada halaman ini dan lihat mana yang akan membantu anda mengubah tuan yang tidak berbelas kasihan menjadi budak yang berguna.

Dengan lebih sanggup menguasai waktu, anda benar-benar akan merasakan suatu keberhasilan pada akhir dari setiap hari! Walaupun banyak tugas masih tersisa untuk esok hari, anda memiliki kepuasan mengetahui bahwa anda mengerahkan upaya anda pada hal-hal yang paling penting. Anda akan ”menikmati” hasil jerih payah anda.

Anda mungkin bahkan merasa bahwa—akhirnya—ada cukup waktu untuk hal-hal yang benar-benar penting. Kemudian anda tidak akan menjadi korban dari keadaan yang terlalu sibuk, tetapi anda akan dapat menguasai waktu anda. Hal itu tidak hanya akan menambah keefektifan dalam pekerjaan anda tetapi pasti menambah sukacita anda juga.

[Kotak di hlm. 24]

CARA-CARA UNTUK MENGHEMAT WAKTU

1. Miliki nilai dan tujuan hidup yang jelas. Itulah kunci menetapkan prioritas sehari-hari.

2. Bekerjalah pada tugas-tugas yang memerlukan konsentrasi sewaktu anda paling segar.

3. Telepon pada waktu anda paling mungkin menemui orangnya.

4. Delegasikan pekerjaan kepada orang lain bila mungkin. Hal itu membebaskan anda untuk mencapai lebih banyak hal, dan itu menyediakan pengalaman bagi orang lain.

5. Sewaktu melakukan pekerjaan di belakang meja, kerjakan sampai selesai, daripada sering kembali ke pekerjaan yang sama.

6. Sewaktu mengadakan pertemuan-pertemuan, berpeganglah pada agenda. Mulai dan akhiri pada waktu yang spesifik.

7. Aturlah ruang kerja anda supaya peralatan yang diperlukan ada di dekat anda.

8. Jangan merasa wajib menerima setiap undangan sosial yang ditawarkan kepada anda. Belajar untuk mengatakan tidak dengan bijaksana.

9. Sedapat mungkin buatlah standar untuk catatan belanja dan pengepakan daripada menulis catatan yang baru setiap kali.

10. Istirahat dan relaks yang cukup supaya anda dapat bekerja dengan efektif.

11. Tentukan batas waktu pekerjaan harus selesai (deadline).

12. Jangan menunda-nunda tindakan.

13. Pecahkan tugas yang terlalu besar menjadi tugas-tugas lebih kecil.

14. Jangan menjadi orang yang perfeksionis (orang yang ingin segala sesuatu sempurna). Konsentrasi pada hal-hal yang benar-benar penting.

15. Gunakan waktu menunggu dengan sebaik-baiknya. Tulislah surat, baca atau lakukan beberapa hal yang perlu lainnya.

16. Ketahuilah bahwa ada waktunya anda harus meluangkan waktu untuk kegiatan-kegiatan yang tidak anda sukai. Jangan buang waktu dengan menggerutu. Sebaliknya berupayalah menyelesaikannya.

[Gambar di hlm. 22]

Banyak orang merasa sangat dibantu dengan membuat catatan prioritas mengenai hal-hal yang harus dikerjakan

[Gambar di hlm. 23]

Pengaturan pribadi dan menetapkan prioritas dapat mempengaruhi keadaan di dunia ini