Vad är det som gör en bra sekreterare?

Är det ett döende yrke?

Eller råder det brist på sekreterare?

Är det verkligen ett nedsättande arbete?

”PLÖTSLIGT: En ny brist på sekreterare” — så hette det i Business Week för 8 augusti 1977. Denna tidskrift kommenterade den relativa bristen på kvinnliga sekreterare och tillade: ”Direktörer överallt framhåller att bristande kunskaper — i stenografi, maskinskrivning och allmän språkbehandling — i lika hög grad som bristen på tillgänglig personal medverkar till att skapa sekreterarbristen. ... Goda färdigheter i maskinskrivning och stenografi har blivit sällsynta förmågor.”

Feministernas inställning och det tryck myndigheterna utövat på företagen att ge ”lika möjligheter” har bidragit till bristen på kvinnliga sekreterare. Termen ”sekreterare” har blivit ett ”fult ord” för vissa kvinnor. I tidskriften Mademoiselle uppgavs det att ”sekreterare som gör vad som helst hellre än erkänner att de är sekreterare har, enligt en undersökning som gjorts av National Secretaries Association, jämte ’kvinnosakskvinnorna’ gett yrket ett dåligt rykte”.

Vad är det som gör en sekreterare verkligt värdefull? Det är mer än hennes mycket viktiga färdigheter i maskinskrivning och stenografi. Många av de egenskaper som fordras är egenskaper som är önskvärda i alla yrken eller ansvarsuppgifter i livet.

Att bevara hemligheter

Sekreteraren måste till exempel kunna anförtros konfidentiella upplysningar. Ordet ”sekreterare” kommer från ett latinskt ord som betyder ”en förtrogen”, och en av grundbetydelserna i det engelska ordet är ”en som blivit anförtrodd en överordnads hemligheter eller förtroliga meddelanden”. Sekreteraren måste visa sig värdig att anförtros dessa hemligheter, och detta slags samarbete mellan sekreteraren och chefen kan göra hennes arbete mycket givande.

Chefen för ett stort amerikanskt bolag, som specialiserat sig på att anskaffa personal till ledande befattningar, svarade, då han blev tillfrågad om vilken egenskap som är viktig för en kvinna som arbetar som chefssekreterare: ”Hon måste kunna ta emot förtroenden. Hon bär på många av företagets hemligheter, och om hon inte är försiktig, kan hon, utan att hon ens inser det, låta undslippa sig något — och det finns somliga på kontoret som medvetet kommer att försöka ’stjäla hennes tankar’.”

Vidare skrev direktören för ett bolag i ett rekommendationsbrev åt sin tidigare sekreterare: ”Detta är några av de många egenskaper som gör [denna kvinna] exceptionell. Jag var emellertid särskilt imponerad av en annan egenskap som jag ansåg viktigast av alla; hon varken skvallrade eller talade om bolagets affärer. Enbart detta gör att hon höjer sig över genomsnittet av sekreterare.”

Hjälpsam, villig och punktlig

Sekreterarens uppgift är vidare att vara till hjälp. I McCall’s för mars 1976 hette det: ”Sekreterarens arbete består först och främst i att vara till hjälp: det är en understödjande roll snarare än en stjärnroll ... att spara chefens tid och energi genom att avlasta honom eller henne rutinarbete och oviktigare detaljer och skydda mot störande avbrott — att därigenom öka hans produktivitet på mer skapande plan.” Sekreterarens inställning till denna uppgift att ”vara till hjälp” — att hon inser att hon genom att sköta de små bekymren och detaljerna kan bidra till att hennes chef blir mer produktiv — gör dessa mindre viktiga, ibland tämligen enformiga sidor av arbetet mer meningsfulla.

Genom att ådagalägga villighet och förmåga att sköta enklare uppgifter visar en sekreterare att hon är skickad att ta på sig större ansvar. En chefssekreterare kan till exempel avfatta brev och meddelanden åt sin chef, sedan hon väl lärt känna hans tänkesätt och åsikter, och i många företag överlåter man helt åt sekreterarna att handlägga vissa arbetsuppgifter.

Den skickliga sekreteraren bör visa sig villig att arbeta, även att tåligt arbeta över när situationen kräver det. Att vara punktlig, att inte ta för långa lunchraster, att vara ren och prydlig och att inte i onödan stanna hemma från arbetet är sådant som man normalt borde kunna ta för givet, men i våra dagar är detta sällsynta egenskaper som värderas högt.

Erkänsla för gott arbete

Vi tycker alla om att bli uppskattade för att vi gör ett gott arbete. Men vid en konferens för chefssekreterare och direktörsassistenter framförde deltagarna som ett av sina främsta klagomål att de inte fick tillräcklig uppskattning och erkänsla för sitt arbete.

Det verkar emellertid som om denna brist håller på att avhjälpas. I U.S. News & World Report för 27 juni 1977 kunde man läsa: ”Trots sekreterarnas klagomål förklarar de flesta att de trivs med sitt arbete och anser att deras arbete är viktigt — till och med har avgörande betydelse.” I denna artikel berättas det om en sekreterare, som har en årslön på 15.000 dollar, och det sägs att hon ”inte längre presenterar sig som ’bara en sekreterare’ för nya bekantskaper. ’Jag ändrade åsikt’, säger hon, ’när jag insåg att om de tog bort alla sekreterarna ur byggnaden, skulle de få [svårt] att driva företaget.’”

Att sekreterarnas utmärkta arbete erkänns och uppskattas visas av att tendensen går mot högre löner för sekreterare. En statlig undersökning av lönerna inom den privata sektorn i Förenta staterna visade att de främsta sekreterarna har en inkomst på i genomsnitt 12.342 dollar om året — något mindre än begynnelselönen för en kemist — och att lönen kan stiga ända till 20.000 dollar om året. Ofta betalar företagen även andra förmåner: deltagande i kurser och konferenser på arbetstid, vilka inte bara berör sekreterarfacket, utan också tar upp frågor om administration, konsten att fatta beslut, människokännedom osv.

Det var vid en av dessa konferenser (den tidigare nämnda) som kursledaren riktade deltagarnas uppmärksamhet på en intressant aspekt på frågan om beröm och erkänsla. Sedan hon bett dem göra upp en lista över alla erkännanden de hade fått under den gångna månaden, bad hon dem göra upp en lista över alla gånger de hade gett sina chefer ett berömmande ord. Det uppstod en nästan pinsam tystnad. ”Din chef intar en ställning där ytterst få människor ger honom kritik — eller beröm. Du, som hans assistent, kan ge honom välbehövligt, uppriktigt erkännande för hans ansträngningar och prestationer.”

Kristna egenskaper och moralprinciper

Den som är en sann kristen har speciella egenskaper att erbjuda som sekreterare, egenskaper som har stor betydelse: tålamod, ärlighet, sannfärdighet, ödmjukhet, idoghet, fridsamhet, omtänksamhet och självbehärskning. (Ef. 4:25; Kol. 3:23; Gal. 5:22, 23; Hebr. 13:18; 1 Petr. 5:5, 6) Dessa kristna egenskaper hjälper sekreteraren att komma överens med de många människor hon måste ha att göra med, såväl som att anpassa sig efter sin chefs behov och sätta hans affärsintressen framför sina egna intressen.

En sann kristen kvinna önskar emellertid vara vaksam i sitt förhållande till sin chef. I U.S. News & World Report uppgavs det att sekreterare ”beklagar sig ... över att de utsätts för sexuella närmanden från sina överordnade”. Även om inte alla chefer tillhör denna kategori, måste en kristen kvinna iaktta försiktighet i varje förhållande där de båda arbetar nära tillsammans med respekt och förtroende för varandra (som i ett idealiskt samarbete mellan en sekreterare och hennes chef), eftersom hon alltid måste följa kristna moralprinciper. Om sekreteraren i allt hon gör uppför sig i enlighet med Guds bibliska vägledning, förhindrar detta vanligtvis i sig självt att chefen ens tänker i omoralisk riktning.

Den skickliga sekreteraren har således ett yrke som kan skänka tillfredsställelse och arbetstrygghet samtidigt som hon gör en verklig insats i affärsvärlden.

[Ruta på sidan 23]

Ett tecken på den ökade uppskattningen av sekreterarrollen är att Sekreterarnas vecka, den 23—29 april, officiellt erkänts av den federala, statliga och kommunala förvaltningen i Amerika. Syftet är att ge erkänsla åt sekreterarna för deras viktiga roll i affärsvärlden, industrin, undervisningen, den statliga och kommunala förvaltningen samt på det vetenskapliga området.