Несфатливата канцеларија без хартија

Финалниот примерок од оваа статија беше отпечатен на 11 страници материјал — односно, на обични листови хартија.a Во текот на ревидирањето овој материјал повторно се печатеше 20-тина пати. На крајот, откако беше испратен до околу 80 преведувачки тимови ширум светот, секој тим отпечати уште околу шест примероци во процесот на преведување. Сѐ на сѐ, за оваа статија се потрошени повеќе од 5.000 листови хартија пред таа воопшто да стигне до пресите за печатење!

ОВИЕ факти се во драматична спротивност со предвидувањата на некои луѓе во почетокот на компјутерската ера — имено, дека „канцеларијата без хартија“ е неизбежна. Во својата книга The Third Wave (Третиот бран), футуристот Алвин Тофлер отишол толку далеку што изјавил дека ‚правењето примероци од хартија е примитивна употреба на електронските процесори и дека го прекршува самиот нивни дух‘. Интересно е тоа што, кога во 1981 International Business Machines Corporation го воведе својот прв персонален компјутер, било решено да не се набави печатач. Некои тврдат дека компанијата сметала дека корисниците ќе бидат среќни кога ќе ги читаат информациите на компјутерскиот монитор. Во секој случај, некои си замислувале „рај без хартија“ — дека хартијата наскоро ќе биде работа на музеите и на прашливите архиви.

Ветувањата без хартија наспроти реалноста

Но, во реалноста, самата опрема што требаше да донесе канцеларија без хартија, нѐ закопа уште подлабоко во купишта хартија. Всушност, некои проценуваат дека вкупната потрошувачка на хартија во последниве години е зголемена. Скот Мекриди, аналитичар во International Data Corporation, вели: „Со автоматизирањето на канцелариите само ја зголемивме нашата способност за производство на хартија со стапка на пораст од повеќе од 25 проценти годишно“. Персоналните компјутери, печатачите, факс машините, E-mail, фотокопирите и Интернетот драматично го зголемија обемот на информации со кои многу луѓе секојдневно работат — и ги печатат. Според CAP Ventures, Inc., во 1998 ширум светот имало 218 милиони печатачи, 69 милиони факс машини, 22 милиона повеќенаменски машини (печатач, скенер и фотокопир во една), 16 милиони скенери и 12 милиона фотокопири.

Во својата книга Powershift, од 1990, Тофлер проценил дека во една година Соединетите Држави произвеле 1,3 билиони документи — доволно за да се обложи Големиот кањон 107 пати! По сѐ изгледа, бројките растат. Според еден извор, во 1995 Соединетите Држави произведувале речиси 600 милиони документи на ден — доволно за да се пополни една архивска фиока долга 270 километри. Како што се приближува 2000 година, постојат мали показатели дека времињата се менуваат; повеќето информации сѐ уште се пренесуваат на хартија.

Зошто хартијата истрајува

Што тргна наопаку со предвидувањата дека електрониката ќе ја замени хартијата? Меѓународната компанија за хартија се осмелува да даде ваква претпоставка: „Луѓето не сакаат само информации при рака. Тие сакаат да ги имаат во рацете. Сакаат да допираат, да завиткуваат и да подвиткуваат; да пуштаат факс, да фотокопираат и да пребаруваат; да пишуваат на маргините или гордо да остават порака на вратата на фрижидерот. И, над сѐ, тие сакаат да печатат — брзо, без грешки и во живи бои“.

Мора да се признае дека хартијата дефинитивно има предности. Може да се пренесува, ефтина е, трајна, лесна за архивирање и може да се рециклира. Исто така, лесно се прелистува — можете да видите на која страница сте и уште колку страници Ви остануваат. „Луѓето се вљубени во хартијата. Сакаат да ја чувствуваат во рацете“, вели Дан Кокс, претставник на една компанија која продава канцелариски материјали. „Сме виделе луѓе кои се обидуваат да дојдат до канцеларија без хартија“, вели Џери Малори, аналитичар на досијеата при Одделот за библиотеки, архиви и јавни досиеја на Аризона. „Но, илјадниците компјутери што ги гледаме имаат нешто заедничко: Сите се поврзани со барем еден печатач.“

Освен тоа, старите навики тешко се оставаат. Луѓето во бизнисот денес израснале учејќи да читаат од отпечатена страница. Некој документ или E-mail може да се отпечати само со едно кликнување на глувчето и потоа да се прочита кога ќе посака сопственикот, без оглед на тоа каде се наоѓа во тоа време. Отпечатениот материјал може да се однесе на многу места каде што не е згодно да се користат повеќето компјутери — почнувајќи од креветот, кадата па сѐ до плажата!

Уште еден фактор: Компјутерите им олеснија на луѓето да направат документи кои не многу одамна можеа да ги направат само професионалните печатачи. Почнувајќи од примероци во сите бои, скици и извештаи па сѐ до илустрирани презентации, табели, дијаграми, визит картички и разгледници, сите тие можат да се направат со минимален труд. За таквите можности е потребно експериментирање. Така, откако корисникот на компјутерот ќе отпечати некој документ, може да биде доведен во искушение да го промени фонтот и дизајнот и да го отпечати одново. После ова може да следат уште ревизии и, погодувате, уште отпечатени примероци!

И Интернет придонесува за оваа ситуација со тоа што им овозможува на луѓето пристап до речиси неограничен број податоци.b Ова неизбежно води до голема потрошувачка на хартија, бидејќи корисниците на Интернет честопати отпечатуваат примерок на она што го пронашле додека истражувале.

Не смее да се превиди ниту фактот дека моменталната поплава на компјутерски софтвер и опрема бара сѐ повеќе книги со упатства. Распространетата употреба на компјутери создаде поплава од такви прирачници и списанија за компјутери.

Исто така, мора да се признае дека читањето од екран — особено од постарите монитори — може да има и свои слаби страни. Некои корисници сѐ уште се жалат на напнатост во очите. Како и да е, проценето е дека резолуцијата на постарите екрани треба да се подобри десетина пати за да постигнат одличен визуелен квалитет.

Освен тоа, на некои луѓе листот хартија можеби им изгледа многу померодавен и поважен — далеку поитен и повлијателен — отколку нешто што се гледа на екран. Отпечатениот документ како да поткрепува нечија работа и напор, ставајќи ги во видлив облик. Физичкиот документ кој ќе се стави во рацете на шефот или муштеријата може да привлече поголемо внимание и да предизвика посилна реакција отколку некоја електронска порака.

Конечно, многу луѓе се плашат дека ќе ги изгубат податоците. Таквиот страв честопати е оправдан. И покрај сите софистикувани бек-ап системи кои постојат денес, скапоцените зборови кои претставуваат часови работа сепак можат да бидат оставени на милост и немилост кога ќе снема струја, кога ќе се расипе дискот или кога несмасно ќе се отчука на тастатурата. Затоа, повеќето луѓе сметаат дека хартијата е посигурна. Интересно е што некои стручњаци тврдат дека електронските снимки ќе можат да се читаат само за сосема кратко време во споредба со очекуваниот 200 до 300-годишен животен век на хартијата која не содржи киселина. Точно е дека електронските информации се губат многу бавно. Но, технологијата се развива брзо. И како што застарениот хардвер и софтвер се отфрла, може да стане сѐ потешко да се читаат постарите компјутерски снимки.

Дали сонот за канцеларија без хартија ќе се оствари или не, останува да се види. Во меѓувреме, јасно е дека, да се послужиме со една реченица на Марк Твен, извештаите за смртта на хартијата можеби се сосема претерани.

Дали ќе ги уништиме сите дрвја?

Колку листови хартија можат да се направат од едно дрво? Иако се вклучени повеќе фактори — како што се големината и видот на дрвото и видот и тежината на хартијата — проценето е дека едно целулозно дрво со продажна големина дава околу 12.000 листови стандардна хартија за пишување или печатење. Сепак, огромните количества хартија кои се користат моментално, го прават уште пострашно сеништето на пусти, оголени шуми. Дали навистина ќе се соочиме со една еколошка криза?

Производителите на хартија напомнуваат дека нема место за паника во овој поглед. Тие брзо укажуваат на тоа дека огромно количество хартија — во некои земји дури и 50 проценти — се добива од иверки, отпадни производи на дрвната индустрија кои инаку би завршиле како отпад во почвата. И не само тоа туку, при распаѓањето на иверките, тие испуштаат метан, гас на стаклена градина кој е поврзан со глобалното загревање. Значи, производството на хартија добро ги искористува овие иверки. Но, групите за заштита на природната средина и некои потрошувачи одговараат со тоа што ја обвинуваат индустријата за хартија дека загадува и дека лошо ги искористува шумите. Тие аргументираат дека горивото што се користи во производството на хартија создава гасови на стаклена градина! Исто така, укажуваат дека, додека отпадната хартија се распаѓа во почвата, се создаваат уште повеќе гасови на стаклена градина.

Меѓутоа, едно истражување на Светскиот совет за бизнис во врска со развојот на природните ресурси, доведе до заклучок дека е возможно да се произведе разумно количество хартија без да се исцрпат земјините ресурси. Една од причините е тоа што дрвјата можат да се обноват, а хартијата може да се рециклира. И покрај тоа, истражувањето нагласи дека „мора да се направат понатамошни промени во индустриските постапки за секоја етапа од циклусот на производство на хартија — стопанисувањето со шумите, производството на целулоза и хартија, употребата на хартија, рециклирањето, надоместокот на енергијата и финалните отпадоци“. Во обидот да се произведе еколошки здрава и економски успешна целулоза, индустријата за хартија бара алтернативи како што се слама, дрвја што растат брзо, пченка и коноп. До кој обем ќе се применат — и ќе бидат делотворни — таквите мерки, останува да се види.

[Фусноти]

[Рамка на страница 27]

Како да се намали трошокот на хартија во канцеларија

✔ Печатете колку што е можно помалку. Прегледувајте ги и менувајте ги документите додека се на екранот. Минимизирајте го бројот на отпечатени примероци и скици на хартија што ги правите.

✔ За подолгите документи, користете помали димензии на фонтови кои сепак можат да се читаат.

✔ Ако Вашиот печатач користи пробна или транспарент страница секогаш кога ќе се вклучи или кога се печати некој документ, исклучете ја оваа карактеристика.

✔ Рециклирајте ја отпадната хартија.

✔ Пред да ја рециклирате хартијата на која е печатено само од едната страна, оставете ја настрана за да ја користите подоцна за печатење скици или за да направите мали ливчиња.

✔ Секогаш кога е можно, печатете на обете страни од примерокот.

✔ Кога документите мора да ги прочитаат сите во канцеларијата, пробајте да одат од рака на рака наместо да правите примерок за секого.

✔ За да нема потреба од отпечатен примерок, испраќајте ги факсовите директно од компјутерот. Кога морате да испраќате факс користејќи отпечатен примерок, заштедете хартија со тоа што нема да испраќате насловна страница.

✔ Избегнувајте непотребно печатење на E-mail пораки.

[Слика на страница 24]

Некои аргументираат дека самата опрема што требаше да донесе канцеларија без хартија, нѐ закопа уште подлабоко во хартија

[Слика на страница 26]

Понекогаш е полесно да се користи отпечатена страница отколку компјутерски екран