Réponses à vos questions

● Pendant combien de temps faut-​il garder les documents dans les dossiers de la congrégation?

Les papiers ayant trait aux affaires d’argent seront gardés au moins dix ans. Les pièces se rapportant à la construction d’une Salle du Royaume, à des réparations importantes et autres auxquelles on est susceptible de se référer après dix ans peuvent être gardées indéfiniment.

On conservera pendant une année les doubles des fiches d’abonnement, des commandes de publications, de feuilles d’invitation et de périodiques, des demandes de pionniers temporaires, et autres pièces semblables, après quoi on les détruira.

Les fiches de proclamateurs seront gardées, elles reproduiront au moins les huit dernières années d’activité de chaque proclamateur. Les fiches plus anciennes peuvent être détruites. Une fois les totaux reportés sur la fiche du proclamateur, les rapports de service mensuels ne seront pas gardés. Les relevés indiquant l’activité mensuelle de la congrégation et le nombre des assistants aux réunions seront gardés huit ans ou plus longtemps si on le désire.

Les lettres du surveillant de conscription relatives à sa visite dans la congrégation, aux assemblées de circonscription, etc., peuvent être éliminées une fois l’événement en question passé. Les rapports du surveillant de circonscription sur sa visite dans la congrégation ainsi que la correspondance échangée à ce sujet seront gardés au moins huit ans.

Les documents ayant trait à la nomination d’aînés, de serviteurs ministériels, aux pionniers ordinaires seront gardés indéfiniment.

Les lettres de la Société se rapportant aux éditions spéciales du périodique, aux voyages pour se rendre aux assemblées internationales, etc., seront éliminées une fois l’activité spéciale ou l’assemblée passées. Par contre, on fera bien de garder indéfiniment les lettres renfermant des instructions, tels Comment enregistrer convenablement les abonnements (S-11-F), Instructions sur la comptabilité des congrégations (S-27-F), Titres des discours publics (S-99-F), Demande de modification de territoire (S-6-F), Attribution du territoire de la congrégation (S-54-F) et les lettres d’instructions relatives au service de pionnier, ainsi que les plans de discours publics, d’enterrement et de Commémoration.

Affaires judiciaires: La correspondance confidentielle relative à de sérieuses affaires judiciaires devrait être gardée dans un endroit sûr, uniquement accessible aux aînés. On gardera ces documents pendant au moins cinq ans à partir du moment où le cas a été examiné jusqu’à ce que cette affaire soit terminée (ou plus longtemps si les aînés le jugent préférable dans certains cas).

Il est évident que tous les documents ou lettres classés dans les dossiers de la congrégation ne sont pas mentionnés dans cet article, mais les exemples cités aideront les aînés, leur donnant une ligne de conduite à suivre dans ce domaine.