Arbetet bakom en stor sammankomst

I STAD efter stad, sommar efter sommar, har man sett dem strömma till i tusental. Gamla och unga, män och kvinnor, tonåringar och barn. Finklädda, glada, med deltagarmärke på bröstet. Ett omisskännligt tecken på att Jehovas vittnen håller områdessammankomst igen. Vissa somrar blir det landskonvent eller internationellt konvent.

Varje sådan sammankomst varar i flera dagar, oftast från torsdag till och med söndag, med mötessessioner förmiddagar och eftermiddagar och dessemellan måltider och tid för personligt umgänge och arbete för att inbjuda folk i sammankomststaden. Allt fungerar smidigt och välordnat. Dagarna går fort. När sista dagen är inne hörs ofta kommentaren i pausen: ”Tänk, det har knappt börjat, och snart är det slut!”

Planering långt i förväg

Men bakom dessa snabbt passerande dagar ligger ett omfattande, detaljrikt organisationsarbete. Redan omkring ett och ett halvt år i förväg påbörjas arbetet med en sammankomst. Då tar ansvariga tillsyningsmän vid Sällskapet Vakttornets avdelningskontor kontakt med resande tillsyningsmän ute i landet för att få förslag om lämpliga lokaler för tre eller fyra sammankomster på olika håll i landet. I ett regnrikt land som Sverige vill man helst ha tak över huvudet. Därför blir det oftast stora inomhusarenor för idrott som kommer i fråga.

När platserna valts ut, besöks förvaltarna av de tilltänkta lokaliteterna för underhandlingar. Pris och andra hyresvillkor diskuteras. Möjligheterna att anordna matservering bedöms. Lokal för dop och lämplig plats för husvagns- och tältläger undersöks.

När platsarrangemanget är godkänt och klart, förordnar Sällskapet tre tillsyningsmän att tjäna som sammankomstkommitté vid var och en av sammankomsterna, en sammankomsttillsyningsman, en programtillsyningsman och en tillsyningsman för matserveringen. Dessa sammanträffar vid något tillfälle ett halvår före sammankomsten och utser föreståndare och vice föreståndare för var och en av de cirka 50 avdelningar som skall ta hand om de olika detaljerna i sammankomstorganisationen. Dessa meddelas och får i uppdrag att samla medarbetare för sina avdelningar. Därmed blir hundratals, ibland tusentals, frivilliga funktionärer inlemmade i den stora organisationsstaben.

Kontakt med myndigheter

Sammankomstkommittén försäkrar sig också i god tid om att få alla tillstånd från berörda myndigheter. För sammankomstlokal och parkeringsplats behöver brand- och polismyndighet kontaktas. För mat- och konditoriservering behövs tillstånd från hälsovårdsmyndigheterna. Tillstånd kan också behövas för uppsättning av mattält eller uppställning av tillfälliga byggnader för matlagning, disk och servering. För tältplatsen skall tillstånd ordnas för nyttjande av gräsplan, parkeringsplatser, tillfartsvägar, vattenposter, avlopp, el- och telefonnät. Det finns bestämmelser för antal toalettutrymmen, tvättplatser, diskplatser och eldsläckare beroende på antal campande ”ekipage”. Ofta måste också ansvarighetsförsäkring tecknas för funktionärer med riskfyllt arbete. Före och efter nyttjandet av lokalen och andra förhyrda utrymmen avsynas dessa av representanter för sammankomstledningen och uthyrarna för att fastställa om skador uppstått under sammankomsten.

Logi åt alla

Inkvarteringen börjar sitt arbete flera månader i förväg. Ett igångsättningsmöte hålls med Jehovas vittnen i sammankomststaden för anskaffning av privatlogier. Många vittnen erbjuder logi i sina egna hem. Men hundratals, eller tusentals, andra hem behöver besökas för preliminär bokning av lediga rum, lägenheter, hela villor. De tillresande skarorna skall inlogeras i snygga, ”prisvänliga” logier. Somliga vill ha hotellrum. Minst ett halvår i förväg har därför hotellen på platsen besökts för preliminära avtal. När logibeställningarna börjar strömma in från när och fjärran, finns en stab av medarbetare på plats för att sprätta kuvert, sammanföra beställningar med bokningar, avtala om nycklar, träffpunkter och betalningssätt, skicka ut meddelanden till beställare och värdfolk. Skrivmaskinerna knattrar och telefonerna går varma hela dagarna och ibland om kvällarna.

Lokalen ”möbleras”

För iordningställandet av lokaliteterna krävs noggrann planläggning och mycket arbete. Stolar i tusental skall hyras eller lånas. Vid en sammankomst i Mässhallarna i Älvsjö i Stockholm 1978 köpte man in 25.000 hopfällbara stolar, som sedan såldes. Mängder av bord behövs för matservering, stånd och avdelningarnas kontor. Ett podium, ofta mer än hundra kvadratmeter stort, krävs. Ibland kan man låna eller hyra stommen till detta. Ibland måste man bygga det själv. Då behövs virke, spik och verktyg. Kulisser och podiebelysning hör till. En ljudavdelning kräver förstärkare, högtalare, mikrofoner och kilometervis med kablar. Utrustning för tolkar åt hörselskadade måste finnas. Flera lastbilslaster med material, redskap, köks- och serveringsutrustning forslas veckor i förväg till sammankomstplatsen från förråd på olika håll i landet.

Rent, snyggt och trivsamt

Ett par, tre veckor före sammankomsten börjar städningen av lokalerna. Allt skall vara rent och putsat för en sammankomst med ett program som handlar om den rene Guden, Jehova, och hans organisation. Så gott som varje kvadratmeter golv och gångar skall skuras, varje stol på läktarna rengöras, kilovis med tuggummi skrapas bort, säckvis med skräp sopas ihop och många fönsterglas putsas. På Isstadion i Johanneshov i Stockholm, där mer än 8.000 var samlade till sammankomst i juli 1982, deltog omkring 700 frivilliga i rengöringsarbetet de två veckosluten före sammankomsten. Arbetet organiserades så att städpatruller svarade för var sin sektion.

En hel stab frivilliga måste i god tid ställa i ordning tältplatsen. Där skall gräsplanen klippas, servicebyggnader uppställas, ledningar dras, brandgator och tvärgator markeras och tomtplatser märkas ut och numreras, allt för att göra det bekvämt och trivsamt för de tillresande och uppfylla myndigheternas krav till punkt och pricka.

Sjukvårdskunniga måste också vara till hands när akuta situationer kräver det. Därför organiseras en effektiv avdelning för första hjälp, som skall vara till reds i varje ögonblick. För att undvika onödiga skador i arbetet kring sammankomsten bevakas allt noggrant av frivilliga som hjälper till med arbetsskyddstillsyn.

Mat i mängder

Matservering, konditori och förfriskningar är en stor ”bit” av förarbetet. Sedan menyn fastställts för middagarna och sedan de olika slagen av konditorivaror bestämts, skall kvantiteterna av alla ingredienserna beräknas. Varje husmor vet vad som krävs för att förbereda en måltid för bara fem eller tio gäster en dag. Hur skulle det kännas att förbereda måltider för tusentals gäster i flera dagar? Tänk på inköpen! Här duger det inte att gå till snabbköpet runt hörnet. Grossister måste sökas upp, priser noteras och jämföras, leveranser bestämmas. Ibland lagas mycket av maten i förväg. Vid 1982 års sammankomster, till exempel, bakades 16.000 pizzor till mellanmål eller kvällsmål av frivilliga medarbetare. Pizzorna måste frysas ner, och lastbilar med frysanläggning lånas eller förhyras. Tiotusentals smörgåsar breds, förses med pålägg och paketeras. Detta måste av hygieniska skäl göras tätt inpå eller under sammankomsten.

Ordning och reda

Trots att alla som kommer till en sammankomst är inställda på att uppföra sig med ordning och reda i allt, behövs det en stab av medarbetare i den avdelning som kallas Ordning. Vid sammankomsten i Isstadion i Stockholm 1982, till exempel, var ett 70-tal ordningsmän verksamma bland de mer än 8.000 deltagarna i själva lokalen, förutom andra som skötte ordningen i matsalen, på parkeringsplatserna och vid campingplatserna. I lokalen gällde det inte bara att ställa ut alla de tusentals stolarna i prydliga, räta rader, utan också att hjälpa deltagarna att hitta sig en lämplig plats, stå till tjänst åt handikappade, barnfamiljer och nykomlingar. Trafiken sköttes av ett 40-tal trafikvakter. Inte en enda polisman behövdes. ”Ni brukar klara det så bra själva”, svarade polisen när sammankomsten bekantgjordes.

En avdelning för textning av skyltar arbetar också för högtryck dagarna före sammankomsten. Mängder av skyltar — ”Matkö”, ”Presstjänst”, ”Administration”, ”Ordförande”, ”Spädbarnsvård”, ”Pionjärinformation”, ”Tjänst på fältet”, ”Bokstånd” etc. — textas och målas snyggt och prydligt av frivilliga med anlag för det.

Programmet kräver sitt

En stor förberedelseinsats görs också av de ibland mer än hundra som är knutna till själva programmet. Sedan kopior av dispositioner och manuskript till tal och bibliska dramer kommit till avdelningskontoret från högkvarteret i Brooklyn, översätts detta material från engelska till svenska. Talare utses och programpunkterna fördelas. Många timmar går åt för att utarbeta tal, träna intervjuer och tablåer, spela in de bibliska dramerna på band och öva in agerandet efter dem. Dramaensemblerna behöver iordningställa tidsenliga dräkter och rekvisita. Ofta övas dramerna trettio, fyrtio gånger, eller mer, innan de är klara att framföras. Hela programmet samordnas sedan av programtillsyningsmannen och ordföranden. Musiker ser till att det finns musik till ackompanjemang av det 20-tal sånger som skall sjungas unisont.

Huvudansvaret i Arboga

Vid Sällskapets avdelningskontor och tryckeri i Arboga utförs en stor del av arbetet bakom sammankomsterna. Program, inbjudningssedlar och affischer sätts och trycks där. Också översättning av de nya publikationerna som skall presenteras och lämnas ut till sammankomstdeltagarna görs där. Samordnaren och hans närmaste medarbetare vid avdelningskontoret bär huvudansvaret för samtliga sammankomster. Det kräver att de håller sig kontinuerligt underrättade om vad som händer i förberedelsearbetet. De måste vara beredda att dryfta och ta ställning till många frågor och problem som hänskjuts till dem av sammankomstkommittéerna ute i landet. Allt måste vara noggrant genomtänkt och tillrättalagt.

Höjdpunkten inne!

När ögonblicket är inne då inledningsmusiken spelar upp och sammankomsten öppnas, börjar höjdpunkten på det massiva arbete som ligger bakom en sammankomst. Nu måste allting stämma. Många böner om hjälp och vägledning har sänts upp till Jehova Gud genom Jesus Kristus, och kraft och tillförsikt har hämtats genom dem. Nu måste varje talare infinna sig i tur och ordning. Nu måste varje avdelning fungera och genomföra sin del av arbetet kring det viktigaste — programmet. Nu måste avtal och tider hållas. Nu måste allt och alla samverka, som i en stor orkester, för att harmoniskt genomföra hela stycket, hela sammankomsten. Den skall ge glädje, uppmuntran, tröst och vägledning till de tusentals deltagarna, som också lagt ner stor möda och förberedelse för att komma till sammankomsten. Den skall genljuda hos befolkningen i sammankomststaden och annorstädes och ge ära åt den Gud som den tillägnats.

Snabb avveckling

Men när den siste talaren har sagt ”Amen” i bönen vid sammankomstens slut, är ändå inte allt arbete bakom den slut. Redan innan den började hade avvecklingsarbetet planerats i detalj. En fullständig avvecklingsplan finns alltså färdig och på pränt. Varje föreståndare har fått del av den. Han vet exakt vad han skall göra för att så snabbt som möjligt avveckla sin avdelning. Nedmontering av allt som ställts upp och hopsamlande av bord, stolar och redskap görs omedelbart efter sammankomstens slut. Allt lastas och forslas bort från platsen. Det som kan återanvändas läggs i ”malpåse” och förvaras till nästa år. Redan på sin höjd tredje dagen efter sammankomsten brukar avvecklingsarbetet vara klart. Då skall lokaliteterna och utrymmena runt omkring vara lika rena och prydliga som då sammankomsten började. Då kan nycklarna återlämnas till uthyrarna med tack för gott samarbete och en önskan om återseende ett annat år.

[Bild på sidan 22]

Tusentals behöver logi. Här är rumsförmedlingen i full gång

[Bild på sidan 23]

Lokalen skall vara skinande ren inför sammankomsterna. Frivilliga ställer upp dagarna före

[Bild på sidan 24]

Mängder av skyltar textas snyggt och prydligt

[Bild på sidan 25]

Dräkter, rekvisita, övningar för de bibliska dramerna kräver mycket arbete och lång förberedelse. Här en scen ur dramat om Jeremia

[Bild på sidan 26]

Höjdpunkten är inne! Sammankomsten skall just börja. Alla ser till att snabbt finna sig en plats

[Bild på sidan 27]

Bara en kort stund efter sammankomstens slut är avvecklingsarbetet i full gång. Detta arbete förbereds noga innan sammankomsten ens har börjat