De tijd — Uw slaaf of uw meester?
„WAAROM ben je te laat?” vroeg de onderwijzer toen Albert de klas binnenkwam. „Omdat ik de hele weg naar school naast mijn fiets heb gehold”, antwoordde Albert, bijna buiten adem.
„Maar waarom heb je dan niet gewoon gefietst?” vroeg de onderwijzer nieuwsgierig. „Omdat”, legde Albert uit, „ik zo laat was dat ik geen tijd had om te stoppen en op m’n fiets te stappen.”
Dit overdreven, komische verhaal illustreert een situatie waarvoor velen van ons dagelijks staan. Gejaagd, met veel dingen die moeten gebeuren en nog op tijd klaar moeten zijn ook, hebben wij soms het gevoel dat wij van het ene naar het andere hollen. Maar net als Albert vertragen wij ons tempo soms doordat wij ons niet de tijd gunnen om even te stoppen en veranderingen aan te brengen waardoor wij doeltreffender te werk zouden gaan.
Niettemin zouden wij tijd kunnen besparen, op de lange duur meer tot stand kunnen brengen en de stress kunnen verminderen als wij wel de tijd zouden nemen om onze vaardigheid in het efficiënt gebruiken van tijd te vergroten. Dan zouden wij de tijd niet meer als een meedogenloze meester hoeven zien maar als een nuttige knecht.
Hoe kunt u doeltreffender met uw tijd omgaan? Hier volgen enkele suggesties. Kies bij het lezen de suggesties uit die bij uw behoeften aansluiten en pas ze aan uw omstandigheden aan.
Deel uw dag in
Stel u voor dat uw dag net begonnen is. Voor u ligt een schijnbaar eindeloze reeks taken. De gedachte eraan alleen al kan maken dat u tegen de dag opziet. Waar moet u beginnen? Bij het indelen van uw dag.
Veel mensen beginnen met het opstellen van een lijstje van dingen die moeten gebeuren. Iemand met veel verantwoordelijkheden in een grote organisatie vertelt hoe hij op schema blijft. Hij zegt: „Ik houd een lijst bij van dingen die moeten gebeuren. Als zich nieuwe taken aandienen of er dingen bij mij opkomen, voeg ik ze aan de lijst toe. Wat klaar komt, streep ik dan stuk voor stuk weg.”
Zou het u helpen uw dagelijkse bezigheden te organiseren als u de dingen zo op papier zet? Misschien is uw reactie: ’Dat helpt me misschien wel om te beginnen, maar ik krijg nooit mijn hele lijst af!” En waarschijnlijk hebt u daar gelijk in. Daarom is het nuttig als mensen . . .
Prioriteiten stellen
U kunt prioriteiten stellen door elk punt op uw lijst te nummeren naar gelang de belangrijkheid ervan. Handel dan voor zover mogelijk elke activiteit in die volgorde af. Natuurlijk zult u wel eens besluiten een uitzondering te maken en vanwege omstandigheden en voorkeur iets niet strikt volgens prioriteit te doen. Blijf dus plooibaar. Waar het om gaat is, dat u de zaak in de hand houdt, zodat wat u elke dag tot stand brengt een kwestie van keuze en niet van toeval is.
Haast u niet van de ene naar de andere taak en sta er niet op alles te doen wat u hebt genoteerd. Alan Lakein, die adviezen geeft voor een efficiënt tijdbeheer, beklemtoont: „Je komt zelden aan het laatste punt op je lijst toe. Niet het afwerken van de lijst, maar je tijd zo goed mogelijk gebruiken, daar gaat het om.”
Dat zult u bereikt hebben als het grootste deel van uw tijd gebruikt is voor dingen die werkelijk belangrijk zijn. Wat de punten betreft waar u niet aan toegekomen bent, kijk of ze door anderen gedaan of op het lijstje voor morgen gezet kunnen worden. Als u punten met een lagere prioriteit nuchter bekijkt, constateert u soms dat ze helemaal niet gedaan hoeven worden. Daar staat tegenover dat iets wat vandaag onder aan de lijst staat, morgen meer prioriteit kan hebben.
Maar hoe bepaalt u welke activiteiten op uw lijstje hoge prioriteit hebben? Per slot van rekening kunnen bij het bekijken van een lange lijst van werkzaamheden veel dingen even belangrijk schijnen. Om dus doeltreffend prioriteiten te stellen, moet u . . .
Onderscheid maken tussen „dringend” en „belangrijk”
Een wijze koning in bijbelse tijden zei dat een man ’het goede moet zien voor al zijn harde werk’ (Prediker 3:13). Sommige werkzaamheden leveren betere resultaten op dan andere. Neem dus als u een lijst met taken doorneemt, de resultaten die elk ervan zal afwerpen in aanmerking. Zal het zoden aan de dijk zetten als u een bepaald werk klaarkrijgt? Zult u „het goede” zien voor uw harde werk? Als dat niet zo is, is het misschien geen werk dat hoge prioriteit heeft.
Het is waar dat op het eerste gezicht alles op uw lijst dringend kan lijken. Maar zijn dringende zaken altijd belangrijk, zijn ze het waard er veel tijd in te investeren? Michael LeBoeuf, die tijdbeheer doceert aan de Universiteit van New Orleans, merkt op: „Belangrijke dingen zijn zelden dringend en dringende dingen zijn zelden belangrijk. De dringendheid van het verwisselen van een lekke band als u te laat bent voor een afspraak, is veel groter dan onthouden dat u de autoverzekeringspremie moet betalen, maar de belangrijkheid ervan [van de band] is in de meeste gevallen betrekkelijk klein.”
Dan klaagt hij: „Helaas besteden velen van ons hun leven aan het blussen van branden onder de dwingelandij van de dringendheid. Het gevolg is dat wij voorbijgaan aan de minder dringende maar belangrijker dingen in het leven. Het is de dood voor de efficiëntie.”
Vraag uzelf als u prioriteiten stelt dus af welke bezigheden werkelijk belangrijk zijn. Probeer daar dan het grootste deel van uw tijd aan te besteden. Misschien behoeft iets wat dringend is geen onmiddellijke aandacht. Is het gerechtvaardigd er veel tijd in te investeren? Kunt u het snel afwerken en overgaan tot een bezigheid waarmee u meer tot stand brengt? Beter nog: kunt u iemand anders vragen het te doen?
U zult het er ongetwijfeld mee eens zijn dat het meer voldoening schenkt aan iets te werken wat belangrijke resultaten afwerpt dan eenvoudig bezig te zijn met iets wat toevallig voor de hand ligt. Probeer uw krachtsinspanningen zoveel mogelijk te concentreren op bezigheden waarmee u werkelijk iets bereikt.
De 80/20 regel
Als u de tot dusver besproken beginselen toepast, welk percentage van uw dagelijkse bezigheden verwacht u dan als topprioriteit aan te merken? Natuurlijk zal dat afhangen van uw specifieke verantwoordelijkheden. Maar een aantal deskundigen op het gebied van efficiënt tijdbeheer zijn van mening dat in veel gevallen de zaken die topprioriteit hebben, terug te brengen zijn tot ongeveer 20 procent. Als richtsnoer daarbij hanteren zij de 80/20 regel.
Dit beginsel werd geformuleerd door de 19de-eeuwse Italiaanse econoom Vilfredo Pareto. Het houdt in dat slechts zo’n 20 procent van de oorzaken zo’n 80 procent van de resultaten bewerkstelligt. Indien u er attent op bent, zult u wellicht ontdekken dat er in het dagelijks leven een aantal situaties zijn waarin Pareto’s beginsel opgaat. Maar hoe kan de 80/20 regel worden toegepast op de manier waarop u uw tijd gebruikt?
Analyseer de punten op uw werklijstje eens. Misschien kunt u een efficiëntie van 80 procent bereiken door twee op de tien punten af te werken. Zo ja, dan zijn dit de twee belangrijkste punten op uw lijstje. Analyseer een project ook voordat u zich erop stort. Hoeveel ervan is werkelijk belangrijk om uw doel te bereiken? Welk deel van het werk zal de waardevolste resultaten opleveren? Dat deel van de taak heeft prioriteit.
Dru Scott, adviseuse op het terrein van efficiënt tijdbeheer, legt na Pareto’s beginsel besproken te hebben uit, wat u ermee kunt doen. Zij zegt: „Stel vast welke elementen essentieel zijn om uw doel te bereiken. Doe die dingen eerst. U zult dan het meeste resultaat zien in de kortste tijd.”
Geniet van de resultaten
Misschien begrijpt u nu beter dat uw tijd goed beheren niet wil zeggen dat u zich er voortdurend om bekommert nooit een minuut te verspillen of dat u van de ene urgente bezigheid naar de volgende holt. Een efficiënt tijdbeheer betekent veeleer dat u de juiste taak voor dit moment kiest. Het betekent dat u onderscheidt welke bezigheden de beste resultaten afwerpen en dat u daar indien maar enigszins mogelijk uw tijd aan besteedt.
Er bestaan geen vaste regels voor het persoonlijk indelen van uw tijd. Om voordeel te trekken van de suggesties in dit artikel moet u plooibaar zijn. Experimenteer. Pas u aan. Ontdek wat bij u het beste werkt. Lees de ideeën in het kader op deze bladzijde en kijk welke ervan u zullen helpen om een meedogenloze meester in een nuttige knecht te veranderen.
Wat een voldaan gevoel zult u aan het eind van elke dag hebben als u leert uw tijd beter in de hand te houden! Hoewel er waarschijnlijk nog werk voor de volgende dag blijft liggen, hebt u de voldoening te weten dat u uw krachtsinspanningen hebt aangewend voor de belangrijkste dingen. U zult ’het goede zien’ voor uw harde werk.
U kunt zelfs tot de ontdekking komen dat er — eindelijk — voldoende tijd is voor de dingen die er werkelijk toe doen. Dan zult u niet het willoze slachtoffer van jachtige omstandigheden zijn maar de meester van uw tijd. Dat zal niet alleen maken dat u uw werk doeltreffender doet, maar het zal waarschijnlijk ook uw vreugde vergroten.
[Kader op blz. 27]
MANIEREN OM TIJD TE BESPAREN
1. Heb een duidelijke waardebepaling en doeleinden in uw leven. Het is de sleutel tot het stellen van dagelijkse prioriteiten.
2. Werk aan taken die concentratie vereisen, op de momenten dat u het helderst bent.
3. Telefoneer wanneer u de meeste kans hebt dat de mensen te bereiken zijn.
4. Draag werk zoveel mogelijk aan anderen over. Het maakt u vrij om meer tot stand te brengen en zij doen ervaring op.
5. Probeer wanneer u administratief werk doet, elk formulier in één keer af te werken in plaats van het tijdelijk ergens te ’parkeren’.
6. Houd u aan een agenda wanneer u met anderen vergadert. Stel specifiek vast wanneer u gaat beginnen en eindigen.
7. Organiseer uw werkterrein zo dat u het benodigde gereedschap bij de hand hebt.
8. Voel u niet verplicht elke uitnodiging voor een gezellig samenzijn aan te nemen. Leer tactvol nee te zeggen.
9. Standaardiseer boodschappen- en paklijsten zoveel mogelijk in plaats van herhaaldelijk nieuwe op te stellen.
10. Neem voldoende rust en ontspanning om doeltreffend te kunnen werken.
11. Stel tijdslimieten.
12. Stel niet uit.
13. Verdeel overweldigend grote taken in kleinere.
14. Wees geen perfectionist. Concentreer u op wat werkelijk belangrijk is.
15. Maak een goed gebruik van de tijd dat u moet wachten. Schrijf een brief, lees, of doe iets anders wat gedaan moet worden.
16. Besef dat u heus wel eens tijd zult moeten besteden aan bezigheden die u zelf niet zou kiezen. Verspil geen tijd met erover te mokken. Ga in plaats daarvan aan de slag om het gedaan te krijgen.
[Illustratie op blz. 25]
Velen vinden het nuttig om een lijst te maken van dingen die moeten gebeuren en ze naar prioriteit te nummeren
[Illustraties op blz. 26]
Persoonlijke organisatie en het stellen van prioriteiten kunnen veel verschil uitmaken