Illusionen om det papperslösa kontoret

När det slutliga konceptet till den här artikeln skrevs ut — på vanliga pappersark — omfattade utskriften 11 sidor.a Under redigeringsarbetet gjorde man en ny utskrift av materialet ungefär 20 gånger. Slutligen skickades det till omkring 80 översättargrupper över hela världen, och varje grupp gjorde i sin tur ungefär sex utskrifter. Allt som allt har det gått åt omkring 5.000 pappersark innan den här artikeln ens nått tryckpressarna!

DESSA uppgifter motsäger dramatiskt de förutsägelser som en del gjorde när dataåldern började — nämligen att ”det papperslösa kontoret” snart var en verklighet. I sin bok Tredje vågen gick futuristen Alvin Toffler så långt att han sade beträffande datorer: ”Att ta fram papperskopior är emellertid ett primitivt sätt att utnyttja sådana apparater och ett brott mot själva idén.” När IBM lanserade sin första persondator 1981, valde företaget intressant nog att inte förse den med en skrivare. Somliga hävdar att företaget trodde att datoranvändarna skulle nöja sig med att läsa informationen på datorskärmen. Under alla omständigheter föreställde sig somliga ”ett papperslöst paradis” — att papper snart skulle höra hemma i museer och dammiga arkiv.

Förespeglingar kontra verklighet

Men i själva verket har just den utrustning som skulle införa det papperslösa kontoret begravt oss allt djupare i högar av papper. Somliga beräknar att den totala papperskonsumtionen har ökat under senare år. Scott McCready, en analytiker vid International Data Corporation, säger: ”Vad vi har gjort genom att automatisera våra kontor är att vi har ökat vår pappersförbrukning med mer än 25 procent per år.” Persondatorer, skrivare, faxar, e-post, kopiatorer och Internet har dramatiskt ökat den mängd information som många handskas med — och gör utskrifter av — varje dag. Enligt CAP Ventures, Inc., fanns det 1998 över hela världen 218 miljoner skrivare, 69 miljoner faxar, 22 miljoner maskiner med en kombinerad skrivar-, scanner- och kopiatorfunktion, 16 miljoner scannrar och 12 miljoner kopiatorer.

I sin bok Maktskifte från år 1990 skriver Toffler att USA under ett år producerade 1,3 biljoner dokument, vilket skulle vara nog för att tapetsera Grand Canyon 107 gånger! Efter vad som rapporteras fortsätter dessa siffror att stiga. Enligt en källa producerades det i USA år 1995 närmare 600 miljoner dokument dagligen — tillräckligt för att fylla en 27 mil djup hängmappslåda. När år 2000 randas, finns det knappast något som tyder på att denna trend skulle vända. Det mesta av all information vidarebefordras fortfarande på papper.

Varför man envisas med papper

Hur kunde förutsägelserna om att elektroniken skulle ersätta papperet slå så fel? En internationell pappersproducent vågar sig på en gissning och säger: ”Folk vill inte bara ha informationen på datorskärmen. Man vill ha den i handen, kunna hålla i den, vika ihop den och göra hundöron på den, faxa i väg den och hänvisa till den, göra anteckningar i marginalen eller stolt sätta upp den på kylskåpsdörren. Framför allt vill man skriva ut informationen — snabbt, utan några fel och i glada färger.”

Det måste erkännas att det finns klara fördelar med papper. Papper är lätt att ta med sig, det är billigt, man har det kvar, och det är lätt att arkivera och återanvända. Det är också mycket lätt att orientera sig på papper — man kan se på vilken sida man är och hur många sidor man har kvar. ”Folk älskar papper. De vill kunna hålla i det”, säger Dan Cox, representant för en firma som säljer kontorsmaterial. ”Vi har sett folk försöka skapa papperslösa kontor”, säger Jerry Mallory, en analytiker vid Arizona Department of Libraries, Archives and Public Records. ”Men alla de tusentals datorer vi ser har ett gemensamt: De är alla anslutna till åtminstone en skrivare.”

Det är dessutom svårt att bryta gamla vanor. De som är i affärsbranschen i dag fick under sin uppväxttid lära sig att läsa på papper med tryckt text. Dessutom kan dokument eller e-post skrivas ut med endast ett musklick, och man kan sedan läsa utskriften när det passar en själv, oavsett var man befinner sig. Man kan också ta med sig en utskrift till ställen där de flesta datorer inte skulle kunna användas — allt från sängen till badkaret eller en filt på badstranden!

Med hjälp av datorer kan man dessutom i dag lätt skapa sådana dokument som för inte så länge sedan endast professionella tryckare kunde framställa. Med minimala insatser kan man nu producera allt från fyrfärgstryck, koncept och rapporter till illustrerade framställningar, tabeller, diagram, visitkort och vykort. Dessa möjligheter kan locka datoranvändare att experimentera. Sedan de gjort en utskrift av ett dokument kan de frestas att ändra typsnittet och utförandet och göra en ny utskrift av det. Detta kan åtföljas av ytterligare ändringar och — du gissar rätt — ytterligare utskrifter!

Något som också har bidragit till den här utvecklingen är Internet. Genom Internet har människor fått tillgång till praktiskt taget obegränsade mängder information.b Det leder ofrånkomligen till omfattande papperskonsumtion, eftersom Internetanvändare ofta gör en utskrift av den information som de har letat fram.

Något som inte heller får förbises är att det ökade utbudet av programvara och utrustning kräver fler och fler instruktionsböcker. Det allt större antalet datoranvändare har gett upphov till en flod av datahandböcker och datatidskrifter.

Det måste också medges att det kan finnas nackdelar med att läsa text på en bildskärm — särskilt när det gäller äldre monitorer. En del datoranvändare klagar fortfarande över överansträngning av ögonen. I varje fall har man beräknat att upplösningen hos äldre videoenheter skulle behöva förbättras tio gånger för att bildkvaliteten skall bli tillräckligt bra.

Dessutom kan somliga tycka att information på papper verkar viktigare och mer angelägen — av mycket större aktualitet och genomslagskraft — än information som man ser på en bildskärm. En utskrift av ett dokument tycks ge konkret form åt ens arbetsinsats och ansträngningar — den är påtaglig. Ett dokument som man ger en förman eller kund i handen kan också bli föremål för större uppmärksamhet och framkalla starkare reaktion än ett meddelande på datorskärmen.

Slutligen är många rädda för att de skall förlora data. Och denna rädsla är ofta befogad. Trots att det i dag finns avancerade system för att göra säkerhetskopior, kan värdefull information som representerar åtskilliga arbetstimmar fortfarande gå förlorad vid spänningsfall, när en hårddisk kraschar eller om man gör ett felaktigt tangentnedslag. De flesta anser därför att en utskrift är mycket säkrare. Det är också intressant att notera att elektroniskt lagrad information enligt vissa experter kommer att vara läsbar endast en bråkdel av den tid på 200 till 300 år som är livslängden för syrafritt papper. Det är sant att elektroniskt lagrad information fördärvas mycket sakta, men tekniken går snabbt framåt, så när både föråldrad hårdvara och föråldrad mjukvara kasseras, kan det bli allt svårare att läsa information som lagrats tidigare.

Om drömmen om det papperslösa kontoret kommer att bli verklighet eller inte återstår att se. Under tiden kan vi, för att låna en fras av Mark Twain, konstatera att ryktet om papperets död är betydligt överdrivet.

Kommer vi att göra slut på alla träd?

Hur många pappersark kan man framställa av ett enda träd? Även om flera faktorer är inbegripna — exempelvis trädets storlek och sort och vad slags papper det är fråga om och hur mycket det väger — har man beräknat att man av ett normalstort träd som används till massaved kan framställa 12.000 ark vanligt skrivpapper. Ändå kan dagens enorma papperskonsumtion fortfarande mana fram en skrämmande bild av skövlade skogar. Går vi verkligen mot en ekologisk kris?

Papperstillverkarna råder oss att inte gripas av panik. De är snara att framhålla att en stor del av allt papper — så mycket som 50 procent i vissa länder — framställs av träflis, som är en avfallsprodukt från träindustrin och som annars skulle hamna på soptippen. Och när flisen bryts ner bildas metan, en växthusgas som förknippas med den globala uppvärmningen. Papperstillverkarna tar därför väl vara på flisen. Men miljövänner och konsumentgrupper reagerar och anklagar pappersindustrin för att bidra till vanskötseln av skogarna och skapa föroreningar. De hävdar att själva bränslet som används vid pappersframställning bildar växthusgaser! De framhåller också att när returpapper förmultnar på soptipparna, bildas ytterligare växthusgaser.

Enligt en undersökning av World Business Council for Sustainable Development är det likväl möjligt att framställa tillräckligt med papper utan att utarma jordens resurser. En orsak är att nya träd växer upp och att papper kan återvinnas. Ändå betonades det i undersökningen att ”ytterligare förändringar kommer att behöva göras när det gäller industrins sätt att handskas med papper i varje skede av kretsloppet — i skogsbruket, massa- och pappersproduktionen, pappersanvändningen, återvinningen, energisparandet och den slutliga avfallshanteringen”. I en strävan att framställa miljövänligare och ekonomiskt lönsam massa granskar pappersindustrin också sådana alternativ som vetehalm, snabbväxande skog, majs och hampa. I vilken utsträckning dessa alternativ kommer att användas — och visa sig effektiva — återstår att se.

[Fotnoter]

[Ruta på sidan 27]

Hur man kan minska pappersslöseriet på kontoret

✔ Gör så få utskrifter som möjligt. Granska och ändra dokumenten på skärmen. Minimera antalet kopior.

✔ Om du skall göra en utskrift av ett större dokument, använd då mindre typsnitt som ändå går att läsa.

✔ Om din skrivare är inställd så att den först skriver ut ett test- eller försättsblad när du slår på den eller gör en utskrift av ett dokument, stäng då av den funktionen.

✔ Lämna pappersavfall för återvinning.

✔ Innan du lämnar papper för återvinning, ta undan papper med tryck endast på ena sidan och använd det som kladdpapper eller till utskrifter av koncept.

✔ Gör dubbelsidiga utskrifter eller kopior om det är möjligt.

✔ När flera personer på kontoret behöver få del av informationen på ett dokument, låt det då cirkulera i stället för att göra en kopia till var och en.

✔ För att minska antalet papperskopior kan du skicka fax direkt från din dator. Om du måste faxa en papperskopia, spara då papper genom att inte skicka med något försättsblad.

✔ Undvik att i onödan göra utskrifter av e-post.

[Bild på sidan 24]

Somliga hävdar att just den utrustning som skulle införa det papperslösa kontoret har begravt oss allt djupare i högar av papper

[Bild på sidan 26]

Jämfört med texten på datorskärmen kan en papperskopia ibland vara mer praktisk