◼ שעות התוכנית: הדלתות ייפתחו בשעה 00:8. מוזיקת הפתיחה תחל להתנגן בשעה 20:9 בכל שלושת ימי הכינוס. בשעה זו על כולנו ללכת למקומותינו כדי שהתוכנית תוכל להיפתח בצורה מכובדת. ביום חמישי וביום שישי תסתיים התוכנית בשיר ובתפילה בשעה 55:16, וביום שבת בשעה 50:15.
◼ כינוסים בינלאומיים: במספר מדינות יתקיימו כינוסים בינלאומיים. חשוב לזכור שמשרד הסניף הזמין קהילות מסוימות ונציגים ממדינות זרות לאחר שבדק בקפידה את מספר מקומות הישיבה והחניה באתר הכינוס ואת זמינות החדרים במלונות באזור. אם מבשרים יגיעו לכינוס בינלאומי שלא הוזמנו אליו, הדבר יגרום לצפיפות יתר. אם נסיבותיך אינן מאפשרות לך לנכוח בכינוס המחוזי שלך, תוכל לנכוח בכינוס מחוזי אחר אך לא בכינוס בינלאומי.
◼ חניה: בכל אתרי הכינוס שבהם אנו מפקחים על החניה, יועמדו לרשות באי הכינוס מקומות חניה חינם על בסיס כל הקודם זוכה. בדרך כלל יש מספר מצומצם של מקומות חניה, לכן אם הדבר אפשרי מומלץ לנסוע ביחד עם אחרים ברכב. רק רכבים הנושאים תג נכה יורשו להחנות במקומות השמורים לנכים.
◼ שמירת מקומות ישיבה: כאשר דלתות האולם נפתחות מדי יום, אנו מתבקשים שלא למהר לאזור הישיבה המועדף עלינו, כאילו אנחנו מתחרים עם הנוכחים האחרים. רוח של הקרבה עצמית תניע אותנו לבקש את טובת הזולת. גישה כזו מזהה אותנו כמשיחיים אמיתיים ועשויה לגרום לאחרים להלל את אלוהים (יוח׳ י״ג:34, 35; קור״א י״ג:4, 5; פט״א ב׳:12). ניתן לשמור מקומות ישיבה רק עבור אלה שנוסעים אתנו באותו רכב, או בני ביתנו או תלמידי המקרא שלנו. אזורי ישיבה מסוימים הוקצו לקשישים ולבעלי מוגבלויות. היות ומספר מקומות הישיבה הללו מוגבל, רק אדם אחד או שניים המסייעים באופן ישיר לאדם קשיש או בעל מוגבלות יוכלו לשבת אתו.
◼ ארוחת צהריים: במקום לעזוב את אתר הכינוס בהפסקת הצהריים כדי לקנות אוכל, הבא נא עמך ארוחת צהריים. אפשר להשתמש בצידנית קטנה שניתן להניח מתחת למושב. אין להכניס למקום הכינוס צידניות משפחתיות גדולות ומכלי זכוכית.
◼ תרומות: כביטוי להערכתנו עבור סידורי הכינוס נוכל לתרום לפעילות הכלל־עולמית באתר הכינוס. המחאות ניתן לרשום לפקודת ”עמותת המצפה לישראל”. בארצות מסוימות ניתן לתרום גם באמצעות כרטיס אשראי או כרטיס חיוב.
◼ תרופות: אם אתה נוטל תרופת מרשם כלשהי, הבא נא עמך כמות מספקת ממנה, כיוון שלא יסופקו תרופות באתר הכינוס. מזרקים ומחטים של חולי סוכרת נחשבים לפסולת מסוכנת, לכן אין להשליכם בפחי האשפה של אתר הכינוס או המלונות, אלא יש להיפטר מהם בדרך בטוחה מתאימה.
◼ אמצעי בטיחות: אנא גלו משנה זהירות על מנת למנוע פציעות כתוצאה מהחלקה ומעידה. מדי שנה מתרחשות פציעות בשל נעילת נעליים לא־מתאימות, במיוחד נעליים עם עקבים גבוהים. רצוי לנעול נעליים צנועות ונוחות שיאפשרו לך לעלות ולרדת בבטחה במדרגות וללכת על גבי משטחים שונים העלולים להיות מסוכנים.
◼ עגלות תינוק וכיסאות מתקפלים: אין להביא לאתר הכינוס עגלות תינוק וכיסאות מתקפלים. אולם אפשר להביא מושב בטיחות לילד, בתנאי שניתן להצמידו בצורה בטיחותית למושב שלצד ההורים.
◼ בשמים: רוב הכינוסים נערכים במקומות סגורים עם מיזוג אוויר. לכן יהיה זה אוהב מצדנו אם לא נפריז בשימוש בבשמים חזקים העלולים להפריע לאנשים הסובלים מקשיי נשימה או מבעיות דומות אחרות (קור״א י׳:24).
◼ טופס פרטי מעוניין (43-S): יש להשתמש בטופס פרטי מעוניין במטרה לספק מידע הנוגע לכל מי שגילה עניין כתוצאה ממתן עדות באופן לא־רשמי במהלך הכינוס. תוכל למסור את הטפסים המלאים לאחים האחראים בחדר הספרים או למזכיר קהילתך לאחר הכינוס.
◼ מסעדות: כבד את שם יהוה בהתנהגות טובה במסעדות. התלבש כראוי למשיחי. אם הדבר נהוג, השאר תשר מתאים.
◼ מלונות:
אל תזמין יותר חדרים מהנדרש, ואל תאכסן בחדרך יותר אנשים ממה שמותר.
אל תבטל את הזמנתך, למעט במקרי חירום. במקרה כזה הודע על כך לבית המלון ללא דיחוי על מנת שאחרים יוכלו להזמין את החדר (מתי ה׳:37). אם אתה נאלץ לבטל את הזמנתך, ודא שקיבלת מספר ביטול. אם תבטל את ההזמנה פחות מ־48 שעות לפני מועד ההגעה למלון, לא יוחזרו לך דמי המקדמה ששילמת.
שים לב שכאשר אתה משתמש בכרטיס אשראי או בכרטיס חיוב בעת הזמנת חדר במלון, נהוג שהמלון מקפיא את הסכום הדרוש לכיסוי כל עלויות החדר, כולל הוצאות או נזקים אפשריים שיהיו במהלך שהותך. לא תוכל להשתמש בכספים הללו אלא רק לאחר מספר ימים ממועד עזיבת המלון.
קח עגלת מזוודות רק אם אתה מתכוון להשתמש בה, והחזר אותה מייד כדי שיתאפשר גם לאחרים להשתמש בה.
אם הדבר נהוג בארצך, השאר תשר לעובדי המלון כאשר הם נושאים את מזוודותיך, וכן גם לחדרנית.
אל תבשל בחדרים שבהם הבישול אסור.
אל תנצל את שירותי המלון ותיקח לכינוס פריטים כמו קפה, קרח או דברים שהוגשו בארוחת הבוקר המיועדים לשימוש האורחים רק בעת השהות במלון.
גלה תמיד את פרי הרוח במגעיך עם צוות המלון. הם דואגים לאורחים רבים, ולכן יעריכו את אדיבותנו, סבלנותנו וסבירותנו.
על ההורים להשגיח תמיד על ילדיהם בתחומי המלון, כולל במעליות, בריכת השחייה, אזור הקבלה, חדר הכושר וכדומה.
מחירי החדרים המופיעים ברשימת מקומות לינה מומלצים משקפים את המחיר המלא ללילה בחדר כולל מסים. אם ינסו לגבות ממך סכום גבוה יותר, אל תשלם מעבר למחיר ברשימה ודווח על כך למלחקת הלינה בכינוס בהקדם האפשרי.
אם מתעוררת בעיה עם החדר שהזמנת במלון, דווח על כך למחלקת הלינה כאשר תגיע לכינוס על מנת שהם יוכלו לעזור לך.
◼ שירות התנדבותי: כל מי שרוצה להתנדב יכול לפנות ל”מחלקת שירותי התנדבות” באתר הכינוס. ילדים מתחת לגיל 18 יכולים גם הם לתרום רבות בכך שיתנדבו תחת השגחתו של הורה, אפוטרופוס או מבוגר אחר שקיבל אישור מאחד ההורים או מהאפוטרופוס.