Tíminn — ert þú húsbóndi hans eða þræll?
„HVERS vegna kemur þú of seint?“ spurði kennarinn þegar Albert gekk inn í skólastofuna. „Vegna þess að ég hljóp með hjólinu mínu alla leiðina í skólann,“ svaraði Albert móður og másandi.
„Hvers vegna hjólaðir þú ekki?“ spurði kennarinn hissa. „Af því að ég var orðinn svo seinn að ég hafði ekki tíma til að stoppa og stíga upp á hjólið,“ svaraði Albert.
Þessi broslega ýkjusaga lýsir vel aðstöðu sem mörg okkar eru í dag hvern. Verkin bíða okkar í biðröð og við þurfum að skila þeim fyrir eindaga, og okkur finnst kannski að við séum í sífelldu kapphlaupi við tímann. En líkt og Albert drögum við stundum úr afköstum okkar af því að okkur finnst við ekki hafa tíma til að staldra við og hagræða störfum okkar svo að afköstin aukist.
Eigi að síður gætum við sparað okkur tíma, afkastað meiru þegar til langs tíma er litið og dregið úr streitu og álagi ef við stöldruðum við til að brýna okkur í að skipuleggja tímann betur. Þá gæti tíminn orðið eins og þarfur þjónn í stað þess að líkjast hörðum húsbónda.
Hvernig getur þú skipulagt tíma þinn betur? Hér fara á eftir nokkrar tillögur. Veldu úr þær sem henta þér og aðlagaðu kringumstæðum þínum.
Skipulegðu daginn
Ímyndaðu þér að dagurinn sé nýbyrjaður. Þér finnst verkin bíða eftir þér í endalausri halarófu. Sú tilhugsun að öll þessi verkefni bíði þín getur valdið því að þú kvíðir deginum. Á hverju átt þú að byrja? Á því að skipulegga daginn.
Margir láta það vera sitt fyrsta verk að skrifa niður verkefnalista. Maður, sem fer með margs kyns ábyrgðarstörf hjá stóru fyrirtæki, segist halda áætlun með því að hafa hjá sér verkefnalista. Þegar ný verkefni berast eða koma upp í hugann bætir hann þeim á listann. Síðan strikar hann yfir hvert atriði um sig þegar því er lokið.
Gæti áætlun af þessu tagi hjálpað þér að skipuleggja dagleg störf þín? Þú kannt að svara sem svo: ‚Hún gæti hjálpað mér að byrja á þeim en ég myndi aldrei ljúka neinu á verkefnalistanum!‘ Sennilega er það rétt hjá þér. Þess vegna er gott að raða verkefnunum í . . .
Forgangsröð
Þú getur skipað verkefnum í forgangsröð með því að númera þau eftir mikilvægi. Síðan skalt þú taka á verkunum í þeirri röð, að því marki sem mögulegt er. Að sjáfsögðu munt þú stundum gera undantekningu og víkja frá forgangsröðinni eftir aðstæðum þínum og því sem þig langar til að gera. Því er gott að vera sveigjanlegur. Markmiðið er að hafa stjórn á hlutunum til að það sé ekki tilviljun sem ræður hverju þú áorkar dag hvern.
Varastu að hlaupa úr einu í annað eða gera þér áhyggjur af því hvernig þú eigir að koma öllu í verk sem á verkefnalistanum stendur. Alan Lakein, sem er ráðgjafi um tímastjórn, leggur áherslu á þetta: „Menn ljúka sjaldan öllu á verkefnalistanum. Aðalatriðið er ekki að komast yfir verkefnalistann heldur nota tímann sem best.“
Þú hefur náð því marki ef þú hefur varið stærstum hluta tímans til mikilvægra málefna. Athugaðu hvort þú getir ekki falið öðrum það sem þér tókst ekki að komast yfir í dag, eða þá geymt það til morguns. Sé litið gagnrýnu auga á þau atriði, sem eru aftarlega í forgangsröðinni, kemur stundum í ljós að þau mega jafnvel missa sig. Aftur á móti getur verið að atriði, sem var neðst á verkefnalista dagsins í dag, verði framar á honum á morgun.
En hvernig er hægt að ákveða hvaða atriði eigi að vera efst á verkefnalistanum? Þegar þú rennir augunum yfir langan lista geta mörg atriði virst jafnmikilvæg. Til að raða þeim í rétta forgangsröð þarft þú því að . . .
Gera greinarmun á „áríðandi“ og „mikilvægu“
Vitur konungur á tímum Biblíunnar sagði að maðurinn ætti að ‚njóta fagnaðar af öllu striti sínu.‘ (Prédikarinn 3:13) Sum verk skila betri árangri en önnur. Þegar þú rennir yfir verkefnalistann skaltu þú því íhuga hvaða árangri hvert og eitt muni skila. Mun árangurinn vera mikils virði? Verður hann í réttu hlutfalli við erfiðið sem fór í að ná honum? Munt þú ‚njóta fagnaðar‘ af striti þínu? Ef ekki má vera að verkið eigi ekki heima ofarlega á verkefnalistanum.
Að vísu geta öll verkin virst jafnmikilvæg við fyrstu sýn. En eru áríðandi atriði alltaf þýðingarmikil, þess virði að miklum tíma sé í þau varið? Michael LeBoeuf, sem er prófessor við University of New Orleans með tímastjórn sem sérgrein, segir: „Mikilvæg atriði eru sjaldan áríðandi og áríðandi atriði sjaldan mikilvæg. Þér liggur miklu meira á að skipta um hjólbarða undir bílnum, ef sprungið er, þegar þú ert orðinn seinn á stefnumót, heldur en að muna eftir að greiða tryggingariðgjald bifreiðarinnar, en mikilvægi [hjólbarða] er í flestum tilvikum frekar lítið.“
Síðan segir hann: „Því miður eyðum við flest ævinni í að berjast við eld undir harðstjórn hins áríðandi. Afleiðingin er sú að við skeytum ekki um það sem minna ríður á í lífinu en er mikilvægara. Það skerðir skilvirkni okkar verulega.“
Þegar þú ákveður hvað skuli vera forgangsatriði skalt þú því spyrja þig hvað sé í raun mikilvægt. Reyndu síðan að verja stærstum hluta tíma þíns í að sinna því. Kannski þarft þú ekki að snúa þér alveg strax að áríðandi atriði. Kannski er það ekki þess virði að þú eyðir miklum tíma í það. Getur þú afgreitt það í skyndingu og snúið þér síðan að öðru sem skilur meira eftir sig? Enn betra væri að geta látið einhvern annan gera það.
Vafalaust tekur þú undir það að því fylgi meiri umbun að vinna að verki sem skilar þýðingarmiklum árangri en að vera sífellt upptekinn af því sem kemur af tilviljun upp í hendurnar á okkur. Reyndu að beina eins miklu af kröftum þínum og þú getur að þeim verkum sem skila jákvæðustum árangri.
80/20 reglan
Hver stór hluti daglegra verkefna þinna heldur þú að myndu teljast alger forgangsatriði, ef þú fylgdir þeim meginreglum sem hér hafa verið ræddar? Að sjálfsögðu hlýtur það að ráðast af því hvaða skyldur hvíla á þér. Fjölmargir sérfræðingar í nýtingu tímans eru þó þeirrar skoðunar að oft sé hægt að fækka forgangsmálunum niður í um 20 af hundraði þess sem á verkefnalistanum er. Í því sambandi nefna þeir oft 80/20 regluna.
Ítalskur hagfræðingur, Vilfredo Pareto að nafni, setti fram þessa reglu á síðustu öld. Hún er á þá lund að einungis um 20 af hundraði orsakanna skili nálægt 80 af hundraði árangursins. Ef þú ert með augun opin má vera að þú uppgötvir að regla Paretos eigi við á fjölmörgum sviðum lífsins. En hvernig getur þú notað 80/20 regluna við að nýta tímann betur?
Sundurliðaðu atriðin á verkefnalistanum. Kannski getur þú skilað 80 af hundraði samanlagðrar vinnu með því að ljúka tveim verkefnum af tíu. Ef svo er, þá eru þessi tvö atriði þau þýðingarmestu á listanum. Brjóttu verkefnið til mergjar áður en þú hefst handa við það. Hver stóran hluta þess þarft þú að gera til að ná markmiði þínu? Hvaða hluti verksins skilar mikilvægustum árangri? Sá hluti verksins er forgangshluti þess.
Dru Scott, ráðunautur um tímastjórn, lýsir því svo hvernig þú getur notað þér reglu Paretos: „Komdu auga á hvaða atriði eru mikilvægust til að þú náir markmiði þínu. Láttu þau ganga fyrir. Þá nærð þú mestum árangri á skemmstum tíma.“
Njóttu árangursins
Kannski er þér það ljóst núna að það að vera húsbóndi tímans er ekki eitt og hið sama og að vera í kapphlaupi við tímann. Góð nýting tímans er það að velja sér viðeigandi verkefni eftir stund og stað. Það merkir að koma auga á hvaða verk skili bestum árangri og sinna þeim síðan öðrum fremur.
Engar fastar reglur er hægt að setja um hvernig menn skuli skipuleggja tíma sinn. Til að þú hafir sem mest gagn af þeim ráðum, sem gefin eru í þessari grein, þarft þú að vera sveigjanlegur, prófa þig áfram og aðlaga þau þínum aðstæðum. Reyndu að uppgötva hvað henti þér best. Lestu yfir tillögurnar í rammanum hér við hliðina og íhugaðu hverjar geti hjálpað þér að breyta miskunnarlausum harðstjóra í nytsaman þjón.
Ef þú lærir að skipuleggja og nýta tíma þinn betur getur þú litið um öxl yfir hvern dag með vissri ánægjukennd. Þótt vafalaust bíði þín mörg fleiri verkefni á morgun veist þú að þú hefur beint kröftum þínum að því sem mestu máli skiptir. Þú munt ‚njóta fagnaðar‘ af ‚striti þínu.‘
Kannski uppgötvar þú loksins að þú hefur nógan tíma fyrir það sem raunverulega skiptir máli. Þá ert þú ekki lengur leiksoppur erils og tilviljunar heldur húsbóndi tímans. Bæði mun það auka afköst þín og skilvirkni og trúlega einnig gleði þína og ánægju.
[Rammi á blaðsíðu 19]
Þannig má spara tíma:
1. Gerðu þér fulla grein fyrir hvert sé verðmætamat þitt og markmið í lífinu. Það er lykillinn að því að raða daglegum verkefnum í forgangsröð.
2. Sinntu verkefnum, sem krefjast einbeitingar, þegar þú ert best upplagður til þess.
3. Notaðu símann þegar mestar líkur eru á að þú náir í fólk.
4. Láttu aðra vinna öll þau verk sem mögulegt er. Það gefur þér frjálsari hendur til að afkasta meiru og öðrum reynslu.
5. Sért þú að vinna „pappírsvinnu“ skalt þú reyna að ljúka við hvern pappír í stað þess að leggja hann hálfkláraðan frá þér þar til síðar.
6. Þegar þú átt fundi með öðrum skalt þú halda þér við dagskrá fundarins. Reyndu að hefja fundinn og ljúka á fastákveðnum tíma.
7. Hagaðu vinnusvæði þínu þannig að nauðsynlegt verkfæri séu við hendina.
8. Ekki láta þér finnast að þér sé skylt að þiggja öll heimboð sem þú færð. Lærðu að afþakka háttvíslega.
9. Staðlaðu innkaupa- og pökkunarlista eftir fremsta megni í stað þess að skrifa alltaf upp nýja.
10. Tryggðu að þú fáir næga hvíld og slökun til að þú getir unnið vel.
11. Settu verkunum tímamörk eða eindaga.
12. Ekki skjóta hlutunum á frest.
13. Brjóttu mjög stór verkefni niður í smærri einingar.
14. Forðastu fullkomnunaráráttu. Einbeittu þér að því sem er í alvöru mikilvægt.
15. Notaðu biðtíma vel í að skrifa bréf, lesa eða vinna einhver önnur mikilvæg störf.
16. Vertu viðbúinn að þú þurfir af og til að eyða tímanum í verkefni sem þú ætlaðir þér ekki. Sóaðu ekki tímanum í að ergja þig á því heldur einbeittu þér að því að vinna verkið.
[Mynd á blaðsíðu 17]
Mörgum hefur reynst gott að gera sér verkefnalista og raða honum í forgangsröð.
[Myndir á blaðsíðu 18]
Góð regla og forgangsröð getur haft geysimikla þýðingu.