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Come prenotare una camera d’albergo

1. Se non lo avete già fatto inviate quanto prima al reparto Alloggi la richiesta di camera tramite il segretario della congregazione.

2. Assicuratevi che il modulo “Richiesta di camera” sia compilato completamente e accuratamente. Non dimenticate di indicare il prezzo minimo e massimo che siete disposti a pagare per persona per notte.

3. Sul modulo “Richiesta di camera” indicate con precisione la durata della vostra permanenza in albergo.

4. Quando richiesto, inviate prontamente la caparra. Non inviatela direttamente all’albergo, ma consegnatela al segretario che provvederà a inoltrarla secondo le istruzioni ricevute dal reparto Alloggi. Ricordate che la prenotazione dell’alloggio è definitiva solo nel momento in cui l’albergo riceve la caparra.

Seguite anche le seguenti indicazioni:

◼ Non cambiate albergo una volta che avete ricevuto l’assegnazione di alloggio.

◼ La prenotazione della camera viene effettuata sulla base della vostra richiesta di camera. Non permettete che altre persone alloggino nella vostra camera se i loro nomi non compaiono sul modulo “Richiesta di camera”.

³ Come prenotare una camera d’albergo: Contrariamente a quanto è stato fatto negli anni scorsi, in occasione delle assemblee del 2001 è stato disposto che le prenotazioni degli alloggi siano fatte tramite il reparto Alloggi dell’assemblea. Per questo motivo è stato inviato a ogni congregazione il modulo “Richiesta di camera”. Questo modulo dovrà essere compilato da coloro che desiderano prenotare l’alloggio. Una volta compilato, il modulo dovrà essere consegnato al segretario della congregazione che lo farà pervenire al reparto Alloggi dell’assemblea.

⁴ Dato che la Congregazione Centrale e il locale reparto Alloggi hanno a cuore i vostri interessi a lungo termine, raccomandiamo di rivolgervi esclusivamente al reparto Alloggi tramite il segretario della congregazione per effettuare le prenotazioni. Per evitare di creare confusione e provocare aumenti di prezzo, vi preghiamo di non effettuare prenotazioni rivolgendovi personalmente alla direzione dell’albergo. Vi invitiamo caldamente a rivolgervi al reparto Alloggi che sarà in grado di ottenere tariffe ridotte. Nel fare la vostra richiesta di camera non dimenticate che generalmente gli alberghi e le pensioni dispongono di camere con due letti. Solo eccezionalmente sono disponibili camere con tre o quattro letti. Per quanto sarà possibile il reparto Alloggi cercherà di soddisfare le vostre richieste di camere con tre o quattro letti, ma in mancanza di queste si dovrà disporre di assegnarvi in più camere nello stesso albergo o pensione. Se l’albergo consente un numero superiore di persone per camera, ciò sarà specificato nell’“Assegnazione di alloggio” che riceverete a suo tempo tramite il segretario della congregazione.

⁵ Una volta inviata la richiesta di camera al reparto Alloggi e ricevuta l’assegnazione di alloggio tramite il segretario della congregazione evitate per quanto è possibile di effettuare cambiamenti, perché questo creerebbe molto lavoro aumentando le possibilità di commettere errori. Quindi, prima di inviare la vostra richiesta di camera, assicuratevi di avere disposto ogni cosa per assistere all’assemblea e che non sarà necessario effettuare cambiamenti dovuti a fattori ai quali non avevate pensato prima. Ma se per motivi di forza maggiore siete costretti a effettuare dei cambiamenti informatene immediatamente il reparto Alloggi dell’assemblea affinché si provveda di conseguenza. Seguendo queste istruzioni dimostreremo il nostro amore per i fratelli ed eviteremo l’atteggiamento del “prima io” oggi tanto diffuso nel mondo. — 1 Cor. 10:24.

⁶ Invio della caparra e problemi con gli alberghi: Per garantire la prenotazione di una camera, occorre far pervenire all’albergo una caparra per ogni camera prenotata pari al prezzo di una notte. Questo va fatto entro la data che vi sarà comunicata dal reparto Alloggi. Se non riceve la caparra, l’albergo ha il diritto di affittare la camera ad altri. La caparra dovrà essere consegnata al segretario della congregazione che, una volta raccolte quelle di tutti coloro che hanno ricevuto un’assegnazione di alloggio, le invierà in un’unica soluzione secondo le istruzioni che gli saranno date dal reparto Alloggi. Per qualunque difficoltà incontrata prima o dopo l’assemblea, potete mettervi in contatto con il reparto Alloggi all’indirizzo o al numero di telefono inviati al segretario della congregazione. Qualora sorgesse un problema durante l’assemblea, vogliate informarne al più presto il reparto Alloggi dell’assemblea affinché lo possa risolvere prima che lasciate l’albergo.

⁷ Alloggio in case private: Le persone anziane, gli infermi, coloro che svolgono il servizio a tempo pieno o altri potrebbero aver bisogno di assistenza per essere presenti all’assemblea. I parenti, gli anziani e altri componenti della congregazione che sono al corrente delle loro particolari necessità possono amorevolmente prendere le necessarie disposizioni. La responsabilità della famiglia e della congregazione non deve essere addossata all’organizzazione dell’assemblea. (1 Tim. 5:4) Il comitato di servizio della congregazione dovrebbe prendere in esame i requisiti di ciascun richiedente prima di inoltrare il modulo “Richiesta di camera” al reparto Alloggi. Il segretario della congregazione dovrebbe indicare sul modulo il suo numero di telefono in modo che il reparto Alloggi possa contattarlo qualora ve ne fosse bisogno. Le richieste approvate vanno inviate al comitato dell’assemblea e non alla Congregazione Centrale.

⁸ Anche chi ha difficoltà economiche può fare richiesta di un alloggio gratuito con lo stesso modulo. Se sarà possibile, tali richieste saranno soddisfatte. Comunque, visto che molto probabilmente la disponibilità di alloggi gratuiti presso fratelli sarà limitata, il reparto Alloggi non può garantire che tutti riceveranno l’alloggio richiesto. Per questo motivo invitiamo tutti coloro che fanno richiesta di alloggio gratuito a indicare sul modulo “Richiesta di camera” anche una somma minima e massima che eventualmente sarebbero disposti a pagare qualora non fosse possibile alloggiarli presso fratelli. Considerate che ad almeno quattro assemblee saranno presenti delegati provenienti dall’estero, in particolare dall’Europa orientale, che avranno bisogno di alloggio gratuito e ai quali sarà data la precedenza nell’effettuare le assegnazioni. Questo ridurrà notevolmente la disponibilità di alloggi gratuiti.

⁹ Tutti i moduli “Richiesta di camera” dovranno essere consegnati al segretario della congregazione perché controlli che siano compilati correttamente. Il comitato di servizio della congregazione aggiungerà la propria raccomandazione e qualsiasi altra informazione per il reparto Alloggi.