ตัดและเก็บไว้
20 วิธีเพื่อจะมีเวลามากขึ้น
“จงปฏิบัติ . . . โดยใช้สติปัญญาต่อ ๆ ไปโดยใช้ทุกโอกาสให้เกิดประโยชน์มากที่สุด.”—โกโลซาย 4:5
เมื่อระบุกิจกรรมที่คุณต้องการทำในแต่ละวันได้แล้ว สิ่งที่ยากก็คือการนำทฤษฎีในแง่ดีมาใช้ในภาคปฏิบัติ. ข้อแนะต่อไปนี้อาจช่วยคุณให้ทำอย่างนั้น.
1 เขียนรายการที่ต้องทำในแต่ละวัน. ใส่หมายเลขสิ่งที่คุณจะทำตามลำดับ. ระบุสิ่งที่ควรใช้เวลาอย่างคุ้มค่ามากกว่าสิ่งอื่น. กาเครื่องหมายบนสิ่งที่ทำเสร็จแล้ว. ยกยอดงานที่ยังทำไม่เสร็จไปไว้ในรายการวันรุ่งขึ้น.
2 ปรับปฏิทินของคุณให้ตรงกัน. อย่าเสี่ยงที่จะพลาดการนัดหมายเนื่องจากคุณจดไว้ในปฏิทินอีกเล่มหนึ่ง. ถ้าคุณมีปฏิทินทั้งในคอมพิวเตอร์และในอุปกรณ์พกพา ก็ปรับปฏิทินทั้งสองให้ตรงกัน.
3 เขียน “แผนปฏิบัติ” ซึ่งประกอบด้วยขั้นตอนต่าง ๆ ในโครงการหนึ่ง แล้วเรียงลำดับขั้นตอนเหล่านี้ให้เหมาะสม.
4 โดยทั่วไป กำหนดงานสำคัญที่สุดไว้เป็นอันดับแรก. มันจะง่ายขึ้นที่จะหาเวลาทำสิ่งที่มีความสำคัญน้อยกว่า.
5 ตั้งเป้าหมายที่คุณเองสามารถบรรลุได้จริง. การตั้งเป้าจะเพิ่มทักษะในงานบางอย่างนั้นเป็นสิ่งที่เป็นไปได้มากกว่าการตั้งเป้าจะเป็นประธานบริษัท.
6 ยอมรับว่าคุณไม่มีเวลาจะทำทุกสิ่งทุกอย่าง. จดจ่อกับงานที่ให้ผลมากที่สุด. ส่วนงานอื่นที่เร่งด่วนหรือจำเป็นล่ะ? ถ้าคุณไม่สามารถขจัดงานออกไปหรือมอบให้คนอื่นทำ ก็ให้คิดดูว่าจะลดเวลาทำงานเหล่านั้นให้น้อยลงได้หรือไม่. งานที่ไม่สำคัญบางอย่างอาจรอได้เป็นเดือน ๆ หากจำเป็น หรือจริง ๆ แล้วอาจไม่ต้องทำเลยก็ได้. แบ่งเวลาให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้เพื่อทำงานที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่คุณถือว่ามีค่าเมื่อคำนึงถึงเป้าหมายของคุณ.
7 บันทึกการใช้เวลา. เพื่อจะรู้ว่าคุณใช้เวลาทำอะไรไปบ้าง ให้บันทึกการใช้เวลาสักหนึ่งหรือสองสัปดาห์. คุณเสียเวลาไปมากเท่าไรในการทำสิ่งไม่สำคัญ? ส่วนใหญ่แล้ว คุณถูกขัดจังหวะจากคนหนึ่งหรือสองคนเท่านั้นไหม? คุณถูกขัดจังหวะมากที่สุดในช่วงไหนของวันหรือของสัปดาห์? ตัดกิจกรรมที่ทำให้เสียเวลาไปเปล่า ๆ.
8 ไม่กำหนดงานไว้มากเกินไป. ถ้าคุณวางแผนจะไปจ่ายกับข้าว, ซ่อมรถ, เชิญเพื่อนมากินอาหาร, ดูหนัง, และอ่านหนังสือให้ทัน—ทั้งหมดในวันเดียว—คุณก็จะรู้สึกว่าต้องรีบเร่งและดูเหมือนไม่ชื่นชมกับสิ่งใดเลย.
9 จำกัดการถูกขัดจังหวะให้น้อยที่สุด. กันเวลาไว้ช่วงหนึ่งทุกวันเพื่อคุณจะไม่ถูกขัดจังหวะนอกจากจำเป็นจริง ๆ. ถ้าเป็นไปได้ ปิดโทรศัพท์มือถือในช่วงนั้น. และปิดระบบเตือนของคอมพิวเตอร์ถ้ามันขัดจังหวะเวลาทำงานของคุณ.
10 กำหนดจะทำงานที่ต้องใช้ความพยายามมากในเวลาที่คุณกระฉับกระเฉงและตื่นตัวมากที่สุดของวัน.
11 ทำงานที่น่าเบื่อหรือยากทันทีที่เป็นไปได้. เมื่องานนั้นเสร็จแล้ว คุณจะรู้สึกมีพละกำลังจะทำงานอื่นที่ง่ายกว่า.
12 เผื่อเวลาไว้สำหรับสิ่งที่ไม่คาดหมาย. ถ้าคุณคิดว่าจะไปถึงที่นัดหมายภายใน 15 นาที ให้สัญญาว่าอีก 25 นาทีคุณจะไปถึง. ถ้าคุณเชื่อว่าการนัดหมายจะใช้เวลาหนึ่งชั่วโมง ให้เผื่อเวลาไว้หนึ่งชั่วโมง 20 นาที. ในแต่ละวัน จัดให้มีเวลาว่างไว้สักช่วงหนึ่ง.
13 ใช้เวลาระหว่างทำกิจกรรมให้เป็นประโยชน์. ฟังข่าวหรือฟังสื่อบันทึกเสียงขณะที่คุณโกนหนวด. อ่านหนังสือระหว่างรอรถไฟหรือนั่งในรถไฟ. แน่นอน คุณอาจใช้เวลานั้นพักผ่อนก็ได้. แต่อย่าให้เวลานั้นเสียไปเปล่า ๆ แล้วรู้สึกเสียดายในภายหลัง.
14 ใช้กฎ 80/20.a ในรายการ 10 อย่างที่ต้องทำนั้น ราว ๆ 2 อย่างเป็นสิ่งสำคัญที่สุดไหม? งานชิ้นหนึ่งอาจถือว่าจวนจะเสร็จแล้วไหมถ้าคุณเอาใจใส่ส่วนที่สำคัญที่สุด?
15 เมื่อคุณรู้สึกว่าทำงานไม่ไหวแล้ว ให้เขียนงานแต่ละอย่างลงบนกระดาษแผ่นเล็ก ๆ. แล้วแบ่งเป็นสองกอง: “ทำวันนี้” และ “ทำพรุ่งนี้.” พอวันรุ่งขึ้นให้ทำอย่างเดียวกัน.
16 ลางานเพื่อ ‘เติมพลัง’ เป็นระยะ ๆ. การกลับไปทำงานด้วยจิตใจและร่างกายที่สดชื่นอาจให้ผลผลิตได้มากกว่าการทำงานล่วงเวลาหลาย ๆ ชั่วโมง.
17 คิดบนกระดาษ. เขียนปัญหาลงบนกระดาษ แจงสาเหตุที่รบกวนใจคุณ แล้วเขียนวิธีแก้หลาย ๆ วิธีเท่าที่คุณนึกได้.
18 อย่าพยายามมุ่งจะเป็นคนสมบูรณ์แบบ. จงรู้ว่าเมื่อไรควรจะเลิกและเริ่มทำงานที่สำคัญงานถัดไป.
19 ทำงานอย่างมืออาชีพ. อย่ารอจนกว่านึกอยากจะทำงาน. จงลงมือทำทันที.
20 ยืดหยุ่น. ที่กล่าวมาเป็นเพียงข้อแนะ ไม่ใช่กฎตายตัว. ทดลองทำ, หาวิธีที่ใช้ได้ผล, และปรับแนวคิดให้เข้ากับสภาพการณ์และความจำเป็นของคุณ.
[เชิงอรรถ]
a แนวคิดนี้อาศัยผลงานของนักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาลีชื่อวิลเฟรโด ปาเรโต และเป็นที่รู้จักกันว่าหลักการของปาเรโต. หลักการนี้อาศัยข้อสังเกตที่ว่า บ่อยครั้ง 80 เปอร์เซ็นต์ของผลงานมาจากความพยายามประมาณ 20 เปอร์เซ็นต์. มีการนำหลักการนี้มาใช้กับหลายอย่าง แต่ตัวอย่างง่าย ๆ ก็คือ: เมื่อดูดฝุ่นพรม ประมาณ 80 เปอร์เซ็นต์ของฝุ่นที่ถูกดูดขึ้นมานั้นคงจะได้จากพื้นที่พรม 20 เปอร์เซ็นต์ นั่นคือบนพื้นที่ซึ่งมีคนเดินผ่านบ่อย.