Vitkastelu – aikavaras

”Vitkastelu on aikavaras.” (Edward Young n. vuonna 1742)

ODOTA! Älä pane tätä kirjoitusta sivuun! Tiedät, mitä voisi tapahtua. Voisit laskea lehden kädestäsi sanoen: ”Onpa kiinnostava kirjoitus, mutta minulla ei ole aikaa lukea sitä nyt. Palaan siihen myöhemmin.” Mutta sitä hetkeä ei ehkä koskaan tule.

Älä vitkastele vitkastelua käsittelevän kirjoituksen lukemisessa! Katso kuinka kauan sinulta menee sen lukemiseen. Todennäköisesti pystyt lukemaan sen noin viidessä minuutissa. Olet silloin lukenut kymmenisen prosenttia koko lehdestä. Katso kelloasi ja aloita ajan ottaminen nyt. (Olet jo lukenut viisi prosenttia kirjoituksesta!)

Milloin on kyse vitkastelusta?

Jos lykkäät tuonnemmaksi asiaa, jonka voisit tai sinun pitäisi tehdä nyt, kyse on vitkastelusta. Toisin sanoen siirrät huomiseksi asioita, jotka voit tehdä nyt, tänään. Vitkastelija lykkää toimintaa silloin, kun juuri toimintaa tarvittaisiin.

Johtaja pyytää työntekijältä raporttia. Vanhemmat pyytävät lastaan siivoamaan huoneensa. Vaimo pyytää miestään korjaamaan vesihanan. ”Minulla oli liian kiire” tai ”minä unohdin” tai ”minulla ei ollut aikaa” ovat selityksiä, jotka esitetään syyksi siihen, miksi työhön ei ryhdytty. Totuus on se, että vain harva meistä pitää raporttien tekemisestä, huoneen siivoamisesta tai putkitöistä, kun tarjolla on jotakin mukavampaa tekemistä. Niinpä me lykkäämme asiaa, viivyttelemme sen tekemistä.

Tiesitkö, että aina ei kuitenkaan ole kyse vitkastelusta, kun lykkäämme jotakin asiaa? Kun eräs liikenainen saa sellaisen pyynnön, josta hän ei tiedä, mitä tehdä sille, hän arkistoi sen kirjoituspöydällään olevaan laatikkoon, jossa lukee sana ”keskeneräiset”. Käydessään joidenkin viikkojen kuluttua uudestaan läpi nämä kysymykset, hän huomaa, että puolet niistä ei vaadi mitään toimintaa. Ne ovat joko ratkenneet itsestään tai eivät ole enää välttämättömiä. Jollet ole varma, pitäisikö asia siirtää tuonnemmaksi vai toimia, yritä päätellä, mitä tapahtuisi, jollet koskaan tekisi sitä, mitä olet nyt lykkäämässä. Ovatko seuraukset todennäköisesti paremmat vai huonommat, mikäli saat asian tehtyä?

Jos voimme ja meidän tulisi toimia nyt ja jos tarpeellisen toiminnan lykkääminen voisi aiheuttaa lisää ongelmia myöhemmin, on kyse vitkastelusta. Esimerkiksi jos astiat pestään vasta sen jälkeen, kun ne ovat seisseet jonkin aikaa, ne on vaikeampi hangata puhtaiksi. Auton huollon lykkääminen voi aiheuttaa sen, että autoon joudutaan tekemään myöhemmin kallis remontti. Se että maksaa laskun myöhässä, voi johtaa lisämaksuihin tai palvelujen menettämiseen. Muuan nainen laski maksaneensa erääntyneestä liikennesakosta sekä myöhässä olevista videokaseteista ja lainakirjoista yhteensä 46 dollaria (noin 230 markkaa) viivästyskorkoa ja myöhästymismaksuja. Tämän hän maksoi vain yhdessä kuussa!

Ota varas kiinni

Selvitä itsellesi, miksi vitkastelet. Tarkastele seuraavia syitä ja katso, voitko tunnistaa, mikä niistä sopii tämänhetkiseen hankkeeseen, jota et ole aloittanut tai saanut päätökseen.

Tapa:

Jos odotan viime minuuttiin, minulla on vahvempi motivaatio tehdä se loppuun.

Nautin siitä jännityksestä, jonka saan tehdessäni sen aivan viime hetkessä.

Kun odotan, kunnes esimieheni muistuttaa minua siitä pari kertaa, tiedän, että hän todella haluaa minun tekevän sen.

Minulla on niin paljon tehtävää, että kiinnitän huomiota vain kaikkein tärkeimpiin asioihin.

Asenne:

Minulla ei ole halua tai tarmoa käydä käsiksi tehtävään.

Ryhdyn työhön vain silloin, kun minulla on sellainen olo, että nyt voisin tehdä sen.

Haluan tehdä jotakin muuta.

Minulta puuttuu itsekuria.

Pelko:

En ole varma, osaanko tehdä sitä.

Minulla ei ole tarpeeksi aikaa sen tekemiseen.

Työ on liian suuri. Tarvitsen apua.

Entä jos en onnistu siinä tai en saa sitä valmiiksi?

Minun täytyy saada sopivat tarvikkeet, jotta saisin työn valmiiksi.

Pelkään, että minua arvostellaan tai tulen nolatuksi.

Eri ihmiset vitkastelevat eri vaiheissa. Jotkut vitkastelevat ennen hankkeeseen ryhtymistä, koska he pitävät sitä liian suurena. Toiset aloittavat työn, mutta noin puolivälissä innostus heikkenee, ja he ajattelevat tekevänsä sen loppuun myöhemmin. Toiset taas saavat työn melkein valmiiksi, mutta aloittavat toisen työn ja jättävät edellisen keskeneräiseksi. (Sinulla muuten menee hyvin. Olet jo kirjoituksen puolivälissä.)

Ne syyt, joiden vuoksi et ryhdy johonkin hankkeeseen tai saa sitä valmiiksi, voivat sopia kaikkiin kolmeen luokkaan. Kirjassa The Now Habit Neil Fiore kirjoitti: ”Kolme vitkasteluongelman taustalla olevaa pääsyytä ovat yleensä uhrina olemisen tunne, lannistuneisuus ja epäonnistumisen pelko.” Olkootpa syyt mitkä tahansa, jos voit tunnistaa ne, olet lähellä ratkaisua.

Jollet ole varma, miksi vitkastelet, merkitse viikon ajan tekemisesi muistiin puolen tunnin välein. Selvitä itsellesi, miten käytät aikasi. Voi olla todella avartavaa havaita, miten paljon aikaa meiltä kuluu suhteellisen merkityksettömien asioiden parissa tärkeiden tehtävien välissä. Mutta entä sitten?

Mieti seurauksia

Se että olettaa jonkin valmistuvan ilman vaivannäköä, voi saada aikaan vastenmielisen tunteen. Kun odotettu takaraja lähenee, alat tuntea painetta ja levottomuutta. Näiden tunteiden kehittyminen voi haitata luomiskykyäsi. Et ole enää yhtä taipuvainen arvioimaan ja punnitsemaan eri tapoja saavuttaa tavoite, vaan olet kiinnostunut pääasiassa siitä, että saat asian hoidettua.

Esimerkiksi tehtäväksesi on annettu pitää jokin esitys. Edellisenä iltana istut kirjoittamaan muutaman sanan paperille. Et ole käyttänyt riittävästi aikaa aiheesi tutkimiseen, joten esität sen improvisoiden. Näkemällä vain hiukan enemmän vaivaa olisit ehkä voinut sisällyttää esitykseesi kokemuksia, lisäaineistoa tai taulukoita auttaaksesi yleisöä saamaan havainnollisen kuvan asiasta.

Töiden lykkääminen johtaa myös siihen, ettemme kykene rentoutumaan, kun meillä on vapaa-aikaa. Syynä tähän on kalvava tunne siitä, että olemme jättäneet työn tekemättä (tai se, että joku nalkuttaa siitä meille).

Mitä voin tehdä?

Tee luettelo. Tee se edellisenä iltana. Pane paperille ne asiat, jotka haluat saada valmiiksi seuraavana päivänä. Näin et unohda mitään, ja kun merkitset rastin niiden asioiden kohdalle, jotka olet hoitanut, näet edistymisesi. Merkitse jokaisen asian perään arviosi siitä, miten paljon aikaa uskot sen tekemiseen kuluvan. Jos teet listan asioista, jotka hoidat päivän aikana, merkitse aika minuutteina. Jos teet listan pitempiaikaisista hankkeista, käytä tunteja. Tee tämä luettelo edellisenä iltana. Käytä joitakin minuutteja luettelon tekemiseen seuraavalle päivälle. Pidä kalenteri saatavilla. Kun sovit tehtävistä tai tapaamisista, kirjoita ne siihen muistiin.

Kun tarkastelet seuraavan päivän tehtäviäsi, aseta kalenterissasi olevat asiat tärkeysjärjestykseen laittamalla jokaisen niiden viereen kirjaimen A, B, C ja niin edelleen. Jotkut ovat tehokkaampia aamulla, toiset iltapäivällä tai illalla. Ajoita suurimmat hankkeesi parhaaseen aikaasi. Laita vähemmän mukavat tehtävät ennen mukavia.

Tunne kello. Jos olet aina myöhässä – kirjaimellisesti juokset, koska olet myöhässä – opettele tuntemaan kello. Toisin sanoen tee tarkka arvio siitä, miten pitkään sinulta menee jonkin työn tekemiseen. Lisää muutama ylimääräinen minuutti siltä varalta, että jotakin odottamatonta sattuu. Älä unohda varata aikaa sopimusten väliin. Matkustusaika täytyy lisätä aikatauluun. Et voi lopettaa kokousta kello 10.00 ja olla toisessa kokouksessa kello 10.00, vaikka se pidettäisiin viereisessä huoneessa, saati sitten toisella puolella kaupunkia. Varaa riittävä väliaika.

Delegoi. Usein me yritämme tehdä kaiken itse, vaikka meidän ei ehkä aina tarvitsisikaan. Joku toinen voi kenties viedä paketin meidän puolestamme postiin, mikäli tiedämme hänen olevan menossa sinne.

Jaa se osiin. Joskus se, ettemme aloita uutta työtä, johtuu sen suuruudesta. Miksemme jakaisi isoa työtä pienempiin osiin? Kun saamme valmiiksi pienemmät urakat, näemme edistymisemme, mikä kannustaa meitä tekemään seuraavan vaiheen.

Ota keskeytykset huomioon. Työpäivämme aikana tulee aina keskeytyksiä: puhelinsoittoja, vieraita, ongelmia, postia. Haluamme työskennellä tehokkaasti, mihin kuuluu toisten sellaisten ihmisten kanssa työskenteleminen, joilla myös on takarajansa tehtävilleen. Jos olemme kiinnostuneita vain tehokkuudesta, harmistumme siitä, että toiset keskeyttävät työmme. Ota siksi etukäteen huomioon keskeytykset. Varaa päivittäin aikaa ennalta suunnittelemattomiin tilanteisiin. Kun niitä ilmaantuu, voit hoitaa ne, koska tiedät varanneesi niille jonkin verran aikaa.

Palkitse itsesi. Aikataulua laatiessasi sinun pitäisi suunnitella tehokasta tai keskittynyttä työntekoa noin puoleksitoista tunniksi. Älä unohda varata aikaa valmistelutöihin. Kun olet aloittanut varsinaisen työn ja tehnyt sitä noin puolitoista tuntia, pieni paussi voisi olla paikallaan. Jos olet töissä toimistossa, pidä tauko, venyttele ja taivuttele itseäsi. Jos olet ulkotöissä, haukkaa hiukan välipalaa. Palkitse itsesi työstäsi. (Saarnaaja 3:13.)

Ajattelehan, että olet lukenut tämän kirjoituksen noin viidessä minuutissa otsikon lukemisesta. Saatat olla parantumassa!