Postergar las cosas roba tiempo

“Postergar las cosas roba tiempo.”—Edward Young, alrededor de 1742.

¡UN MOMENTO! ¡No deje de leer este artículo! Ya sabe lo que puede suceder. Lo deja a un lado, y dice: “Tiene un título interesante, pero ahora no tengo tiempo de leerlo. Lo repasaré luego”. Sin embargo, puede que ese luego nunca llegue.

No postergue la lectura de un artículo que precisamente trata del hábito de postergar o procrastinar las cosas. Cuente el tiempo que le toma. Lo más seguro es que pueda leerlo en unos cinco minutos. Cuando termine, ya tendrá leído el 10% de esta revista. Mire al reloj y empiece a contar a partir de ahora. (Ya ha leído el 5% del artículo.)

¿Es siempre contraproducente postergar las cosas?

Postergar es aplazar las cosas para otro momento, posponer lo que podría —o debería— hacerse enseguida. Equivale, en otras palabras, a dejar para mañana lo que puede hacerse hoy, o mejor aún, ahora mismo. La persona que tiene ese hábito aplaza asuntos que necesitarían atención inmediata.

Un supervisor le pide a un empleado que le entregue un informe; unos padres le piden a su hijo que limpie su cuarto; una esposa le pide a su esposo que arregle un grifo. “Estuve muy atareado”, “se me olvidó”, “no tuve tiempo”, son algunas de las excusas que se alegan cuando se ha desatendido algún asunto. Pero la realidad es que a pocos nos gusta preparar informes, limpiar cuartos o arreglar grifos. De ahí que lo demoremos, que lo dejemos para más adelante.

Sin embargo, ¿sabía usted que no siempre es contraproducente aplazar la ejecución de algo? Una mujer de negocios que recibe una solicitud y no sabe qué hacer con ella, la archiva en una caja que tiene sobre el escritorio marcada con la etiqueta “Pendiente”. Al cabo de unas semanas, revisa todo lo que ha archivado ahí y descubre que la mitad de los asuntos ya no hace falta tratarlos. Se han solucionado por sí solos, o han dejado de ser importantes. Cuando no esté seguro de si debe postergar algo o acometerlo enseguida, procure determinar lo que sucedería si dicho asunto se quedase por hacer indefinidamente. ¿Redundará en beneficio su ejecución, o en perjuicio?

Ahora bien, si el asunto en cuestión exige que tomemos acción inmediata, si está en nuestra mano hacerlo y si además la demora podría crear mayores problemas en el futuro, entonces no debe postergarse. Por ejemplo, cuando no se lavan los platos enseguida, cuesta más quitarles la suciedad. Posponer el mantenimiento del automóvil puede resultar en reparaciones costosas después. Retrasarse en el pago de una factura puede ocasionar cargos adicionales o la pérdida de algún servicio. Una mujer calculó que no pagar a tiempo sus multas de tráfico y no devolver las videocintas y los libros dentro del plazo estipulado le había costado 46 dólares (E.U.A.) de recargo en un solo mes.

Determine las causas

Averigüe por qué posterga usted las cosas. Examine las siguientes razones y vea si alguna de ellas explica por qué no ha empezado algún trabajo o no lo ha terminado:

Hábito:

Si espero hasta el último minuto, me sentiré más motivado a terminarlo.

Me gusta la emoción de hacerlo al último momento.

Esperaré hasta que el jefe me lo recuerde un par de veces; entonces sabré que realmente quiere que se haga.

Tengo tanto que hacer que solo doy atención a lo que se encuentra en un punto crítico.

Actitud:

No siento el deseo ni el impulso de hacer el trabajo.

Solo me pongo a hacer algo cuando me siento capaz y con ánimo de realizarlo.

Prefiero hacer otra cosa.

Me falta autodisciplina.

Temor:

No estoy seguro de poder hacerlo.

No tengo tiempo suficiente para ello.

Es demasiado trabajo. Necesito ayuda.

¿Y si no me sale bien, o no puedo finalizarlo?

Tengo que conseguir los materiales para terminar la tarea.

Temo que me van a criticar o me voy a sentir abochornado.

No todas las personas postergan las tareas en la misma etapa. Algunas las posponen antes de empezar porque les parecen demasiado trabajosas. Otras empiezan, pero cuando aún están a medias, se desaniman y aplazan su terminación. Y hay quienes cuando están a punto de concluir una tarea, empiezan otra, y dejan la primera sin acabar. (Por cierto, lo está haciendo muy bien. Ya ha leído la mitad del artículo.)

Es posible que las causas que le impidan empezar o terminar un trabajo se encuentren dentro de las tres categorías. Neil Fiore escribió lo siguiente en el libro The Now Habit (El hábito de hacer las cosas enseguida): “Los tres factores principales que subyacen tras la mayoría de los casos de procrastinación son: considerarse víctima, sentirse agobiado y temer el fracaso”. Pero cualesquiera que sean las causas, si puede determinarlas, le será más fácil vencer el problema.

Si no está seguro de por qué posterga los asuntos, anote en un cuadro dividido en períodos de media hora todo lo que hace durante la semana. Especifique en qué invierte su tiempo. Puede que le sorprenda ver cuánto tiempo dedica a cosas relativamente poco importantes en los ratos perdidos entre tareas que sí revisten importancia. ¿Cuál es el siguiente paso?

Piense en las consecuencias

Esperar que algo se lleve a cabo sin ningún esfuerzo puede producir desazón con el tiempo. Al aproximarse la fecha tope prevista, empieza a sentir presión y ansiedad. Cuanto más se acrecientan estas, más afectada puede verse su creatividad. Ya no se preocupa tanto por sopesar las diversas maneras de realizar el trabajo; lo que más le interesa es terminarlo.

Por ejemplo, se le ha dado la asignación de disertar sobre un tema. La noche antes, usted se sienta a poner por escrito algunas palabras. Como no ha dedicado suficiente tiempo a reunir datos sobre el tema, tiene que improvisar. Si se hubiera aplicado un poco más, posiblemente habría podido incluir experiencias, información complementaria o algún esquema que ayudase al auditorio a visualizar el tema.

Otra consecuencia de postergar las cosas es la imposibilidad de relajarse cuando se dispone de tiempo libre. Eso se debe a que tenemos una conciencia (o una persona) que nos recuerda sin cesar que hemos dejado un trabajo sin realizar.

¿Qué puede hacer?

Confeccione una lista. Prepárela la noche antes, detallando las cosas que desea efectuar al día siguiente. De esta forma no olvidará nada, y a medida que vaya marcando las tareas realizadas, verá lo que le queda pendiente. A la derecha de cada ocupación escriba cuánto tiempo calcula que le tomará. Si lo que enumera son cosas breves que desea hacer durante el día, calcule el tiempo en minutos. Si son tareas de cierta envergadura, calcúlelo en horas. Invierta unos minutos cada noche en preparar su lista de actividades para el día siguiente. Tenga a mano también un calendario con los meses completos a la vista y vaya anotando en él todo trabajo y cita que acepte.

Cuando repase la lista para el día siguiente, establezca las prioridades y refléjelas con una letra (A, B, C, etcétera) junto a cada tarea que deba realizar. Algunas personas rinden más por la mañana, y otras, por la tarde o al anochecer. Programe sus trabajos más importantes para las horas de mayor rendimiento. Ponga las ocupaciones menos agradables antes de las que le resultan amenas.

Prevea el tiempo que necesita. Si usted va siempre literalmente corriendo a todas partes porque llega tarde, aprenda a prever el tiempo que necesita. Calcule bien lo que le tomará realizar cierta tarea. Añada unos minutos por lo que pudiera ocurrir. No olvide dejar un margen razonable entre una cita y otra, y tomar en cuenta los desplazamientos. Es imposible terminar una reunión a las diez de la mañana y empezar otra a la misma hora aunque se celebre en la sala contigua, y mucho menos si tiene que ir al otro extremo de la ciudad. Deje suficiente margen entre una y otra.

Delegue tareas. Muchas veces tratamos de hacerlo todo nosotros aunque quizás no sea necesario. Si hemos de enviar un paquete y sabemos que otra persona se dirige a la oficina de correos, podríamos pedirle que lo llevase.

Fraccione el trabajo. A veces no empezamos un trabajo porque lo vemos muy grande. ¿Por qué no lo fracciona? Al hacerlo por partes iremos viendo nuestro progreso y nos animaremos a pasar a la siguiente fase.

Cuente con posibles interrupciones. En una jornada de trabajo siempre hay interrupciones: llamadas telefónicas, visitas, problemas, correo. Queremos trabajar de manera eficaz, lo que incluye colaborar con otros que también tienen fechas tope. Si solo nos preocupamos de ser trabajadores eficientes, nos molestaremos cada vez que alguien nos interrumpa. Para que eso no suceda, cuente con esa posibilidad. Deje un margen de tiempo todos los días para sucesos imprevistos. De este modo, cuando se presente algo que no esperaba, como sabe que dispone de tiempo, podrá atenderlo debidamente.

Prémiese. Cuando establezca su horario, fije períodos de unos noventa minutos para trabajar de manera intensa y concentrada. No olvide estipular tiempo para preparar la tarea. Una vez comenzada esta, y después de haberla estado efectuando por una hora y media aproximadamente, quizás necesite un breve descanso. Si trabaja en una oficina, haga una pausa, estírese y reflexione. Si lo hace al aire libre, tómese algún refrigerio. Prémiese por sus esfuerzos. (Eclesiastés 3:13.)

¿Se ha dado cuenta? Ha terminado este artículo unos cinco minutos después de leer el título. ¡Parece que está mejorando!