Panahon​—Ikaw Ba ang Panginoon Nito o ang Alipin Nito?

“BAKIT ka huli?” tanong ng guro habang si Albert ay pumapasok sa silid. “Kasi po ay tumakbo akong kaagapay ng aking bisikleta patungo sa paaralan,” sagot ni Albert, na hingal na hingal.

“Bakit hindi ka sumakay sa iyong bisikleta?” may pag-uusyosong tanong ng guro. “Kasi po,” paliwanag ni Albert, “huli na po ako at wala po akong panahon upang huminto at sumakay sa bisikleta.”

Inilalarawan ng may palabis, komikong istoryang ito ang isang kalagayan na nakakaharap ng marami sa atin sa araw-araw. Nagmamadali, dahilan sa maraming atas na dapat gawin at mga huling araw na dapat matugunan, maaaring ipalagay natin na tayo ay nakikipaghabulan mula sa isang bagay tungo sa kasunod. Subalit, gaya ni Albert, kung minsan tayo’y nagmamabagal sa paghihinuha na wala tayong panahon upang huminto at ayusing-muli ang mga bagay para maging epektibo.

Gayumpaman, makapagtitipid tayo ng panahon, makagagawa nang higit, at mababawasan natin ang kaigtingan kung tayo ay hihinto upang talasan ang ating mga kasanayan sa pangangasiwa sa panahon. Kaya, sa halip na malasin ang panahon bilang isang walang habag na panginoon, maaari itong maging isang kapaki-pakinabang na katulong.

Paano mo mapangangasiwaang mas mabisa ang iyong panahon? Ang sumusunod ay ilan sa mga mungkahi. Habang binabasa mo ang mga ito, piliin mo ang nababagay sa iyong mga pangangailangan at ikapit ito sa iyong mga kalagayan.

Planuhin ang Iyong Araw

Gunigunihin na ang iyong araw ay kauumpisa pa lamang. Nasa harap mo ang wari bang walang katapusang mga gawain. Ang isipin ang lahat ng mga tungkuling ito ay maaaring magpangyari sa iyo na katakutan mo ang araw. Saan ka dapat magsimula? Sa pagpaplano ng iyong araw.

Marami ay nagsisimula sa pagsulat ng tinatawag na Listahan ng mga Gagawin. Binabanggit ng isang tao na mayroong maraming pananagutan sa isang malaking organisasyon kung paano siya nananatili sa iskedyul. Sabi niya: “Nag-iingat ako ng isang nasusulat na talaan ng mga bagay na dapat gawin. Habang bagong mga atas ay dumarating o pumapasok sa isip, idinaragdag ko ito sa listahan. Pagkatapos ay ginuguhitan ko ng pakrus ang bawat bagay na nagawa na.”

Makatulong kaya sa iyo ang katulad na nasusulat na plano upang ayusin ang iyong pang-araw-araw na mga gawain? Baka sabihin mo: ‘Maaaring makatulong iyan sa simula, pero hinding-hindi ko matatapos ang lahat ng bagay sa aking listahan!’ At malamang na tama ka. Iyan ang dahilan kung bakit makatutulong na . . .

Magtakda ng mga Prayoridad

Maaari kang magtakda ng mga prayoridad sa paglalagay ng numero sa bawat bagay na nasa iyong listahan ayon sa kahalagahan. Pagkatapos, hangga’t maaari, pangasiwaan ang bawat gawain sa gayong pagkakasunud-sunod. Natural, may mga panahon na baka naisin mong gumawa ng kataliwasan at hindi pangasiwaan ang isang bagay nang sunud-sunod ayon sa prayoridad, ayon sa iyong mga kalagayan at mga pagkakagusto. Kaya makibagay. Ang iyong layunin ay manatili sa pangangasiwa upang ang nagagawa mo sa bawat araw ay yaong pinili mo sa halip na yaong nagkataon lamang.

Huwag magmadali mula sa isang trabaho tungo sa iba pang trabaho o mag-alala tungkol sa paggawa sa lahat ng bagay na itinala mo. Ang konsultant sa pangangasiwa-sa-panahon na si Alan Lakein ay nagdiriin: “Bihirang naaabot ng isa ang nasa ibaba ng Listahan ng mga Gagawin. Ang mahalaga ay hindi ang pagkompleto sa listahan, kundi ang pinakamainam na paggamit ng iyong panahon.”

Magagawa mo ito kung ang malaking bahagi ng iyong panahon ay nakatuon sa kung ano talaga ang mahalaga. Kung tungkol naman sa hindi natapos na mga bagay, tingnan kung ang mga ito ay maipagkakatiwala sa iba o maililipat sa listahan sa kinabukasan. Ang maingat na pagsusuri sa mga bagay na hindi gaanong mahalaga kung minsan ay nagsisiwalat na ang mga ito ay hindi naman kinakailangang gawin. Sa kabilang dako, ang isang bagay na nasa ibaba ng listahan ngayon ay maaaring magkaroon ng mas mataas na prayoridad bukas.

Subalit paano mo matitiyak kung aling mga gawain sa iyong listahan ang mahalaga? Tutal, kapag tinitingnan mo ang isang mahabang listahan ng mga gawain, maraming bagay ang waring magkakasinghalaga. Kaya upang mabisang magtakda ng mga prayoridad, dapat mong . . .

Kilalanin ang “Apurahan” at “Mahalaga”

Isang pantas na hari noong panahon ng Bibliya ang nagsabi na dapat “makita [ng isang tao] ang kabutihan sa lahat niyang puspusang paggawa.” (Eclesiastes 3:13) Ang ilang mga gawain ay nagbubunga nang mas mabuti kaysa iba. Kaya kapag tumitingin sa isang listahan ng mga gawain, isaalang-alang ang idudulot na mga resulta ng bawat isa. Ang pagtapos ba sa gawain ay magbubunga ng mahalagang mga pakinabang? Makikita mo ba ang “kabutihan” sa iyong pagpapagal? Kung hindi, baka ito ay hindi isang mahalagang gawain.

Totoo, sa unang tingin ang lahat sa iyong listahan ay maaaring magtinging apurahan. Subalit lagi bang mahalaga ang apurahang mga bagay, karapat-dapat na pag-ukulan ng malaking panahon? Ganito ang obserbasyon ni Michael LeBoeuf, isang propesor ng time management sa University of New Orleans: “Ang mahahalagang bagay ay bihirang apurahan at ang apurahang mga bagay ay bihirang mahalaga. Ang pagkaapurahan ng pag-ayos ng isang plat na gulong kung ikaw ay huli na sa isang tipanan ay mas malaki kaysa pag-alaalang bayaran ang iyong seguro sa awto, subalit ang kahalagahan nito [ng gulong] ay, sa karamihan ng mga kaso, maliit din.”

Pagkatapos siya ay naghimutok: “Sa kasamaang palad, ginugugol ng marami sa atin ang ating mga buhay sa pagsugpo sa apoy sa ilalim ng paniniil ng apurahang mga bagay. Ang resulta ay na nakakaligtaan natin ang hindi gaanong apurahan subalit mas mahalagang mga bagay sa buhay. Ito ay isang dakilang salarin sa pagiging mabisa.”

Kaya kapag nagtatakda ng mga prayoridad, tanungin ang sarili kung aling mga gawain ang tunay na mahalaga. Saka sikaping gugulin ang karamihan ng iyong panahon dito. Marahil isang apurahang bagay ay hindi nangangailangan ng agad-agad na atensiyon. Binibigyan-matuwid ba nito ang pag-uukol ng malaking panahon? Magagawa mo ba ito nang mabilis at saka lumipat sa isang gawain na magbubunga ng higit na tagumpay? Mas mabuti pa, ito ba ay maipagkakatiwala sa iba?

Walang alinlangan na sasang-ayon ka na mas mabuting gawin ang isang bagay na nagbubunga ng mahalagang mga resulta kaysa basta maging abala sa anumang gawain na naririyan. Sikaping ituon ang hangga’t maaari’y marami sa iyong mga pagsisikap sa mga gawain na nagbubunga ng tunay na tagumpay.

Ang 80/20 na Tuntunin

Ikinakapit ang mga simulaing nabanggit na, anong porsiyento ng iyong mga gawain sa araw-araw ang inaasahan mong uriing pinakamahalaga? Mangyari pa, depende iyan sa iyong espisipikong mga pananagutan. Subalit inaakala ng maraming dalubhasa sa pangangasiwa-sa-panahon na, sa maraming kaso, maaari mong gawing halos 20 porsiyento ang mahahalagang bagay. Binanggit nila, bilang giya, ang 80/20 tuntunin.

Ang simulaing ito ay ginawa ng Italyanong ekonomista noong ika-19 na siglo na si Vilfredo Pareto. Binabanggit nito na tanging mga 20 porsiyento lamang ng layunin ang nagbibigay ng halos 80 porsiyentong mga resulta. Kung alisto ka, maaaring matuklasan mo na maraming mga kalagayan sa araw-araw na buhay na doo’y maaaring ikapit ang simulain ni Pareto. Subalit paano ba maikakapit ang 80/20 tuntunin sa paggamit mo ng panahon?

Suriin mo ang mga bagay na nasa iyong Listahan ng mga Gagawin. Marahil ikaw ay maaaring maging 80 porsiyentong mabisa sa pamamagitan ng paggawa ng dalawa sa sampung mga bagay na nakatala. Kung gayon, iyon ang dalawang pinakamahalagang bagay sa iyong listahan. Gayundin, suriin ang proyekto bago simulan ito. Gaano nito ang talagang mahalaga sa iyong layunin? Anong bahagi ng trabaho ang magbubunga ng pinakamahalagang mga resulta? Ang bahaging ito ng gawain ang pangunahin.

Ang konsultant sa pangangasiwa-sa-panahon na si Dru Scott, pagkatapos talakayin ang simulain ni Pareto, ay nagpapaliwanag kung paano mo ito gagamitin sa iyong kapakinabangan. Sabi niya: “Kilalanin ang mahalagang mga sangkap na kinakailangan upang matamo ang iyong layunin. Unahin mo ang mga bagay na ito. Makukuha mo ang pinakamaraming resulta sa pinakakaunting panahon.”

Tamasahin ang mga Pakinabang

Marahil sa puntong ito higit mong mapahahalagahan na ang pagiging panginoon ng iyong panahon ay hindi ang basta maging abala na walang anumang nasasayang na minuto o pagmamadali mula sa isang krisis tungo sa isang krisis. Bagkus, ang epektibong pangangasiwa sa panahon ay nangangahulugan ng pagpili sa angkop na gawain sa ngayon. Nangangahulugan ito ng pagkilala sa mga gawain na nagbubunga ng pinakamainam na mga resulta at paggugol ng iyong panahon sa mga ito kailanma’t maaari.

Walang itinakdang mga tuntunin para sa personal na pagsasaayos ng iyong panahon. Upang makinabang sa mga mungkahi sa artikulong ito, matutong umangkop. Mag-eksperimento. Makibagay. Alamin kung ano ang pinakamabuti sa iyo. Basahin ang mga ideya sa kahon na nasa pahinang ito at tingnan kung alin-alin ang tutulong sa iyo na baguhin ang isang walang habag na panginoon tungo sa isang kapaki-pakinabang na alipin.

Sa pamamagitan ng mas mabuting pangangasiwa sa iyong panahon, anong laking tagumpay ang matatamo mo sa pagtatapos ng bawat araw! Bagaman marami pang mga gawain ang malamang na nananatili para bukas, mayroon kang kasiyahan na malaman na itinuon mo ang iyong mga pagsisikap sa pinakamahalagang mga bagay. Makikita mo ang “kabutihan” sa iyong pagpapagal.

Maaari pa ngang akalain mo na​—sa wakas​—mayroong kang sapat na panahon para sa mga bagay na talagang mahalaga. Pagkatapos ikaw ay hindi magiging isang biktima ng nakapapagod na mga kalagayan, kundi ikaw ay magiging panginoon ng iyong panahon. Magbubunga iyan hindi lamang ng mas mabisang gawain kundi malamang ng mas maraming kagalakan.

[Kahon sa pahina 27]

MGA PARAAN UPANG MAGTIPID NG PANAHON

1. Magkaroon ng malinaw na mga pagpapahalaga at mga tunguhin sa buhay. Ito ang susi sa pagtatakda ng pang-araw-araw na mga prayoridad.

2. Gawin ang mga gawaing nangangailangan ng pagtutuon ng isip sa panahon na ikaw ay pinakaalisto.

3. Gumawa ng mga pagtawag sa telepono sa panahong inaakala mong malamang na makakausap mo ang mga tao.

4. Ipagkatiwala ang trabaho kailanma’t maaari. Ipinahihintulot nito na gumawa ka ng higit, at ito’y nagbibigay sa iba ng karanasan.

5. Kapag gumagawa ng mga gawaing eskribyente, sikaping gawin agad ang bawat piraso ng papel, sa halip na pansamantalang itabi ito.

6. Sa mga miting na kasama ng iba, manatili sa agenda. Magkaroon ng espisipikong mga oras ng pagpapasimula at pagtatapos.

7. Ayusin ang iyong lugar na pinagtatrabahuan na naroroon ang kinakailangang mga kasangkapan.

8. Huwag akalaing obligado kang tanggapin ang lahat ng sosyal na paanyaya na dumarating. Matutong tumanggi nang mataktika.

9. Hangga’t maaari gawing pamantayan ang mga listahan ng pamimili at pag-iimpake sa halip na paulit-ulit na isulat ang bagong mga listahan.

10. Magkaroon ng sapat na pahinga at paglilibang upang ikaw ay mabisang makapagtrabaho.

11. Magtakda ng mga huling araw.

12. Huwag ipagpabukas.

13. Hatiin ang malalaking atas sa maliliit na atas.

14. Huwag maging perpeksiyunista. Matamang pag-isipan kung anong talaga ang mahalaga.

15. Gamiting mainam ang panahon ng paghihintay. Sumulat ng isang liham, magbasa, o gumawa ng ibang mahalagang gawain.

16. Alamin na magkakaroon ng mga pagkakataon kung kailan kakailanganin mong gumugol ng panahon sa mga gawain na hindi mo pipiliin. Huwag mag-aksaya ng panahon sa pag-aalala tungkol dito. Sa halip, magtrabaho upang matapos ito.

[Larawan sa pahina 25]

Nasusumpungan ng marami na nakatutulong ang gumawa ng isang listahan ng mahahalagang bagay na dapat gawin

[Mga larawan sa pahina 26]

Malaki ang nagagawa ng personal na organisasyon at pagtatakda ng mga prayoridad