Käytännöllistä opastusta kodin kirjanpidossa

OLETKO koskaan halunnut tietää, mihin kaikki rahasi oikeastaan ovat menneet, kun olet kuluttanut viikko- tai kuukausitulosi? Ovatko jotkut menoeräsi suurempia kuin todella haluaisit? Kulutatko johonkin tavaraan nyt enemmän kuin aikaisemmin, ja johtuuko tämä inflaatiosta vai jostain muusta syystä? Jotta voisit vastata näihin kysymyksiin, havaitset erittäin hyödylliseksi pitää jonkinlaista kodin kirjanpitoa.

Monia ihmisiä puistattaa pelkkä ajatuskin kirjanpidosta. Heistä saattaa tuntua, että se vie liiaksi aikaa tai on liian vaikeaa. Mutta asian ei tarvitse olla niin. Sitä paitsi kodin kirjanpito ei vaadi sinua pitämään kirjaa jokaisesta kuluttamastasi pennistä.

Itse asiassa on monia eri keinoja pitää kirjaa menoista, ja voit valita menetelmän, joka sopii sinulle parhaiten. Mitä tahansa menetelmää käytetäänkin, siihen sisältyy kolme päävaihetta: 1) menojesi ryhmitteleminen tärkeimpien menoerien mukaan, 2) kirjan pitäminen menoista ryhmittelyn mukaisesti ja 3) yhteenvedon tekeminen menoista kuukausittain.

Ryhmittelyt

Ota ensiksi selville, mitkä ovat menojen pääalueet. Ryhmittele sitten erilaiset menot muutamiin tärkeimpiin menoeriin esimerkiksi seuraavasti: ruoka, asunto, talouskulut, vaatetus, matkakulut, henkilökohtaiset menot, tulovero, säästöt jne.

”Henkilökohtaiset menot” sisältävät perheenjäsenille annetut määrärahat, lahjat ja lahjoitukset, terveydenhoidon, henkilökohtaisen puhtauden ja siisteyden ja pienet henkilökohtaiset menot. Tähän menoerään kuuluvista menoista ei pidetä yksityiskohtaista kirjaa.

Entä ”säästöt”? Säästöjä on kahdenlaisia – toiset sellaisia tarpeita varten, jotka saattavat syntyä lähitulevaisuudessa, ja toiset pitkän tähtäimen tavoitteita varten. Lyhyen tähtäimen säästöt ovat mahdollisesti syntyvien hätätapausten varalta, aavistamattomien kulujen varalta, kuten esimerkiksi odottamattoman lääkärinlaskun maksamiseksi. Pitkäntähtäimen tavoitteita varten säästämisen syynä voisi olla loma, matka konventtiin, uudet huonekalut tai jokin ylellisyysesine.

Kirjekuorimenetelmä

Kirjaa menoista voidaan pitää monin eri tavoin. Jotkut tavat ovat yksinkertaisempia kuin toiset. Hyvin yksinkertainen tapa on ”kirjekuorimenetelmä”. Kunkin kirjekuoren päälle merkitään, minkä tyyppisiä menoja se edustaa, esimerkiksi ruoka, asunto, vaatetus jne. Joka palkkapäivä tulot muutetaan seteleiksi ja kolikoiksi. Sitten ne jaetaan kirjekuoriin ja kunkin tyyppisiin kuluihin varattu summa merkitään kirjekuoreen.

Kun tulee aika peittää nuo kulut, rahat otetaan vastaavista kuorista. Rahoja käytettäessä ei pidetä mitään kirjaa. Kun kirjekuori on tyhjentynyt, siihen merkitty summa on kulutettu. Olettakaamme nyt, että johonkin ostokseen täytyykin käyttää suunniteltua enemmän rahaa ja sitä varten varattu kirjekuori on tyhjä. Jos silloin jossakin toisessa kirjekuoressa on ylimääräistä käteistä rahaa, osa rahasta voidaan siirtää tyhjentyneeseen kirjekuoreen. Tee merkintä siirrosta molempiin kuoriin. Seuraavana palkkapäivänä kirjekuoriin jäljelle jääneet rahat siirretään ”säästöt”-kirjekuoreen. (Saatat tehdä muutamia poikkeuksia; ehkä esimerkiksi haluat kartuttaa varoja ”vaatetus”-kirjekuoressa tulevaa ostosta silmällä pitäen.) Kaikista siirroista tehdään merkintä kirjekuoriin.

Valaiskaamme asiaa: Jos ansaitset 300 markkaa viikossa, palkkapäivänä raha vaihdetaan pienempiin seteleihin ja pannaan kirjekuoriin, esimerkiksi ruokaan 100 markkaa; asuntoon 70 markkaa; talousmenoihin 30 markkaa; henkilökohtaisiin menoihin 70 markkaa; säästöihin 10 markkaa jne. Jos ”ruoka”-kirjekuori tyhjenee ennen seuraavaa palkkapäivää, voidaan tehdä siirto toisesta kirjekuoresta, jossa vielä on rahaa. Jos kyseessä on henkilökohtaisten menojen kirjekuori, silloin saatat siirtää 12 markkaa ruokakirjekuoreen ja tehdä merkinnän noihin kahteen kuoreen.

Jos seuraavaan palkkapäivään mennessä ruoka-kirjekuoressa on 4 markkaa jäljellä, henkilökohtaisissa menoissa 8 markkaa ja säästöissä 10 markkaa ja muut ovat tyhjiä, niin 4 ja 8 markkaa siirretään säästöt-kuoreen.

Sen jälkeen teet merkinnät viikon kuluistasi: Ruokaan 108 markkaa (100 markkaa ynnä 12 markkaa miinus 4 markkaa); asuntoon 70 markkaa; talousmenoihin 30 markkaa; henkilökohtaisiin menoihin 50 markkaa (70 markkaa miinus 12 markkaa miinus 8 markkaa) ja säästöihin 22 markkaa (10 markkaa ynnä 4 markkaa ynnä 8 markkaa). Aika ajoin säästöt voidaan viedä säästötilille pankkiin korkoa kasvamaan.

”Piikki”-menetelmä

Toinen yksinkertainen menetelmä on ”piikki”-menetelmä. Piikkejä tehdään yhtä monta kuin tarvitset menoryhmiä. Piikit voi tehdä metallilangasta.

Käyttäessäsi rahaa eri menoihin säilytä laskut ja kuitit ja aseta ne oikeaan piikkiin menojen ryhmittelyn mukaan. Silloin kun et saa laskua tai kuittia, merkitse käyttämäsi rahasumma paperinpalalle ja aseta sitten paperi piikkiin.

Määrätyn ajan päättyessä laskuissa, kuiteissa ja paperilapuissa olevat summat kustakin piikistä lasketaan yhteen. Siten voidaan saada selville kunkin menoerän lopullinen suuruus.

Maksaminen šekeillä

On vielä eräs yksinkertainen menetelmä niiden käytettäväksi, joilla on šekkitili pankissa. Silloin voidaan panna kuukausitulot pankkiin ja kaikkien tärkeiden kulujen maksamiseksi käytetään šekkejä.

Pienet kulut voidaan peittää ottamalla aika ajoin rahaa pankista. Sitten voit huolehtia kuluistasi käyttämällä näitä käteisrahoja jommallakummalla jo mainituista menetelmistä.

Kuukauden lopussa käytetyt šekit, paitsi käteisnostoja varten kirjoitetut, lajitellaan eri tyyppisten menojen mukaan ja lasketaan kunkin ryhmän loppusumma. Käteisostojen ryhmien loppusummat lisätään sitten käytettyjen šekkien vastaavien ryhmien loppusummiin, jotta saataisiin selville kunkin menoerän suuruus kuukauden ajalta. Voit noudattaa samaa periaatetta, jos sinulla on postipankin siirtotili.

Tilikirja tai lomakkeet

Ne, jotka tekevät mielellään yksityiskohtaisia muistiinmerkintöjä, voivat merkitä menot paperiliuskoille tai tilikirjaan. Tilikirjoja on saatavissa monista kaupoista. Kuitenkin joissakin on enemmän tilaa merkintöjen tekemistä varten kuin on tarpeellista, ja siksi monet ovat havainneet paremmaksi tehdä omat tililomakkeensa.

Yksinkertaisessa tililomakkeessa on lomakkeen yläreunassa merkittynä menojen laatu ja kolme saraketta, joihin voi merkitä päivämäärän, yksityiskohtaisen selityksen ja käytetyn rahasumman suuruuden.

Aina kun suoritat maksuja, tee niistä merkintä vastaavaan lomakkeeseen. Määräajan lopussa kunkin lomakkeen summat lasketaan yhteen ja siten saadaan selville kunkin ryhmän menot.

Edut ja varjopuolet

Kullakin näistä neljästä menetelmästä on omat etunsa ja varjopuolensa. Vaikka esimerkiksi kirjekuorimenetelmä on yksinkertainen, niin jotta se olisi todella menestyksellinen, sinun on oltava rehellinen itsellesi. Saatat ottaa jostakin kirjekuoresta 20 markkaa, mutta todellisuudessa käytät vain 14 markkaa siihen menoerään kuuluviin ostoksiin. Jotta saataisiin mielekkäät yhteenvedot, silloin jäljelle jäänyt 6 markkaa täytyy joko panna takaisin kuoreen tai, jos se kulutetaan johonkin muuhun, sen siirtämisestä kuoresta toiseen tulisi tehdä merkintä.

Lisäksi saatat ottaa rahaa kahdesta kuoresta ja kummastakin menoryhmästä jää jäljelle vaihtorahaa. Vaihtorahat voivat sekaantua ja sitten et ehkä tiedä kuinka paljon kuuluu kumpaankin ryhmään. Tässä tapauksessa havaitset, että kuittiesi säilyttäminen auttaa sinua saamaan selville kuhunkin ryhmään kulutetun summan.

Mitä tulee ”piikki”-menetelmään, niin aina et saa kuitteja maksuista. Maksuhetkellä sinulla ei ehkä ole paperia ja kynää käsillä merkitäksesi summan muistiin ja se saattaa unohtua. Sellaisissa tapauksissa voitaisiin kuljettaa taskumuistiota, johon voisi merkitä sellaiset tiedot.

Šekkitilimenetelmä on hyvä, mutta pankit saattavat laskuttaa palvelusten suorittamisesta. Tämä voisi tulla kalliiksi, jos joka kuukausi on kirjoitettava monia šekkejä.

Yksityiskohtainen kirjanpito on menestyksellinen vain, jos olet innostunut tekemään muistiinmerkintöjä. Siihen liittyvä työ ei todellisuudessa ole vaikeaa, mutta onnistuaksesi sinun tarvitsee kehittää hyvä tapa merkitä menot muistiin heti. Jos teet kirjanpitomerkinnät vasta muutaman päivän kuluttua, saatat yrittää muistaa mitä tapahtui ja havaita turvautuvasi arvailuun.

Näillä menetelmillä on siis hyvät ja huonot puolensa. Valitse se, joka parhaiten sopii luonteenlaadullesi ja olosuhteisiisi. Kehitä hyvät kirjanpitotavat.

Kuukausimenojen tarkasteleminen

Kun kuukauden menot on merkitty omiin menoeriinsä, on seuraavaksi hyvä tehdä yhteenveto menoista kuukauden lopussa. Tämän kuukausittaisen yhteenvedon tarkoituksena on tarkastella menojesi suuntausta. Se auttaa sinua tekemään joitain järjestelyjä, jos huomaat joitakin ei-toivottuja suuntauksia. Tämä auttaa sinua suunnittelemaan, miten käytät tulosi, ja siten saamaan rahoistasi suurimman hyödyn.

Kirjan pitäminen menoistasi ei siis ole itsetarkoitus. Kulujen merkitseminen muistiin ei sinänsä merkitse mitään. Jotta tuloksilla olisi todellista arvoa, niitä täytyy käyttää siten, että verrataan menoja eri ajanjaksoina. Sitten voit päätellä suuntaukset ja tehdä järjestelyjä olosuhteiden mukaan. Tai tuloksia voidaan käyttää talousarvion tai suunnitelman yhteydessä ja verrata toisiinsa. Jos toimit korjataksesi asiat aina kun ei-toivottuja suuntauksia alkaa ilmaantua, silloin se auttaa sinua elämään paremmin sopusoinnussa elämäsi tavoitteiden kanssa.