Il tempo: Ne siete schiavi o padroni?

“PERCHÉ hai fatto tardi?”, chiese l’insegnante mentre Alberto entrava in aula. “Perché ho corso per tutto il tragitto fino a scuola spingendo la bicicletta”, rispose Alberto, quasi senza fiato.

“Perché non sei salito sulla bicicletta?”, chiese incuriosito l’insegnante. “Perché era così tardi”, spiegò Alberto, “che non ho avuto il tempo di fermarmi per salirvi”.

Questa storiella, esagerata, illustra una situazione che si presenta giornalmente a molti di noi. Incalzati dalla fretta, con tante faccende da sbrigare e scadenze da rispettare, possiamo pensare che stiamo correndo da una cosa all’altra. Ma, come Alberto, a volte rallentiamo pensando di non avere il tempo di fermarci per riorganizzarci in nome dell’efficienza.

Ciò nondimeno se ci soffermassimo per affinare le nostre capacità di gestire il tempo potremmo risparmiarne, ottenere a lungo andare più risultati e ridurre lo stress. Quindi invece di considerare il tempo un inesorabile padrone, potremmo farlo diventare un utile servitore.

Come potete gestire il vostro tempo in modo più efficiente? Seguono alcuni suggerimenti. Mentre li leggete, scegliete quelli che si addicono ai vostri bisogni e adattateli alle vostre circostanze.

Programmate la vostra giornata

Supponete che la vostra giornata sia appena cominciata. Un numero apparentemente infinito di lavori vi sta davanti. Il pensiero di tutte queste cose da sbrigare potrebbe farvi tremare. Da dove cominciare? Dal programmare la vostra giornata.

Molti cominciano scrivendo quella che viene chiamata “Lista delle cose da fare”. Un uomo che ha molte responsabilità in un’organizzazione dice come fa a seguire un programma: “Faccio un elenco scritto delle cose da fare. Man mano che mi si presentano o che me ne vengono in mente di nuove le aggiungo alla lista. Poi via via che le faccio le cancello”.

Un simile programma scritto potrebbe aiutarvi a organizzare le attività della vostra giornata? Forse rispondete: ‘Potrebbe aiutarmi a cominciare, ma non finirei mai tutte le cose della lista!’ E probabilmente avete ragione. Per questo è utile . . .

Stabilire quali cose hanno la precedenza

Potete stabilire quali cose hanno la precedenza numerando ciascuna voce della lista secondo l’importanza. Poi, nei limiti del possibile, sbrigate ciascun lavoro seguendo quell’ordine. Naturalmente, a volte potete decidere di fare un’eccezione e di non seguire scrupolosamente l’ordine della lista, secondo le vostre circostanze e preferenze. Siate quindi flessibili. Il vostro obiettivo è di tenere la situazione sotto controllo così che ciò che fate ogni giorno sia per vostra scelta anziché per caso.

Non passate in fretta da un lavoro all’altro e non preoccupatevi di fare tutte le cose che avete messo nella lista. Alan Lakein, esperto in materia di gestione del tempo, ribadisce: “Di rado si arriva in fondo alla lista delle cose da fare. Quello che conta non è completare la lista, ma fare il miglior uso del proprio tempo”.

Ci sarete riusciti se avrete dedicato la maggior parte del vostro tempo alle cose veramente importanti. In quanto alle cose che non avete portato a termine, vedete se potete farle fare ad altri oppure trasferitele sulla lista del giorno dopo. A volte osservando attentamente le faccende classificate come meno importanti vedrete che non c’è nessun bisogno di farle. D’altro canto, una voce che è in fondo alla lista di oggi potrebbe avere la precedenza domani.

Ma come si fa a determinare quali attività della vostra lista hanno la precedenza assoluta? Dopo tutto, guardando una lunga lista di cose da fare, molte sembrano avere uguale importanza. Per stabilire chiaramente cos’ha la precedenza, dovete . . .

Distinguere fra “urgente” e “importante”

Un saggio re dei tempi biblici disse che un uomo dovrebbe vedere “il bene per tutto il suo duro lavoro”. (Ecclesiaste 3:13) Alcuni lavori danno risultati migliori di altri. Perciò, esaminando un elenco di cose da fare, considerate i risultati che ciascuna di esse darà. Il portare a termine un compito produrrà risultati degni di nota? ‘Vedrete il bene’ per il vostro duro lavoro? Se no, potrebbe non essere tra le cose che hanno la precedenza.

È vero, a prima vista tutte le cose che avete messo nella lista possono sembrare urgenti. Ma le faccende urgenti sono sempre importanti, e meritano che vi si dedichi molto tempo? Michael LeBoeuf, professore presso l’Università di New Orleans ed esperto in gestione del tempo, fa questa osservazione: “Le cose importanti sono di rado urgenti e le cose urgenti sono di rado importanti. Riparare una gomma a terra quando si è in ritardo a un appuntamento è molto più urgente che ricordarsi di pagare l’assicurazione dell’auto, ma la sua importanza [della gomma], nella maggioranza dei casi, è relativamente piccola”.

Poi deplora: “Purtroppo, molti di noi passano la vita a tamponare le falle sotto la spinta dell’urgenza. Il risultato è che ignoriamo le cose meno urgenti ma più importanti della vita. E questo va a discapito dell’efficienza”.

Perciò nello stabilire ciò che ha la precedenza, chiedetevi quali attività sono veramente importanti. Poi sforzatevi di dedicare la maggior parte del vostro tempo ad esse. Forse una cosa urgente non richiede immediata attenzione. Vale la pena che le dedichiate tanto tempo? Potete farla velocemente per impegnarvi in un’attività che dia risultati più soddisfacenti? Meglio ancora, si può far fare a qualcun altro?

Converrete senz’altro che fare qualcosa che dà risultati importanti appaga di più che occuparsi di un’attività qualsiasi. Cercate di rivolgere la maggior parte dei vostri sforzi ad attività che diano risultati degni di nota.

La regola degli 80/20

Applicando i princìpi considerati finora, quale percentuale delle vostre attività quotidiane mettereste nella categoria di quelle che hanno la precedenza assoluta? Ovviamente, dipende dalle vostre specifiche responsabilità. Ma un numero di esperti di gestione del tempo ritiene che, molte volte, le cose che hanno la precedenza assoluta si possano restringere al 20 per cento circa. Citano come guida la regola degli 80/20.

Questo principio fu formulato dall’economista italiano del XIX secolo Vilfredo Pareto. Esso dice che solo il 20 per cento circa delle cause produce l’80 per cento circa dei risultati. Se siete desti scoprirete che nella vita di ogni giorno ci sono alcune situazioni in cui si applica il principio di Pareto. Ma come si può applicare la regola degli 80/20 al modo di usare il tempo?

Analizzate le voci della vostra lista delle cose da fare. Forse potete essere efficienti all’80 per cento svolgendo due lavori su dieci elencati. In tal caso, quelle sono le due cose più importanti della vostra lista. Inoltre, prima di tuffarvi in un’impresa, analizzatela. Quanta parte d’essa è veramente importante per raggiungere il vostro obiettivo? Quale fase del lavoro produrrà i risultati più significativi? Questa parte del lavoro è quella che ha la precedenza.

Dru Scott, esperta di gestione del tempo, dopo avere preso in esame il principio di Pareto, spiega come applicarlo nel vostro caso. Dice: “Identificate quali sono gli elementi essenziali necessari per raggiungere il vostro obiettivo. Fate queste cose per prime. Otterrete i massimi risultati nella minor quantità di tempo”.

I vantaggi

Forse a questo punto potete capire meglio che essere padroni del proprio tempo non vuol dire preoccuparsi di non sprecare mai un minuto o correre freneticamente. Piuttosto, saper gestire il proprio tempo in maniera efficiente vuol dire scegliere il lavoro appropriato da fare al momento. Vuol dire discernere quali sono le attività che danno i migliori risultati e dedicarvi il proprio tempo ogniqualvolta sia possibile.

Non esistono regole fisse per programmare personalmente il proprio tempo. Per trarre beneficio dai suggerimenti contenuti in questo articolo, siate flessibili. Provate. Adattate. Scoprite cos’è meglio per voi. Leggete le idee contenute nello specchietto in questa pagina e vedete quali di esse vi aiuteranno a trasformare un padrone inesorabile in un utile servitore.

Imparando a gestire meglio il vostro tempo, alla fine di ciascuna giornata proverete la sensazione di avere fatto veramente qualcosa di utile! Anche se probabilmente rimangono altre cose da fare per l’indomani, avete la soddisfazione di sapere che vi siete impegnati per fare le cose più importanti. ‘Vedrete il bene’ per il vostro duro lavoro.

Può anche darsi vi accorgiate che, finalmente, c’è abbastanza tempo per le cose che veramente contano. Allora non sarete incalzati da un ritmo frenetico, ma sarete padroni del vostro tempo. Questo non solo vi renderà più efficienti, ma probabilmente vi farà anche sentire più soddisfatti.

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MODI PER RISPARMIARE TEMPO

1. Abbiate chiaro quali sono i vostri valori e i vostri obiettivi. Questo è il segreto per stabilire cos’ha la precedenza ogni giorno.

2. Fate i lavori di concentrazione quando siete più svegli.

3. Fate le telefonate quando è più probabile trovare la persona.

4. Delegate ad altri il lavoro ogniqualvolta è possibile. Così siete liberi per fare di più e altri fanno esperienza.

5. Quando fate lavori d’ufficio, cercate di prendere in mano ciascun pezzo di carta una volta sola, anziché metterlo temporaneamente da parte.

6. Quando vi riunite con altri attenetevi all’ordine del giorno. Stabilite un’ora specifica in cui iniziare e terminare.

7. Organizzatevi in modo da avere gli attrezzi necessari a portata di mano.

8. Non sentitevi obbligati ad accettare tutti gli inviti che vi fanno. Imparate a dire di no con tatto.

9. Fate liste standard della spesa e delle cose da mettere in valigia anziché riscriverle ogni volta.

10. Concedetevi riposo e svago sufficienti per rendere nel lavoro.

11. Stabilite delle scadenze.

12. Non procrastinate.

13. Suddividete i lavori impegnativi in fasi più piccole.

14. Non siate perfezionisti. Concentratevi su ciò che è veramente importante.

15. Fate buon uso del tempo in cui dovete aspettare. Scrivete una lettera, leggete o svolgete qualche altro lavoro essenziale.

16. Sappiate che a volte dovrete dedicare tempo ad attività che non scegliereste. Non sprecate tempo irritandovi per questo. Datevi invece da fare per compiere quel lavoro.

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Molti trovano utile fare una lista delle cose da fare che hanno la precedenza

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Tutto può dipendere dall’organizzazione personale e dallo stabilire cos’ha la precedenza