Cómo hacer el mejor uso de su tiempo
EL HOMBRE, desde sus comienzos, ha medido los acontecimientos dentro de un sistema de tiempo. Aunque ningún hombre sabe exactamente qué es el tiempo, se le considera entre las cosas más valiosas de cuya existencia se da cuenta el hombre. Una porción de tiempo que haya transcurrido jamás se puede recuperar.
Todos tienen a su disposición la misma cantidad de tiempo cada día. Sin embargo, el tiempo es valioso solo cuando se usa para un buen propósito. Muchas personas permiten que se deslicen las horas y días preciosos sin lograr nada o lograr muy poco. Otros tratan frenéticamente de mantenerse trabajando todo momento, solo para convertirse en un manojo de nervios.
¿Qué hay de usted? ¿Encuentra que el tiempo se desliza fácilmente? ¿Puede completar las tareas necesarias en el tiempo asignado? ¿Podría hacer mejor uso de su tiempo?
Resolviendo el problema del tiempo desperdiciado
Si usted fuera a anotar, hora por hora, lo que hace en un día típico, probablemente se sorprendería por la cantidad de tiempo desperdiciado. Muchos exclaman: “Sencillamente no sé adónde se va el tiempo.” ¿Qué puede ayudar a la gente a resolver el problema del tiempo desperdiciado? R. Alec Mackenzie, un sobresaliente consultor de administración, contesta:
“Gobierno de uno mismo. Antes que usted pueda dominar el tiempo, primero tiene que dominarse a sí mismo. Y las recompensas bien valen la pena.”
¿Podría ser su problema que pierde tiempo tan solo en iniciar su actividad? Muchos pierden valiosos minutos demorándose en cama por la mañana o mientras se desayunan. Después, cuando llegan al trabajo, quizás se pongan a platicar con otros o se ocupan de varios asuntos personales antes de empezar a trabajar. ¿Es eso lo que hace usted? ¿Por qué no trata de levantarse quince minutos más temprano todos los días, de preparar su ropa o portadocumentos la noche antes, o de ponerse a trabajar luego que llegue a su lugar de empleo? Este pequeño esfuerzo puede tener un efecto beneficioso en todo su día.
Las interrupciones en la forma de llamadas telefónicas o visitantes inesperados fácilmente pueden frustrar planes bien trazados para un día de trabajo productivo. ¿Le sucede esto con regularidad? Si es así, no lo considere descortés decirles a los que lo interrumpen que usted está ocupado. Si les especifica cuándo podrá darles más de su tiempo, se sentirán seguros de que usted tiene interés en hablar con ellos, y, después de un tiempo, sus conocidos se acostumbrarán a los períodos en que no le es conveniente a usted conversar.
La fatiga le quita a uno mucho tiempo. ¿Qué se puede hacer acerca de ella? Quizás todo lo que necesite es un cambio de paso, el cambiar de trabajo mental a físico, o viceversa. Tenga presente que hay un período cotidiano en que tenemos un máximo de energía. Aunque estos varían en diferentes personas, muchos encuentran que sus horas más productivas son durante la última parte de la mañana o la primera parte de la tarde. ¿Qué hace usted durante sus períodos de máxima energía?
El dar demasiada importancia al descanso puede privarle de tiempo valioso. Pero aun los que son ambiciosos pueden desperdiciar tiempo. ¿Cómo? Algunos tratan de abordar todo al mismo tiempo. En vez de trabajar sistemáticamente y terminar cada paso antes de proceder al siguiente, nerviosamente se lanzan de una cosa a otra, pero a cosas que no están relacionadas una con otra. Esto resulta en frustración y tensión, con poco llevado a cabo.
Ciertas personas tienen el hábito de tomar más responsabilidades de las que razonablemente pueden cumplir. ¿Está usted entre los que se lamentan de que “sencillamente no pueden decir No” cuando se les pide que hagan algo? ¡Qué imprudente ser así! Usted no puede hacer el mejor uso de su tiempo si se halla agitado ante una pila de trabajo que nunca llegará a hacer.
Nunca tema permitir que otros le den una mano en ayuda. Por ejemplo, las amas de casa pueden delegar en sus hijos innumerables tareas domésticas menores. Hasta los niñitos pueden aprender a guardar su ropa, poner platos sucios en el fregadero, poner en orden sus habitaciones y hacer mandados. También encontrará que los niños son más felices cuando uno los mantiene ocupados, mientras que largos períodos de inactividad con toda seguridad producen frustración.
Las metas ahorran tiempo
¿Ha notado usted cuántas personas dilapidan años de su vida haraganeando en tabernas, en esquinas de las calles, o participando en actividades de ocio? ¿Qué falta en la vida de estas personas? Metas dignas, que valgan la pena. El saber lo que uno quiere hacer y planificar por anticipado para alcanzar las metas que uno se propone le ayudará a hacer mejor uso de su tiempo.
¿Cuáles son sus metas en la vida? ¿Le ha dado mucha importancia a este asunto? Cuando lo haga, recuerde el sabio consejo bíblico de Eclesiastés 5:10: “Un simple amador de la plata no estará satisfecho con plata, ni ningún amador de la riqueza con los ingresos. Esto también es vanidad.” Proverbios 16:16 enfatiza el valor de las metas espirituales sobre las materiales, diciendo: “El conseguir sabiduría es ¡oh cuánto mejor que el oro! Y el conseguir entendimiento ha de escogerse más que la plata.” Por lo tanto, el hacer el mejor uso de su tiempo requiere que uno ‘se compre todo el tiempo oportuno’ para el estudio de la Biblia que es la única fuente de la sabiduría divina y del entendimiento.—Efe. 5:16.
Una vez que haya decidido sobre sus metas más importantes, anote los pasos progresivos que lo llevarán a cada una de esas metas, incluso el mismísimo próximo paso que usted espera dar en el futuro cercano. Luego repase lo que ha escrito. Note bien si hay algunos pasos que se puedan omitir. El eliminarlos por anticipado le permitirá asignar tiempo de nuevo para cosas que realmente necesitan hacerse.
Use el mismo método para sus metas más importantes en el trabajo o en la familia. Digamos, por ejemplo, que usted quiere pintar el interior de su casa. Tomado en conjunto, esto puede parecer como un trabajo demasiado grande para emprender. Pero, si lo divide en pasos progresivos como, digamos, de una habitación a la vez, parecerá mucho más fácil de lograr. Y cada paso terminado sirve como incentivo para seguir resueltamente y terminar el trabajo.
Obviamente algunas de sus metas serán más importantes que otras. Sin falta, trabaje primero en las cosas de mayor importancia; y haga caso del siguiente consejo de la publicación How to Organize Your Time: “Se puede hacer una sola cosa a la vez. Si trata de hacer una cosa mientras que al mismo tiempo se preocupa por las otras tareas . . . necesitará más tiempo para el trabajo que está haciendo, pues se atrasará más y estará en peor aprieto.
El fijarse términos puede ser beneficioso
El profesor C. Northcote Parkinson declaró: “El trabajo se dilata de modo que ocupa el tiempo disponible para su terminación.” Probablemente haya notado que, si usted tiene todo un día para hacer algo, es muy posible que pase todo el día en ello; mientras que bajo presión podría haber terminado la misma tarea en unas cuantas horas. Muchos han encontrado que para hacer mejor uso de su tiempo tienen que imponerse términos razonables. Joseph D. Cooper dice lo siguiente en How to Get More Done in Less Time:
“Hay ventajas en ejecutar algo bajo presión. Usted se infunde de un espíritu impulsor que favorece menos acciones marginales, menos interrupciones . . . Su paso se acelera, usted se hace más decisivo. Su esfuerzo práctico y enérgico se transmite a otros. Los desanima de interrumpirlo o de intervenir de algún modo y estropear su propio paso de progreso.”
Algunos quizás teman que no puedan trabajar bajo la presión de un término. Pero el fijar límites de tiempo razonables para cada paso de un proyecto realmente puede servir para disminuir la intensidad de la presión más tarde por haber distribuido el tiempo más equitativamente sobre todo el trabajo. La persona que proceda así se desafía a sí misma para mantenerse dentro de su tiempo asignado. ¡Y qué alivio no tener que enfrentarse a un aprieto frenético al último minuto!
Sin embargo, cuando usted se fije términos, evite ser excesivamente rígido. Corríjalos si resultan irrealizables. Y no se olvide de permitirse algún tiempo para contratiempos e interrupciones inesperados. El consultor de administración Mackenzie, citado anteriormente, recomienda que uno deje el 20 por ciento de su día libre de planes, “solo para poder hacer frente a sucesos inesperados.”
Tenga presente, también, que el hacer el mejor uso del tiempo de uno no significa trabajar en algo cada minuto. Eric Johnston, un consejero para ejecutivos, escribió: “Cada hombre en algún punto durante cada día debiera apartar un poco de tiempo en el cual no hacer absolutamente nada. Así es... nada.” Son indispensables los períodos de relajación. Refrescan tanto el cuerpo como la mente y hacen posible que la persona vuelva a trabajar con interés y determinación realzados.
Las personas que desean hacer el mejor uso de su tiempo harán bien en reflexionar sobre recursos de tiempo que a menudo son pasados por alto. Considere algunos de éstos: Muchas personas en el mundo industrializado tienen más o menos cuarenta minutos desde la hora en que se levantan hasta que se marchan al trabajo; cuando llegan a casa del trabajo puede que todavía falten cuatro o cinco horas antes de acostarse. Eso suma más de veinte horas a la semana. El fin de semana de dos días suministra alrededor de tres meses al año de tiempo libre.
Claro que mucho de este tiempo se pasa en vestirse, comer, dormir o en actividades de familia. Pero, ¿no se podría canalizar parte de ese tiempo para lectura necesaria, segar el césped o hacer otras cosas que necesitan atención?
También es fácil hacer caso omiso del tiempo que se pasa en esperar. Todos los días miles de personas esperan en fila, en salas de espera, o para que otros se presenten a citas. En un artículo que trató de cómo se puede sacar el mejor partido de estos momentos la autora señala:
“Ninguno de nosotros pensaría en tirar las moneditas que recibimos de cambio y que se acumulan en nuestros bolsillos. Pero casi todos nosotros si desperdiciamos los momentos —cinco minutos aquí, un cuarto de hora allá— que se acumulan en cualquier día común. Me imagino que yo probablemente desperdicié todo un día de trabajo en el consultorio del dentista este año pasado, mientras hojeaba distraídamente viejas revistas.”
La escritora del artículo ya mencionado inició una campaña de vigilar el tiempo y utilizó el tiempo que pasaba esperando para escribir cartas y atender a otra correspondencia. Quedó encantada con los resultados.
¿Cómo puede usted hacer el mejor uso de su tiempo? Establezca metas dignas, que valgan la pena y esfuércese por lograrlas paso por paso; dése un empujón por medio de comenzar a tiempo y fijarse términos prácticos para cada etapa de su trabajo. Gobierno de sí mismo y buena organización le ayudarán a usar sabiamente sus horas más productivas. Y no deje de recurrir a su recurso de momentos y horas que de otro modo podrían ser desperdiciados.