À quoi reconnaît-​on une bonne secrétaire?

La profession est-​elle sur le déclin?

Ou manque-​t-​elle d’effectifs?

A-​t-​elle vraiment un côté humiliant?

“LES statistiques révèlent brusquement que l’on manque à nouveau de secrétaires”, titrait une revue d’affaires en août 1977. Commentant le fait que les employées aptes à de telles fonctions sont relativement difficiles à trouver, ce journal ajoutait: “Les cadres d’entreprises soulignent partout que le problème tient tout autant à la baisse de qualité dans les techniques de la sténo et de la dactylographie qu’à la diminution des effectifs. (...) Les bonnes sténodactylographes sont aujourd’hui très rares.”

Les prises de position des mouvements féministes ont contribué à éloigner les femmes de la profession, de même que les pressions exercées par les gouvernements en vue d’instaurer une “égalité des chances” au sein de l’entreprise. Pour certaines femmes, l’appellation de “secrétaire” est devenue une injure. Voici ce qu’on pouvait lire dans une édition récente du périodique Mademoiselle: “Une enquête de l’Association nationale des secrétaires vient de révéler que les secrétaires feraient n’importe quoi pour ne pas être appelées de ce nom et que les militantes des mouvements féministes font une mauvaise réputation à la profession.”

Qu’est-​ce qui rend une secrétaire particulièrement précieuse? Pas seulement ses qualités de sténodactylographe. Tout emploi, toute responsabilité réclame un certain nombre de qualités qu’elle doit également posséder.

Une personne de confiance

La secrétaire doit savoir garder le secret sur les questions confidentielles. Le terme de “secrétaire” vient d’un mot latin qui signifie “confident”. Il se définissait à l’origine comme suit: “Employé que son supérieur met dans le secret de ses affaires et qui jouit de sa confiance.” Si la secrétaire se montre à la hauteur de la confiance que son patron lui témoigne, il s’établit entre eux des rapports professionnels agréables qui lui permettent de trouver de grandes satisfactions dans l’accomplissement de sa tâche.

On demanda au directeur d’une importante société spécialisée dans la recherche de personnel pour des postes à responsabilités quelle était selon lui la première qualité d’une bonne secrétaire. Voici sa réponse: “Elle doit être digne de confiance. Ayant accès aux informations que l’entreprise veut garder secrètes, elle risque, si elle n’y prend garde, de laisser transpirer quelque chose sans même s’en rendre compte, d’autant plus que certains de ses collègues essaient délibérément de lui soutirer des renseignements.”

Voyez aussi comment un président de société parlait de son ex-secrétaire dans une lettre de recommandation: “Je n’ai fait qu’évoquer quelques-unes des qualités par lesquelles Mme X s’est montrée une collaboratrice exceptionnelle. Je lui en connais néanmoins encore une autre, qui m’a fort impressionné et que je considère personnellement comme la plus importante: elle a su se tenir à l’écart de tous les bavardages et ne jamais parler des affaires de l’entreprise. Ce trait suffit à la placer nettement au-dessus du niveau de la secrétaire moyenne.”

Serviable, prévenante et ponctuelle

De plus, le rôle d’une secrétaire est de savoir se rendre utile. On lit dans une revue que “la secrétaire est avant tout l’assistante de son patron; son rôle est de l’aider et non de se mettre personnellement en avant (...). Elle économise son temps en le déchargeant des tâches mécaniques ou mineures et en veillant à ce qu’on ne le dérange pas. Ce faisant, elle l’aide à mieux se consacrer aux activités qui requièrent de lui créativité et initiative”. Quand elle est consciente de son rôle “d’assistante”, la secrétaire comprend qu’en se chargeant des tracasseries et des détails, elle aide en fait son patron à être plus productif, et ces aspects mineurs ou même fastidieux de son travail ne lui paraissent pas dépourvus de tout intérêt.

C’est en s’acquittant de ces menus travaux avec compétence et bonne volonté qu’une secrétaire se montre digne d’assumer de plus grandes responsabilités. Une fois familiarisée avec la façon de penser de son patron, elle peut par exemple rédiger pour lui des lettres ou des mémorandums. Nombreuses sont les entreprises où les secrétaires se voient ainsi confier certaines initiatives personnelles.

Une bonne secrétaire fait également preuve de conscience professionnelle en effectuant de bon gré les heures supplémentaires que les circonstances peuvent imposer. Il va de soi qu’elle doit aussi se montrer ponctuelle, ne pas prolonger indûment la pause du repas, avoir toujours une présentation soignée et éviter tout absentéisme abusif. De telles qualités sont aujourd’hui d’autant plus appréciées qu’elles sont devenues fort rares.

Un bon travail dûment apprécié

Après avoir fait de notre mieux, nous nous attendons tous à ce que la qualité de notre travail soit normalement reconnue. Pourtant, au cours d’un séminaire réunissant des secrétaires de direction chargées de fonctions administratives, l’un des principaux griefs avancés par les participantes tenait à ce que la qualité de leur travail n’était ni reconnue ni appréciée à sa juste valeur.

On note toutefois une amélioration progressive dans ce domaine. En juin 1977, une revue faisait remarquer que “malgré leurs motifs d’insatisfaction, la plupart des secrétaires disent aimer leur travail, qu’elles jugent important, pour ne pas dire indispensable”. L’article citait le cas d’une secrétaire dont les appointements annuels s’élevaient à presque 70 000 francs français et qui ne voulait plus se définir comme une simple secrétaire”. “J’ai modifié ma façon de voir, dit-​elle, le jour où j’ai compris que si toutes les secrétaires quittaient l’entreprise, on aurait bien du mal à la faire tourner.”

Cette tendance à mieux reconnaître la qualité du travail effectué par ces employées se traduit actuellement par une revalorisation des salaires qui leur sont offerts. Une enquête menée par le gouvernement et portant sur les rémunérations du secteur privé révèle que le salaire d’une très bonne secrétaire américaine s’établit en moyenne aux alentours de 12 300 dollars (environ 57 000 FF) par an — un peu moins que celui d’un chimiste débutant et peut atteindre jusqu’à 20 000 dollars (92 000 FF). Des avantages particuliers viennent souvent s’ajouter au salaire proprement dit, sous forme de bourses d’études ou de stages de formation rémunérés portant sur les techniques du secrétariat, mais aussi sur les méthodes de gestion, d’encadrement, d’orientation professionnelle, etc.

C’est à l’occasion d’un des séminaires cités plus haut que l’instructrice souleva devant l’assistance un point intéressant touchant aux marques d’appréciation et aux félicitations dues à quiconque s’acquitte bien de sa tâche. Elle demanda aux participantes de dresser la liste de tous les témoignages de ce genre qu’elles avaient reçus le mois précédent, puis d’indiquer le nombre de fois où elles avaient elles-​mêmes prodigué des félicitations à leur patron. La suggestion fut accueillie par un silence plutôt gêné. “Votre patron occupe une position telle que bien peu de gens se permettront de le critiquer ou de le féliciter. Mais vous, qui êtes son assistante, pouvez combler cette importante lacune en sachant reconnaître honnêtement la valeur de ses efforts et de ses réalisations.”

La moralité et les qualités chrétiennes

Un patron qui a pour collaboratrice une vraie chrétienne apprécie toujours beaucoup de trouver en elle des qualités aussi précieuses que la patience, l’honnêteté, la loyauté, l’humilité, le zèle, le calme, la gentillesse et la maîtrise de soi (Éph. 4:25; Col. 3:23; Gal. 5:22, 23; Héb. 13:18; I Pierre 5:5, 6). En exerçant ces belles qualités chrétiennes, une secrétaire parvient à entretenir de bons rapports avec les personnalités très diverses qu’elle est appelée à côtoyer, tout en sachant s’adapter aux besoins particuliers de son patron, dont elle fait passer les intérêts avant les siens propres.

Mais une vraie chrétienne doit néanmoins veiller à observer une certaine réserve dans ses relations avec son patron. Un article de journal montrait que les secrétaires “se plaignent (...) des propositions d’ordre sexuel qui leur sont faites par leurs chefs”. Il est vrai que de nombreux patrons n’entrent pas dans cette catégorie, mais pour que les principes de la moralité chrétienne soient toujours scrupuleusement respectés, la prudence s’impose dans tous les cas où une femme et un homme sont appelés à collaborer étroitement en faisant preuve de considération et de loyauté l’un envers l’autre (comme c’est le cas dans des relations patron-​secrétaire bien comprises). D’ailleurs, quand une secrétaire veille à se conduire en toute occasion selon les directives données par Dieu dans les Écritures, son attitude suffit généralement à dissuader son patron de s’engager, même en pensée, dans une voie dangereuse.

Disons pour conclure qu’une secrétaire capable exerce un métier susceptible de lui procurer des satisfactions d’ordre professionnel, la sécurité matérielle et la stabilité de l’emploi, tout en lui permettant de contribuer de manière effective à la bonne marche du monde des affaires.

[Encadré, page 24]

LE CRÉDIT grandissant qui s’attache à la fonction de secrétaire est illustré par le fait que la “Semaine du secrétariat”, tenue aux États-Unis du 23 au 29 avril, a été officiellement reconnue par les autorités fédérales, par les États de l’Union et par les municipalités. Cette manifestation a pour but de faire reconnaître le rôle capital tenu par les secrétaires dans les affaires, l’industrie, l’enseignement, l’administration et les professions libérales.