Skrzynka pytań

◼ Jak długo należy przechowywać zapiski w aktach zborowych?

Zapiski dotyczące spraw finansowych powinny być przechowywane co najmniej 5 lat lub dłużej. Rachunki z budowy Sali Królestwa, poważniejszych remontów lub inne zapiski, które mogą być potrzebne czy przydatne nawet jeszcze później, można przechowywać przez czas nieokreślony.

Formularze zamówień na literaturę, na czasopisma i na zaproszenia, a także zgłoszenia do pomocniczej służby pionierskiej można zniszczyć po roku.

Karty sprawozdań głosicieli powinny zawierać informacje o działalności kaznodziejskiej każdego głosiciela co najmniej z ośmiu ostatnich lat. Starsze karty można zniszczyć. Miesięczne sprawozdania ze służby po wpisaniu do kart nie muszą być przechowywane. Miesięczne sprawozdania zboru oraz dane o obecności na zebraniach należy przechowywać przynajmniej osiem lat.

Listy nadzorcy obwodu informujące na przykład o jego wizycie i zgromadzeniu obwodowym można zniszczyć po wydarzeniu, którego dotyczą. Sprawozdania z wizyty nadzorcy obwodu oraz związaną z tym korespondencję przechowuje się co najmniej osiem lat.

Materiały dotyczące zamianowań starszych, sług pomocniczych i pionierów pozostają w aktach zborowych na stałe.

Listy od Towarzystwa związane ze specjalnymi wydaniami czasopism i wyjazdami na kongresy międzynarodowe można usunąć po takim szczególnym wydarzeniu czy kampanii. Dobrze jest bezterminowo przechowywać listy zawierające różne wytyczne, takie jak „Instrukcja do prowadzenia kont zborowych” (S-27), „Tytuły wykładów biblijnych” (S-99), „Jak ubiegać się o zmianę granic terenu” (S-6), „Przydział terenu dla zboru” (S-54), a także listy ze wskazówkami na temat służby pionierskiej oraz aktualne szkice wykładów publicznych i przemówień okolicznościowych (pogrzeb, Pamiątka).

Sprawy sądownicze: Poufną korespondencję dotyczącą poważnych spraw sądowniczych należy przechowywać w bezpiecznym miejscu dostępnym tylko dla starszych. Powinna ona pozostać w aktach zborowych co najmniej pięć lat od daty zakończenia danej sprawy, a w niektórych wypadkach dłużej, jeśli starsi uznają to za potrzebne.

Oczywiście nie omówiono tu wszystkich zapisków ani wszelkiej korespondencji, niemniej te ogólne wytyczne z pewnością pomogą starszym w prowadzeniu akt zborowych.