Vragenbus

● Hoe lang dienen stukken in het gemeentearchief bewaard te worden?

Verslagen die met financiën te maken hebben, dienen ten minste tien jaar bewaard te worden. Hiertoe behoren bijvoorbeeld stukken die op tijdschriften- en lectuurrekeningen betrekking hebben. Financiële verslagen over de bouw van een Koninkrijkszaal, grote reparaties en andere zaken, die na tien jaar wellicht nog nodig of nuttig zijn, zouden permanent bewaard kunnen worden.

Kopieën van abonnementsbriefjes, bestelformulieren voor lectuur, strooibiljetten en tijdschriften en ook aanvragen voor de tijdelijke pioniersdienst en dergelijke, mogen na één jaar vernietigd worden.

Verkondigersberichtskaarten dienen bewaard te worden met daarop ten minste de laatste acht jaren van activiteit van iedere verkondiger. Oudere kaarten mogen vernietigd worden. Maandelijkse velddienstrapporten hoeven, na opgeteld te zijn en op de Verkondigersberichtskaarten ingeschreven te zijn, niet bewaard te worden. De maandelijkse velddienstberichten van de gemeente en van het vergaderingbezoek van de gemeente zullen acht jaar of, indien gewenst, langer bewaard worden.

Brieven van de kringopziener waarin aankondigingen worden gedaan over kringvergaderingen, zijn bezoek aan de gemeente, enz., mogen nadat de gebeurtenis waarover ze handelen achter de rug is, uit het archief verwijderd worden. Verslagen van kringopzieners over bezoeken aan de gemeente en daarmee verband houdende correspondentie, zullen ten minste acht jaar bewaard worden.

Stukken die handelen over de aanstelling van ouderlingen, dienaren in de bediening en degenen die als gewone pionier dienen, zullen permanent bewaard worden.

Gedrukte of gestencilde brieven van het Genootschap die handelen over speciale uitgaven van tijdschriften, aanmoedigingen voor een bepaalde gebeurtenis, het reizen naar internationale vergaderingen, enz., kunnen, nadat de speciale activiteit of vergadering die erin besproken wordt achter de rug is, vernietigd worden. Het zou goed zijn brieven met instructies permanent te bewaren, zoals: De juiste behandeling van abonnementen (S-11-O), Instructies voor de gemeenteboekhouding (S-27-O), Titels van lezingen voor openbare vergaderingen (S-99-O), Hoe een gebiedswijziging moet worden aangevraagd (S-6-O), Gebiedswijzigingen van de gemeente (S-54-O) en instructiebrieven over de pioniersdienst, alsook schema’s voor lopende openbare vergaderingen, begrafenis- en Gedachtenislezingen.

Rechterlijke aangelegenheden: Vertrouwelijke correspondentie over ernstige rechterlijke aangelegenheden dient op een veilige plaats, waar alleen de ouderlingen bij kunnen, weggeborgen te worden. Dergelijke correspondentie dient ten minste vijf jaar vanaf de datum waarop een geval volledig is afgehandeld, of langer indien de ouderlingen dit in bepaalde gevallen raadzaam achten, bewaard te worden.

Wij beseffen dat niet alle stukken en alle correspondentie in het bovenstaande zijn genoemd, maar deze algemene richtlijnen voor het archief zullen voor de ouderlingen een hulp zijn.