Время. Господин ли ты ему или раб?
«ПОЧЕМУ ты так поздно пришел?», — спросил учитель, когда Альберт вошел в класс. «Потому что я всю дорогу до школы бежал пешком рядом с велосипедом», — ответил он запыхавшись.
«Почему же ты не ехал на твоем велосипеде?», — с любопытством спросил учитель. «Потому что было так уже поздно, что у меня не было времени остановиться и сесть на велосипед», — объяснил Альберт.
Эта немного преувеличенная, забавная история наглядно показывает, с какой ситуацией многим из нас ежедневно приходится сталкиваться. Гонимы множеством обязанностей и сроков, мы можем испытывать чувство, что мчимся от одной работы к другой. Но иногда мы, как и Альберт, тормозим сами себя, потому что думаем, что у нас якобы нет времени остановиться и поразмыслить над тем, как мы могли бы действовать эффективнее.
Однако есть возможность экономить время, с расчетом на будущее совершать бо́льшее и снизить напряжение, если делается пауза для рассуждения, как привить себе больше мастерства при распределении времени. Вместо того, чтобы и в дальнейшем быть безжалостным господином, время могло бы стать тогда полезным служителем для тебя.
Как можешь ты выгоднее распределить свое время? Следуют некоторые предложения. Читая их, выбери те, которые соответствуют твоим потребностям, и приспособь их к твоим условиям жизни.
Планируй свой день
Представь себе, что твой день только что начался. Тебя ожидает, по-видимому, несметное число заданий. При мысли о всех этих обязанностях ты, может быть, с ужасом смотришь на этот день перед тобой. С чего бы тебе начать? С планирования своего дня.
Многие начинают день с того, что составляют так называемый список работ. Мужчина, который должен выполнять много заданий в большом предприятии, объясняет, как ему возможно придерживаться своего плана времени. Он говорит: «Я веду список дел, которые должны быть выполнены. Добавляются новые задания или приходят на ум другие, я заношу их в список. Затем я отмечаю галочкой каждый выполненный пункт».
Мог бы и тебе помочь подобный письменный план в организации твоих повседневных обязанностей? Ты, может быть, возразишь: «Это, возможно, поможет мне начать, но я никогда не смог бы сделать всего, что в моем списке!» Ты, возможно, и прав. Поэтому полезно делать следующее:
Установить приоритеты
Ты можешь установить приоритеты нумерованием всех пунктов в твоем списке по степени важности. Тогда попытайся, по возможности, выполнить все работы в этой последовательности. Естественно, что ты иногда будешь делать исключения и не будешь точно придерживаться последовательности при выполнении определенных дел, смотря по твоим обстоятельствам и предпочтениям. Итак, оставайся гибким. Твоей целью является подходить ко всему осознанно и так, чтобы твоя ежедневная работа планировалась, а не предоставлялась случаю.
Не носись от одной работы к другой, не старайся изо всех сил выполнить все то, что стоит в твоем списке. Консультант по планированию времени Элан Лакейн подчеркивает: «Редко достигается конец списка работ. Дело и не в том, чтобы выполнить все пункты в списке, а в том, чтобы наилучшим образом использовать время».
Тебе это удастся сделать, если ты большую часть своего времени потратишь на действительно важные дела. Что касается невыполненных работ, попытайся поручить их другим или перенеси их в список на следующий день. При тщательном размышлении над менее важными пунктами ты иногда устанавливаешь, что их вообще не нужно делать. Но может быть и так, что пункт в конце списка, перенесенный на следующий день, может стать пунктом бо́льшей важности.
Но как тебе определить, какие задания в твоем списке имеют первостепенную важность? При просмотре длинного списка обязанностей тебе, правда, может казаться, что многие дела являются одинаковой важности. Следовательно, чтобы эффективнее устанавливать приоритеты, ты должен...
Различать между «срочным» и «важным»
Мудрый царь библейских времен объяснял, что человек должен „видеть доброе во всяком труде своем“ (Екклесиаст 3:13). При одной работе достигаются лучшие результаты, чем при другой. Итак, если ты просматриваешь свой список работ, прими во внимание, каких результатов ты сможешь достигнуть выполнением отдельных пунктов. Будет ли заметная польза от проведенной работы? Будешь ли ты „видеть доброе“ в своем тяжелом труде? Если нет, тогда она, по всей вероятности, не является предметом первой важности.
Предположим, что на первый взгляд тебе все в твоем списке кажется срочным. Но всегда ли срочные дела настолько важны, что стоит уделять им большую часть своего времени? Майкл ЛеБьеф, профессор при университете Нового Орлеана, занимающийся планированием времени, сделал следующее наблюдение: «Важное бывает редко срочным, и срочное — редко важным. Если назначена встреча и остается мало времени, тогда более срочным является смена спущенной шины, нежели думать о том, чтобы заплатить страховку за машину. Но в общем шинам автомобиля не придается особенной важности».
Он установил: «К сожалению, многие из нас проводят свою жизнь под влиянием тирании срочных исполнений в постоянной спешке. Это ведет к тому, что мы упускаем из виду менее срочное, но зато более важное в жизни, из-за чего большая часть нашей трудоспособности теряется».
Итак, когда устанавливаешь приоритеты, спроси себя, какие задания являются действительно важными. Затем старайся уделять больше внимания этим делам. Может быть, нет необходимости тотчас же уделять внимание срочному делу. Стоит ли тратить на него много времени? Или можно ли быстро выполнить его и затем заняться более стоящим заданием? Или еще лучше: не можешь ли ты поручить его кому-нибудь другому?
Несомненно, ты согласишься, что приятнее выполнять действительно стоящую работу, чем заниматься просто кое-чем, что попадет под руки. Старайся, по возможности, сосредоточиваться на заданиях, которые ведут к действительно удовлетворяющим результатам.
Правило 80:20
Сколько процентов твоей дневной работы расценивал бы ты как работу первостепенной важности, если бы ты применял выше предложенные принципы? Естественно, что это зависит от твоих специфических обязанностей. Однако ряд консультантов по планированию времени придерживаются мнения, что во многих случаях пункты первостепенной важности можно свести приблизительно к 20 процентам. Как руководство они приводят правило 80:20.
Этот принцип сформулировал итальянский экономист XIX века Вильфредо Парето. Принцип устанавливает, что только около 20 процентов причин вызывают около 80 процентов следствий. Если ты внимателен, ты сможешь установить, что в повседневной жизни наблюдается ряд ситуаций, соответствующих принципу Парето. Но как можно применить правило 80:20 в использовании твоего времени?
Просмотри все пункты твоего списка работ. Возможно, что и ты сможешь достичь 80-процентного успеха, выполняя два из десяти указанных пунктов. Если это так, тогда речь идет о двух важнейших пунктах в твоем списке. Проанализируй также проект, прежде чем приступить к его выполнению. Сколько из всего этого действительно важно для достижения твоей цели? Какая часть работы принесет наиболее полезные результаты? Эта часть работы и является первоочередной.
После рассмотрения принципа Парето консультантка по планированию времени Дру Скотт объяснила, как можно применить его для собственной пользы. Она говорила: «Определяй существенные составные части, которые необходимы для достижения твоей цели. Выполни эти дела в первую очередь. Ты будешь с наименьшей затратой времени достигать наибольших результатов».
Радуйся результатам
Возможно, теперь ты поймешь лучше, что быть господином своего времени не значит быть постоянно занятым делами, не теряя ни минутки времени, или мчаться от одной срочной работы к другой. Под эффективным распределением времени скорее понимается, что выбираешь подходящую работу на данный момент. Необходимо выявить, какая работа принесет лучшие результаты, и, по мере возможности, инвестировать свое время для нее.
Нет твердо установленных правил для личного распределения времени. Будь гибким, если ты хочешь извлечь пользу из предложений данной статьи. Экспериментируй. Приспосабливайся. Выяви, что является для тебя наилучшим. Прочти предложения в рамке на этой странице, проанализируй их, выбери те, которые помогут тебе сделать из безжалостного господина полезного слугу.
Если ты будешь лучше распоряжаться своим временем, тогда ты в конце каждого дня будешь иметь ощущение, что тобою действительно что-то сделано. Хотя, возможно, и останется еще работа на следующий день, но у тебя будет чувство удовлетворения от сознания, что ты употребил свои силы для более важных дел. Ты будешь „видеть доброе“ в твоем труде.
У тебя, может быть, будет чувство, что — наконец-то — в наличии достаточно времени для действительно важных дел. Тогда ты не будешь больше жертвой спешки, а — господином своего времени. Это сделает твою работу не только более продуктивной, но ты будешь иметь, несомненно, и больше радости.
[Рамка, страница 18]
ВОЗМОЖНОСТИ ЭКОНОМИТЬ ВРЕМЯ
1. Имей точные и ясные представления о ценностях и целях в жизни. Это будет большой помощью, чтобы устанавливать ежедневные приоритеты.
2. Выполняй задания, требующие сосредоточенности, в той части дня, когда ты наиболее внимателен.
3. Звони другим в то время, когда ты по всей вероятности сможешь кого-то застать.
4. Если только возможно, поручай задания другим. Это предоставит тебе больше свободы для выполнения других работ и дает другим возможность приобрести опыт.
5. Постарайся при выполнении письменных работ каждый лист бумаги брать в руки только один раз, вместо того чтобы перекладывать его куда-нибудь на временное место.
6. При совещаниях с другими придерживайся повестки дня. Установи начало и конец разговора точно по времени.
7. Устраивай рабочее место так, чтобы все необходимое было под руками.
8. Не чувствуй себя обязанным принимать каждое приглашение на дружескую встречу. Научись тактично говорить нет.
9. Составь стандартные списки закупок и упаковок так, чтобы их не нужно было каждый раз писать вновь.
10. Позаботься о достаточном покое и отдыхе, чтобы ты мог продуктивнее работать.
11. Устанавливай сроки.
12. Ничего не откладывай.
13. Разделяй слишком большие работы на меньшие части.
14. Не старайся добиваться совершенства во всем. Сосредоточивайся на действительно важных делах.
15. Используй время ожиданий. Пиши письмо, читай или выполняй какую-нибудь другую важную работу.
16. Да будет тебе известно, что иногда нужно тратить время и на неприятные работы. Не теряй времени, волнуясь об этом. Смотри, чтобы ты их выполнил немедленно.
[Иллюстрация, страница 16]
Многие находят полезным составлять список работ по их важности.
[Иллюстрации, страница 17]
Все может зависеть от личного распределения времени и установления приоритетов.