Como utilizar melhor o seu tempo

DESDE o começo, o homem tem medido os eventos num arranjo de tempo. Embora nenhum homem saiba exatamente o que é o tempo, é reconhecido como uma das coisas mais valiosas de que o homem está cônscio. Nunca se pode recuperar um segmento de tempo que passou.

Todos dispõem da mesma quantidade de tempo cada dia. O tempo é precioso, contudo, apenas quando usado para um bom propósito. Muitos permitem que preciosas horas e dias se passem sem realizar muito, ou nada. Outros freneticamente tentam continuar trabalhando a cada momento, vindo apenas a ficar com os nervos em frangalhos.

Que dizer do leitor? Verifica que o tempo passa facilmente? Consegue terminar as tarefas necessárias no tempo concedido? Poderia utilizar melhor o seu tempo?

Solução do Problema do Tempo Desperdiçado

Caso anotasse, hora por hora, o que faz num dia típico, é provável que se surpreendesse com a quantidade de tempo desperdiçado. Muitos exclamam: “Simplesmente não sei onde vai meu tempo.” O que pode ajudar as pessoas a solucionar o problema do tempo desperdiçado? R. Alec Mackenzie, destacado consultor empresarial, responde:

“A autodisciplina. Antes de conseguir dominar o tempo, tem de primeiro dominar a si mesmo. E as recompensas tornam isso eminentemente valioso.”

Será que seu problema é que desperdiça tempo logo ao começar o dia? Muitos desperdiçam valiosos minutos simplesmente por espreguiçar-se na cama, de manhã, ou ao tomaram o desjejum. Daí, quando chegam ao trabalho, talvez se confraternizem com outros ou cuidem de vários assuntos pessoais antes de começarem a trabalhar. É isso o que faz? Por que não tenta levantar-se quinze minutos mais cedo, cada dia, aprontando suas roupas ou pasta na noite anterior, ou tratando dos negócios logo que chega ao local de trabalho? Este pequeno esforço pode ter um efeito proveitoso sobre todo o seu dia.

Interrupções em forma de telefonemas ou visitantes inesperados podem facilmente frustrar planos bem delineados para um dia produtivo de trabalho. Acontece-lhe isto com regularidade? Se acontece, não pense que é rude dizer às pessoas que está ocupado. Se especificar quando lhes poderá dispensar mais de seu tempo, podem ficar certas do seu interesse em falar com elas, e, depois de algum tempo, seus conhecidos ficarão acostumados aos períodos em que não está disponível para conversa.

A fadiga é grande consumidora do tempo. Que pode fazer a respeito? Talvez, tudo de que precise seja uma mudança de ritmo, passando do trabalho mental para o físico, ou vice-versa. Tenha presente que tem certos auges de energia a cada dia. Embora estes variem nas diferentes pessoas, muitos verificam que suas horas mais produtivas são as de fins da manhã ou do início da tarde. O que faz durante seus auges de energia?

Ênfase demais ao lazer talvez prive a pessoa de tempo valioso. Mas, mesmo os ambiciosos podem desperdiçar tempo. Como assim? Alguns tentam lidar com tudo de uma só vez. Ao invés de trabalharem sistematicamente, completando cada passo antes de passarem para o seguinte, nervosamente correm para lá e para cá entre assuntos que não estão relacionados um com o outro. Isto resulta em frustração e tensão, pouco se conseguindo realizar.

Certas pessoas têm o hábito de assumir maior responsabilidade do que podem, razoavelmente, cumprir. Acha-se entre aqueles que lamentam que “simplesmente não sabem dizer Não” quando se lhes pede que façam algo? Quão insensato é ser assim! Por certo não poderá utilizar da melhor forma seu tempo afligindo-se com uma pilha de trabalho que nunca conseguirá fazer.

Jamais receie deixar que outros o auxiliem. As donas-de-casa, por exemplo, podem delegar inúmeras tarefas menores aos filhos. Até mesmo criancinhas podem aprender a guardar suas roupas, colocar pratos sujos na pia, arrumar seus quartos e executar pequenas missões. Verificará, também, que as crianças se sentem mais felizes quando ficam ocupadas, ao passo que longos períodos de inatividade com certeza geram frustração.

Alvos Poupam Tempo

Já notou o número de pessoas que desperdiçam anos de sua vida “passando tempo” em botequins, ou nas esquinas das ruas, ou no lazer? O que falta na vida de tais pessoas? Alvos significativos. Saber o que deseja fazer e planejar de antemão atingir tais alvos estabelecidos o ajudará a utilizar melhor o seu tempo.

Quais são seus alvos na vida? Já pensou bastante sobre tal assunto? Quando o fizer, lembre-se do sábio conselho da Bíblia, em Eclesiastes 5:10: “O mero amante da prata não se fartará de prata, nem o amante da opulência, da renda. Também isto é vaidade.” Provérbios 16:16 sublinha o valor de alvos espirituais de preferência aos materiais, afirmando: “Quanto melhor é obter sabedoria do que ouro! E obter compreensão deve ser preferido à prata.” Utilizar da melhor forma possível seu tempo, portanto, exige ‘comprar o tempo oportuno’ para o estudo bíblico, que é a única fonte de sabedoria e entendimento piedosos. — Efé. 5:16.

Uma vez tenha decidido quais são seus alvos mais importantes, anote os passos progressivos que levarão a cada um deles, inclusive o passo seguinte que pretende dar no futuro próximo. Daí, leia aquilo que escreveu. Verifique se há quaisquer passos que possam ser saltados. Eliminá-los de antemão o habilitará a redistribuir o tempo para as coisas que realmente precisam ser feitas.

Use o mesmo método para seus alvos mais imediatos no trabalho ou na família. Digamos, por exemplo, que deseja pintar o interior de sua casa. Como um todo, isto talvez pareça uma tarefa muito grande a realizar. Mas, se a dividir em passos progressivos, digamos, um cômodo por vez, parecerá muito mais fácil de ser alcançado. E cada passo terminado serve de incentivo para prosseguir até terminar a tarefa.

Obviamente, alguns de seus alvos serão mais importantes do que outros. Certifique-se de fazer primeiro as coisas de maior importância; e atente para o conselho da publicação How to Organize Your Time (Como Organizar Seu Tempo): “Só poderá fazer uma coisa de cada vez. Se tentar fazer uma coisa, enquanto se preocupa com outras tarefas . . . levará mais tempo no serviço que faz, e ficará numa situação ainda mais desvantajosa.”

Prazos Podem Ser Proveitosos

O Professor C. Northcote Parkinson comentou: “O trabalho se expande, de modo a preencher o tempo disponível para sua conclusão.” É provável que já tenha notado que, se tiver o dia inteiro para fazer algo, provavelmente passará o dia todo nisso; ao passo que, sob pressão, talvez terminasse a mesma tarefa dentro de algumas horas. Muitos verificaram que utilizar melhor o tempo exige a imposição de prazos razoáveis para si mesmos. Joseph D. Cooper escreve em How to Get More in Less Time (Como Conseguir Fazer Mais em Menos Tempo):

“Há vantagens de fazer as coisas sob pressão. Consegue-se um espírito impulsionador que admite poucas ações marginais, menos interrupções . . . Seu ritmo se acelera, torna-se mais decisivo. Transmite a outros seu próprio esforço empreendedor. Desencoraja-os de interrompê-lo, ou, de outra forma, interferir no seu próprio ritmo de progresso.”

Alguns poderiam temer que não conseguiriam trabalhar sob a pressão dum prazo. Mas, estabelecer limites razoáveis de tempo para cada passo dum projeto poderá, em realidade, servir para reduzir a intensidade da pressão mais tarde, por distribuí-la mais eqüitativamente por toda a tarefa. A pessoa que faz isso desafia a si mesma a manter-se dentro de seu planejamento de tempo. E que alívio é não ter de enfrentar o aperto frenético do último minuto!

Quando fixar prazos, porém, evite ser por demais rígido. Revise-os se alguns se provarem inatingíveis. E não deixe de permitir certo tempo para contratempos e interrupções inesperadas. O consultor empresarial Mackenzie, supracitado, recomenda que a pessoa deixe 20 por cento de seu dia sem estar planejado de antemão, “justamente para poder enfrentar acontecimentos inesperados”.

Tenha presente, também, que utilizar melhor o tempo não significa que cada minuto é gasto com algo. Eric Johnston, conselheiro de executivos, escreveu: “Cada homem, em algum ponto durante cada dia, deve reservar uma partícula de tempo em que não faz absolutamente nada. Isso mesmo — nada.” Períodos de descontração são indispensáveis. Revigoram tanto o corpo como a mente e habilitam as pessoas a voltar ao trabalho com incrementado interesse e determinação.

Alguns Recursos de Tempo Amiúde Despercebidos

Aqueles que desejam utilizar melhor o seu tempo farão bem em refletir sobre os recursos de tempo que amiúde são despercebidos. Considere alguns destes: Muitos no mundo industrializado dispõem de cerca de quarenta minutos desde a hora em que se levantam até que saem para o trabalho; quando chegam em casa, de volta do trabalho, talvez se passem outras quatro ou cinco horas até se deitarem. Isso equivale a bem mais de vinte horas por semana. Fins-de-semana de dois dias fornecem cerca de três meses por ano de tempo livre.

Naturalmente, grande parte deste tempo é gasto em vestir-se, comer, dormir ou em atividades familiares. Mas, não poderia parte dele ser canalizada para a necessária leitura, aparar a grama ou fazer outras tarefas diversas que precisam de atenção?

Facilmente despercebido, também, é o tempo gasto em esperar. Cada dia, milhares de pessoas esperam em filas, em salas de espera, ou por outros que devem comparecer para contatos. Num artigo intitulado “Conseguir o Máximo de Momentos Avulsos”, a autora comenta:

“Nenhum de nós pensaria em jogar fora moedas de cinco, de vinte e cinco e de dez centavos de dólar que se acumulam em nossos bolsos. Mas, quase todos nós jogamos fora os trocados de tempo — cinco minutos aqui, quinze minutos ali — que se acumulam num dia comum. Calculo que provavelmente joguei fora um dia inteiro de trabalho no consultório do dentista, este ano que passou, desfolhando sem alvo velhas revistas.”

A escritora do artigo supracitado tornou-se uma “observadora das esperas”, aplicando seu tempo de espera na escrita de cartas e em cuidar de outras correspondências. Ficou deleitada com os resultados.

Como pode utilizar melhor seu tempo? Estabeleça alvos significativos e empenhe-se neles, passo a passo; impulsione-se a si mesmo por começar a trabalhar na hora e por estabelecer prazos realísticos para cada estágio de sua tarefa. A autodisciplina e a boa organização o ajudarão a usar sabiamente suas horas mais produtivas. E não deixe de aproveitar seu recurso de horas avulsas que, de outra forma, seriam desperdiçadas.