Κιβώτιον Ερωτήσεων

● Πόσον καιρό πρέπει να διατηρούνται στοιχεία στο αρχείον της εκκλησίας;

Αρχεία που σχετίζονται με τα οικονομικά πρέπει να διατηρούνται τουλάχιστον επτά χρόνια ή και περισσότερο, όπως απαιτείται από τον νόμο περί παραγραφής. Αρχεία σχετικά με το κτίσιμο μιας Αιθούσης Βασιλείας, μεγάλες επισκευές και άλλα που μπορεί να χρειασθούν ή να χρησιμεύσουν και πέρα από επτά χρόνια μπορούν να τηρούνται για πάντα.

Μετά από ένα έτος, τα αντίγραφα δελτίων συνδρομών, τα έντυπα παραγγελίας βιβλίων, προγραμμάτων και περιοδικές αιτήσεις προσωρινών σκαπανέων και τα παρόμοια μπορούν να καταστρέφωνται.

Τα δελτία αρχείου ευαγγελιζομένου πρέπει να κρατούνται και να δείχνουν τουλάχιστον τα τελευταία οκτώ έτη της δράσεως του κάθε ευαγγελιζομένου. Τα αρχαιότερα δελτία μπορούν να καταστρέφωνται. Τα δελτία εκθέσεως μηνιαίας υπηρεσίας αγρού, αφού καταχωρηθούν και εγγραφούν στα δελτία αρχείου ευαγγελιζομένου, δεν είναι ανάγκη να διατηρούνται. Τα δελτία μηνιαίας υπηρεσίας αγρού και αριθμού παρόντων σε συναθροίσεις της εκκλησίας θα τηρούνται οκτώ χρόνια, ή και περισσότερο αν το θέλετε.

Επιστολές του Επισκόπου περιοχής που πληροφορεί την εκκλησία για συνελεύσεις περιοχής, για την επίσκεψί του στην εκκλησία, κλπ. μπορούν ν’ απορρίπτωνται μετά την παρέλευσι του γεγονότος για το οποίο συνετάχθησαν. Οι εκθέσεις επισκόπων περιοχής για επισκέψεις των στην εκκλησία και η σχετική αλληλογραφία θα διατηρούνται τουλάχιστον οκτώ χρόνια.

Η ύλη που σχετίζεται με διορισμούς πρεσβυτέρων, διακονικών υπηρετών και εκείνοι που υπηρετούν ως τακτικοί σκαπανείς θα διατηρήται επ’ άπειρον. Έντυπες επιστολές από την Εταιρία σχετιζόμενες με ειδικές εκδόσεις περιοδικών, με ταξίδια σε διεθνείς συνελεύσεις και λοιπά μπορούν να τίθενται κατά μέρος μετά την παρέλευσι της ειδικής δράσεως ή της συνελεύσεως για την οποία πραγματεύονται. Καλόν θα είναι να τηρούνται επ’ άπειρον επιστολές οδηγιών, όπως λόγου χάριν: Πώς να Γίνεται Κατάλληλος Χειρισμός των Συνδρομών (S-11), Οδηγίες για Λογαριασμούς Εκκλησιών (S-27), Τίτλοι Ομιλιών Δημοσίων Συναθροίσεων (S-99), Πώς να Ζητήται Διαρρύθμισις Τομέων (S-6), Καθορισμός Τομέως Εκκλησίας (S-54), και επιστολές οδηγιών σχετικές με έργον σκαπανέως, καθώς και με τρέχουσες δημόσιες ομιλίες, με κηδείες, και με σχέδια ομιλιών αναμνήσεως.

Δικαστικές υποθέσεις: Εμπιστευτική αλληλογραφία σχετιζόμενη με σοβαρές εκκλησιαστικές δικαστικές υποθέσεις πρέπει να τηρήται σε ασφαλές μέρος, προσιτόν μόνον σε πρεσβυτέρους. Πρέπει να διατηρήται τουλάχιστον πέντε χρόνια από την ημερομηνία που έγινε ο χειρισμός μιας υποθέσεως έως τη συμπλήρωσί του, ή και για μακρότερο χρόνο αν οι πρεσβύτεροι το θεωρούν σκόπιμο σε ωρισμένες περιπτώσεις. Αντιλαμβανόμεθα ότι τ’ ανωτέρω δεν καλύπτουν κάθε στοιχείο ή κάθε τμήμα αλληλογραφίας, αλλά τις γενικές γραμμές κατευθύνσεως που θα υποβοηθήσουν τους πρεσβυτέρους για το αρχείο.