Tiden — Är du dess herre eller dess slav?
”VARFÖR kommer du för sent?” frågade läraren när Albert kom in i klassrummet. ”Därför att jag sprang vid sidan av cykeln hela vägen till skolan”, svarade Albert som var mycket andfådd.
”Varför cyklade du inte på den?” frågade läraren undrande. ”Därför att jag var så sen att jag inte hade tid att stanna och hoppa upp på cykeln”, förklarade Albert.
Denna något överdrivna lustiga historia illustrerar en situation som många av oss ställs inför dagligen. Vi är jäktade, har mycket att göra och många tider att passa, och vi kan känna det som om vi löper kapplöpning från det ena till det andra. Men ibland gör vi, precis som Albert, saker och ting långsammare bara för att vi inte har tid att stanna upp och omorganisera oss så att vi blir effektivare.
Vi skulle dock kunna spara tid, uträtta mer i det långa loppet och minska stressen om vi stannade upp och förbättrade vår förmåga att planera tiden. Då skulle vi i stället för att betrakta tiden som en obeveklig herre kunna se den som en nyttig tjänare.
Hur kan du få bättre kontroll över din tid? I det följande ges en del förslag. När du läser igenom dem, välj då ut de förslag som passar dina behov och anpassa dem efter dina egna omständigheter.
Planera din dag
Föreställ dig att din dag just har börjat. Framför dig ligger en till synes oändlig räcka uppgifter. Tanken på allt du har att göra kan få dig att känna skräck inför dagen. Vad skall du börja med? Jo, med att planera din dag.
Många börjar med att skriva en vad man brukar kalla Att göra-lista. En person med många ansvarsuppgifter i en stor organisation framhåller hur han klarar av sitt schema. Han säger: ”Jag skriver en lista över saker som skall göras. När nya saker dyker upp, lägger jag till dem på listan. Sedan stryker jag varje uppgift när den är avklarad.”
Skulle en liknande lista kunna hjälpa dig att organisera dina dagliga aktiviteter? Du kanske svarar: ”Den skulle kunna hjälpa mig att komma i gång, men jag skulle aldrig avsluta något på min lista!” Och du har förmodligen rätt. Det är därför det är bra att ...
Prioritera
Du kan prioritera dina uppgifter genom att numrera varje punkt på listan efter viktighetsordning. Ta sedan itu med varje uppgift i den ordningen så långt det är möjligt. Det förekommer naturligtvis tillfällen då du kanske väljer att göra ett undantag och inte ta itu med en uppgift i strikt prioritetsordning, allt efter dina omständigheter och tycken. Var flexibel. Ditt syfte är att bibehålla kontrollen så att det du får uträttat varje dag är det du väljer att få uträttat i stället för att låta slumpen avgöra.
Rusa inte i väg från uppgift till uppgift, och oroa dig inte heller för att du kanske inte hinner med allt du har på din lista. Tidskonsulenten Alan Lakein, expert på personlig tidsplanering, betonar: ”Man kommer sällan till slutet på en Att göra-lista. Det är inte det att man klarar av hela listan som räknas, utan att man gör bästa bruk av tiden.”
Du kommer att ha åstadkommit det om större delen av din tid ägnas åt det som verkligen är viktigt. När det gäller de oavslutade sakerna, så ta reda på om de kan delegeras till andra eller överföras till morgondagens lista. En närmare granskning av uppgifter med låg prioritet ger ibland vid handen att de inte behöver göras alls. Å andra sidan kan en uppgift som ligger längst ner på dagens lista få en högre prioritet i morgon.
Men hur avgör man vilka uppgifter på listan som har hög prioritet? När du ser på en lång lista med uppgifter kan många saker förefalla lika viktiga. För att effektivt kunna ge dem en prioritetsordning måste du därför ...
Skilja mellan ”Brådskande” och ”Viktigt”
En vis kung på bibelns tid sade att en människa bör ”njuta vad gott är under all sin möda”. (Predikaren 3:13) Vissa uppgifter ger bättre resultat än andra. När du ser på en lista med uppgifter, begrunda då vilka resultat varje uppgift kommer att få. Kommer uppgiftens slutförande att leda till speciellt goda resultat? Kommer du att ”njuta vad gott är” för ditt hårda arbete? Om inte, är det kanske inte en uppgift som har hög prioritet.
Vid första anblicken kan visserligen allt på din lista förefalla brådskande. Men är brådskande saker alltid viktiga så att de förtjänar att man avsätter mycket tid till dem? Michael LeBoeuf, en professor som undervisar i tidsmanagement eller organisationsledning vid University of New Orleans i USA, gör följande observation: ”Viktiga uppgifter är sällan brådskande, och brådskande uppgifter är sällan viktiga. När du är sen till ett avtalat möte är det mycket mer brådskande att laga ett punkterat däck än att komma ihåg att betala bilförsäkringen, men betydelsen [hos däcket] är i de flesta fall relativt liten.”
Sedan klagar han: ”Olyckligtvis ägnar många av oss sitt liv åt att ’släcka bränder’, tyranniserade av det ’brådskande’. Resultatet blir att vi ignorerar de mindre brådskande men långt viktigare tingen i livet. Detta har stor skuld i fråga om att hämma effektiviteten.”
När du anger prioritetsordning, fråga då dig själv vilka uppgifter som verkligen är viktiga. Försök sedan att ägna dessa det mesta av din tid. En brådskande uppgift kanske inte behöver ägnas omedelbar uppmärksamhet. Berättigar den att det avsätts mycket tid för den? Kan du behandla den snabbt och sedan gå vidare till en uppgift som kommer att leda till bättre resultat? Eller ännu bättre: Kan den delegeras, överlåtas åt någon annan?
Du håller utan tvivel med om att det är mer givande att arbeta på något som ger viktiga resultat än att helt enkelt vara upptagen med vad som än råkar dyka upp. Försök att inrikta dina ansträngningar så mycket som möjligt på uppgifter som verkligen leder till någonting.
80/20-regeln
Om man tillämpar de regler vi hittills har behandlat, hur många procent av din dags uppgifter tror du hamnar i kategorin högsta prioritet? Det beror naturligtvis på vad du har för ansvarsuppgifter. Men ett antal experter på personlig tidsplanering anser att man i många fall kan begränsa uppgifterna med högsta prioritet till omkring 20 procent. De hänvisar till 80⁄20-regeln som en tumregel.
Denna princip formulerades av den italienske ekonomen Vilfredo Pareto som levde på 1800-talet. Den säger att bara omkring 20 procent av orsakerna leder till omkring 80 procent av resultaten. Om du tänker på saken kan du komma att upptäcka att det finns en mängd situationer i vardagslivet där Paretos princip är tillämplig. Men hur kan du tillämpa 80⁄20-regeln i fråga om hur du använder din tid?
Analysera punkterna på din Att göra-lista. Kanske du kan uppnå 80-procentig effektivitet genom att utföra två av tio saker på listan. I så fall är de de två viktigaste sakerna på listan. Analysera också ett projekt innan du ger dig in i det. Hur mycket av det är verkligt viktigt för ditt syfte? Vilken del av arbetet kommer att leda till de viktigaste resultaten? Det är den delen av uppgiften som har högsta prioritet.
Tidsplaneringsexperten Dru Scott behandlar Paretos princip och förklarar hur du kan utnyttja den. Hon säger: ”Identifiera de detaljer som är nödvändiga för att uppnå dina syften. Gör de sakerna först. Du kommer då att uppnå bästa resultat på kortaste tid.”
Gläd dig åt resultaten
Vid det här laget inser du kanske bättre att det att vara herre över tiden inte är en fråga om att helt gå in för att aldrig förlora en minut eller att rusa i väg från kris till kris. Effektivt bruk av tiden innebär i stället att välja rätt uppgift att utföra just nu. Det innebär att du urskiljer vilka uppgifter som ger bäst resultat och att du ägnar din tid åt dem närhelst det är möjligt.
Det finns inga bestämda regler för hur man organiserar sin tid. För att dra nytta av förslagen i den här artikeln bör du vara flexibel. Experimentera. Anpassa dig. Ta reda på vad som fungerar bäst för dig. Läs tipsen i rutan på den här sidan och se efter vilka som hjälper dig att förvandla en obeveklig herre till en nyttig tjänare.
Genom att ha bättre kontroll över din tid kommer du att känna att du har uträttat mycket mer vid slutet av varje dag. Även om du troligen har mer att uträtta under morgondagen, kan du känna tillfredsställelsen att veta att du har ägnat dina ansträngningar åt det som är viktigast. Du kommer att ”njuta vad gott är” för din möda, ditt hårda arbete.
Du kanske till och med upptäcker att det äntligen finns tillräckligt med tid för det som verkligen är betydelsefullt. Då kommer du inte att vara offer för stressiga omständigheter, utan du blir herre över din tid. Det kommer inte bara att göra ditt arbete effektivare, utan troligen även roligare.
[Ruta på sidan 27]
HUR MAN KAN SPARA TID
1. Ha klara värderingar och mål i livet. Det är nyckeln till att kunna göra dagliga prioriteringar.
2. Ta itu med uppgifter som kräver koncentration då du är som mest vaken.
3. Ring dina samtal då det är mest troligt att du får tag i den person du söker.
4. Delegera arbete så snart det är möjligt. Det gör dig fri att kunna uträtta mer, och det gör att andra får mer erfarenhet.
5. När du utför pappersarbete, försök då att hantera varje papper en enda gång i stället för att lägga det i en tillfällig hög.
6. Håll dig till en dagordning vid möten med andra. Avtala om en bestämd tid för att börja och avsluta dem.
7. Organisera din arbetsplats med de redskap du behöver lätt tillgängliga.
8. Känn dig inte förpliktad att acceptera varje inbjudan du får. Lär dig att säga nej på ett taktfullt sätt.
9. Standardisera inköps- och packningslistor så långt det är möjligt i stället för att skriva nya ständigt och jämt.
10. Se till att du får tillräckligt med vila och avkoppling så att du kan arbeta effektivt.
11. Sätt tidsgränser för uppgifter.
12. Skjut inte upp saker och ting.
13. Dela upp överväldigande uppgifter i mindre delar.
14. Var inte perfektionist. Koncentrera dig på det som verkligen är viktigt.
15. Utnyttja väntetider. Skriv ett brev, läs eller gör något annat viktigt.
16. Tänk på att det finns tillfällen då du måste använda tid till uppgifter som du inte själv tycker om. Slösa inte tid på att gnälla över det. Försök i stället att få dem överstökade.
[Bild på sidan 25]
Många tycker att det är bra att göra upp en förteckning i prioritetsordning över saker som skall uträttas
[Bilder på sidan 26]
Personlig organisation och konsten att prioritera kan betyda en oerhörd skillnad