Millainen on hyvä sihteeri?

Onko se kuoleva ammatti?

Vai onko heistä pulaa?

Onko se todella alentavaa työtä?

”YHTÄKKIÄ on ilmaantunut uusi sihteeripula” – niin sanoi Business Week -lehti 8.8.1977. Kosketellessaan sellaiseen työhön tarjoutuvien naisten suhteellista vähyyttä tämä aikakauslehti lisää: ”Johtavat toimihenkilöt kaikkialla tähdentävät, että taitojen puute – pikakirjoituksessa, konekirjoituksessa ja yksinkertaisesti selkeässä kielenkäytössä – on käytettävissä olevien ihmisten puutteen ohella luomassa sihteeripulaa. . . . Hyvä konekirjoitus- ja pikakirjoitustaito ovat tulleet niin harvinaisiksi.”

Naispuolisten sihteerien vähyyteen ovat vaikuttaneet myös naisasianaisten asenteet ja se, että vallanpitäjät painostavat yhtiöitä antamaan kaikille ”yhtäläiset mahdollisuudet”. ”Sihteeristä” on tullut joillekuille naisille ”vastenmielinen sana”. Aikakauslehti Mademoiselle sanoi äskettäin, että ’sihteerit, jotka tekisivät mitä tahansa, ettei heidän tarvitsisi myöntää olevansa sihteereitä, ja ”naisten vapauttajat” antavat Yhdysvaltain sihteeriliiton suorittaman tutkimuksen mukaan tälle työlle huonon maineen’.

Mikä tekee sihteeristä todella arvokkaan? Siihen tarvitaan enemmän kuin hänen erittäin tärkeitä konekirjoitus- ja pikakirjoitustaitojaan. Monet hänen tarpeellisista ominaisuuksistaan soveltuvat mihin tahansa työhön tai vastuuseen elämässä.

Luottamuksen säilyttäminen

Sihteerin täytyy esimerkiksi olla sellainen, jolle voidaan uskoa luottamuksellisia tietoja. Sana ”sihteeri” tulee latinalaisesta sanasta secretarius, joka merkitsi oikeastaan ’(salaisen) sinetin vartijaa’. Sihteerin täytyy osoittautua hänelle uskottujen salaisuuksien arvoiseksi, ja tällainen suhde sihteerin ja johtajan välillä voi tehdä hänen työnsä hyvin tyydyttäväksi.

Kun johtajalta eräässä huomattavassa yhdysvaltalaisessa yhtiössä, joka on erikoistunut etsimään johtoasemiin sopivia ihmisiä, kysyttiin johtavan toimihenkilön sihteerinä työskentelevän naisen tärkeintä ominaisuutta, hän vastasi: ”Hänen täytyy olla luotettava. Hänen tiedossaan on monia yhtiön salaisuuksia, ja jos hän ei ole varovainen, häneltä voi lipsahtaa jotakin aivan hänen tietämättään – toimistossa on aina joitakuita, jotka tarkoituksellisesti yrittävät urkkia häneltä tietoja.”

Suosituskirjeessä, jonka erään yhtiön puheenjohtaja kirjoitti entisestä sihteeristään, sanottiin: ”Tässä on muutamia niistä monista piirteistä, jotka tekevät [tästä naisesta] poikkeuksellisen. Minuun teki kuitenkin erityisen syvän vaikutuksen eräs toinen piirre, jota pidin kaikkein tärkeimpänä; hän ei koskaan juoruillut eikä puhellut yhtiön liikeasioista. Pelkästään tämä nostaa hänet astetta ylemmäksi tavallista sihteeriä.”

Avulias, halukas ja täsmällinen

Auttaminen kuuluu luontaisesti sihteerin tehtävään. McCall’s-lehti sanoi maaliskuussa 1976: ”Sihteerin työ on ensisijaisesti auttamistyötä: hän on pikemminkin tukija kuin pääosan esittäjä . . . säästää johtajansa aikaa ja energiaa vapauttamalla hänet mekaanisista tehtävistä ja yksityiskohdista ja suojelemalla häntä keskeytyksiltä – siten menetellessään lisätä hänen tuottoisuuttaan luovemmassa työssä.” Sihteerin asenne tätä auttamistehtävää kohtaan – sen ymmärtäminen, että huolehtimalla pienistä kiistoista ja yksityiskohdista hän voi auttaa työnantajaansa olemaan tuottoisampi – tekee näistä hänen työnsä vähäisemmistä ja joskus melko ikävystyttävistä puolista mielekkäämpiä.

Osoittamalla olevansa halukas ja kykenevä suorittamaan yksityiskohtaista työtä sihteeri osoittaa pystyvänsä omaksumaan suurempia vastuita. Opittuaan tuntemaan johtajansa ajattelutapaa sihteeri voi esimerkiksi laatia kirjeitä ja muistioita tämän puolesta, ja monissa yhtiöissä siirretään erikoistöitä sihteerien itsenäisesti hoidettaviksi.

Taitavan sihteerin tulisi ilmaista halukkuutta työskentelemiseen, jopa tehdä valittamatta ylityötä, kun tilanne niin vaatii. Sitä, että sihteeri on täsmällinen, ei pidä liian pitkiä lounastaukoja, on puhdas ja siisti ja välttää tarpeettomia poissaoloja, tulisi yleensä pitää itsestään selvänä, mutta nykyään näitä ominaisuuksia on vaikea löytää ja niitä arvostetaan suuresti.

Tunnustus hyvästä työstä

Jokainen meistä haluaa saada tunnustusta tehtyään työn hyvin. Mutta eräällä toimihenkilöiden sihteereille ja hallintoportaan apulaisille pidetyllä kurssilla Yhdysvalloissa osanottajat valittivat yleisesti sitä, että he eivät saaneet työnsä johdosta tarpeeksi arvostusta ja tunnustusta.

Asiaintila näyttää kuitenkin olevan vähitellen muuttumassa. Eräs lehti sanoikin: ”Valituksistaan huolimatta useimmat sihteerit sanovat pitävänsä työstään ja tuntevansa työnsä tärkeäksi – jopa ratkaisevan tärkeäksi.” 5400 markan kuukausipalkkaa nauttiva sihteeri ei tämän kirjoituksen mukaan ”enää sano uusille tuttavilleen olevansa ’vain sihteeri’. Hän sanoo: ’Mielipiteeni muuttui, kun tajusin, että jos kaikki sihteerit lähetetään pois talosta, olisi [hyvin vaikea] pitää sitä käynnissä.’” – U.S. News & World Report, 27.6.1977.

Se, että hyvin tehty työ saa tunnustusta ja palkitaan, ilmenee suuntauksesta nostaa sihteerien palkkoja. Yhdysvaltain liittohallitus teetti tutkimuksen yksityisen sektorin palkoista, ja sen mukaan parhaiten palkatut sihteerit ansaitsevat keskimäärin 12342 dollaria vuodessa (n. 4400 mk kuukaudessa) – hiukan vähemmän kuin aloitteleva kemisti – ja palkat nousevat jopa 20000 dollariin vuodessa (n. 7000 mk:aan/kk). Sihteerin työn etuihin kuuluu usein myös se, että hän pääsee yhtiön kustannuksella ja ajalla kouluihin ja kursseille oppimaan sihteerintoimen lisäksi liikkeenjohtoa, päätöksentekoa, ihmisten käsittelytaitoa jne.

Eräällä tällaisella kurssilla (josta mainittiinkin edellä) konsultti kiinnitti kuulijoiden huomion erääseen kiitoksen ja tunnustuksen antamisen kiinnostavaan näkökohtaan. Pyydettyään heitä ensin tekemään luettelon kaikesta tunnustuksesta, jota he olivat saaneet kuluneen kuukauden aikana, hän pyysi heitä tekemään luettelon kaikista niistä kerroista, joina he olivat antaneet kiitoksen sanoja työnantajilleen. Nyt vallitsi melko tyrmistynyt hiljaisuus. ”Työnantajasi on sellaisessa asemassa, jossa hyvin harvat ihmiset esittävät hänelle arvosteluaan – tai kiitosta. Sinä hänen apulaisenaan voit antaa hänelle kipeästi kaivattua, vilpitöntä tunnustusta hänen parhaista ponnisteluistaan ja suorituksistaan.”

Kristilliset ominaisuudet ja moraali

Tosi kristityllä on erityisen hyviä ominaisuuksia, joita hän voi käyttää sihteerinä ja joilla on suuri merkitys. Niitä ovat kärsivällisyys, rehellisyys, totuudellisuus, nöyryys, työteliäisyys, rauhallisuus, huomaavaisuus ja itsehillintä. (Ef 4:25; Kol. 3:23; Gal. 5:22, 23; Hepr. 13:18; 1. Piet. 5:5, 6) Nämä kristityn ominaisuudet auttavat häntä tulemaan toimeen monien ihmisten kanssa, joiden parissa hänen on liikuttava, ja sopeutumaan työnantajan vaatimuksiin ja asettamaan yhtiön edut omiensa edelle.

Tosi kristitty nainen haluaa kuitenkin olla varovainen suhteessaan johtajaansa. U.S. News & World Report -lehti sanoi, että sihteerit ”valittavat . . . kärsivänsä esimiestensä sukupuolisista lähentelyistä”. Vaikka monet johtajat eivät ehkä kuulukaan tähän ryhmään, niin missä tahansa suhteessa, jossa kaksi ihmistä työskentelee läheisesti yhdessä keskinäisen kunnioituksen ja luottamuksen vallitessa (mikä suhde on ihanteellinen sihteerin ja johtajan välillä), on pidettävä varansa, sillä kristillisiä moraaliperiaatteita on aina noudatettava. Mutta jos sihteeri käyttäytyy kaikissa toimissaan Jumalan Raamatussa antamien ohjeitten mukaisesti, se jo itsessään tavallisesti estää johtajaa edes ajattelemasta tähän suuntaan.

Taitavalla sihteerillä on siis ammatti, joka voi tuottaa hänelle tyydytystä ja antaa hänelle turvallisen työpaikan hänen suorittaessaan arvokasta palvelustaan liike-elämässä.