La caja de preguntas
● ¿Cuánto tiempo deben guardarse los artículos en los archivos de la congregación?
Los registros que tienen que ver con asuntos financieros deben guardarse por un mínimo de siete años, según lo exijan las leyes de su estado. Entre éstos se incluyen registros como los que tienen que ver con las cuentas de revistas y literatura. Los registros de la construcción del Salón del Reino, reparaciones grandes, y otros que pudieran ser necesarios o útiles después de los siete años pueden guardarse indefinidamente.
Después de un año pueden destruirse las copias de las hojas de suscripción, los formularios de pedidos de literatura, hojas sueltas y revistas, las solicitudes de precursores temporeros y artículos similares.
Las “Tarjetas del registro de publicador” deben guardarse de modo que muestren por lo menos los últimos ocho años de actividad para cada publicador. Las tarjetas anteriores pudieran ser destruidas. No hay que guardar las hojas de informe del servicio del campo mensual después de anotarlas en las tarjetas del registro de publicador. Los registros mensuales del servicio del campo y los registros de concurrencia a las reuniones de la congregación se guardarán por ocho años, o más si lo desean.
Las cartas del superintendente del circuito que informan a la congregación de asambleas de circuito, de su visita a la congregación, etc., pueden descartarse después que el acontecimiento que éstas consideran haya pasado. Los informes del superintendente del circuito acerca de las visitas a la congregación y la correspondencia relacionada se guardarán por un mínimo de ocho años.
El material que trata con el nombramiento de ancianos, siervos ministeriales y los que sirven como precursores regulares se guardará indefinidamente.
Las cartas de la Sociedad que tratan con números especiales de las revistas, viaje a asambleas internacionales, etc., pueden ser descartadas después que la actividad especial o asamblea que consideran haya pasado. Sería bueno guardar indefinidamente las cartas de instrucciones, a saber: “Cómo manejar debidamente las suscripciones” (S-11-S), “Instrucciones para contabilidad de congregación” (S-27-S), “Public Meeting Talk Titles” (S-99), “Cómo solicitar un ajuste de territorio” (S-6-S), “Asignación de territorio para la congregación” (S-54-S), y las cartas que suministran instrucción con respecto al servicio de precursor, también los bosquejos para las reuniones públicas actuales, los funerales y el Memorial.
Asuntos judiciales: Correspondencia confidencial que trata con graves asuntos judiciales debe mantenerse en un lugar seguro, que sea accesible solo a los ancianos. Esta debe guardarse por un mínimo de cinco años, o más si los ancianos lo estiman aconsejable en ciertos casos.
Comprendemos que lo susodicho no abarca todo artículo o pieza de correspondencia, pero las pautas generales serán útiles a los ancianos para mantener los archivos.