Čas — jsi jeho pánem nebo otrokem?
„PROČ jdeš pozdě?“, zeptal se učitel, když Albert vešel do třídy. „Protože jsem celou cestu do školy běžel vedle svého kola,“ odpověděl téměř bez dechu Albert.
„A proč jsi nejel na kole?,“ zeptal se učitel zvědavě.
Albert vysvětlil: „Protože jsem šel tak pozdě, že jsem neměl čas se zastavit a nasednout na kolo.“
Tento nadnesený žertovný příběh znázorňuje situaci, do níž se mnozí z nás denně dostávají. Honí nás řada úkolů a termínů, které musíme splnit a máme dojem, že běžíme jako o závod od jedné práce ke druhé. Někdy však zpomalíme jako Albert, když usoudíme, že nemáme čas se zastavit a své jednání uspořádat účinněji.
Přesto bychom mohli ušetřit čas, celkově toho stihnout víc, než si myslíme, a omezit stres, kdybychom si udělali čas na rozmyšlenou, jak lépe využít své schopnosti v určené době. Pak bychom se nemuseli dívat na čas jako na nemilosrdného pána, ale mohl by se stát užitečným sluhou.
Jak si můžeš účinněji uspořádat svůj čas? V následujících řádcích je uvedeno několik podnětů. Až je budeš číst, vyber si z nich ty, které se ti nejlépe hodí a přizpůsob je svým poměrům.
Plánuj si svůj den
Představ si, že tvůj den právě začal. Máš před sebou zdánlivě nespočetné množství úkolů. Myšlenka na všechny ty povinnosti možná působí, že se toho dne děsíš. Kde bys měl začít? Naplánováním celého dne.
Mnozí začínají den tím, že si sestaví jakýsi seznam prací. Jeden muž, který má mnoho úkolů ve velké organizaci, uvádí, že se co nejvíce snaží dodržet svůj časový plán. Říká: „Řídím se soupisem toho, co musím udělat. Když přede mnou vyvstanou nové úkoly, nebo mě nějaké napadnou, připíši je na seznam. Pak odškrtnu každý splněný bod.“
Mohl by ti podobně sepsaný plán pomoci v uspořádání denních povinností? Možná odpovíš: ‚Snad by mi mohl pomoci na začátku, ale nikdy bych nestihl všechno, co mám na seznamu!‘ Pravděpodobně budeš mít pravdu. Proto by ti v tom mohlo pomoci
Stanovit si pořadí
Můžeš si stanovit pořadí tak, že si každý bod na svém seznamu očísluješ podle důležitosti. Pak, pokud možno, konej všechny činnosti podle tohoto pořadí. Mnohdy si ovšem budeš vybírat a nebudeš postupovat při vyřizování přesně podle sestaveného pořadí, ale podle okolností a podle toho, čemu dáš přednost. Jednej tedy pružně. Musíš stále sledovat cíl, abys každý den skutečně udělal to, co sis naplánoval, a ne něco náhodného.
Neštvi se z práce do práce ani se neznepokojuj tím, že nestačíš udělat všechno, co máš na seznamu. Poradce pro plánování času Alan Lakein zdůrazňuje: „Jen zřídka se dostaneš na konec soupisu prací. Nejde o splnění všech bodů sezanmu, ale o to, abys co nejlépe využil čas.“
Podaří se ti to, jestliže podstatnou část svého času věnuješ tomu, co je skutečně důležité. Nesplněné úkoly se pokus předat někomu jinému nebo je přeřaď k soupisu úkolů na následující cen. Když se zamyslíš nad méně důležitými úkoly, někdy zjistíš, že je vůbec není třeba udělat. Je však také možné, že některý bod z konce soupisu na dnešní den bude příští den tím nejdůležitějším.
Jak bys však měl postupovat, abys zjistil, které úkoly z tvého seznamu jsou nejdůležitější? Když si prohlížíš dlouhý soupis povinností, mnohé z nich se ti mohou zdát stejně důležité. Pro účinné stanovení pořadí musíš . . .
Rozlišovat mezi „naléhavým“ a „důležitým“
Jeden moudrý král z biblických dob řekl, že člověk by měl „vidět dobré za všechnu svou tvrdou práci“. (Kazatel 3:13) U některých činností dosáhneme lepších výsledků než u jiných. Když tedy prohlížíš seznam povinností, uvažuj o tom, jaké výsledky která z nich přinese. Bude to činnost, jejíž dokončení přinese podstatný užitek? „Uvidíš dobré“ za svou tvrdou práci? Jestliže ne, pak to asi není příliš důležitý úkol.
Pravda, na první pohled se všechno na tvém soupisu může zdát naléhavé. Jsou však naléhavé záležitosti vždycky tak důležité, aby si zasloužily hodně vynaloženého času? Michael LeBoeuf, profesor na univerzitě v New Orleansu, zjistil: „Důležité věci jsou málokdy naléhavé, a naléhavé jsou málokdy důležité. Vyměnit píchlou pneumatiku, když jedeš pozdě na schůzku, je mnohem naléhavější než v tu chvíli myslet na zaplacení pojistky na auto. Všeobecně je ale výměna pneumatiky poměrně málo důležitá.“
Potom si stěžuje: „Naneštěstí mnozí z nás stráví mnoho času tím, že se nechají štvát tlakem naléhavých záležitostí. To má za následek, že si nevšímáme méně naléhavých, ale důležitějších věcí v životě. Tím zabíjíme velkou část své výkonnosti.“
Když si tedy určuješ pořadí důležitosti, klaď si otázku, které činnosti jsou skutečně důležité. Pak se pokus věnovat jim většinu svého času. Možná, že některé naléhavé záležitosti není nutné okamžitě věnovat pozornost. Je rozumné věnovat jí tolik času? Můžeš ji vyřídit rychle a pak se věnovat činnosti, která přinese větší užitek? Nebo ještě lépe: Můžeš touto záležitostí pověřit někoho jiného?
Nepochybně budeš souhlasit s tím, že se více vyplatí pracovat na tom, co přináší důležité výsledky, než se pouze zaměstnávat něčím, co ti právě přijde pod ruku. Snaž se, aby ses co možná nejvíce zaměřoval na činnosti, které přinášejí opravdové výsledky.
Pravidlo 80:20
Kolik procent ze své denní činnosti bys zařadil na nejpřednější místo, kdybys chtěl uplatnit právě probrané zásady? Samozřejmě to bude záviset na tvých odpovědnostech. Řada odborníků na plánování času se domnívá, že člověk může úkoly, jimž musí dát přednost, omezit na 20 procent. Jako vodítko uvádějí pravidlo 80:20.
Tuto zásadu stanovil italský ekonom 19. století Vilfredo Pareto. Zásada vyjadřuje, že pouze 20 procent příčin vytváří celých 80 procent následků. Jestliže jsi pozorný, přijdeš na to, že v každodenním životě je řada situací, na které se dá uplatnit Paretova zásada. Jak je však možné uplatnit pravidlo 80:20 na využití času?
Prozkoumej body na svém seznamu prací. Snad můžeš dosáhnout osmdesátiprocentní účinnosti, když vyřídíš dva z deseti uvedených bodů. Jestliže to tak je, jsou to dva z deseti uvedených bodů. Jestliže to tak je, jsou to dva nejdůležitější body ze seznamu. Než začneš nějaký plán provádět, uvažuj o něm. Kolik z něho je opravdu důležité pro tvůj cíl? Která část práce přinese nejpodstatnější výsledky? Tato část úkolu má potom přednost.
Odbornice na časové plány Dru Scottová vysvětluje po probrání Paretovy zásady, jak ji člověk může využít pro sebe. Říká: „Urči si podstatné složky, které jsou nezbytné pro dosažení tvého cíle. Ty vyřiď jako první. Tak dosáhneš největších výsledků při vynaložení nejmenšího času.“
Těšit se z výsledku
Snad si teď již lépe uvědomuješ, že být pánem svého času neznamená dělat si starosti, abys nepromarnil ani minutu, nebo se stále hnát z jedné naléhavé práce do druhé. Účinné naplánování času naopak znamená, že si člověk v pravou dobu vybere přiměřený úkol. Znamená to také rozlišit, které činnosti přinesou nejlepší výsledky, a pokud je to možné věnovat čas jim.
Pro rozdělení osobního času neexistují žádná pevná pravidla. Chceš-li mít užitek z podnětů v tomto článku, buď pružný. Zkoušej. Přizpůsobuj se. Zjišťuj, co je pro tebe nejlepší. Pročti si návrhy v rámečku na této stránce a prozkoumej, jak ti pomohou udělat z nelítostného pána užitečného sluhu.
Budeš-li lépe řídit svůj čas, budeš mít na konci každého dne pocit, že jsi něco vykonal. I když ti pravděpodobně zůstanou na druhý den nějaké povinnosti, budeš mít uspokojení z toho, že jsi zaměřil své úsilí na nejdůležitější věci. Uvidíš „dobré“ za svou tvrdou práci.
Snad potom získáš dokonce pocit, že máš dostatek času pro opravdu důležité záležitosti. Pak již nebudeš obětí horečných okolností, ale budeš pánem svého času. Budeš nejen produktivnější ve své práci, ale budeš z ní mít i větší radost.
[Rámeček na straně 26]
ZPŮSOBY, JAK SI UŠETŘIT ČAS
1. Stanov si jasné hodnoty a cíle v životě. Je to klíč k určení denního pořadí věcí, které mají přednost.
2. Pracuj na úkolech, které vyžadují soustředění, když jsi nejčilejší.
3. Telefonuj v době, kdy se nejpravděpodobněji někoho dovoláš.
4. Kdykoli je to možné, předávej práci druhým. Uvolníš si tak více prostoru pro vyřizování dalších úkolů a druzí získají zkušenosti.
5. Při vyřizování písemností se snaž brát každý list papíru jen jednou do ruky a neodkládej ho někam na přechodnou dobu.
6. Při schůzkách s jinými se drž pořadu jednání. Dodržuj přesně časy začátků i ukončení.
7. Uspořádej si rozsah své práce tak, abys měl všechno potřebné po ruce.
8. Neměj pocit, že jsi povinen přijmout každé pozvání do společnosti, které dostaneš. Uč se taktně odmítat.
9. Udělej si plán nákupů a soupis položek spíše než abys opakovaně přemýšlel co potřebuješ.
10. Dopřej si dostatek odpočinku a uvolnění, abys mohl pracovat s větším výkonem.
11. Stanov si termíny.
12. Nic neodkládej.
13. Rozděl si velké úkoly na menší části.
14. Nebuď puntičkář. Soustřeď se na to, co je skutečně důležité.
15. Dobře využívej čekací dobu. Napiš dopis, čti nebo vyřizuj jiné důležité úkoly.
16. Uvědom si, že při některých příležitostech budeš muset strávit čas činnostmi, které by sis právě nezvolil. Nemarni čas tím, že se nad tím budeš rozčilovat. Naopak dbej na to, abys je vyřídil hned.
[Obrázky na straně 23]
Rozhodující věcí je osobní organizace a pořadí důležitosti