Perguntas Respondidas

● Por quanto tempo se devem reter os itens no arquivo da congregação?

Os registros que tratam das finanças devem ser guardados pelo menos sete anos ou mais, conforme exigir a lei da prescrição no seu estado. Estes incluem registros tais como os referentes às contas de revistas e de literatura. Os registros referentes à construção do Salão do Reino, a consertos maiores e outros, de que se possa precisar ou que possam ser úteis além dos sete anos, podem ser guardados indefinidamente.

Após um ano, podem-se destruir as cópias das folhas de assinatura, formulários de pedido de literatura, convites e revistas, e outros itens similares.

Devem-se reter os cartões de Registro de Publicador que mostram pelo menos os últimos oito anos de atividade de cada publicador. Os cartões mais antigos podem ser destruídos. As folhas mensais de relatórios de serviço, depois de estes serem somados e anotados nos cartões de Registro de Publicador, não precisam ser mais guardadas. Os registros mensais de serviço de campo da congregação e seus registros de assistência às reuniões serão guardados por oito anos ou mais, se for desejado.

As cartas do superintendente de circuito, informando a congregação sobre assembléias de circuito, sua visita à congregação, etc., podem ser eliminadas depois da ocorrência do acontecimento de que tratam. Os relatórios do superintendente de circuito sobre a visita à congregação e a correspondência relacionada serão guardados pelo menos por oito anos.

O que tratar da designação de anciãos, servos ministeriais e os que servem como pioneiros regulares deve ser guardado indefinidamente.

Cartas impressas da Sociedade, tratando de números especiais das revistas, viagens a assembléias internacionais, etc., podem ser eliminadas após a atividade especial ou a assembléia. Convém guardar indefinidamente cartas de instruções tais como: Como Cuidar Corretamente das Assinaturas (S-11), Instruções Para as Contas da Congregação (S-27), Designação de Território Para Congregação (S-54) e cartas de instruções sobre o serviço de pioneiro, bem como os esboços atuais de conferências públicas, discurso fúnebre e da Comemoração.

Assuntos judicativos: A correspondência confidencial sobre assuntos judicativos sérios deve ser guardada num lugar seguro, acessível apenas aos anciãos. Deve ser guardada pelo menos por cinco anos a partir da data em que o caso é levado ao seu término, ou por mais tempo, se os anciãos acharem isso aconselhável em certos casos.

Sabemos que o acima não abrange cada item ou cada correspondência, mas esta orientação geral será de ajuda aos anciãos no que se refere aos arquivos.