El sueño de la oficina sin papel

La versión final de este artículo ocupó once páginas.a A lo largo de la etapa de redacción, el contenido fue reimpreso alrededor de veinte veces. Finalmente, se envió a unos ochenta departamentos de traducción por todo el mundo, cada uno de los cuales elaboró aproximadamente seis borradores. En total, se utilizaron más de cinco mil hojas de papel antes de que siquiera llegara a las prensas.

ESTO contradice claramente los pronósticos que se hicieron en los albores de la era informática, a saber, que “la oficina sin papel” era inminente. En su libro La tercera ola, el futurista Alvin Toffler se aventuró a declarar que ‘sacar copias de algo en papel era un uso primitivo de los procesadores de texto electrónicos y violaba su mismo espíritu’. Curiosamente, cuando la compañía International Business Machines (IBM) lanzó al mercado su primera computadora personal en 1981, decidió no suministrar una impresora. En opinión de algunos, la compañía pensó que a los usuarios les gustaría leer la información en la pantalla. Como quiera que sea, algunos visualizaron “un paraíso electrónico”, donde el papel llegaría a ser cosa de museos y de archivos polvorientos.

Las promesas de la oficina sin papel y la realidad

A decir verdad, las mismas máquinas que se suponía que lograran la “oficina digital” nos han enterrado en montañas de papel cada vez mayores. De hecho, se calcula que el consumo total de papel ha aumentado en los últimos años. Scott McCready, analista de International Data Corporation, dice: “Lo que hemos conseguido al automatizar las oficinas es aumentar la capacidad para generar material impreso a un ritmo por encima del 25% anual”. Las computadoras personales, las impresoras, las máquinas de fax, el correo electrónico, las fotocopiadoras e Internet han incrementado enormemente el volumen de información que muchas personas manejan —e imprimen— a diario. De acuerdo con la empresa CAP Ventures, Inc., en 1998 había en todo el mundo 218 millones de impresoras, 69 millones de máquinas de fax, 22 millones de aparatos multifuncionales (equipo que realiza funciones de impresora, escáner y copiadora), 16 millones de escáneres y 12 millones de fotocopiadoras.

En su libro El cambio del poder (editado en 1990), Toffler estimó que en un año se producen en Estados Unidos 1,3 billones de documentos, suficientes para empapelar 107 veces el Gran Cañón del Colorado. A juzgar por todos los cálculos, las cifras siguen elevándose. Según cierta fuente, para 1995 Estados Unidos originaba cerca de seiscientos millones de documentos al día, capaces de llenar un cajón de archivador de 270 kilómetros de largo. Conforme se acerca el año 2000, se ven pocos indicios de que cambie esta tendencia; de hecho, la mayoría de la información de todo el mundo se sigue transmitiendo en papel.

¿Por qué perdura el papel?

¿En qué se equivocaron las predicciones que decían que la electrónica reemplazaría al papel? La compañía International Paper especuló sobre la respuesta, y dijo: “Los usuarios no solo quieren tener la información al alcance de la mano; la quieren en la mano. Quieren algo escrito que puedan tocar, plegar y doblarle las esquinas; enviar por fax, copiar y consultar; hacerle anotaciones al margen o exponer con orgullo en la puerta del refrigerador. Y, sobre todo, quieren imprimir de manera rápida, impecable y a todo color”.

Hay que admitir que el papel tiene claras ventajas. Es portátil, barato, duradero, fácil de archivar y reciclable. Además, se puede “navegar” fácilmente por él, es decir, ver en qué página está el lector y cuántas le quedan. “A la gente le encanta el papel, quiere sentirlo en las manos”, comenta Dan Cox, representante de una empresa que comercializa material de oficina. Jerry Mallory, analista de documentación en el Departamento de Bibliotecas, Archivos y Documentos Públicos de Arizona, dice: “Hemos visto entidades que han luchado por conseguir la oficina sin papel; pero notamos algo en común en los miles de computadoras que vemos: todas están conectadas por lo menos a una impresora”.

Hay que añadir que las viejas costumbres no se pierden fácilmente. Los empresarios de hoy aprendieron a leer con libros. Un documento o un correo electrónico se puede imprimir con un solo toque del ratón y leerse cuando sea más conveniente, sin importar dónde se esté. Lo escrito puede llevarse a lugares donde no es posible usar cómodamente la mayoría de las computadoras: por ejemplo, la cama, la bañera o la playa.

Otro factor es que las computadoras han facilitado la creación de documentos que hasta hace poco se obtenían únicamente a través de los profesionales de la imprenta: desde copias a todo color, borradores y actas, hasta presentaciones ilustradas, tablas, gráficos, tarjetas comerciales y postales, todo con un mínimo esfuerzo, lo cual propicia el deseo de experimentar con ello. Así que, después de imprimir un documento, es probable que el usuario se vea tentado a cambiar el tipo de letra o el estilo y lo reimprima. A esto le pueden seguir otras revisiones y... sí, más copias.

Internet también ha contribuido a esta circunstancia al suministrar acceso a una cantidad prácticamente ilimitada de datos.b Esto lleva forzosamente a un mayor consumo de papel debido a que los usuarios a menudo imprimen lo que encuentran en su investigación.

Tampoco podemos pasar por alto el hecho de que, ante la presente avalancha de programas y equipos informáticos, se necesitan cada vez más manuales del comprador. El uso generalizado de las computadoras ha fomentado un diluvio de manuales y revistas especializadas.

Al mismo tiempo, debemos admitir que leer en una pantalla, especialmente en monitores obsoletos, tiene sus inconvenientes. Algunos usuarios todavía se quejan de fatiga visual. De todos modos, se calcula que la resolución de los antiguos monitores tendría que multiplicarse por diez para ofrecer una visión de buena calidad.

Además de lo expuesto, hay a quien le parece que una hoja de papel es más grave y relevante, más directa y de mayor impacto que lo que se ve en la pantalla. Un documento impreso parece corroborar el trabajo y esfuerzo personal al materializarlo de forma tangible; incluso puede recibir mayor atención y respuesta que un mensaje electrónico cuando se le entrega a un supervisor o a un cliente.

Por último, muchos temen la pérdida de datos, temor que a menudo está justificado. A pesar de los modernos sistemas de apoyo existentes, palabras cuidadas que representan horas de trabajo aún pueden estar a merced de una subida de tensión eléctrica, un fallo en el disco duro o un error al presionar una tecla. Por tanto, la mayoría considera que el papel es más seguro. Es digno de mención que algunos expertos afirman que los archivos electrónicos solo estarán disponibles durante un corto espacio de tiempo, si lo comparamos con los doscientos a trescientos años de duración del papel libre de ácido. Es verdad que la información electrónica se degrada poco a poco; pero la tecnología avanza muy rápido, y a medida que se vayan retirando los equipos obsoletos, así como su soporte lógico, será una empresa cada vez más difícil leer archivos antiguos.

De modo que todavía está por verse si el sueño de la oficina sin papel se convertirá en realidad. Mientras tanto, está claro que, parafraseando a Mark Twain, los informes de la muerte del papel pueden haberse exagerado considerablemente.

¿Acabaremos con todos los árboles?

¿Cuántas hojas de papel se pueden extraer de un solo árbol? Aunque hay varios factores implicados —tales como el tamaño y la clase de árbol, el tipo de papel y su peso—, se calcula que un árbol de las características apropiadas para su comercialización da un rendimiento de 12.000 hojas estándar para escritura o impresión. Aun así, las enormes cantidades de papel que se consumen en la actualidad todavía hacen surgir el fantasma de bosques yermos y desolados. ¿Nos dirigimos, en realidad, hacia una catástrofe ecológica?

Los fabricantes de papel advierten que no hay por qué alarmarse. Señalan con presteza que una gran cantidad de papel, tanto como el 50% en algunos países, se extrae de productos de desperdicio de la industria maderera que de otro modo terminarían en vertederos. Y no solo eso, cuando las astillas de madera se descomponen, despiden metano, un gas de efecto invernadero vinculado al calentamiento del planeta. De esta manera, la fabricación de papel le da buen uso a los desperdicios. No obstante, los ecologistas y grupos de defensa del consumidor acusan a las papeleras de contaminar el medio ambiente y de mala administración forestal. Alegan que el combustible que se emplea en la manufactura de papel genera gases de invernadero, y añaden que los residuos de papel, que se degradan en los basureros, también producen dichos gases.

Sin embargo, un estudio realizado por el Consejo Mundial de Empresas para el Desarrollo Sostenible llegó a la conclusión de que es posible fabricar la cantidad necesaria de papel sin agotar los recursos del planeta, ya que los árboles se pueden replantar y el papel se puede recuperar. Con todo, la investigación puso de relieve que “se necesitarán otros reajustes en las actividades industriales en cada etapa del ciclo del papel, como la gestión forestal, la producción de pulpa y papel, el uso del mismo, su regeneración, el ahorro de energía y los residuos finales”. En un intento por fabricar una pulpa viable a nivel económico y ambiental, la industria papelera está contemplando las posibilidades de utilizar paja, árboles de rápido crecimiento, maíz y cáñamo. Hasta qué punto se aplicarán las medidas y resultarán efectivas, queda por verse.

[Notas]

[Recuadro de la página 27]

Cómo mermar el consumo de papel en la oficina

✔ Imprima lo menos posible. Repase y modifique documentos en la pantalla. Reduzca al mínimo la cantidad de copias impresas y borradores.

✔ En documentos extensos, utilice tipos de letra menores, pero que todavía pueda leer.

✔ Si su impresora saca una página de prueba cada vez que la conecta o que imprime un documento, anule esa opción.

✔ Recicle los desperdicios de papel.

✔ Antes de reciclar el papel impreso por una sola cara, colóquelo aparte y úselo para borradores o para tomar notas.

✔ Imprima por ambos lados siempre que sea posible.

✔ Cuando haya documentos que divulgar dentro de una oficina, haga que circulen en lugar de entregar ejemplares a todo el personal.

✔ A fin de eliminar copias impresas, envíe faxes directamente desde un terminal. Si se ve obligado a usar papel, ahorre y no emplee una hoja de cubierta.

✔ No imprima mensajes de correo electrónico innecesariamente.

[Ilustración de la página 24]

Algunos sostienen que las mismas máquinas que se suponía que lograran “la oficina digital” nos han enterrado en montañas de papel cada vez mayores

[Ilustración de la página 26]

En ocasiones, es más cómodo usar la página impresa que la pantalla de una computadora