Het papierloze kantoor blijft uit

De door de schrijver ingediende definitieve versie van dit artikela werd als elf pagina’s uitgeprint — dat wil zeggen op doodgewone velletjes papier. Tijdens het redigeren werd het materiaal zo’n twintig keer opnieuw geprint. Uiteindelijk werd het naar ongeveer tachtig vertaalteams in de hele wereld gezonden, waarna elk team ongeveer zes kladversies afdrukte. Alles bij elkaar genomen werd er voor dit artikel dus meer dan 5000 vel papier verbruikt voordat het zelfs maar de drukpersen bereikte!

DEZE feiten zijn opmerkelijk in tegenspraak met voorspellingen die door sommigen aan het begin van het computertijdperk werden gedaan — namelijk dat „het papierloze kantoor” eraan zat te komen. De futurist Alvin Toffler ging in zijn boek The Third Wave zelfs zo ver dat hij verklaarde dat ’het maken van afdrukken op papier een primitief gebruik van elektronische tekstverwerkers was en rechtstreeks indruiste tegen hun eigenlijke doel’. Het is interessant dat toen IBM in 1981 zijn eerste personal computer op de markt bracht, zij ervoor kozen daar geen printer bij te leveren. Sommigen zeggen dat het bedrijf dacht dat gebruikers informatie graag op de monitor van de computer zouden willen lezen. Hoe dan ook, sommigen voorzagen „een papierloos paradijs” — dat papier spoedig alleen nog maar in musea en stoffige archieven te vinden zou zijn.

Papierloze beloften contra realiteit

In werkelijkheid echter heeft juist de apparatuur die het papierloze kantoor tot stand had moeten brengen, ons onder steeds hogere bergen papier bedolven. Sommigen schatten zelfs dat het totale papierverbruik de afgelopen jaren is toegenomen. Scott McCready, analist bij International Data Corporation, zegt: „Wat wij hebben gedaan door onze kantoren te automatiseren, is ons papierverbruik met meer dan 25 procent per jaar te laten stijgen.” Door personal computers, printers, faxapparaten, e-mail, kopieermachines en het Internet is de hoeveelheid informatie die veel mensen elke dag verwerken — en printen — schrikbarend toegenomen. Volgens CAP Ventures, Inc., waren er in 1998 wereldwijd 218 miljoen printers, 69 miljoen faxen, 22 miljoen multifunctionele apparaten (printer, scanner en kopieermachine in één), 16 miljoen scanners en 12 miljoen kopieermachines.

In zijn in 1990 verschenen boek Powershift schatte Toffler dat de Verenigde Staten in één jaar 1,3 biljoen documenten produceerden — genoeg om de Grand Canyon 107 keer mee te behangen! Naar verluidt worden de getallen alleen maar groter. Volgens één bron produceerden de Verenigde Staten in 1995 bijna 600 miljoen documenten per dag — genoeg om een dossierlade van 270 kilometer lang te vullen. Terwijl het jaar 2000 zich aandient, zijn er weinig aanwijzingen dat het tij keert; de meeste informatie wordt nog steeds op papier overgebracht.

Waarom papier blijft

Wat ging er mis met de voorspellingen dat papier door elektronica vervangen zou worden? Het bedrijf International Paper durft te veronderstellen: „Mensen willen informatie niet slechts bij de hand hebben, maar in hun hand hebben. Zij willen iets hebben om aan te raken, te vouwen en er ezelsoren aan te maken; om te faxen, te kopiëren en te raadplegen; om in de kantlijn te krabbelen of om trots op de koelkastdeur te plakken. En zij willen bovenal printen — snel, smetteloos en in heldere kleuren.”

Er moet worden toegegeven dat papier duidelijke voordelen heeft. Het is draagbaar, goedkoop, duurzaam, gemakkelijk te archiveren en kan gerecycled worden. Het is ook erg gemakkelijk om er de weg in te vinden — u kunt zien op welke bladzijde u bent en hoeveel bladzijden u nog overhebt. „Mensen houden van papier. Zij willen het in hun handen kunnen voelen”, zegt Dan Cox, een vertegenwoordiger van een bedrijf dat kantoorbenodigdheden verkoopt. „Wij hebben mensen naar het papierloze kantoor zien streven”, zegt Jerry Mallory, documentenanalist bij het Arizona Department of Libraries, Archives and Public Records. „Maar al de duizenden computers die wij zien, hebben één ding gemeen: Ze zijn allemaal op minstens één printer aangesloten.”

Het is bovendien moeilijk om met oude gewoonten te breken. De mensen die nu in het bedrijfsleven zitten, hebben als kind leren lezen van de gedrukte bladzijde. Iemand kan een document of e-mail met slechts één klik van de muis printen en vervolgens op zijn gemak lezen, ongeacht waar hij of zij zich op dat moment bevindt. Gedrukt materiaal kan naar een heleboel plaatsen worden meegenomen waar de meeste computers niet gerieflijk gebruikt kunnen worden — of dat nu in bed, in bad of op het strand is!

Nog een factor: Computers hebben het voor mensen gemakkelijk gemaakt het soort documenten te creëren die nog niet zo lang geleden alleen door professionele drukkers gemaakt konden worden. Allerlei zaken, van vierkleurenkopieën, ontwerptekeningen en verslagen tot geïllustreerde presentaties, diagrammen, grafieken, visitekaartjes en ansichtkaarten, kunnen met minimale inspanning worden gemaakt. Zulke mogelijkheden vragen om experimenten. Dus nadat een computergebruiker een document heeft geprint, kan hij in de verleiding komen het lettertype en het ontwerp te veranderen en het document nog een keer te printen. Misschien volgen er nog meer herzieningen en, u raadt het al, nog meer afdrukken!

Het Internet heeft ook aan deze situatie bijgedragen door mensen toegang te verschaffen tot een vrijwel onbeperkte hoeveelheid gegevens.b Dit leidt onvermijdelijk tot aanzienlijk papierverbruik omdat Internet-gebruikers de resultaten van hun zoekwerk vaak uitprinten.

Evenmin dient het feit over het hoofd te worden gezien dat wegens de huidige stroom van computerprogramma’s en -apparatuur er steeds meer gebruiksaanwijzingen nodig zijn. Door het wijdverbreide gebruik van computers worden wij overstelpt met dergelijke handleidingen en computertijdschriften.

Ook moet worden toegegeven dat het lezen op een beeldscherm — vooral op de oudere monitoren — zijn nadelen kan hebben. Sommige gebruikers klagen nog steeds over vermoeide ogen. In elk geval zou de resolutie van oudere beeldschermen naar schatting nog tien keer beter moeten worden om een uitstekende beeldkwaliteit te geven.

Bovendien lijkt voor sommigen een stuk papier misschien veel serieuzer en belangrijker — veel directer en effectiever — dan iets wat men op een scherm ziet. Een gedrukt document lijkt iemands werk en moeite te belichamen, brengt het in tastbare vorm. Een papieren document dat iemand zijn chef of een klant in handen geeft, krijgt misschien zelfs meer aandacht of reactie dan een elektronisch bericht.

Tot slot zijn veel mensen bang gegevens te verliezen. En die vrees is vaak gegrond. Ondanks alle geavanceerde back-up-systemen die nu bestaan, kunnen kostbare woorden die uren werk vertegenwoordigen nog steeds door een stroomstoring, een schijf die crasht of door een verkeerde toetsaanslag, verloren gaan. De meeste mensen vinden daarom dat papier veiliger is. Het is interessant dat sommige deskundigen zeggen dat elektronische gegevens maar heel kort leesbaar zullen blijven vergeleken met de levensverwachting van 200 à 300 jaar van zuurvrij papier. Toegegeven, elektronische informatie degenereert heel langzaam. Maar de technologie ontwikkelt zich snel. En als verouderde hardware en software worden afgedankt, kan het steeds moeilijker worden om oudere computergegevens te lezen.

Of de droom van het papierloze kantoor al dan niet verwezenlijkt zal worden, zal de tijd dus leren. Voorlopig ziet het ernaar uit dat, met een variant op Mark Twains uitspraak, de berichten van de dood van papier schromelijk overdreven zijn.

Zullen wij alle bomen uitroeien?

Hoeveel velletjes papier kunnen er van één boom worden gemaakt? Hoewel er diverse factoren bij betrokken zijn — zoals de soort en de grootte van de boom en de soort en het gewicht van het papier — worden er naar schatting van één boom die de vereiste grootte heeft om houtpulp voor commercieel gebruik te leveren, 12.000 standaardvelletjes schrijf- of printerpapier gemaakt. Maar toch doemt, vanwege de enorme hoeveelheden papier die tegenwoordig worden verbruikt, het schrikbeeld op van kale, gekapte wouden. Stevenen wij werkelijk op een ecologische crisis af?

Papierfabrikanten waarschuwen tegen paniek in dit opzicht. Hun argument is dat veel papier — in sommige landen wel vijftig procent — gemaakt wordt van houtchips, een afvalproduct van de houtindustrie dat anders op stortplaatsen terecht zou komen. Dat niet alleen, maar bij het verrotten van houtchips komt methaan vrij, een broeikasgas dat in verband wordt gebracht met mondiale opwarming. Dus maken papierfabrikanten een goed gebruik van deze chips. Maar milieu- en consumentengroepen reageren door de papierindustrie te beschuldigen van het veroorzaken van vervuiling en wanbeheer van bossen. Zij zeggen dat de bij het vervaardigen van papier gebruikte brandstoffen broeikasgassen produceren! Zij wijzen er verder op dat wanneer afvalpapier in stortplaatsen afbreekt, er ook broeikasgassen worden gevormd.

Niettemin heeft een onderzoek door de World Business Council for Sustainable Development tot de conclusie geleid dat het mogelijk is de benodigde hoeveelheden papier te produceren zonder de hulpbronnen van de aarde uit te putten. Eén reden is dat bomen vervangen kunnen worden en papier recyclebaar is. Toch werd door de studie ook benadrukt dat er „verdere veranderingen aangebracht zullen moeten worden in industriële praktijken in elk stadium van de papiercyclus — bosbeheer, pulp- en papierproductie, papiergebruik, recycling, energieterugwinning en de uiteindelijke verwijdering van papier”. In een poging om op milieuvriendelijke en economisch haalbare manier pulp te produceren, kijkt de papierindustrie eveneens naar alternatieven zoals tarwestro, snelgroeiende bomen, maïs en hennep. In hoeverre zulke maatregelen toegepast zullen worden — en doeltreffend zullen blijken — zal de tijd leren.

[Voetnoten]

[Kader op blz. 27]

Hoe papierverspilling op kantoor te verminderen

✔ Print zo min mogelijk. Kijk documenten na en wijzig ze op het scherm. Beperk het aantal afdrukken en kladversies dat u maakt.

✔ Gebruik voor grotere documenten kleinere lettertypes die toch leesbaar zijn.

✔ Als uw printer bij het aanzetten een testpagina print of bij het afdrukken van een document een voorblad gebruikt, schakel deze functie dan uit.

✔ Recycle afvalpapier.

✔ Leg papier dat maar aan één kant bedrukt is, apart om het later voor het printen van kladversies of als kladpapier te gebruiken.

✔ Maak indien mogelijk dubbelzijdige afdrukken of kopieën.

✔ Wanneer documenten binnen een kantoor gedeeld moeten worden, probeer ze dan te laten circuleren in plaats van voor iedereen een kopie te maken.

✔ Stuur faxen, om ze niet te hoeven afdrukken, direct vanaf uw computer. Als u moet faxen met afgedrukte originelen, bespaar dan papier door geen voorblad te gebruiken.

✔ Vermijd het nodeloos printen van e-mailberichten.

[Illustratie op blz. 24]

Sommigen zeggen dat juist de apparatuur die ons het papierloze kantoor had moeten brengen, ons onder nog meer papier heeft bedolven

[Illustratie op blz. 26]

Soms is de gedrukte bladzijde gemakkelijker in het gebruik dan een beeldscherm