Paperiton toimisto – käsistä karkaava tavoite

Tämän kirjoituksen lopullinen versio oli tulostettuna 11 sivun mittainen kirjoite, siis 11 aivan tavallista paperiarkkia.a Kirjoittamisen eri vaiheissa aineisto tulostettiin noin 20 kertaa. Lopulta se lähetettiin noin 80 käännösryhmälle eri puolille maailmaa, minkä jälkeen kukin ryhmä tulosti siitä käännösprosessin aikana noin kuusi versiota. Tähän kirjoitukseen meni siis kaiken kaikkiaan yli 5000 paperiarkkia ennen kuin se edes ehti painokoneeseen!

NÄMÄ luvut uhmaavat kirkkaasti ennusteita, joita tietokoneajan sarastaessa esitettiin, nimittäin että ”paperiton toimisto” olisi tuota pikaa todellisuutta. Tulevaisuudentutkija Alvin Toffler meni eräässä kirjassaan jopa julistamaan, että paperikopioiden tekeminen oli sähköisten tekstinkäsittelylaitteiden alkukantaista käyttöä ja vastoin niiden ydinolemusta (The Third Wave). Kiinnostava seikka on sekin, että kun IBM-yhtiö esitteli ensimmäisen mikrotietokoneensa vuonna 1981, siihen ei kuulunut tulostinta. Jotkut sanovat yhtiön arvelleen, että käyttäjät lukisivat aineistoa mielellään näyttöruudulta. Joka tapauksessa joidenkuiden silmissä häämötti ”paperiton paratiisi” – paperia olisi pian vain museoissa ja pölyisissä arkistoissa.

Paperittomat lupaukset ja todellisuus

Todellisuudessa juuri ne laitteet, joiden piti tehdä toimistot paperittomiksi, ovatkin hukuttaneet meidät yhä syvemmälle paperivuorten alle. Joidenkin arvioiden mukaan paperin kokonaiskulutus on jopa kasvanut viime vuosina. International Data Corporationissa työskentelevä analyytikko Scott McCready sanoo: ”Automatisoimalla toimistomme olemme lisänneet kykyämme tuottaa paperia yli 25 prosentin kasvuvauhdilla vuosittain.” Mikrotietokoneet, tulostimet, faksilaitteet, sähköposti, kopiokoneet ja Internet ovat lisänneet jyrkästi sen informaation määrää, jota monet ihmiset käsittelevät – ja tulostavat – päivittäin. CAP Ventures -yhtiön mukaan vuonna 1998 maailmassa oli 218 miljoonaa tulostinta, 69 miljoonaa faksilaitetta, 22 miljoonaa monitoimilaitetta (tulostin, skanneri ja kopiokone yhdessä), 16 miljoonaa skanneria ja 12 miljoonaa kopiokonetta.

Vuonna 1990 ilmestyneessä kirjassaan Powershift Toffler arvioi, että Yhdysvalloissa tuotettiin vuodessa 1,3 biljoonaa asiakirjaa – tällä määrällä Grand Canyon olisi voitu paperoida 107 kertaa! Kaikesta päättäen määrä vain kasvaa. Erään lähteen mukaan Yhdysvalloissa tuotettiin vuoteen 1995 mennessä lähes 600 miljoonaa dokumenttia päivässä – niillä olisi voitu täyttää 270 kilometriä pitkä vetolaatikko. Vuoden 2000 häämöttäessä jo näköpiirissä suuntaus pysyy kaikesta päättäen samana; suurin osa informaatiosta välitetään yhä paperilla.

Miksi paperi pitää pintansa?

Mikä meni vikaan ennusteissa, joiden mukaan elektroniikka korvaisi paperin? International Paper Company heittää arvauksen: ”Ihmiset eivät halua informaatiota vain sormenpäittensä ulottuville. He haluavat sen sormiinsa. He haluavat koskettaa, taitella ja vääntää koirankorville; faksata, kopioida ja selata; tuherrella marginaaleihin tai kiinnittää ylpeänä jääkaapin oveen. Ja ennen kaikkea he haluavat tulostaa – nopeasti, virheettömästi ja kirkkaalla värillä.”

Täytyy myöntää, että paperilla on kiistattomia etuja. Sitä voi kantaa mukanaan, ja se on halpaa, kestävää, helposti arkistoitavaa ja kierrätyskelpoista. Paperilla olevaa tekstiä on myös hyvin helppo hahmottaa: lukija näkee, millä sivulla hän on ja kuinka monta sivua on jäljellä. ”Ihmiset rakastavat paperia. He haluavat tuntea sen käsissään”, sanoo Dan Cox, toimistotarvikkeita myyvän yrityksen edustaja. ”Olemme nähneet ihmisiä, jotka ovat yrittäneet saada aikaan paperittoman toimiston”, kertoo arkistoanalyytikko Jerry Mallory (Arizona Department of Libraries, Archives and Public Records), ”mutta kaikilla niillä tuhansilla tietokoneilla, joita näemme, on yksi yhteinen piirre: ne on kaikki liitetty ainakin yhteen tulostimeen.”

Myös vanhat tavat ovat juurtuneet syvälle. Nykyään liike-elämässä toimivat ihmiset ovat aikoinaan oppineet lukemaan painetulta sivulta. Asiakirja tai sähköposti voidaan tulostaa yhdellä ainoalla hiiren napautuksella, ja sitten sen voi lukea milloin itselle parhaiten sopii ja missä vain sattuu olemaan. Painettu aineisto voidaan viedä moniin sellaisiin paikkoihin, joissa useimpia tietokoneita ei voi käyttää vaivattomasti – mihin tahansa sängystä kylpyammeeseen tai uimarannalle asti!

Asiaan vaikuttaa sekin, että tietokoneet ovat tehneet ihmisille helpoksi luoda asiakirjoja, jollaisia vielä jokin aika sitten vain ammattikäyttöön tarkoitetut tulostimet saivat aikaan. Värilliset kopiot, luonnokset ja pöytäkirjat sekä kuvitetut esitykset, kaaviot, piirrokset, käyntikortit ja postikortit syntyvät kaikki käden käänteessä. Tällaiset mahdollisuudet innostavat kokeiluihin. Niinpä tulostettuaan dokumentin tietokoneen käyttäjä voi tuntea houkutusta muuttaa kirjasinkokoa ja sommittelua ja tulostaa teksti uudelleen. Sitä seuraa ehkä lisää tarkistuksia ja – arvasit oikein – lisää tulosteita!

Internet on sekin osaltaan vaikuttanut tilanteeseen tarjoamalla ihmisille käytännössä rajattomasti tietoa.b Se merkitsee väistämättä paperin suurkulutusta, sillä usein Internetin käyttäjät tulostavat löytämänsä aineiston paperille.

Ei myöskään pidä unohtaa, että nykyinen ohjelmistojen ja laitteiden ryöppy vaatii entistä enemmän opaskirjoja. Tietokoneiden käytön laajuus tuottaa tulvimalla käsikirjoja ja alan lehtiä.

Lukemisessa näyttöruudulta – etenkin vanhojen koneiden – on kieltämättä omat haittapuolensa. Osa käyttäjistä valittelee vieläkin silmien väsymistä. On arvioitu, että vanhempien näyttöjen erotuskykyä pitäisi parantaa kymmenkertaisesti, jotta ne tuottaisivat erinomaisen kuvan.

Lisäksi paperiliuska näyttää ehkä joistakuista paljon tärkeämmältä kuin ruudulla näkyvä teksti – viesti tuntuu vaativan huomattavasti pikaisempaa huomiota ja sillä on enemmän painoarvoa. Tulostettu asiakirja tuntuu konkretisoivan työn ja vaivannäön antamalla niille näkyvän muodon. Konkreettinen asiakirja esimiehen tai asiakkaan kädessä voi jopa saada hänet kiinnittämään siihen enemmän huomiota tai vastaamaan siihen herkemmin kuin sähköiseen viestiin.

Monet myös pelkäävät tietojen häviävän koneesta. Pelkoon on usein aihettakin. Kaikista olemassa olevista hienoista varajärjestelmistä huolimatta voivat kullanarvoiset sanat, jotka edustavat tuntien työtä, edelleen olla virtapiikin, levyvian tai väärän painalluksen armoilla. Siksi useimmat ihmiset pitävät paperia varmempana. On kiinnostavaa, että jotkut asiantuntijat väittävät sähköisten tietueiden olevan luettavissa vain murto-osan niistä parista-kolmestasadasta vuodesta, jotka hapottoman paperin odotetaan kestävän. Sähköinen informaatio tosin rapistuu hyvin hitaasti, mutta tekniikka kehittyy vauhdilla. Kun vanhentunutta laitteistoa ja ohjelmistoa heitetään pois, voi tulla yhä vaikeammaksi lukea vanhoja tietueita.

Toteutuuko unelma paperittomasta toimistosta vai ei, jää siis nähtäväksi. Sitä ennen on selvää, että – mukaillaksemme Mark Twainia – uutiset paperin kuolemasta ovat suuresti liioiteltuja.

Tuhoammeko vielä kaikki metsät?

Kuinka monta paperiarkkia saadaan yhdestä puusta? Asiaan vaikuttaa moni seikka – esimerkiksi puun koko ja tyyppi sekä paperin laji ja paino – mutta on arvioitu, että yhdestä myyntikokoisesta kuitupuusta tulee noin 12000 arkkia tavallista kirjoitus- tai painopaperia. Silti nykyinen valtaisa paperinkulutus herättää kauhukuvan paljaista avohakkuumaista. Olemmeko tosiaan kulkemassa kohti ekologista katastrofia?

Paperinvalmistajat varoittavat menemästä paniikkiin tämän johdosta. He huomauttavat kärkkäästi, että suuret määrät paperia – joissakin maissa jopa puolet tuotannosta – valmistetaan puulastuista, joita sahateollisuudessa syntyy jätetuotteina ja jotka muutoin päätyisivät täyttömaaksi. Lisäksi vielä lastut muodostavat lahotessaan metaania, kasvihuonekaasua, joka yhdistetään ilmaston maailmanlaajuiseen lämpenemiseen. Paperiteollisuus panee lastut siis hyvään käyttöön. Ympäristö- ja kuluttajaryhmät vastaavat tähän kuitenkin syyttämällä paperiteollisuutta saastuttamisesta ja metsien huonosta hoidosta. Niiden mukaan paperinvalmistuksessa käytettävät polttoaineet tuottavat kasvihuonekaasuja! Ne myös huomauttavat, että jätepaperin hajotessa täyttömaissa muodostuu lisää kasvihuonekaasuja.

Erään liike-elämän laitoksen (World Business Council for Sustainable Development) tekemässä tutkimuksessa tultiin kuitenkin siihen tulokseen, että tarvittava määrä paperia on mahdollista tuottaa kuluttamatta maapallon luonnonvaroja loppuun. Puut ovat ensinnäkin uusiutuvia, ja paperi on kierrätettävää. Silti tutkimuksessa korostettiin, että ”tuotantomenetelmiä on muutettava lisää paperin kierron joka vaiheessa: metsänhoidossa, puumassan ja paperin tuotannossa, paperin käytössä ja kierrätyksessä, energian talteenotossa ja paperin lopullisessa hävittämisessä”. Pyrkimyksissään tuottaa ympäristöä säästävää ja taloudellisesti kannattavaa paperimassaa paperiteollisuus tutkii myös sellaisia vaihtoehtoja kuin vehnän olkia, nopeakasvuisia puita, maissia ja hamppua. Aika näyttää, miten laajalti niitä sovelletaan ja kuinka tehokkaiksi ne osoittautuvat.

[Alaviitteet]

[Tekstiruutu s. 27]

Miten säästää paperia toimistossa

✔ Tulosta mahdollisimman vähän. Esikatsele ja muokkaa asiakirjoja ruudulla. Tee mahdollisimman vähän kirjoitteita ja paperiluonnoksia.

✔ Käytä pitemmissä asiakirjoissa pienempiä mutta vielä luettavia kirjasinlajeja.

✔ Mikäli tulostin tekee testi- tai nimisivun aina kun se pannaan päälle tai sillä tulostetaan, poista tämä toiminto.

✔ Kierrätä jätepaperi.

✔ Pane ennen kierrätystä sivuun paperit, joista on käytetty vain toinen puoli, koetulostuksia varten tai suttupaperiksi.

✔ Tee kaksipuolisia tulosteita tai kopioita aina kun mahdollista.

✔ Kun tekstit pitää saada koko henkilökunnan käsiin, yritä panna ne kiertämään sen sijaan että jokaiselle otettaisiin niistä oma kopio.

✔ Kirjoitteiden vähentämiseksi faksit voi lähettää suoraan tietokoneella. Jos faksi on lähetettävä kirjoitteena, paperia säästyy, kun kansilehteä ei käytetä.

✔ Vältä sähköpostiviestien turhaa tulostamista.

[Kuva s. 24]

Väitetään, että juuri ne laitteet, joiden piti tehdä toimistot paperittomiksi, ovatkin hukuttaneet meidät vain syvemmälle papereihin

[Kuva s. 26]

Joskus painettu sivu on helppokäyttöisempi kuin näyttöruutu