Risposta a domande

◆ Per quanto tempo si devono tenere le registrazioni nell’archivio della congregazione?

Le registrazioni di natura finanziaria si devono conservare per almeno cinque anni. Ciò include registrazioni come quelle relative ai conti delle riviste e della letteratura. Le registrazioni sulla costruzione di una Sala del Regno, su notevoli riparazioni e altre cose necessarie o utili per più di cinque anni si possono conservare a tempo indefinito.

Dopo un anno, le copie dei foglietti di abbonamento, dei moduli di ordinazione di letteratura, volantini e riviste, le domande di pioniere temporaneo e cose simili si possono distruggere.

Le cartoline di “Registrazione del proclamatore” si devono conservare in modo che indichino almeno otto anni di attività per ciascun proclamatore. Le cartoline più vecchie si possono distruggere. I foglietti di rapporto del servizio di campo mensile, una volta che esso è stato sommato e registrato nelle cartoline di “Registrazione del proclamatore”, non si devono conservare. Le registrazioni del servizio di campo mensile e le registrazioni dei presenti alle adunanze della congregazione si conserveranno per otto anni, o più a lungo.

Le lettere del sorvegliante di circoscrizione con cui informa la congregazione delle assemblee di circoscrizione, della sua visita alla congregazione, ecc., si possono distruggere dopo che l’avvenimento a cui si riferisce è passato. I rapporti dei sorveglianti di circoscrizione sulle visite alla congregazione e la relativa corrispondenza saranno conservati per almeno otto anni.

Il materiale relativo alla nomina di anziani, servitori di ministero e a quelli che servono come pionieri regolari sarà conservato a tempo indefinito.

Le lettere stampate della Società relative a speciali edizioni delle riviste, viaggi ad assemblee internazionali, ecc., si possono distruggere una volta che la speciale attività o assemblea a cui si riferiscono è passata. È bene conservare a tempo indefinito lettere di istruzione come: Come registrare correttamente gli abbonamenti (S-11), Istruzioni per la contabilità della congregazione (S-27), Assegnazione del territorio della congregazione (S-54) e lettere di istruzioni inerenti al servizio di pioniere, come pure gli schemi delle adunanze pubbliche in corso, del discorso funebre e della Commemorazione.

Questioni giudiziarie: Le lettere confidenziali relative a serie questioni giudiziarie si dovrebbero tenere in luogo sicuro, accessibile solo agli anziani. Si dovrebbero conservare per almeno cinque anni dalla data in cui il caso è stato definitivamente risolto, o più a lungo se gli anziani lo ritengono consigliabile in certi casi.

Comprendiamo che quanto è stato detto sopra non considera ogni registrazione o tipo di lettera, ma le norme generali saranno utili agli anziani per aver cura dell’archivio.