വരിസംഖ്യകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന വിധം
1 ലോകത്തിനു ചുറ്റുമുള്ള 40-ലധികം രാജ്യങ്ങളിലേക്കു ഭാരതീയ ഭാഷകളിൽ ഇന്ത്യാ ബ്രാഞ്ച് മാസികകൾ അയയ്ക്കുന്നുവെന്ന കാര്യം വളരെ സംതൃപ്തി പകരുന്നു. മാത്രമല്ല, ഭാരതീയ ഭാഷകളിലെ വരിസംഖ്യകൾ നാം മറ്റു രാജ്യങ്ങളിലേക്ക് അയയ്ക്കുന്നതുപോലെതന്നെ, വിദേശ ഭാഷകളിലുള്ള വരിസംഖ്യകൾ മറ്റു ബ്രാഞ്ചുകൾ നമുക്കും അയച്ചുതരാറുണ്ട്. അങ്ങനെ ഇന്ത്യ, ബംഗ്ലാദേശ്, നേപ്പാൾ എന്നിവിടങ്ങളിൽ വിദേശഭാഷ സംസാരിക്കുന്നവർക്ക് അവരുടെ ഭാഷയിൽ വരിസംഖ്യ ലഭിക്കാൻ സഹായിക്കുകയെന്ന പദവിയും നമുക്കുണ്ട്. വരിസംഖ്യകൾ സമ്പാദിക്കാനുള്ള നിങ്ങളുടെ ശ്രമത്തിനു ഞങ്ങൾ നന്ദി പറയുകയാണ്. ഇക്കാര്യത്തിൽ ക്രിയാത്മകമായ ഒരു മനോഭാവം നിലനിർത്താൻ ഞങ്ങൾ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നു.
2 എന്നിരുന്നാലും, പോസ്റ്റോഫീസിലൂടെ മാസികകൾ വിതരണം ചെയ്യുന്നതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് രാജ്യത്തെമ്പാടും ഞങ്ങൾ ചില വിഷമതകൾ നേരിടുകയാണ്. അനേകം വരിസംഖ്യകളും വിതരണക്കാരുടെ മാസികകളും ലക്ഷ്യസ്ഥാനത്ത് എത്തിച്ചേരുന്നില്ല; എത്തിച്ചുകൊടുക്കാൻ കഴിയാത്തവ (undeliverable) ആയി ചിലതു സൊസൈറ്റിയിലേക്കു തിരിച്ചുവരുന്നു. പ്രസാധകർ കാലതാമസം കൂടാതെയും സൂക്ഷ്മതയോടെയും കാര്യങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്താൽ ഇവയിൽ പല പ്രശ്നങ്ങളും ഒഴിവാക്കാനാകുമായിരുന്നുവെന്നാണ് ഒരു അപഗ്രഥനം നടത്തിയപ്പോൾ മനസ്സിലായത്. അതുകൊണ്ട് മെച്ചമായ സേവനം ഉറപ്പുവരുത്തുന്നതിനും വരിസംഖ്യകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിലെ അനാവശ്യ പ്രശ്നങ്ങളും കാലതാമസവും ഒഴിവാക്കുന്നതിനും പിൻവരുന്ന കാര്യങ്ങൾ പരിചിന്തിക്കാൻ നിങ്ങളെ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നു.
3 മുന്നമേ ആസൂത്രണം ചെയ്യുന്നത് മെച്ചമായ സേവനത്തിൽ കലാശിക്കും. (ഉല്പ. 41:33-36; ലൂക്കൊ. 14:28-30) ഉദാഹരണത്തിന്, സഹായപയനിയർമാരുള്ളപ്പോൾ സഭകൾ മാസികകൾക്കു പ്രത്യേക ഓർഡറുകൾ അയയ്ക്കേണ്ടതുണ്ടായിരിക്കാം. സഹായപയനിയർമാരായി എത്ര പേർ പേരു കൊടുക്കുന്നുവെന്നു കാണാൻ അവസാന നിമിഷംവരെ കാത്തിരിക്കുന്നതിനു പകരം, ആ സേവനത്തിൽ പ്രവേശിക്കാൻ സാധ്യതയുള്ളവരുടെ എണ്ണത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കി പ്രത്യേക ഓർഡറുകൾ നേരത്തെതന്നെ അയയ്ക്കുന്നതു ബുദ്ധിയായിരിക്കും. നിങ്ങൾ ആവശ്യപ്പെടുന്ന മാസികകളത്രയും നൽകാൻ ഞങ്ങൾക്ക് ആഗ്രഹമുണ്ടെങ്കിലും, പ്രസ്തുത ലക്കം അച്ചടിച്ചതിനുശേഷം ലഭിക്കുന്ന പ്രത്യേക ഓർഡറുകൾ സ്വീകരിക്കുക സാധ്യമല്ല. പ്രത്യേക ഓർഡർ അയയ്ക്കുന്ന ലക്കത്തിന്റെ തീയതിക്ക് 60 ദിവസം മുമ്പ് നിങ്ങളുടെ ഓർഡറുകൾ സൊസൈറ്റിക്കു ലഭിച്ചിരിക്കണമെന്ന കാര്യം ദയവായി മനസ്സിൽ പിടിക്കുക. എന്നിരുന്നാലും, നിലവിലുള്ള ഓർഡറിലെ മാറ്റമോ വിലാസമാറ്റമോ 45 ദിവസത്തിനുള്ളിൽ പ്രാബല്യത്തിൽ വരും.
4 കൃത്യത, സ്പഷ്ടത, പൂർണത. തപാലുരുപ്പടികൾ നിർദിഷ്ട സ്ഥാനത്ത് എത്തിച്ചേരുന്നതിനു നിർബന്ധമാണ് ഇക്കാര്യങ്ങൾ. നിങ്ങൾ വരിസംഖ്യാ സ്ലിപ്പ് പൂരിപ്പിക്കുമ്പോഴോ വിതരണക്കാരുടെ മാസികകൾക്കായുള്ള തപാൽ മേൽവിലാസം പൂരിപ്പിക്കുമ്പോഴോ, നിങ്ങളുടെ പ്രദേശത്തെ സ്ഥലപ്പേരുകൾ പരിചിതമല്ലാത്ത ഒരാളായിരിക്കും അവ കൃത്യമായി വായിച്ച് മനസ്സിലാക്കേണ്ടതെന്ന കാര്യം ഓർമയിൽ പിടിക്കുക. അതുകൊണ്ട്, ആവശ്യപ്പെട്ടിരിക്കുന്ന വിവരങ്ങളെല്ലാം ശരിയായ ക്രമത്തിൽ നൽകിയിരിക്കുന്നുവെന്നും സുഗമമായി വായിക്കാവുന്ന വിധത്തിലും കൃത്യമായും അവ എഴുതിയിരിക്കുന്നുവെന്നും ദയവായി ഉറപ്പുവരുത്തുക. നഗരത്തിന്റെ അല്ലെങ്കിൽ പോസ്റ്റോഫീസിന്റെ പേരോ പിൻകോഡോ ചുരുക്കിയെഴുതരുത്. ഓരോ വിവരങ്ങളും കോമയിട്ട് വേർതിരിച്ചെഴുതുക, ഓരോ പദത്തിനു ശേഷവും സ്ഥലമിടേണ്ടതുണ്ട്. കൃത്യതയില്ലാത്തതോ അപൂർണമോ ആയ വിവരങ്ങൾ കാലവിളംബം സൃഷ്ടിക്കുകയോ ഉരുപ്പടികൾ കിട്ടാതിരിക്കാൻ ഇടയാക്കുകയോ ചെയ്യും. വരിസംഖ്യകളുടെ കാര്യത്തിൽ, നിങ്ങൾ എഴുതിയിരിക്കുന്ന കാര്യങ്ങൾ ഉറപ്പു വരുത്താൻ വരിക്കാരനോട് അഭ്യർഥിക്കുന്നതു ജ്ഞാനമാണ്. വിതരണക്കാരുടെ മാസികകൾക്കായുള്ള വിലാസം പോസ്റ്റുമാനു മാസികകൾ എത്തിക്കാൻ സൗകര്യപ്രദമായ ഒരു സ്ഥലമായിരിക്കണം.
5 ഏറ്റവും പുതിയ സേവനഫാറങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുക. ജോലി സുഗമവും ത്വരിതഗതിയിലുമാക്കുന്നതിനാണു ഫാറങ്ങൾ. ഉദാഹരണത്തിന്, വിതരണക്കാരുടെ മാസികകൾക്കായി പുതിയ ഓർഡർ നൽകുമ്പോൾ, നിലവിലുള്ള ഓർഡർ കൂട്ടാനോ കുറയ്ക്കാനോ റദ്ദു ചെയ്യാനോ അല്ലെങ്കിൽ പ്രത്യേക ഓർഡറുകൾ നൽകാനോ വരിക്കാരുടെ ഓർഡർ (M-AB-202) ഫാറം ഉപയോഗിക്കാവുന്നതാണ്. അതുകൊണ്ട്, ഇക്കാര്യം സംബന്ധിച്ചു സൊസൈറ്റിക്ക് എഴുതുന്നതിനുപകരം, പ്രസ്തുത ഉദ്ദേശ്യത്തിനായി നൽകിയിരിക്കുന്ന സേവനഫാറം ദയവായി ഉപയോഗിക്കുക. വരിസംഖ്യകൾ പുതുക്കുന്നതിന് കാലാവധി തീരുന്ന വരിസംഖ്യകൾ (M-91/M-191) എന്ന സ്ലിപ്പ് ഉപയോഗിക്കുക. അവ ലഭ്യമല്ലെങ്കിൽ, പുതിയ വരിസംഖ്യാ സ്ലിപ്പിനോടൊപ്പം വരിക്കാരന്റെ വിലാസലേബൽ (പൊതിച്ചിലിലുള്ളത്) സഹിതം സൊസൈറ്റിക്ക് അയയ്ക്കാം. അതുമല്ലെങ്കിൽ പുതുക്കൽ ഫാറം (M-5/M-105) ഉപയോഗിക്കാം. വരിസംഖ്യകളുടെ വിലാസമാറ്റങ്ങൾ വരിസംഖ്യാ വിലാസമാറ്റം (M-205) എന്ന ഫാറമുപയോഗിച്ച് ആറാഴ്ച മുമ്പേ അറിയിച്ചിരിക്കേണ്ടതാണ്. മാറ്റം വരുത്തുമ്പോൾ എപ്പോഴും പഴയതും പുതിയതുമായ വിലാസങ്ങൾ ഞങ്ങൾക്കു തരേണ്ടതുണ്ട്. മാസികയുടെ പൊതിച്ചിലിലുള്ള പഴയ വിലാസലേബൽ ഒപ്പമുണ്ടായിരിക്കുന്നതു വളരെ സഹായകമാണ്. വിലാസം മാറുമ്പോൾ അക്കാര്യം പ്രാദേശിക പോസ്റ്റോഫീസിൽ അറിയിക്കാനോ മാറ്റം പ്രാബല്യത്തിൽ വരുന്നതുവരെ പോസ്റ്റോഫീസിൽനിന്നു മാസികകൾ ശേഖരിക്കാൻ വേണ്ട ക്രമീകരണങ്ങൾ ചെയ്യാനോ വരിക്കാരനോട് ആവശ്യപ്പെടുക. അതുപോലെ, വിതരണക്കാർക്കുള്ള മാസികകൾ വന്നുകൊണ്ടിരിക്കുന്ന വിലാസം മാറുമ്പോൾ, ആ മാറ്റം പ്രാബല്യത്തിൽ വരുന്നതുവരെ പഴയ വിലാസത്തിൽനിന്നോ പോസ്റ്റോഫീസിൽനിന്നോ മാസികകൾ എടുക്കാനുള്ള ക്രമീകരണങ്ങൾ സഭകൾ ചെയ്യാൻ പ്രതീക്ഷിക്കപ്പെടുന്നു.
6 കാലവിളംബം കൂടാതെ വരിസംഖ്യകളും സൊസൈറ്റിയിൽനിന്ന് ആവശ്യപ്പെടുന്ന വിവരങ്ങളും കൈകാര്യം ചെയ്യുക. വരിസംഖ്യകൾ സഭയിൽ അവ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നവരെ ഏൽപ്പിക്കേണ്ടതാണ്. അവ കിട്ടിക്കഴിഞ്ഞാൽ അതിനടുത്ത യോഗത്തിൽത്തന്നെ അങ്ങനെ ചെയ്യണം. ലഭിക്കുന്ന വരിസംഖ്യകളെല്ലാം സെക്രട്ടറി ഓരോ വാരത്തിലും സൊസൈറ്റിക്ക് അയയ്ക്കണം. ഒരെണ്ണമേ ഉള്ളൂവെങ്കിൽപോലും ശരിയായി പൂരിപ്പിച്ച പ്രതിവാര വരിസംഖ്യകൾ (M-AB-203) എന്ന ഫാറത്തോടൊപ്പം അത് അയയ്ക്കേണ്ടതാണ്. പ്രതിമാസ പണമടയ്ക്കലിന്റെ കൂടെ അയയ്ക്കാനായി വരിസംഖ്യകളൊന്നും വെച്ചുതാമസിപ്പിക്കരുത്. നിങ്ങൾ സൊസൈറ്റിക്ക് അയയ്ക്കുന്നതിന്റെ ഒരു കോപ്പി എപ്പോഴും കൈവശം വെച്ചിരിക്കണം. മാസികകൾ ലഭിക്കുന്നുണ്ടോയെന്നറിയാൻ പ്രസാധകർ വരിക്കാരെ മടങ്ങിച്ചെന്നു കാണേണ്ടതുണ്ട്. പൊതുവേ പറഞ്ഞാൽ, വരിസംഖ്യാസ്ലിപ്പുകൾ സൊസൈറ്റിക്കു ലഭിച്ച തീയതിക്ക് ആറാഴ്ചയ്ക്കുള്ളിൽ വരിസംഖ്യയുടെ ആദ്യ ലക്കം വരിക്കാർക്കു ലഭിച്ചിരിക്കണം. വെരിഫിക്കേഷൻ നോട്ടീസ് (M-232), കാലാവധി തീരുന്ന വരിസംഖ്യ (M-91 അല്ലെങ്കിൽ M-191), അൺഡെലിവറബിൾ സബ്സ്ക്രിപ്ഷൻ ഫോളോ-അപ്പ് (M-210) എന്നിങ്ങനെയുള്ള ഫാറങ്ങൾപോലെ സൊസൈറ്റിയിൽനിന്നു ലഭിക്കുന്ന ഏത് അറിയിപ്പിനോടും താമസംവിനാ പ്രതികരിക്കുക. എത്തിച്ചുകൊടുക്കാനാകാത്ത വരിസംഖ്യ സംബന്ധിച്ച് അന്വേഷണം നടത്തുമ്പോൾ, സാധ്യതയനുസരിച്ച് മാസിക അയച്ചപ്പോഴുണ്ടായ പ്രതിബന്ധത്തെക്കുറിച്ചു വരിക്കാരനെ അറിയിക്കേണ്ടതുണ്ട്. അൺഡെലിവറബിൾ സബ്സ്ക്രിപ്ഷൻ ഫോളോ-അപ്പ് സ്ലിപ്പ് നിങ്ങളുടെ അഭിപ്രായങ്ങൾ സഹിതം സൊസൈറ്റിക്ക് ലഭിക്കുന്ന ഉടനെ മാസിക വീണ്ടും അയച്ചുകൊടുക്കാൻ തുടങ്ങുന്നതായിരിക്കും.
7 വിതരണക്കാരുടെ മാസികകളോ വരിസംഖ്യകളോ അയയ്ക്കുന്നതിലെ ക്രമക്കേടുകൾ താമസംവിനാ റിപ്പോർട്ടു ചെയ്യുക. വിതരണക്കാരുടെ മാസികകൾ ലക്കത്തീയതി കഴിഞ്ഞിട്ടും ലഭിക്കുന്നില്ലെങ്കിൽ, സകല വിശദാംശങ്ങളും ഉൾപ്പെടുത്തി സൊസൈറ്റിയെ എഴുതിയറിയിക്കുക. കാലതാമസം കൂടാതെ റിപ്പോർട്ടു ചെയ്യുകയാണെങ്കിൽ നഷ്ടപ്പെട്ടതിനു പകരമായി നിങ്ങൾക്കു മാസികകൾ തരാൻ സൊസൈറ്റിക്കു കഴിഞ്ഞേക്കും. വരിസംഖ്യ സൊസൈറ്റിക്ക് അയച്ചിട്ട് എട്ടാഴ്ചയിൽ കൂടുതലായെങ്കിൽ, ആ വിവരം സഭയിലൂടെ അറിയിക്കേണ്ടതാണ്. കഴിഞ്ഞ രണ്ടു മാസത്തെ സ്റ്റേറ്റ്മെൻറിൽ അതു ചാർജ് ചെയ്തിട്ടില്ലെങ്കിൽ പ്രതിവാര വരിസംഖ്യകൾ എന്ന ഫാറത്തിന്റെ ഒരു പകർപ്പും ബന്ധപ്പെട്ട വരിസംഖ്യാ സ്ലിപ്പുകളുടെ പകർപ്പുകളും ഒരു വിശദീകരണക്കത്തിനൊപ്പം സെക്രട്ടറി സൊസൈറ്റിക്ക് വീണ്ടും അയയ്ക്കേണ്ടതാണ്. എന്നാൽ അത് ഏതെങ്കിലും പ്രതിമാസ സ്റ്റേറ്റ്മെൻറിൽ ചാർജു ചെയ്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, കിട്ടാത്ത വരിസംഖ്യകളുടെ സ്ലിപ്പിന്റെ കോപ്പി മാത്രം, ചാർജ് ചെയ്തിട്ടുണ്ടെങ്കിലും വരിസംഖ്യ അല്ലെങ്കിൽ വരിസംഖ്യകൾ ലഭിച്ചിട്ടില്ലെന്നു വിശദീകരിക്കുന്ന ഒരു കത്തിനോടൊപ്പം അയച്ചാൽ മതിയാകും. സ്റ്റേറ്റ്മെൻറിൽ ഒരിക്കൽ ചാർജു ചെയ്തിട്ടുള്ള വരിസംഖ്യയ്ക്കായി പ്രതിവാര വരിസംഖ്യകൾ (M-AB-203) ഫാറത്തിന്റെ കോപ്പികൾ ദയവായി അയയ്ക്കരുത്.
8 പ്രാദേശിക പോസ്റ്റോഫീസ് അധികാരികളുമായുള്ള നല്ല ബന്ധം മാസികകൾ ബുദ്ധിമുട്ടില്ലാതെതന്നെ കിട്ടുന്നതിൽ മർമപ്രധാനമായ ഒരു പങ്കു വഹിക്കുന്നു. അവർ നമ്മെക്കുറിച്ചു മെച്ചമായി അറിഞ്ഞിരിക്കുന്നത് നമ്മെയോ നമ്മുടെ പത്രികകളെയോ കുറിച്ച് അവർക്കുണ്ടായിരുന്നേക്കാവുന്ന മുൻവിധികൾ നീക്കാൻ സഹായിക്കും. അവരുടെ സുപ്രധാന സേവനത്തെപ്രതി നാം കാണിക്കുന്ന വിലമതിപ്പിനു നല്ല ഫലങ്ങളുണ്ടാകും. (ന്യായാ. 8:1-3) ഇടയ്ക്കിടയ്ക്കു സഭയിലെ അനുഭവജ്ഞാനമുള്ള സഹോദരങ്ങൾ പ്രാദേശിക പോസ്റ്റോഫീസ് അധികൃതരുടെ പക്കൽ സൗഹാർദ സന്ദർശനം നടത്തുന്നതു നല്ലതായിരിക്കും. പോസ്റ്റുമാൻമാരുടെയും മറ്റ് അധികാരികളുടെയും വീടുകളിൽവെച്ചു സൗഹാർദപരമായ ചർച്ചകൾ നടത്തുന്നത് അവരുമായി നല്ല ബന്ധങ്ങൾ വളർത്തിയെടുക്കാൻ സഹായിക്കും. അവരുമായുള്ള ബന്ധങ്ങൾ മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നതിനു വേണ്ടി സഹകരണമുള്ളവരായിരിക്കുന്നതും തിരഞ്ഞെടുത്ത പോസ്റ്റോഫീസുകൾക്കു ദാനവരിസംഖ്യകൾ കൊടുക്കുന്നതും ടിപ്പുകൾ കൊടുക്കുന്നതുമൊക്കെ നിങ്ങൾക്കു പര്യാലോചിക്കാവുന്ന കാര്യങ്ങളാണ്.
9 ഒരിക്കലും വാഗ്വാദത്തിലേർപ്പെടരുത്. നിങ്ങളുടെ തപാലുരുപ്പടികൾ സമയത്ത് എത്തിക്കാൻ പോസ്റ്റുമാനു കഴിഞ്ഞില്ലെങ്കിൽപോലും അയാളോടു സൗഹാർദപരമായി ഇടപെടുക. അയാൾക്ക് ഒരുപക്ഷേ അനവധി പ്രശ്നങ്ങളും അസൗകര്യങ്ങളും ഉണ്ടായിരുന്നേക്കാമെന്നും ഓർക്കുക. (യാക്കോ. 3:13) നിങ്ങളുടെ തപാലുരുപ്പടികൾ നീക്കം ചെയ്യുന്നതിൽ പ്രാദേശിക പോസ്റ്റോഫീസുമായി സഹകരിക്കുക. ഭാരമുള്ള സാധനങ്ങൾ ഉൾപ്പെട്ടിരിക്കുമ്പോൾ ഇതു പ്രത്യേകിച്ചും അനിവാര്യമാണ്. അത്തരം സാഹചര്യങ്ങളിൽ, പ്രത്യേകിച്ചും മാസികാകെട്ടുകളുടെ കാര്യത്തിൽ, പോസ്റ്റുമാൻ അവ വീട്ടിൽ കൊണ്ടുവന്നു തരാൻ പ്രതീക്ഷിക്കുന്നതിനു പകരം ആരെങ്കിലും പതിവായി അവ എടുത്തുകൊണ്ടുവരാനുള്ള ക്രമീകരണം ചെയ്യുന്നതു മെച്ചമായിരിക്കും. എന്നിരുന്നാലും, തപാലുരുപ്പടികൾ വന്നുവെന്ന കാര്യം നിങ്ങളെ അറിയിക്കാൻ പോസ്റ്റുമാനോട് അഭ്യർഥിക്കാവുന്നതാണ്.
10 പോസ്റ്റോഫീസ് അധികാരികൾ ഉൾപ്പെടെയുള്ള ഗവൺമെൻറ് ജീവനക്കാരോടുള്ള ഇടപെടലുകളിൽ നാം ജാഗ്രതയും നയവും പ്രകടമാക്കാൻ യഹോവ പ്രതീക്ഷിക്കുന്നു. (മത്താ. 10:16) വരിസംഖ്യകൾക്ക് എന്തു സംഭവിച്ചാലും, അതു പ്രാദേശിക സഭയുടെയും സൊസൈറ്റിയുടെയും കീർത്തിയെ ബാധിച്ചേക്കാം. അതിലും പ്രധാനമായി, ദൈവനാമത്തെയും അതു ബാധിച്ചേക്കാം. (1 ശമൂ. 16:7ബി) അതുകൊണ്ട് മെച്ചപ്പെട്ട തപാൽ സേവനം ലഭിക്കുന്നതിനു നിങ്ങൾക്കു പ്രാദേശികമായി ചെയ്യാൻ സാധിക്കുന്ന കാര്യങ്ങളെക്കുറിച്ചു പരിചിന്തിക്കാൻ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുകയാണ്. നിങ്ങൾ സൊസൈറ്റിയുടെ മാർഗനിർദേശങ്ങൾ പിൻപറ്റുകയും പ്രാദേശിക പോസ്റ്റോഫീസ് അധികാരികളുമായി സഹകരിക്കുകയും ചെയ്യുമ്പോൾ നിങ്ങൾക്കു മെച്ചമായ സേവനം ലഭിക്കുമെന്നു ഞങ്ങൾക്ക് ഉറപ്പുണ്ട്.
മെച്ചമായ സേവനത്തിനു നിങ്ങൾക്കു ചെയ്യാനാവുന്ന ചില കാര്യങ്ങൾ
(എ) വരിസംഖ്യാ സ്ലിപ്പുകൾ പൂരിപ്പിക്കുമ്പോൾ ആവശ്യപ്പെട്ടിരിക്കുന്ന എല്ലാ വിവരങ്ങളും കൃത്യമായും സുഗമമായി വായിക്കാവുന്ന വിധത്തിലും ശരിയായ ക്രമത്തിലും കൊടുത്തിരിക്കുന്നുവെന്നു ദയവായി ഉറപ്പുവരുത്തുക. വിലാസത്തിലുള്ള ഓരോ വിവരവും വേർതിരിക്കാൻ കോമ ഉപയോഗിക്കുക. നിങ്ങൾ പൂരിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നതു ശരിയാണെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്താൻ വരിക്കാരനോട് അഭ്യർഥിക്കുന്നതു ജ്ഞാനമാണ്.
(ബി) വരിക്കാരന്റെ പേരിനു മുമ്പായി Mr., Mrs., Miss, Dr. എന്നിങ്ങനെയുള്ള വിശേഷണങ്ങൾ ചേർക്കാവുന്നതാണ്. എന്നാൽ, പേരിനുശേഷം വിശേഷണങ്ങൾ ആവശ്യമില്ല.
(സി) പോസ്റ്റോഫീസിന്റെയും നഗരത്തിന്റെയും പേരുകൾ പൂർണമായി എഴുതേണ്ടതുണ്ട്, ചുരുക്കരൂപങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കരുത്—വൻനഗരങ്ങളുടെ കാര്യത്തിലും ഇതു ബാധകമാണ്. പിൻകോഡ് അറിയില്ലെങ്കിൽ അതിനു നൽകിയിരിക്കുന്ന സ്ഥലത്ത് ഒരു വരയിടുക.
(ഡി) നൽകിയിരിക്കുന്ന സഭാനമ്പർ, വരിക്കാരൻ താമസിക്കുന്ന പ്രദേശത്തെ സഭയുടേതായിരിക്കണം. വരിക്കാരൻ നിങ്ങളുടെ സഭയുടെ പ്രദേശത്തിനു വെളിയിലാണു താമസിക്കുന്നത്, അയാൾ താമസിക്കുന്ന പ്രദേശത്തെ സഭയുടെ നമ്പർ നിങ്ങൾക്ക് അറിയില്ല, എങ്കിൽ സഭാനമ്പരിനു വേണ്ടി കൊടുത്തിരിക്കുന്ന സ്ഥലത്ത് ഒരു വരയിടുക.
(ഇ) ദാനവരിസംഖ്യകളാണ് അയയ്ക്കുന്നതെങ്കിൽ സ്ലിപ്പിന്റെ വലത്ത് ഏറ്റവും മുകളിലായി കൊടുത്തിരിക്കുന്ന ചതുരത്തിൽ അടയാളപ്പെടുത്തണം. ദാനവരിസംഖ്യ കൊടുക്കുന്ന വ്യക്തിയുടെ പേരും സ്ഥലവും വരിസംഖ്യ കൊടുക്കുന്ന വ്യക്തിയെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾക്കായി നൽകിയിരിക്കുന്ന സ്ഥലത്ത് കാണിക്കണം.
(എഫ്) ഭാഷാനാമം പൂർണമായി എഴുതേണ്ടതാണ്, ഇംഗ്ലീഷ് വരിസംഖ്യകളുടെ കാര്യത്തിലും ഇതു ബാധകമാണ്. ബ്രെയിൽ വരിസംഖ്യയുടെ കാര്യത്തിൽ, ഭാഷയോടൊപ്പം അതു കാണിച്ചിരിക്കണം. (ഉദാഹരണം: “ബ്രെയിൽ-ഇംഗ്ലീഷ്.”) നിലവിൽ ഭാരതീയ ഭാഷകളിലൊന്നിലും ബ്രെയിൽ പ്രസിദ്ധീകരണങ്ങൾ ലഭ്യമല്ല.
(ജി) പ്രാദേശിക വരിസംഖ്യയുടെ ഏറ്റവും കുറഞ്ഞ കാലാവധി 12 ലക്കങ്ങളും ഏറ്റവും കൂടിയത് 5 വർഷവുമാണ്. എന്നാൽ എയർമെയിൽ വരിസംഖ്യകളൊന്നും ഒന്നിൽ കൂടുതൽ വർഷത്തേക്കു നൽകാൻ പാടുള്ളതല്ല.
(എച്ച്) പുതുക്കലുകൾ: പുതുക്കുന്നതിനു വേണ്ടി കാലാവധി തീരുന്ന വരിസംഖ്യ (M-91, M-191) സ്ലിപ്പുകൾ ദയവായി ഉപയോഗിക്കുക. അവ ലഭ്യമല്ലെങ്കിൽ, പുതുക്കൽ ഫാറമോ (M-5/M-105) പുതിയ സ്ലിപ്പുകളോ ഉപയോഗിക്കുക. അങ്ങനെ വരുമ്പോൾ, ലഭിച്ച ഒരു മാസികയുടെ പൊതിച്ചിലിൽനിന്നെടുത്ത വരിക്കാരന്റെ വിലാസം കൂടെ ചേർക്കുന്നതു നല്ലതായിരിക്കും.
(ഐ) വീക്ഷാഗോപുരത്തിന്റെ 2-ാം പേജിൽ കാണിച്ചിരിക്കുന്നതുപോലെ, ഏതാനും ഭാഷകളിൽ (ഭാരതീയ ഭാഷകളിലില്ല) വല്യക്ഷരപ്പതിപ്പ് ലഭ്യമാണ്. അതിൽ അധ്യയന ലേഖനങ്ങൾ മാത്രമേ കാണുകയുള്ളൂ.
(ജെ) നിരക്കുകൾ: നിലവിലുള്ള വരിസംഖ്യാ നിരക്കുകൾ മാസികകളിൽ കൊടുത്തിട്ടുണ്ട്. പയനിയർ നിരക്കുകളും ബ്രെയിൽ വരിസംഖ്യകൾക്കുള്ള നിരക്കും, നമ്മുടെ രാജ്യ ശുശ്രൂഷയിലെ അറിയിപ്പിലൂടെ പരിഷ്കരിക്കാത്തപക്ഷം, വാച്ച്ടവർ പ്രസിദ്ധീകരണങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റിൽനിന്നു ലഭ്യമാണ്. വരിസംഖ്യാ സ്ലിപ്പിൽ കാണിച്ചിരിക്കുന്ന തുക പ്രതിവാര വരിസംഖ്യകൾ എന്ന ഫാറത്തിലെ തുകയുമായി ഒത്തുവരുന്നുവെന്നു സെക്രട്ടറി ഉറപ്പുവരുത്തേണ്ടതുണ്ട്.
(കെ) ഇന്ത്യയിൽനിന്ന്, അറേബിയൻ ഗൾഫ് രാജ്യങ്ങളൊഴികെ, ഏതു വിദേശരാജ്യത്തേക്കും അയയ്ക്കുന്ന എയർമെയിൽ വരിസംഖ്യയ്ക്കുള്ള നിരക്ക് നിലവിൽ സാധാരണ വരിസംഖ്യാ നിരക്കിനു പുറമേ ഓരോ മെയിലിനും 9.00 രൂപ വെച്ചാണ്. ഗൾഫ് രാജ്യങ്ങളിലേക്കുള്ള എല്ലാ വരിസംഖ്യകളും ഒന്നാം ക്ലാസ്സ് തപാലിലാണ് അയയ്ക്കുന്നത്. മെയിലൊന്നിനു തപാൽചെലവ് 11.00 രൂപയാണ്. മറ്റു രാജ്യങ്ങളിൽ അച്ചടിക്കുന്ന മാസികകളുടെ ഏറ്റവും പുതിയ എയർമെയിൽ നിരക്കറിയാൻ സൊസൈറ്റിയുമായി ബന്ധപ്പെടുക.
(എൽ) പ്രസാധകരുടെ വ്യക്തിഗത വരിസംഖ്യകൾ ഉൾപ്പെടെ, എല്ലാ വരിസംഖ്യകളും പ്രാദേശിക സഭയിലൂടെ അയയ്ക്കുക. അതുപോലെതന്നെ സൊസൈറ്റിയോട് എന്തെങ്കിലും കാര്യം ചോദിച്ചറിയാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നെങ്കിലും അതു ദയവായി സഭയിലൂടെ ചെയ്യുക. വരിസംഖ്യകൾ കിട്ടിക്കഴിഞ്ഞ് അടുത്ത യോഗത്തിൽതന്നെ അവയുടെ എല്ലാത്തിന്റെയും പകർപ്പു സഹിതം വരിസംഖ്യകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ആളെ ഏൽപ്പിക്കുക. ലഭിക്കുന്ന വരിസംഖ്യ, ഒന്നേ ഉള്ളൂവെങ്കിൽ പോലും, കൃത്യമായി പൂരിപ്പിച്ച പ്രതിവാര വരിസംഖ്യകൾ (M-AB-203) എന്ന ഫാറത്തോടൊപ്പം ഓരോ വാരത്തിലും സെക്രട്ടറി അതു സൊസൈറ്റിക്ക് അയയ്ക്കണം. പ്രതിമാസ പണമടയ്ക്കലിന്റെ കൂടെ അയയ്ക്കാനായി വരിസംഖ്യകളൊന്നും താമസിപ്പിക്കരുത്.
(എം) മാസികകൾ ലഭിക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്താൻ വരിക്കാരെ ചെന്നു കാണുക. വരിക്കാരനു മാസികകളുടെ ആദ്യ പ്രതി കിട്ടുന്നത് വരിസംഖ്യാ സ്ലിപ്പുകൾ സൊസൈറ്റിക്കു കിട്ടി ആറാഴ്ചയ്ക്കു ശേഷമായിരിക്കും.
(എൻ) സ്ലിപ്പുകൾ സൊസൈറ്റിക്ക് അയച്ച് എട്ടാഴ്ച കഴിഞ്ഞിട്ടും വരിസംഖ്യകൾ ലഭിക്കുന്നില്ലെങ്കിൽ അക്കാര്യം സഭയിലൂടെ റിപ്പോർട്ടു ചെയ്യേണ്ടതാണ്. കഴിഞ്ഞ രണ്ടു മാസങ്ങളിലെ സ്റ്റേറ്റ്മെൻറുകളിൽ അതു ചാർജു ചെയ്തിട്ടില്ലെങ്കിൽ പ്രതിവാര വരിസംഖ്യകൾ എന്ന ഫാറത്തിന്റെ ഒരു പകർപ്പും ബന്ധപ്പെട്ട വരിസംഖ്യകളുടെ സ്ലിപ്പിന്റെ പകർപ്പുകളും ഒരു വിശദീകരണക്കത്തിനൊപ്പം സെക്രട്ടറി വീണ്ടും അയയ്ക്കേണ്ടതാണ്. പ്രതിമാസ സ്റ്റേറ്റ്മെൻറിൽ അതു ചാർജു ചെയ്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, കിട്ടാത്ത വരിസംഖ്യയുടെ സ്ലിപ്പുകളുടെ ഒരു പകർപ്പു മാത്രം, ചാർജു ചെയ്തെങ്കിലും വരിസംഖ്യകൾ ലഭിക്കുന്നില്ലെന്നു കാണിക്കുന്ന ഒരു വിശദീകരണക്കത്തിനൊപ്പം അയച്ചാൽ മതിയാകും. സ്റ്റേറ്റ്മെൻറിൽ ചാർജു ചെയ്തിട്ടുള്ള വരിസംഖ്യകൾക്കായി പ്രതിവാര വരിസംഖ്യകൾ എന്ന ഫാറത്തിന്റെ കോപ്പികൾ ദയവായി അയയ്ക്കരുത്.
(ഒ) വിലാസമാറ്റം വരിസംഖ്യാ വിലാസമാറ്റം (M-205) എന്ന ഫാറം ഉപയോഗിച്ച് സാധ്യമെങ്കിൽ ആറാഴ്ച മുമ്പെ അറിയിച്ചിരിക്കേണ്ടതാണ്. പുതിയതും പഴയതുമായ വിലാസങ്ങൾ നൽകുകയും വേണം. സാധിക്കുമെങ്കിൽ, വരിക്കാരന്റെ പഴയ വിലാസം സൂചിപ്പിക്കുന്ന വിലാസലേബൽ ഉൾപ്പെടുത്തുക. വിലാസമാറ്റം പ്രാദേശിക പോസ്റ്റോഫീസ് അധികാരികളെ അറിയിക്കാനോ വിലാസമാറ്റം പ്രാബല്യത്തിൽ വരുന്നതുവരെ പഴയ വിലാസത്തിൽതന്നെ മാസികകൾ ശേഖരിക്കാനോ വരിക്കാരോട് ആവശ്യപ്പെടുക.
(പി) “അൺഡെലിവറബിൾ സബ്സ്ക്രിപ്ഷൻ ഫോളോ-അപ്പ്” സ്ലിപ്പുകൾ വരിസംഖ്യ കൊടുത്ത ആളെ ഏൽപ്പിക്കേണ്ടതാണ്. അപ്പോൾ, വരിക്കാരനെ നേരിൽക്കണ്ട് കാര്യങ്ങൾ നേരെയാക്കാൻ അയാൾക്കു കഴിഞ്ഞേക്കും. സൊസൈറ്റി അത്തരം കാര്യങ്ങൾ ആവശ്യപ്പെടുമ്പോൾ അവയോടു പ്രതികരിക്കാൻ താമസിക്കരുത്.
(ക്യു) തപാലുരുപ്പടികൾ യഥാസമയം എത്തിക്കാത്തപ്പോൾപോലും പോസ്റ്റോഫീസ് അധികൃതരോടു ദയയും സഹകരണമനോഭാവവും കാണിക്കുക. അവർക്കു നല്ലൊരു മനോഭാവം ഉണ്ടാകാനും ഒരുപക്ഷേ അവരുടെ മനസ്സിലുണ്ടായിരുന്നേക്കാവുന്ന മുൻവിധി ദൂരീകരിക്കാനും അതു സഹായിച്ചേക്കാം.
നിങ്ങൾ ഈ നിർദേശങ്ങൾ ശ്രദ്ധാപൂർവം പിൻപറ്റുമ്പോൾ, വരിസംഖ്യകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിൽ കാലവിളംബം സൃഷ്ടിച്ചേക്കാവുന്ന പ്രശ്നങ്ങൾ മിക്കതും ഒഴിവാക്കാൻ സാധിക്കുമെന്നു ഞങ്ങൾക്കുറപ്പുണ്ട്.