Een praktische gids voor de gezinsboekhouding

HEBT u zich, na uw wekelijks of maandelijks inkomen te hebben uitgegeven, wel eens afgevraagd waar uw geld gebleven was? Besteedt u aan bepaalde dingen meer dan u eigenlijk zou willen? Geeft u tegenwoordig voor hetzelfde artikel meer uit dan vroeger, en komt dit door inflatie of door iets anders? U zult, om hierop antwoord te krijgen, een bepaalde vorm van gezinsboekhouding zeer nuttig vinden.

Veel personen rillen al bij de gedachte aan „boekhouden”. Zij zijn wellicht van mening dat het te veel tijd kost of te moeilijk is. Dit hoeft echter niet het geval te zijn. Bovendien is het voor een gezinsboekhouding niet beslist nodig om elke cent die u uitgeeft op te schrijven.

In werkelijkheid zijn er verschillende systemen om de uitgaven bij te houden, en u kunt het systeem uitzoeken dat u het beste past. Welk systeem er echter ook wordt gevolgd, het bestaat altijd uit de volgende drie belangrijke onderdelen: 1. Hoofdrubrieken voor uw uitgaven vaststellen; 2. uw uitgaven, verdeeld over deze rubrieken, bijhouden, en 3. de uitgaven maandelijks optellen.

Indeling in categorieën

Tracht eerst te ontdekken op welk gebied uw uitgaven hoofdzakelijk liggen. Breng de verschillende soorten van uitgaven vervolgens in enkele hoofdrubrieken onder, zoals voedsel, huur, huishoudelijke uitgaven, kleding, vervoer, persoonlijke uitgaven, inkomstenbelasting, spaargelden, enzovoort.

De rubriek „persoonlijke uitgaven” omvat zakgeld voor de gezinsleden, giften en bijdragen, gezondheid, persoonlijke verzorging en kleine persoonlijke dingen. Onder deze rubriek worden de uitgaven niet gedetailleerd bijgehouden.

En hoe zit het met „spaargelden”? Er zijn twee soorten spaargeld — het ene voor behoeften die zich in de naaste toekomst kunnen voordoen, en het andere voor dingen die men zich over langere tijd ten doel heeft gesteld. Met behulp van het spaargeld dat voor de naaste toekomst bedoeld is, zou men rekening kunnen houden met eventuele noodgevallen, uitgaven die men niet van tevoren kan bekijken, zoals een plotselinge doktersrekening. Spaargeld dat bestemd is voor dingen die men op langere termijn van plan is, zou voor een vakantie, een reis naar een congres, nieuwe meubels of een luxeartikel kunnen dienen.

Het enveloppensysteem

Er zijn verschillende methoden om uitgaven bij te houden. Sommige zijn eenvoudiger dan andere. Een eenvoudige methode is het „enveloppensysteem”. Op elke envelop staat aangegeven voor welk soort van uitgaven ze dient, hetzij voedsel, huur, kleding, of wat maar ook. Op elke betaaldag verschijnt het inkomen in de vorm van bankbiljetten en munten. Vervolgens wordt het over de enveloppen verdeeld en wordt het bedrag voor elke soort van uitgaven op de envelop genoteerd.

Wanneer de tijd komt om deze uitgaven inderdaad te doen, wordt het geld uit de betreffende envelop gehaald. De uitgaven die men doet, worden niet bijgehouden. Wanneer een envelop leeg is, is het daarop vermelde bedrag besteed. Veronderstel nu eens dat er meer voor iets moet worden uitgegeven en de bewuste envelop leeg is. In zo’n geval kan er, als er in een andere envelop wat overblijft, iets van het geld naar de lege envelop overgeheveld worden. Maak op de twee enveloppen een notitie van de overdracht. Bij een volgende betaaldag wordt alles wat in de verschillende enveloppen is overgebleven, naar de „spaargelden”-envelop overgeheveld. (U maakt misschien enkele uitzonderingen; bijvoorbeeld kunt u gelden bij elkaar doen in de „kleding”-envelop voor iets wat u in de toekomst wilt kopen.) Van alle overdrachten wordt een aantekening op de enveloppen bijgehouden.

Ter illustratie het volgende: Stel dat u ƒ 200 per week verdient; op de betaaldag wordt het geld in kleinere bankbiljetten omgezet en in de enveloppen gedaan, voor voedsel bijvoorbeeld ƒ 60, voor de huur ƒ 40, voor huishoudelijke uitgaven ƒ 20, voor persoonlijke uitgaven ƒ 40, voor spaargelden ƒ 10, enzovoort. Stel dat de voedselenvelop vóór de volgende betaaldag leeg is, dan kan er uit een andere envelop waar nog wat in zit, geld overgeheveld worden. Misschien is dit de persoonlijke-uitgavenenvelop; u zou er bijvoorbeeld ƒ 6 uit kunnen overhevelen naar de voedselenvelop en op de twee enveloppen een aantekening kunnen maken.

Als er met de volgende betaaldag ƒ 2 in de voedselenvelop, ƒ 4 in de persoonlijke-uitgavenenvelop en ƒ 10 in de spaargeldenenvelop over is en de andere enveloppen leeg zijn, dan worden de ƒ 2 en de ƒ 4 naar de spaargeldenenvelop overgeheveld.

Daarna schrijft u de uitgaven van die week op: ƒ 64 voedsel (ƒ 60 plus ƒ 6 min ƒ 2); ƒ 40 huur; ƒ 20 huishoudelijke uitgaven; ƒ 30 persoonlijke uitgaven (ƒ 40 min ƒ 6 min ƒ 4) en ƒ 16 spaargeld (ƒ 10 plus ƒ 2 plus ƒ 4). Van tijd tot tijd kan er spaargeld op een spaarbankrekening worden gezet om er rente van te krijgen.

Het „spijker”-systeem

Een andere eenvoudige methode is het „spijker”-systeem. U maakt hierbij gebruik van zoveel lange spijkers als u voor de verschillende rubrieken of categorieën van uitgaven nodig hebt. Voor deze spijkers kunt u ook pennen van staaldraad nemen.

Als u de verschillende onkosten en uitgaven betaalt, bewaart u dan de rekeningen en kwitanties; u kunt ze aan de betreffende spijker prikken overeenkomstig de uitgavencategorie. Wanneer u geen rekening of kwitantie ontvangt, maakt u op een stukje papier een aantekening van wat u uitgeeft; vervolgens prikt u het papier op de spijker.

Aan het einde van de gestelde periode telt u de bedragen die op de rekeningen, kwitanties en notitieblaadjes staan per spijker op. Zo kunt u het totaal der uitgaven onder elke rubriek vaststellen.

Per cheque betalen

Er bestaat nog een vereenvoudigd systeem, maar dit kan alleen worden gebruikt door hen die een bankrekening hebben. Het systeem bestaat hierin dat men zijn maandelijks inkomen op de bank zet en cheques gebruikt om alle belangrijke uitgaven te betalen.

Kleine uitgaven kan men van tijd tot tijd dekken door contant geld van de bank te halen. Met dit geld kunt u dan door middel van een van de twee bovengenoemde systemen uw uitgaven behartigen.

Aan het einde van de maand worden de afgeschreven cheques, behalve die waarmee u zelf geld hebt opgenomen, in de verschillende uitgavenrubrieken gesorteerd en wordt het totaal van elke rubriek vastgesteld. De totalen van uitgaven in contant geld worden vervolgens bij die van dezelfde categorieën aan afgeschreven cheques opgeteld, waardoor u voor die maand het totaal der uitgaven per categorie te zien krijgt.

Huishoudboekje of formulieren

Voor hen die de boekhouding graag gedetailleerd bijhouden, wordt een systeem gebruikt dat erin bestaat de uitgaven op vellen papier of in een huishoudboekje bij te houden. Huishoudboekjes kan men in veel winkels krijgen. Sommige van deze boekjes verschaffen u meer boekhouding dan nodig is, en daarom hebben velen het beter gevonden hun eigen rekeningstaten op te stellen.

Op een eenvoudige rekeningstaat komt boven aan het blad de soort van uitgave te staan, met drie kolommen voor de datum, omschrijving en het uitgegeven bedrag.

Steeds wanneer u geld uitgeeft, kunt u dit op de daarvoor bestemde staat bijhouden. Aan het einde van de periode worden de bedragen op elke rekeningstaat opgeteld om het uitgegeven bedrag per categorie vast te stellen.

Voor- en nadelen

Elk van de vier systemen heeft bepaalde voor- en nadelen. Hoewel het enveloppensysteem bijvoorbeeld eenvoudig is, zult u, wilt u er werkelijk succes mee hebben, eerlijk tegenover uzelf moeten zijn. U zou uit een van de enveloppen ƒ 5 kunnen halen om onder een bepaalde categorie uit te geven. In werkelijkheid besteed u slechts ƒ 3,50. Ten einde te zorgen dat alles klopt, moet de ƒ 1,50 die over is weer in de envelop worden gedaan of er moet, als dit geld voor iets anders wordt besteedt, een aantekening worden gemaakt dat het van de ene envelop naar de andere is overgeheveld.

Ook neemt u wellicht geld uit twee enveloppen en krijgt dan wisselgeld terug van beide categorieën van uitgaven. Als het wisselgeld bij elkaar komt, weet u misschien niet meer hoeveel er tot elke categorie behoort. In dit geval zult u bemerken dat u door het bewaren van uw rekeningen zult worden geholpen het bedrag dat onder elke categorie is uitgegeven, na te gaan.

Wat het „spijker”-systeem betreft, u ontvangt niet altijd kwitanties voor uw betalingen. Op het moment dat u een betaling doet, hebt u wellicht geen papier en potlood bij de hand om een notitie te maken, en de uitgave wordt misschien vergeten. In zulke gevallen is het nuttig een klein notitieboekje bij u te hebben om zulke inlichtingen bij te houden. Het bankrekeningsysteem is een goede methode, maar banken berekenen enige administratiekosten voor de diensten die ze verlenen. Dit zou kostbaar kunnen worden als er elke maand veel cheques moeten worden uitgeschreven.

De gedetailleerde boekhouding zal alleen een succes worden als u iemand bent die graag alles opschrijft en bijhoudt. Het werk in verband hiermee is heus niet moeilijk, maar wilt u er succes mee hebben, dan dient u de goede gewoonte te ontwikkelen alle uitgaven dadelijk stipt bij te houden. Als er enkele dagen overheen gaan voordat u de inlichting noteert, probeert u zich misschien te herinneren wat er gebeurd is en bemerkt u dat u zich op gissingen moet verlaten.

Deze systemen of methoden hebben dus hun pro’s en contra’s. Kies daarom de methode uit die het meest bij uw karakter en omstandigheden past. Kweek goede gewoonten aan in verband met het bijhouden van wat u uitgeeft.

Terugblik op maandelijkse uitgaven

Nadat u onder de hoofdrubrieken uw uitgaven voor de maand hebt genoteerd, is de volgende stap, deze uitgaven aan het eind van de maand op te tellen. Het doel van dit maandelijks overzicht is, door een terugblik te kunnen vaststellen in welke richting uw uitgaven zich bewegen. U zult dan steeds wanneer u op dit gebied een ongewenste ontwikkeling waarneemt, correcties kunnen aanbrengen. Dit zal u helpen plannen te maken in verband met de wijze waarop u uw inkomen zult besteden, en zodoende zult u het meeste nut van uw geld hebben.

U houdt uw uitgaven dus niet bij omdat u nu eenmaal zo graag boekhoudt. Alleen het notéren van uw uitgaven betekent niets. Het heeft alleen werkelijke waarde als de resultaten en uitkomsten worden gebruikt om de uitgaven in verschillende perioden met elkaar te vergelijken. Dan kunt u de ontwikkeling ervan bepalen en correcties aanbrengen naargelang de omstandigheden dat rechtvaardigen. Ook kunnen de boekhoudresultaten worden gebruikt in verband met een begroting of plan, door ze namelijk met elkaar te vergelijken. Wanneer u, zodra zich ongewenste ontwikkelingen beginnen voor te doen, maatregelen neemt om verbetering in de toestand te brengen, zal dit u helpen uw levenswijze aan te passen aan de doeleinden die u zich in uw leven hebt gesteld.