Den styrande kretsens samordningskommitté och utgivarkommitté bad den globala inköpsavdelningen att samarbeta med representanter för avdelningskontoren i Ukraina och Polen för att se vad som behövde göras och utarbeta en handlingsplan. Vänner på de här avdelningskontoren som arbetar med inköp, transport och juridiska frågor hade möten varje dag för att samordna insatserna. En broder i avdelningskontorets kommitté i Ukraina och vänner på den globala inköpsavdelningen var också med på de mötena.

Den 13 mars gjorde två bröder från Polen en testleverans från avdelningskontoret i Polen till en lagerlokal i närheten av Lviv i Ukraina. Men innan de kunde resa dit var det en hel del förberedelser som behövde göras. Så dagarna före arbetade vänner på avdelningskontoren i Ukraina och Polen för fullt för att få fram rätt dokumentation till bröderna så att de skulle kunna korsa gränsen och ge bistånd. Man såg till att det syntes tydligt på fordonen att de användes i biståndsarbete, och man planerade färdvägen tillsammans med lokala vänner i Ukraina så att bröderna skulle kunna ta den snabbaste vägen efter att ha passerat gränsen. Tack vare god förberedelse och Jehovas välsignelse kunde hjälpkommittéerna få förnödenheterna inom 24 timmar efter att de hade anlänt till Lviv, och våra två bröder kunde tryggt återvända till Polen.