Alsmaar uitstellen — Een tijddief

„Talmen is tijddieverij.” — Edward Young, ca. 1742.

STOP! Leg dit artikel niet opzij! U weet wat er zou kunnen gebeuren. U zou het kunnen wegleggen en zeggen: „Interessante titel, maar ik heb er nu geen tijd voor. Ik kom er later wel aan toe.” Maar later komt misschien nooit.

Stel het niet uit een artikel over uitstellen te lezen! Time uzelf. Waarschijnlijk zult u dit artikel in ongeveer vijf minuten kunnen lezen. U zult dan ongeveer tien procent van dit hele tijdschrift hebben doorgenomen! Kijk op uw horloge en laat de tijd nu ingaan. (U hebt al vijf procent achter de rug!)

Is het een kwestie van talmen?

Als u datgene wat u nu kunt of moet doen op de lange baan schuift, is dat een vorm van talmen. Met andere woorden, u stelt datgene wat u nu, vandaag, zou kunnen doen, uit tot morgen. Een talmer verzuimt handelend op te treden wanneer er actie wordt vereist.

Een chef vraagt een werknemer een verslag op te maken; ouders vragen hun kind zijn kamer op te ruimen; een vrouw vraagt haar man de kraan te repareren. „Ik had het te druk” of „ik heb het vergeten” of „ik had geen tijd” zijn excuses die worden aangevoerd als men er niet toe gekomen is het te doen. In feite vinden weinigen van ons het prettig een verslag op te maken of een kamer op te ruimen of loodgieterswerk te verrichten als er plezieriger dingen te doen zijn. Daarom schuiven wij het karwei op de lange baan, wij stellen het uit.

Maar wist u dat iets niet meteen doen, soms niet verkeerd is? Zo is er een zakenvrouw die een verzoek waar zij niet meteen raad mee weet, in een bakje „lopende zaken” op haar bureau opbergt. Na enkele weken bekijkt zij de inhoud opnieuw en merkt dan dat er in de helft van de gevallen niets gedaan hoeft te worden. Het probleem heeft zichzelf opgelost of het gevraagde is niet langer nodig. Als u niet zeker weet of u ergens mee moet wachten of aan de slag moet, probeer dan vast te stellen wat er zal gebeuren als datgene wat u laat liggen, nooit zal gebeuren. Zal het eindresultaat vermoedelijk beter uitvallen als u het werk ter hand neemt of zal het slechter zijn?

Als wij iets nu ter hand kunnen en moeten nemen terwijl verzuimen de nodige stappen te doen, later meer problemen zou kunnen veroorzaken, is er in het geval van uitstel wél sprake van een verkeerde instelling. Wanneer men bijvoorbeeld met de vaat wacht totdat het vaatwerk is aangekoekt, zal het moeilijker zijn de afwas schoon te krijgen. Wachten met het onderhoud van de auto kan later kostbare reparaties tot gevolg hebben. Een rekening te laat betalen kan extra kosten of het verlies van diensten betekenen. Een vrouw berekende dat haar te laat betaalde bekeuringen en te laat ingeleverde video’s en bibliotheekboeken haar in totaal 46 dollar extra kostten. En dat alles in slechts één maand tijd!

Houd de dief

Probeer er achter te komen hoe het komt dat u dingen uitstelt. Beschouw de volgende oorzaken eens en kijk of u kunt onderscheiden welke ervan past bij een huidig project dat u niet ter hand hebt genomen of niet hebt afgemaakt:

Gewoonte:

Als ik tot het laatste nippertje wacht, ben ik meer gemotiveerd het tot een goed einde te brengen.

Het geeft me een kick het op het laatste moment te doen.

Ik zal wachten totdat de baas me er een aantal keren aan herinnert; dan zal ik weten dat het iets is wat hij werkelijk gedaan wil hebben.

Ik heb zo veel aan mijn hoofd dat alleen de volslagen noodsituaties mijn aandacht krijgen.

Houding:

Ik mis de lust of de drang om de taak te verrichten.

Ik begin alleen maar ergens aan wanneer ik er zin in heb.

Ik wil iets anders doen.

Het ontbreekt me aan zelfdiscipline.

Vrees:

Ik weet niet of ik er wel toe in staat ben.

Ik heb er niet genoeg tijd voor.

Het is een te groot project. Ik heb hulp nodig.

Wat gebeurt er als het mij niet lukt of als ik het niet klaarkrijg?

Ik heb nog van alles nodig om het project te kunnen voltooien.

Ik ben bang dat men mij zal bekritiseren of in verlegenheid zal brengen.

Verschillende mensen stellen dingen in een verschillend stadium uit. Sommigen schuiven een taak alsmaar voor zich uit omdat zij het project te groot vinden. Anderen beginnen eraan, maar als zij ongeveer halverwege zijn, taant hun enthousiasme en stellen zij de voltooiing van het karwei uit. Weer anderen krijgen het werk bijna klaar maar beginnen dan aan een ander project, terwijl zij het eerste onafgemaakt laten. (Tussen twee haakjes, u vordert uitstekend. U bent al halverwege dit artikel.)

De oorzaken waarom u een project niet ter hand neemt of niet voltooit, kunnen in alle drie de categorieën vallen. In het boek The Now Habit schreef Neil Fiore: „De drie belangrijkste kwesties die aan de meeste uitstelproblemen ten grondslag liggen, zijn: zich slachtoffer voelen, zich onder het werk bedolven voelen en vrees voor mislukking.” Waar het ook aan ligt, als u de oorzaken kunt vaststellen, zult u dichter bij de oplossing zijn.

Mocht u niet zeker weten hoe het komt dat u dingen uitstelt, noteer dan eens per half uur wat u in een week zoal doet. Stel vast hoe u uw tijd besteedt. Het kan een ware openbaring zijn te zien hoeveel tijd er verloren gaat aan betrekkelijk onbelangrijke dingen die tussen belangrijke taken in worden gedaan. Maar wat doen wij met deze informatie?

Denk over de consequenties na

Verwachten dat iets voor elkaar komt zonder er moeite voor te doen, kan u een akelig gevoel bezorgen. Wanneer de verwachte uiterste datum dichterbij komt, gaat u last krijgen van stress en bezorgdheid. Nemen deze gevoelens toe, dan kan dit uw creativiteit remmen. U bent niet meer zo geneigd de verschillende manieren waarop het doel bereikt kan worden te overwegen en tegen elkaar af te wegen, maar bent er voornamelijk in geïnteresseerd het karwei af te krijgen.

U hebt bijvoorbeeld de toewijzing ontvangen voor een presentatie. De avond tevoren gaat u ervoor zitten om enkele woorden op papier te zetten. U hebt onvoldoende tijd aan gedegen onderzoek besteed, en daarom improviseert u maar wat. Misschien had u met slechts weinig meer moeite enkele ervaringen, ondersteunende inlichtingen of grafieken kunnen toevoegen om uw toehoorders te helpen zich het onderwerp aanschouwelijker voor te stellen.

Nog een consequentie waarmee wij te maken krijgen wanneer wij een project uitstellen, is het onvermogen ons in onze vrije tijd te ontspannen. Dat komt doordat een knagend gevoel (of misschien een manende persoon) ons niet laat vergeten dat er een onafgemaakte taak ligt.

Wat kan ik doen?

Maak een lijst. Doe dit de avond tevoren. Noteer wat u de volgende dag wilt doen. Op deze manier zult u niets vergeten en kunt u zien welke vorderingen u maakt als u de voltooide zaken afvinkt. Schrijf rechts van elk punt hoe lang u over de toewijzing denkt te zullen doen. Als u een lijst maakt van dingen die de volgende dag aan de orde zijn, noteert u minuten en als u met een project bezig bent, noteert u uren. Stel de lijst de avond tevoren samen en besteed er enkele minuten aan. Heb een kalender bij de hand. Schrijf alle toewijzingen en afspraken die u aanvaardt, meteen op.

Wanneer u de taken voor de volgende dag doorneemt, stel dan de juiste prioriteiten en schrijf A, B, C, enzovoort, naast elke te verrichten taak. Sommige mensen zijn ’s ochtends het best op dreef, andere ’s middags of ’s avonds. Plan de grootste projecten voor uw beste tijd. Plaats minder prettige taken vóór de prettige.

Denk in termen van tijd. Als u altijd achterloopt, en dus moet ’hollen’ omdat u laat bent, leer dan in termen van tijd te denken. Met andere woorden, beoordeel nauwkeurig hoe lang u over een taak zult doen. Gun uzelf er enkele minuten extra voor, mocht er iets misgaan. Vergeet niet de tijd mee te tellen tussen de afspraken in. U moet reistijd meerekenen. U kunt niet om 10.00 uur v.m. een bespreking beëindigen en om 10.00 uur v.m. in een volgende bespreking zitten, zelfs niet als ze in een aangrenzende kamer gehouden wordt, laat staan in een ander deel van de stad. Reken daar voldoende tijd voor.

Delegeer. Wij proberen vaak alles zelf te doen, terwijl dit niet altijd nodig is. Iemand anders zou een pakket voor ons kunnen meenemen als wij weten dat hij naar het postkantoor gaat.

Verdeel de taak. Soms beginnen wij niet aan een nieuw project omdat het zo groot is. Waarom zou u de grote taak niet in stukjes verdelen? Als wij de kleinere taken voltooien, zien wij welke vorderingen wij maken en worden wij aangemoedigd de volgende fase klaar te krijgen.

Houd rekening met onderbrekingen. Er doen zich tijdens onze werkdag altijd onderbrekingen voor — telefoontjes, bezoekers, problemen, post. Wij willen graag doelmatig werken, en dit houdt onder andere in met mensen samen te werken die ook deadlines hebben. Als wij ons er alleen om bekommeren zelf efficiënt te werken, raken wij van slag wanneer anderen ons als het ware voor de voeten lopen. Houd dus rekening met onderbrekingen. Ruim dagelijks tijd in voor ongeplande ontwikkelingen. Wanneer deze zich voordoen, kunt u er aandacht aan schenken, in de wetenschap dat u er enige tijd voor hebt ingeruimd.

Beloon uzelf. Wanneer u uw schema opstelt, dient u ongeveer negentig minuten intensieve of geconcentreerde arbeid te plannen. Vergeet niet tijd in te ruimen voor de voorbereiding op de taak. Nadat u het werk ter hand hebt genomen en ongeveer anderhalf uur hebt gewerkt, hebt u misschien behoefte aan een korte onderbreking. Werkt u op kantoor, pauzeer dan, rek u uit en denk na. Werkt u buiten, eet of drink dan iets. Beloon uzelf voor uw arbeid. — Prediker 3:13.

Sta hier eens bij stil. U hebt dit artikel in ongeveer vijf minuten uitgelezen. Misschien bent u uw leven aan het beteren!